グループウェアを使いこなすには社内で運用ルールを策定し、業務フローに組み込む必要があります。また、グループウェアを選ぶ際は、不要な機能に余分なコストをかける事態を避けるために、導入目的を明らかにして必要な機能を精査するのが重要です。
 
一方で、IT化を推進するためにグループウェアを導入したは良いものの、現場の社員が十分に使いこなせず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、グループウェアが使いこなせない4つの理由と使いこなすコツを中心にご紹介します。
 
  • 社員が旧来のやり方に固執し、グループウェアがなかなか浸透しない
  • グループウェアの運用がうまくいかない理由を把握し、改善へとつなげたい
  • 業務効率化のために、グループウェアの運用がうまくいく方法やコツを知りたい
という方は本記事を参考にすると、グループウェアがうまく使いこなせない理由を把握しながら、グループウェアを主体として業務へと活用できるようになります。


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グループウェアを十分に使いこなせない4つの理由

以下では、グループウェアを十分に使いこなせない4つの理由をご紹介します。社内で運用がうまくいかない理由を特定し、改善へとつなげましょう。

担当者が使い方を理解していない

グループウェアを十分に使いこなせない理由として、担当者が使い方を理解していないことが挙げられます。
 
新規のツールを導入する際は、担当者が旗振り役として使い方を指導する必要があります。しかし、担当者が使い方を正確に理解していなければ、運用面でトラブルが発生した際に解決できず、業務の効率が下がりかねません
 
そして、運用がうまくいかない結果、効率化を目的として導入したはずのグループウェアが定着せず、社員は旧来のやり方に固執してしまうのです。この状況を回避するには担当者が操作方法を理解し、使い方に関する質問や運用面でのトラブルに対処できるようにしておくのが重要です。

社内で活用するメリットが浸透していない

社内で活用するメリットが浸透していないと、全社でグループウェアを使いこなすのが難しいです。
 
グループウェアは離れた場所にいる社員とも簡単に情報共有ができますが、活用するメリットを社員が感じていなければそもそも情報が共有されません。情報共有が適切にされないと情報も蓄積されず、グループウェアの導入効果が発揮されにくくなるのです。
 
上記の対策としては、情報共有で得られるメリットを浸透させたうえで「積極的に情報共有を評価基準に加える」など、ツールの活用を促進する仕組みづくりが大切です。

既存のメールやファイルサーバーから脱却できていない

グループウェアの導入が失敗する要因のひとつが、既存のメールやファイルサーバーから脱却できていないことです。
 
グループウェアのメリットを把握していても、旧来のツールに慣れ親しんでいると使用する必要性を感じず、スムーズに移行が進まないケースが多々あります。
 
確かにメールで社内連絡を行い、ファイルサーバーに情報を蓄積しておくことは可能ですが、蓄積した情報へはファイルを逐一開く必要があったり、該当のファイルを探すという不要な時間が発生します。
 
このように非効率な作業をなくして情報共有のスピードを落とさないためにも、既存のシステムの無駄を見直す必要があります。

グループウェアの操作性に問題がある

グループウェアの操作性に問題があると、運用がうまくいかない可能性が高いです。
 
使いにくいグループウェアを導入すると、社員がスムーズに操作できず浸透の妨げになりかねません。たとえば、多機能で複雑なツールの場合、教育コストや社員がツールになれるまでの時間が必要以上にかかってしまうのです。
 
こうした事態を回避するには、あらかじめ社員のITリテラシーに合わせたツールを導入するか、別のツールへの移行が必要です。具体的には、「Stock」のようにシンプルで誰でも簡単に使いこなせるツールを導入すべきと言えます。


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グループウェアを使いこなすコツ5選

ここでは、グループウェアを使いこなすコツ5選をご紹介します。使いこなせていないメンバーが社内にいる場合、以下のコツが実施されていないケースが多いので、内容を確認し実践しましょう。

