ビジネスの基本に「報・連・相（報告・連絡・相談）」がある通り、情報共有は社会人の常識です。正確な情報共有をすれば、認識の齟齬などのトラブルも防げます。
しかし、非効率な情報共有は煩わしさの原因になるため、なかには「うざい情報共有を何とかしたい」と考える方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、うざい情報共有を解決する3つの方法を中心に解説します。
- 情報共有をうざいと感じる原因を把握し、適切な対応をしたい
- 情報共有にかかる手間をすぐに解消したい
- 全社員が負担なく情報共有できる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、情報共有をうざいと感じる理由が分かり、効果的な改善ができるようになります。
目次
情報共有をうざいと感じる理由
ここでは、情報共有をうざいと感じる理由を、送り手と受け手双方の視点から解説します。以下に当てはまる場合は早めに改善しましょう。
送り手がうざいと感じる理由
情報共有において、送り手がうざいと感じる主な理由は以下の3つです。
- 共有すべき情報が多い
- 情報の取捨選択が難しい
- 情報共有に手間がかかる
日々の業務報告から営業の成果まで、発信すべき情報は多岐に渡ります。そのため、毎日多くの情報を伝達しなければならない場合は、大きな負担になります。
大量の情報を扱っていれば「共有すべきか」の判断に時間がかかります。仮に、正しく判断できなければすべての情報を共有しなければなりません。
メールで情報共有をしていれば、さまざまなビジネスマナーに注意しなければなりません。また、宛先（TO）やCcに相手のメールアドレスを入力する手間もかかります。
上記のように、情報の共有には負担が多いため、うざいと感じる原因になるのです。
受け手がうざいと感じる理由
次に、受け手がうざいと感じる主な理由は以下の3つです。
- 頻繁に通知が来る
- 情報が過剰に送られてくる
- どの情報が重要か分からない
日報の報告や業務上の指摘など、社内では多くのやりとりがされます。それらの情報が共有されるたびに通知が飛ぶので、集中力を阻害されてしまうのです。
たとえば、「業務情報は全員へ共有するルール」だった場合、無関係の情報まで直接共有されることもあります。そのため、不要なデータにまで目を通さなければならず、ストレスになるのです。
緊急性の高い連絡から対応不要の報告まで、情報の重要度は異なります。しかし、「重要度の高いものはその旨を明記する」などの社内ルールがなければ、毎回仕事を中断してメールを開かなければなりません。
上記のように、情報の受け手は過度な通知が来たり、優先度の判断が難しかったりする点にうざさを感じているのです。
即実践！うざい情報共有を解決する3つの方法
ここでは、うざい情報共有を解決する3つの方法を解説します。ストレスなく情報共有される仕組みを作るために、以下の取り組みを実践しましょう。
（1）情報共有のルールを定める
まずは、情報共有のルールを定めることが大切です。
たとえば、業務報告では「終業時に、課長へ、当日の業務内容と伝達事項を明記する」とするなど「いつ・誰に・何を伝えるか」を明記しましょう。このようなルールがあれば、不要な情報を載せる心配もありません。
また、「緊急のとき以外は、〇時以降の連絡を控える」のようにすると、過剰なやりとりによるストレスも防げます。
（2）情報を重要度に応じて分類する
次に、情報を重要度に応じて分類するのも、うざさの解決につながります。
情報によって共有すべき優先度は大きく異なります。そのため、適切に優先順位を付ければ「回答が不要な内容」も明確になるので、受け手がすべての情報を確認する手間がかかりません。
また、重要な連絡は件名に【重要】と記載するなどして、受け手に優先度を分かりやすくするのも方法のひとつです。
（3）情報共有ツールを導入する
最後に、情報共有ツールを導入するのも効果的です。
メールの場合、CcやBccを入力したり挨拶文を記載したりと手間がかかります。また、受け手も中身を確認するのにファイルを開かなければならず面倒です。
しかし、記載した情報をそのまま共有できる「情報共有ツール」であれば、挨拶文や署名が不要なうえ、逐一ファイルを開く工数もかかりません。とはいえ、多機能なツールではメンバーが使いこなせない恐れもあるので「シンプルに使えるか」も判断しましょう。
