「担当者によってやり方が違う」「新人教育のたびに同じ説明をしている」といった課題を解消するには、業務マニュアルの整備が欠かせません。しかし、属人化した業務を社内だけで整理するのは難しく、近年ではマニュアル作成を外注する企業も増えています。
実際に、通常業務と並行してマニュアルを作成・更新し続けるのは難しく、「途中で作成が止まってしまう」「内容が古くなってしまった」と悩む企業は少なくありません。
そこで今回は、マニュアルを外注するべきタイミングや、失敗しない業者選びのポイントを中心に解説します。
- 業務マニュアルを整備したいが、社内にリソースがなく外注を検討している管理職
- 既存のマニュアルが属人化しており、標準化したいと考えている部門責任者
- マニュアル作成を外注したいが、どこに依頼すれば良いか分からない責任者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、業者の選び方や、マニュアルの発注で失敗しないための方法が分かります。
目次
マニュアル作成を「内製だけ」で進めるのが難しい理由
マニュアルは、一度作って終わりではありません。業務フローの変更に合わせて更新し続ける必要があります。
しかし、現場担当者は通常業務を抱えているため、マニュアル作成の優先順位が下がりやすいです。その結果、「途中まで作って放置される」「担当者ごとに内容がバラバラになる」といった問題が発生します。
また、属人化している業務では、担当者本人が無意識に作業しているケースも多く、手順を言語化できないこともあります。
このように、社内だけでマニュアルを整備するのが難しいケースでは、第三者視点で情報整理できる外注業者を活用する企業も増えています。
【失敗回避】外注して「後悔する」3つの典型例
以下では、マニュアルを外注して後悔する典型例を3つご紹介します。これから制作依頼を検討している企業担当者は必見です。
（1）「丸投げ」すれば完成すると思っている
1つ目は、マニュアルの作成を丸投げすれば完成すると思っていることです。
外注業者は文章作成のプロであっても、自社に最適なマニュアルを知っているわけではありません。作成を丸投げすると、どの企業にも当てはまるような一般的なマニュアルが納品されるおそれがあります。
実際に業務に活かせるマニュアルを完成させるには、依頼者が自社に必要な情報を詳細に伝える必要があります。
（2）「見た目の綺麗さ」で業者を選んでしまう
2つ目は、見た目の綺麗さで業者を選んでしまうことです。
デザイン性が高くても、検索性が低かったり階層構造が複雑すぎたりするマニュアルだと、社員から読まれなくなります。
マニュアルは実際の業務に活かせなければ意味がないため、目的の情報にすぐにたどり着けるような設計にするべきです。
（3）「更新のしやすさ」を納品条件に入れていない
3つ目は、更新のしやすさを納品条件に入れていないことです。
納品されたマニュアルが「編集不可のPDF」や「特殊なソフトがないと開けないデータ」だと、修正のたびに外注費が発生します。
業務フローは日々変わっていくものなので、自社で修正できるマニュアルである必要があります。
失敗しないための「外注タイミング」の見極め方
マニュアルの外注を成功させるためには、タイミングを見極める必要があります。
「忙しくてマニュアル作成まで手が回らない」という一時的な理由だけで外注しても、活用され続けるマニュアルは出来上がりません。とくに、業務フローが週単位で変わるような状態で外注すると、マニュアル納品時には既に内容が古くなってしまいます。
現場を動かすようなマニュアルに仕上げるためには、業務フローが確定したときに外注するのがよいです。
マニュアル作成を依頼できる業者の種類
以下では、マニュアル作成を依頼できる業者の種類をご紹介します。マニュアル作成は、マニュアル作成会社以外にも依頼できます。それぞれの特徴を知って、自社に合った業者に依頼しましょう。
マニュアル作成会社
マニュアル作成会社は、マニュアルの作成を依頼するには最もメジャーな業者です。
マニュアル作成の専門の会社なので、業務内容の整理から構成の設計、原稿やイラストの作成、レイアウト・納品までをすべて対応してくれます。
