近年、マニュアル管理やコミュニケーションの手段として、ツールを利用する企業が増えています。とくに、アルバイトを雇用する企業が全従業員に抜け漏れなく情報を伝達するには、情報を一斉共有できる「情報共有ツール」の導入が不可欠です。
 
しかし、アルバイト向けの情報共有ツールにはさまざまな種類があり、選定には時間がかかります。そのため、「どの情報共有ツールを導入すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、アルバイトがいる企業におすすめの情報共有ツール3選を紹介します。
 
  • アルバイトに情報共有できるツールを導入したい
  • 情報共有ツールで自社が得られるメリットを知りたい
  • ストレスなく情報を共有したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、アルバイトへの情報共有に役立つツールを比較検討できます。


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情報共有ツールを導入するメリット

ここでは、情報共有ツールを導入するメリットを紹介します。以下で紹介するメリットを社内に周知させ、ツール導入への理解を得ましょう。

LINE以外で連絡ができる

情報共有ツールを導入するメリットとして、LINE以外で連絡できる点があります。
 
情報共有ツールを導入すれば、LINEを交換せずともオンラインでコミュニケーションをとれるようになります。その結果、「プライベートはLINE、仕事は情報共有ツール」など、用途に合わせて使い分けられるのです。
 
また、LINEを業務利用するとアルバイトが辞めた際に、企業側ではアクセスログなどを確認できないので、情報漏えいの対応が難しいと言えます。さらに、LINEは情報が次々と流れてしまうため、シフトの連絡などをあとから確認するのも億劫です。
 
以上のように、プライベート向きのLINEを仕事で使うのは不便なので、自社には情報共有ツールが適しています。

スマホやタブレットから利用できる

一部の情報共有ツールは、スマホやタブレットから利用できるのがメリットです。
 
そのため、メールやLINEでアルバイトへ連絡をしている企業でも、スムーズに情報共有ツールに切り替えられます。アルバイト勤務の学生のほとんどがスマホを所有しているので、パソコンからしか使えない情報共有ツールは避けましょう。
 
また、スマホだけでなくタブレットにも対応している情報共有ツールもあり、店舗でタブレットを使っている場合には重宝します。このように、情報共有ツールは特別なデバイスは不要なので、すぐに自社でも運用を開始できるのです。

マニュアルを一か所にまとめられる

情報共有ツールを導入するメリットとして、マニュアルを一か所にまとめられる点があります。
 
たとえば、紙マニュアルの場合、用途ごとに冊子があるので管理に手間がかかります。とくに、飲食店では期間限定の商品が出るたびにマニュアルが増え、必要なマニュアルを見つけるのに時間がかかってしまうのです。
 
しかし、マニュアルをデジタル化して情報共有ツールで管理すれば、全マニュアルを一か所にまとめられます。さらに、検索機能を使えば必要な情報へ瞬時にアクセスでき、マニュアル探しに時間を費やす必要もなくなるのです。
 
そのため、社内に情報共有ツールを導入して、必要なマニュアルをすぐに閲覧できる環境を整えましょう。


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情報共有ツールを選定する3つのポイント

ここでは、情報共有ツールを選定する3つのポイントを紹介します。以下で解説するポイントを参考に、自社に適した情報共有ツールを導入しましょう。

メッセージが送れるか

情報共有ツールは、メッセージを送れるものを選択しましょう。
 
アルバイトとやりとりする情報のなかには「今日のシフトを1時間早められないか」といった緊急のものもあります。このような緊急性の高い情報をスピーディーに伝達するために、メッセージ機能があるツールが必須です。
 
メッセージ機能で連絡をすれば相手に通知が飛ぶので、見逃される心配がありません。したがって、ツール選定の際には緊急の連絡にも活用できるように、メッセージ機能がある情報共有ツールを選択しましょう。

マニュアル以外の情報も管理できるか

マニュアル以外の情報も管理できるツールを選択しましょう。
 
企業で管理する情報は、マニュアルから日々の連絡事項まで多岐にわたります。そのため、マニュアル管理ツールを導入しても一部の情報しかデジタル化できず、効果も限定的なものになってしまうのです。
 
