AI-OCRを使うと、紙書類を電子化するときの作業効率が格段に上がります。AIを活用することで、従来のOCRよりも精度が大幅に向上したこともあり、近年AI-OCRの導入を検討する企業も増えてきました。
しかし、導入した結果、使いこなせず以前より手間が増えてしまうケースも少なくありません。
そこで今回は、AI-OCRとOCRとの違いや失敗しないための選定ポイントをを中心にご紹介します。
- 「手入力の限界」を感じている経理・事務担当者
- 「ツール選び」で迷走しているDX推進担当者
- 「導入失敗」を恐れる現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、AI-OCRの概要や活用方法がわかり、電子化した書類を適切に管理できるようになります。
目次
AI-OCRとは？従来のOCRとの違い
従来のOCRとAI-OCRの違い
AI-OCRは、AIのディープラーニングによって従来のOCRよりも精度が高いことが大きな違いです。
従来のOCRでは、似た文字の区別や手書きの文字の読み取り精度に課題がありましたが、AIの活用によって文字単体だけでなく文脈を把握したり、手書き文字の筆跡パターンを学習したりできるようになり、識字率が向上しました。
そのため、人間がわざわざ細かく設定しなくても、より正確に書類の中身をデータ化できるようになっています。
なぜ今、AI-OCRの導入を検討する企業が増えているのか
多くの会社が導入を進めている理由は、紙に書かれた内容を機械ですぐに読み取り、仕事に役立つデータとして再利用したいと考えているからです。
画像の中にある文字を正しく取り出せるため、大量の書類をいつでも簡単に検索できるようになります。たとえば過去の注文書を検索して見つけたり、手書きの書類を自動で分類したりと、今までの作業を大幅に短縮することが可能です。
つまり、毎日の面倒な入力作業を自動化しながら、手元の情報を最大限に生かせる環境の整備が、これからの成長のために欠かせません。
【失敗事例3選】「AI-OCRは使えない」と感じてしまう瞬間
以下では、AI-OCRを導入したときの失敗事例を紹介しています。自社で導入する上での参考として活用しましょう。
操作が難しく、担当者以外が使いこなせない
高機能なツールを選んでも、一部の詳しい人しか動かせないほど操作が複雑であれば、職場全体で活用するのは非常に難しくなります。
導入時に、高度な設定や専門的な知識を求められるものでは、担当者が不在のときに誰も操作できず、業務が止まってしまうからです。たとえば、読み取り設定やエラーの直し方が複雑だと、他のスタッフが使いこなせず、結局担当者しか作業できません。
誰でも直観的に動かせるような使い勝手の良さを重視しなければ、どれほど優れたツールであっても現場に定着させるのは難しいと言えます。
精度が100%ではなく修正工数が増える
どれほど優れた知能を持つツールであっても、読み取りが完璧ではないことを前提に運用を考えないと、かえって現場の負担が増えてしまいます。
機械による誤字や脱字を一点ずつ手作業で直す時間が長引くと、最初から人間が手で打ち込んだ方が早いという不満が生まれてしまうからです。実際に癖のある手書き文字の誤判定が多く発生すると、その確認と訂正に追われ、本来やるべき業務ができなくなります。
導入するときは、多少の間違いが発生することを覚悟した上で、直しやすさや確認のしやすさに配慮した仕組み作りを優先することが重要です。
読み取ったデータの保管場所がわからない
書類を電子化した後の保管ルールが曖昧なままだと、必要な情報を後から探す手間が発生し、せっかくのデータを有効に使えません。
読み取ること自体が目的になってしまい、保存した場所やファイル名の管理が疎かになると、情報はただ溜まっていく一方だからです。たとえば過去に処理した請求書を急いで確認したい場面でも、保存先がバラバラだと情報を探し回る無駄な時間が生まれます。
デジタル化した情報を資産として活用するためには、誰でも一瞬で目的のデータを見つけ出せるような、検索性の高いツールでの管理が不可欠です。
AI-OCR導入で失敗する本当の原因
以下では、AI-OCR導入で失敗する原因を解説しています。原因を知っておくことで、導入時の混乱を避けることができます。
ツールの使いやすさを軽視している
1つ目の原因は、現場のスタッフが直感的に操作できないツールを選んでしまうことです。