マニュアル作成について、全て業者に任せたいという企業はマニュアル作成会社に依頼することをおすすめします。
コンサル会社
コンサル会社は、自社の現状を踏まえたマニュアルの作成が可能です。
コンサル会社では、コンサルティングによって社内の課題を分析し、継続的に使われるマニュアルを作成してくれます。また、自社で作成したいという企業には、作成の方法についてサポートしてくれます。
継続的に使われるマニュアルが欲しい、自社でマニュアルを作成するときのサポートをしてほしい企業はコンサル会社がおすすめです。
フリーランス
フリーランスは、相談内容に柔軟に対応しながらマニュアルを作成してくれます。
作成会社に依頼する場合は、社内規定や作成フローに沿って進行する必要があるため、必ずしも理想通りの対応が難しいことがあります。一方でフリーランスであれば、相談内容に応じて柔軟に対応してもらえるケースが多いです。
細かい要望やこだわりがある場合はフリーランスへの依頼がおすすめです。
BPO代行会社
BPO代行会社は、戦略的に業務プロセス全体を改善するマニュアルを作成してくれます。
一時的なマニュアル作成の代行だけでなく、専門家によって業務の企画・設計から実行、効果検証までを一括して外部パートナーに任せられるため、長期的に見て効果が期待できます。
長期的に活用していける戦略的なマニュアル作成を依頼したい場合におすすめです。
【比較表あり】失敗しない外注先の選び方
ここでは、失敗しないマニュアル作成の外注先の選び方を解説します。「費用が安いから」「実績が多いから」という理由だけで選ぶと、現場で使われないマニュアルが納品される恐れがあります。費用だけでなく、業界理解や内製化サポート、更新のしやすさまで含めて比較することが重要です。
外注先別に見る！支援内容比較表
以下は、外注先ごとの費用相場・サポート内容の比較表です。
| 費用相場 | 業界理解 | 内製化支援 | 更新のしやすさ | |
|---|---|---|---|---|
| マニュアル作成会社 |
250万〜300万円程度 |
中〜高 |
△ |
〇 |
| コンサル会社 |
100万〜800万円程度 |
高 |
〇 |
〇 |
| フリーランス |
数万円〜 |
低〜中 |
△ |
△ |
| BPO代行会社 |
20万〜100万円程度/月 |
高 |
◎ |
◎ |
業者選びの際は、マニュアルの運用まで見据えて検討しましょう。
費用相場で選ぶ
マニュアル作成の費用は、依頼先によって大きく異なります。
たとえば、フリーランスは比較的安価ですが、業界知識や運用支援まで対応できないケースがあります。一方、コンサル会社やBPO代行会社は費用が高い傾向にあるものの、業務設計や運用改善まで支援してもらえます。
そのため、単純な価格ではなく、「どこまで対応してもらえるか」を基準に比較することが重要です。
業界理解で選ぶ
業界理解が浅い業者に依頼すると、現場で使いづらいマニュアルになる恐れがあります。
たとえば、製造業・医療・建設業などでは、専門用語や独自フローが多く、一般的なテンプレートでは対応しきれません。
そのため、同業界での支援実績があるか、現場理解があるかを事前に確認するべきです。
内製化サポートで選ぶ
マニュアルは、一度作って終わりではありません。
業務フローの変更に合わせて更新し続ける必要があるため、将来的には自社で修正・運用できる状態が理想です。
そのため、テンプレートの提供や更新ルールの設計など、納品後の運用まで支援してくれる業者を選びましょう。
更新しやすさで選ぶ
マニュアルは、更新しづらいとすぐに使われなくなります。
たとえば、PDFや共有フォルダで管理している場合、「最新版が分からない」「必要な情報を検索できない」といった問題が起きやすいです。
そのため、検索性や更新性を考慮した運用方法まで提案してくれるかも重要な比較ポイントです。
プロにお任せ！おすすめのマニュアル作成会社3選
以下では、おすすめのマニュアル作成会社を3つご紹介します。マニュアル作成会社への依頼を検討している方は必見です。
【Fintecs】実績の豊富なマニュアル作成専門会社
Fintecsの特徴・使い方
- 豊富な実務経験
- 40言語以上のマニュアル作成が可能