そこで、非IT企業の65歳の方でもすぐに使える「Stock」を導入すれば、あらゆる情報をストレスなく蓄積・共有できます。
【これで安心】情報共有のうざさを解消するのに最適なツール
以下では、情報共有のうざさを解消するのに最適なツールをご紹介します。
情報共有がうざいと言われる代表的な要因は「共有に手間がかかること」「頻繁に通知が来ること」です。すなわち、情報共有のうざさを解消するには、共有の負担を軽減すると同時に、直接関係のない通知がされないようにしましょう。
そこで、メールアドレスなしで情報を共有でき、特定のメンバーだけに通知を送れる「情報共有ツール」が必須になります。とくに、直感的に操作できる情報共有ツールであれば、わざわざ使い方を教える必要もありません。
結論、情報共有のうざさを解消するのは、必要な機能に過不足がなくシンプルで、非IT企業の65歳のメンバーでもすぐに使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を残して任意のメンバーへ共有できるので、無関係の情報が通知されるうざさが解消されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で円滑なやりとりを図れるほか、ノートを「フォルダ」で振り分ければ情報が入り乱れません。
非IT企業の65歳の方でもすぐに使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有がうざい状態で起こるリスク
ここでは、情報共有がうざい状態で起こるリスクを3つご紹介します。以下のケースにならないためにも、円滑に情報共有できる仕組みを整えましょう。
（1）情報の共有が滞る
まずは、情報の共有が滞るリスクがあります。
社員が情報共有にうざさを感じてしまうと、顧客データなどの重要な情報が全員に行き渡らない恐れがあります。また、最悪の場合、納期に遅れる事態にもなりかねません。
加えて、マニュアルなどを更新した場合も、共有が滞っていれば古い情報のまま作業を進める危険もあるのです。
（2）必要な情報を見つけられない
情報共有をうざさを解消できなければ、必要な情報が見つけづらくなります。
情報共有がうざい要因のひとつは、情報が過度に共有される点です。その結果、欲しい情報をすぐに見つけられなくなり、仕事のスピードも阻害されてしまいます。
したがって、社員が本来の業務へ十分な時間を割けるように、情報を探し出す手間は省かなければなりません。
（3）社員同士の連携がとれない
最後に、社員の連携がとれなくなるのも、情報共有がうざいことのリスクです。
社員が情報共有に煩わしさを感じれば、適切なタイミングで情報を伝えるのが難しくなります。その結果、ほかのメンバーの進捗を把握できずに連携がとれなくなり、プロジェクトの遅れにもつながってしまうのです。
また、メールやチャットツールで情報共有をしていると、情報が埋もれたりファイルを開く工数がかかったりして、うざさの原因になります。そのため、より円滑に連携をとるには、メッセージ機能でやりとりできる「情報共有ツール」が欠かせません。
なかでも、ITに詳しくない65歳の社員でも即日で使いこなせる情報共有ツール「Stock」であれば、操作を覚える手間なく利用できます。
うざい情報共有の解決方法まとめ
ここまで、情報共有がうざい理由やリスク、解決方法を中心に解説しました。
情報共有を「うざい」と感じるのは、共有に手間がかかったり過度に通知が来たりするのが原因です。仮に、このような状態を放置すれば、顧客情報などの重要なデータがスムーズに行き渡らず、大きな損害にもつながりかねません。
そこで、メッセージで簡単にやりとりできる”情報共有ツール”を使えば、メールのようなCcやBccが不要なうえ、確認するのにファイルを開く工数も省けます。ただし、多機能なツールでは使いづらい恐れもあるので「操作がシンプルか」も重要です。
結論、情報共有に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳のメンバーでも直感的に使える「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で簡単に情報共有できる仕組みをつくり、情報共有のうざさを解消しましょう。