高度な設定や専門知識を必要とするツールでは、特定の担当者しか動かせない状態に陥り、チーム全体での活用を妨げる要因となります。複雑でマニュアルを読み込まないと使えないようなツールは、現場に定着しません。
導入時は、使い勝手の良さを最優先に考えて、ITに詳しくないメンバーでも迷わず使える製品を選ぶことが重要です。
運用設計を考えていない
2つ目の原因は、読み取った後の情報を誰がどのように活用するのかという計画が抜けていることです。
事前に運用を考えず導入すると、現場の負担だけが増えてしまい、結局使われなくなる可能性があります。たとえば誰がデータを修正し、どこへ保存するのかを決めておかないと、かえって仕事が遅くなる事態を招きます。
スムーズな導入のためには、ツールを入れる前に作業の工程を整理し、導入後にどのような影響が発生するかを理解しておくことが不可欠です。
【徹底改善】AI-OCR運用の正しい進め方
高度な設定よりも直感的な使いやすさを優先する
運用の最初のステップとして、まずは現場の誰もがマニュアルなしで直感的に操作できるツールを選ぶことから始めましょう。
一部の担当者しか扱えない複雑な仕組みは、次第に使われなくなってしまうリスクがあります。説明書を読まずに直感で動かせる画面設計であれば、研修の手間を省き、誰でもすぐに日々の業務へ取り入れることが可能になります。
現場の負担を減らすことが導入の本来の目的であるため、現場のスタッフがストレスなく使い続けられる環境を整えるように心掛けましょう。
読み取った後の管理と検索に最適なツールを選定する
データの読み取り体制が整ったら、次は蓄積したデータの中から必要な情報を、誰もが迷わず目的の情報にたどり着ける仕組みを整えましょう。
蓄積したデータの中から必要な情報を瞬時に引き出せなければ、書類を探す時間に追われ、デジタル化した意味がなくなってしまいます。具体的には、自然な言葉で検索でき、欲しい情報をすぐに見つけられるツールで管理・検索できるようにしましょう。
情報を探す手間をかけない仕組みを導入時に作っておくことで、情報をチーム全員で共有し、日々の判断や業務に素早く活かせるようになります。
【必見】OCRで読み取った情報を最大限活かす方法
以下では、添付した画像をOCRで検索し、即業務で活用できるようになるツールをご紹介します。
せっかくAI-OCRで書類を電子化しても、中身をすぐに確認できる状態で管理しなければ、宝の持ち腐れとなってしまいます。必要な情報がどこにあるかわからない状況を放置すると、結局は紙の時と同じように「情報を探す時間」に追われることになります。
ただし、人によって検索の仕方が異なるため、誰が探しても同じ結果を得るのは簡単ではありません。一字一句正確にキーワードを入力しなければヒットしない方法では、探したい情報にたどり着くまでに時間がかかってしまいます。
そこで、あいまいな文章からでも情報を引き出せる、検索性の高いツールを活用しましょう。特に、AIによるチャット形式での検索ができれば、必要とする情報へストレスなく即アクセスできるようになります。
結論、社内の書類を適切に管理し、活用するなら、操作がシンプルで誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」が最適です。添付ファイルや画像の中身までAIが検索するため、欲しい情報へ即座にたどり着き、業務を効率化することが可能です。
高精度のAI検索機能で必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
AI-OCRの失敗原因と改善方法まとめ
これまで、AI-OCRの失敗原因や、正しい運用の進め方を中心にご紹介しました。
AI-OCRを活用すれば、大量の紙書類を効率よくデータ化できます。一方で、使いやすさを軽視したり、運用設計が不十分だったりすると、かえって現場の負担が増えてしまいます。
また、電子化した書類は単に保存するだけでなく、チーム全員が「必要なときに一瞬で振り返れる状態」で管理すべきです。そこで、添付ファイルや画像内まで検索できる環境を整えれば、欲しい情報に必ずたどり着けます。
したがって、社内の書類を電子化してナレッジとして最大限に活かすなら、“ヒット率100%”の正確さと”平均0.2秒”のスピードを兼ね備えたAI検索を利用可能な「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の書類を”ナレッジ（情報資産）”として管理しましょう。