実務経験38年、取引企業500社以上、作成マニュアル数5000件以上と豊富な実績を誇っています。マニュアル作成の外注では自社の機密性の高い情報も提供する必要があるため、業者の信頼度は重要です。
グローバル化が進む中、言語を問わず誰もが利用できるマニュアルが求められています。これまでに40言語以上のマニュアル作成経験があるため、日本語以外のマニュアルも問題なく作成可能です。
Fintecsがおすすめな企業
- コンサルティングも受けたい企業
- 専門的なマニュアルが欲しい企業
業務マニュアルと操作マニュアルの他にマニュアルコンサルティングも提供しています。マニュアルの作成だけでなく今後のマニュアルの活用方法のレクチャーや理解度向上を依頼したい企業におすすめです。
これまでに「海運」「金融工学」「焼却プラント」「ペット保険」「ゴルフ」「アイドルグループ」など、さまざまな業界のマニュアル作成の経験があります。そのため、多くの業界の専門知識についても習得しています。
Fintecsの注意点
- 修正回数に制限がある
- 作成期間が比較的長い
修正は、3回までしかできません。したがって、初めにしっかり希望を伝えておかないと、納得いくマニュアルが完成していないのに修正が不可能と言った事態になりかねません。
100ページのマニュアル作成で2.5～3か月程度かかります。一般的なマニュアル作成会社の期間の相場が150ページで2か月程度のため、スピード感を重視してマニュアルの作成を依頼したい場合は注意が必要です。
Fintecsの料金形態
- 要問合せ
- サンプルの作成費・出張費が別途発生する場合あり
【HUMAN SCIENCE】最新テクノロジーを活用したマニュアル作成会社
HUMAN SCIENCEの特徴・使い方
- 多様な形態のマニュアル作成が可能
- 最新テクノロジーを活用したマニュアル作成
操作マニュアル、取扱説明書、業務マニュアル、セミナーテキスト、動画マニュアルなど多様な形態のマニュアル作成に対応しています。
一般的なパワーポイントやWordを使ったマニュアル作成はもちろん、GitHub、CMS、wikiworks、Confluenceなど海外の最新テクノロジーを活用したマニュアル作成も実施しています。
HUMAN SCIENCEがおすすめな企業
- 作成時のコミュニケーションコストを削減したい企業
- セキュリティポリシーが厳しい企業
最新テクノロジーの活用によって、変更内容が可視化されたり、承認フローが仕組み化されたりすることで、不要なコミュニケーションが削減され、作成期間が短縮されます。
発売前の製品など機密性の高いマニュアルの作成では、担当者以外は入室できないセキュリティルームで作業することが可能です。また、国際規格 JIS Q 27001:2023（ISO/IEC 27001:2022） 認証を取得しており、現在も維持しています。
HUMAN SCIENCEの注意点
- コンサル依存度が高い
- 小規模案件には合わない可能性がある
経験豊富なコンサルタントがマニュアル作成を担当してくれますが、内製化のサポートなしに作成を丸投げしてしまうと社内に知見が残りにくい可能性があります。
実績が大企業寄りであることから中小企業の小規模案件には合わない可能性があります。また、調査・分析からアウトプットまでプロセスがしっかりしているため、スピード重視の場合は注意が必要です。
HUMAN SCIENCEの料金形態
- A4 50ページの場合 95万円～
- A4 100ページの場合 180万円～
- A4 500ページの場合 750万円～
【CDS】ワンストップで全部サポートするマニュアル作成会社
CDSの特徴・使い方
- ワンストップでトータルサポート
- 専門性が高い
依頼から納品までワンストップでマニュアルを完成させます。また、必要に応じて3DCGや動画コンテンツ、e-ラーニング教材、ソフトウェア開発やWebコンテンツの作成まで提案します。
同社は、FAロボットソリューション事業とデジタルソリューション事業も展開しているため、技術者レベルの知識をもってマニュアルを作成できます。
CDSがおすすめな企業
- マニュアル作成のすべてをお任せしたい企業
- FAロボットソリューション事業やデジタルソリューション事業に関連する企業