一方、マニュアルや業務連絡だけでなく、あらゆる社内情報を一か所で管理できる「Stock」のような情報共有ツールであれば、複数のツールを併用せずに大きな効果を得られます。

新人でもすぐに使いこなせるか

新人でもすぐに使いこなせるようなツールを選択しましょう。
 
アルバイトの入れ替わりは頻繁に起こるので、毎回一から使い方を説明するのは大きな負担になります。そのため、新人のアルバイトでも直感的に使いこなせるツールを導入する必要があるのです。
 
したがって、情報共有に必須の機能が過不足なく搭載されたシンプルなツールを選択して、全従業員が確実に情報へアクセスできる環境を整備しましょう。


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アルバイトがいる企業におすすめの情報共有ツール3選

以下では、アルバイトがいる企業におすすめの情報共有ツール3選を紹介します。情報共有ツールを選定する際のポイントは以下の3点です。
 
  1. メッセージが送れるか
  2. マニュアル以外の情報も管理できるか
  3. 新人でもすぐに使いこなせるか
とくに、3つ目の「新人でもすぐに使いこなせるか」は重要です。初心者でも活用できるシンプルなツールであれば「一から使い方を説明する」「ツールが社内で活用されない」といった事態が起こりません。
 
結論、アルバイトを雇用する企業が導入すべきツールは、65歳の従業員でも導入即日から活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にはマニュアルを残せるほか掲示板としての用途もあり、すべての社内情報を管理できます。また、「メッセージ」で緊急性の高い情報もやりとりできるなど、社内の情報共有もStockひとつで効率化するのです。

【Stock】情報共有に必須の機能が過不足なく搭載されたツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【LINE WORKS】チャットでやりとりできるビジネス版LINE

LINE WORKSのトップ画像

<LINE WORKSの特徴>

  • 機能が豊富に搭載されている
  • チャットに加えて掲示版やタスクなど、業務に活用できる機能が揃っています。
     
  • セキュリティが充実している
  • 従業員のアクセス権を管理できるなどセキュリティ機能が豊富にあり、安心して利用可能です。

<LINE WORKSの注意点>

  • 使いこなせない社員が出る恐れがある
  • 多機能なツールのため、活用には一定のITリテラシーが必要な点に注意しましょう。

<LINE WORKSの料金体系>

  • フリープラン:¥0(ユーザー数は100人まで)
  • スタンダードプラン:¥540/ユーザー/月(ユーザー数無制限)
  • アドバンストプラン:¥960/ユーザー/月(ユーザー数無制限)

LINE WORKSの詳細はこちら

【Talknote】メッセージの予約ができる多機能チャットツール

Talknoteのトップ画像

<Talknoteの特徴>

  • メッセージを予約投稿できる
  • メッセージの送信日時を指定できるので「日中に連絡しようとして忘れていた」という事態を防げます。
     
  • 従業員の利用データを解析する機能がある
  • 従業員の退職意向を察知する機能があり、人材の流出防止に向けて迅速に動けます。

<Talknoteの注意点>

  • 情報が流れてしまう
  • チャットは情報が流れるため、古い情報へアクセスしづらい点に注意しましょう。

<Talknoteの料金体系>

  • さまざまなプランがあり、詳細な料金は問い合わせる必要があります。

Talknoteの詳細はこちら

アルバイトがいる企業におすすめの情報共有ツールまとめ

ここまで、アルバイトがいる企業におすすめの情報共有ツール3選を紹介しました。情報共有ツールを導入するメリットは以下の3点です。
 
  • LINE以外の連絡手段となる
  • スマートフォンやタブレットから利用できる
  • マニュアルを一か所にまとめられる
しかし、多機能なツールを導入した場合、利用方法が複雑なので新人が使いこなせず、結果としてメリットを得られない点に注意しましょう。したがって、迅速にメリットを得るために、直感的に操作できるシンプルなツールを導入する必要があるのです。
 
たとえば、ITが苦手な従業員でも導入即日から使いこなせるほどシンプルな「Stock」は、教育コスト不要で運用でき、確実に情報が共有される環境をスムーズに整えます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でアルバイトへの連絡や情報共有の手間を減らしましょう。