ヒアリング、既存資料の提示、最小限の確認のみですべてお任せでマニュアルを作成できます。製品のコンセプトがそもそも決まっていない段階でも、現状分析や構成設計から支援し、最適なマニュアルを作成します。
同社はFAロボットソリューション事業とデジタルソリューション事業も展開しているため、当該業界についての専門知識を習得しております。同じ業界の企業は、業界の専門用語や前提知識を説明しなくても、解像度の高いマニュアルを作成できます。
CDSの注意点
- 内製力が向上しない
- 他社との差別化ができない
すべてお任せでマニュアルを作成するため、作成方法が分からず、今後も外注し続けることになってしまいます。マニュアルは、将来的に自社で作成できるように内製化のサポートしてくれる業者が望ましいです。
同社独自の「分かりやすいマニュアル」の基準を基にマニュアルを作成しています。これによって、一定の品質が担保されるというメリットはありますが、逆に言えば画一化されたマニュアルが作成されやすく、他社との差別化ができません。
HUMAN SCIENCEの料金形態
- 要問合せ
マニュアルの外注で失敗しないための2つの準備
以下では、マニュアルの外注で失敗しないための2つの準備を説明します。過去にマニュアルの外注で失敗した経験のある方は必見です。
（1）マニュアルの更新ルールを決めておく
1つ目は、マニュアルの更新ルールを決めておくことです。
誰が更新するか決まっていないマニュアルは、そのうち読まれなくなります。そのため、更新者と具体的なルールを設定しましょう。
たとえば、「現場でミスが起きたら更新する」「3ヶ月に1回は点検する」といったルールがあれば、定期的に更新されて、読まれ続けるマニュアルになります。
（2）読者のITリテラシーを定義する
2つ目は、読者のITリテラシーを定義することです。
マニュアルの形式にはデジタルや紙媒体、動画など多様な種類がありますが、自社のITリテラシーに合わせて選ぶべきです。たとえば、社員（読者）がITに詳しくない場合、デジタルより紙媒体の方が良いかもしれません。
あらかじめ読者のITリテラシーを定義しておくことで、自社に最適な形式をスムーズに選べます。
作成したマニュアルの管理・共有におすすめのツール
以下では、作成したマニュアルの管理・共有におすすめのツールを紹介します。
マニュアルを外注すれば、一定の品質で成果物を得られます。しかし実際には、「作ったのに使われない」「すぐに古くなる」といった失敗が多く発生します。
その原因の多くは、マニュアルの「作成」ではなく「運用」にあります。つまり、どれだけ質の高いマニュアルを外注しても、管理・更新の仕組みが整っていなければ、現場で活用されなくなってしまうのです。
このように、マニュアルを現場で定着させるには、「誰でも更新できる」「必要な情報をすぐ検索できる」「最新版が分かる」といった条件を満たすことが重要です。
こうした運用に適しているのが、シンプルに情報を共有・管理できる「Stock」です。「Stock」では、更新した内容がリアルタイムで共有されるため、マニュアルが古くなりにくく、必要な情報にもすぐアクセスできます。また、ITに詳しくない社員でも使いやすいため、現場に定着しやすいです。
社内の情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マニュアルの外注で「大失敗」を避けるための対策まとめ
ここまで、マニュアルの外注で失敗しないための対策や、業者選びのチェックポイントを中心に解説しました。
マニュアルの外注で失敗しないためには、事前にマニュアルの更新ルールや共有方法を決める必要があります。また、外注するときは、「業界理解があるか」「内製化をサポートしてくれるか」といった基準で業者を選定しましょう。
しかし、マニュアルの運用方法が適切でないと、必要な情報が必要なときに見つからず、やがて読まれなくなってしまう可能性があります。そのため、「あらゆる情報を蓄積・検索・共有できるツール」が必要です。
なかでも、マニュアルが埋もれないように情報を蓄積するには、マニュアルをあとから検索できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でマニュアルを適切に管理して、簡単に振り返れる仕組みをつくりましょう。