運用ルールを定める

グループウェアを使いこなすには、運用ルールを策定するのが重要です。
 
グループウェアの導入前に社内で運用に関するルールを策定し、古い体制からの移行方法を明示しておく必要があります。また、積極的な情報共有を促進するためには、評価制度に組み込むなどインセンティブを設けるのも大切です。
 
また、社外とのやりとりはメール、社内でのやりとりはグループウェアなど、メールでの情報共有との役割分担も明らかにしておきましょう。

スモールスタートを心掛ける

グループウェアを浸透させるポイントは、スモールスタートを心がけることです。
 
導入初期から全社で導入すると、トラブルが発生した際に担当者が対応しきれず、業務の効率が大幅に下がりかねません。また、マニュアルを共有するのみでは、イレギュラーな操作に対処しきれないため、スムーズに業務を遂行するのが難しくなってしまうのです。
 
したがって、少人数から導入を開始し、トラブルの洗い出しを行ったうえで対策を練る必要があります。このように、スモールスタートで運用の体制を構築しておくと、全社で運用を開始した際に円滑にトラブルやミスの対応ができるようになります

業務に必要な機能を精査する

グループウェアを使いこなすために、業務に必要な機能を精査しましょう。
 
業務に必要な機能の洗い出しをせずに多機能なツールを選んでしまうと、社員が使い方を覚えるのに苦労し、なかなか実運用へと移せません。そのため、導入目的に沿った機能を選択し、使わない機能が多く搭載されているツールの選択は避けるべきです。
 
グループウェアに必要な機能について議論を重ね、使わない機能に余分なコストを支払う事態を避けるほか、導入直後から運用に回せるように機能の選択を行いましょう。

業務フローを変更する目的を周知させる

ツールの運用を成功させるには、業務フローを変更する目的を周知させるのが重要です。
 
業務効率化を実現するには、グループウェアによる情報共有・管理の一元化を促進する必要があります。しかし、目的が周知されないままグループウェアを導入しても、既存のメールやファイルサーバーへの依存から脱却できません。
 
確実に業務フローへグループウェアを浸透させるためにも、「なぜグループウェアを導入するのか」「グループウェアでどのような業務がどれほど効率化するのか」は全社で共通認識を持っておきましょう。
 
また、状況を打開するには「議事録の共有はグループウェア上で行う」「タスクの進捗報告はグループウェアでする」など、グループウェアを使わざるを得ない環境を整えると旧来のやり方から移行が進むようになります。

操作が簡単なツールを導入する

グループウェアの運用を効率化するうえで、操作が簡単なツールの導入が必須です。
 
グループウェアはチームや部署の全員が使えなければ意味がありません。そのため、部署を問わず誰でも簡単に操作できるツールを選ぶ必要があります。したがって、エンジニアなどリテラシーの高い人にツールを合わせるのではなく、ITリテラシーの低い人にツールを合わせるのが大切なのです。
 
社内のITリテラシーに左右されないツールであれば、教育コストが必要以上にかかる事態を避けられ、導入後すぐに運用へ乗せられます。まずは、無料トライアルで実際に導入し、幅広い社員から使い勝手をヒアリングするのが重要です。


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誰でも簡単に使いこなせるグループウェア

以下では、誰でも簡単に使いこなせるグループウェアをご紹介します。
 
グループウェアが使いこなせない状況から脱却するには、メールのように簡単に使えるツールが不可欠です。使いこなせないグループウェアを導入したまま運用のルールや環境を構築しても、ITリテラシーの低い人は操作に苦労しツールに対する抵抗感は拭えません。
 
そのため、「リテラシーの低い人も含めて誰でも簡単に使えるグループウェアの導入が必須」です。操作性に優れたツールの導入は、教育コストをかけずに導入直後から運用に乗せられるので、スピード感を持ちながら自社の課題を解決します。
 
たとえば、「Stock」は非IT企業の社員でも説明不要で使いこなせるほどシンプルなグループウェアです。情報共有・管理に必要な機能が過不足なく備わっており、「複雑で使えないツールで発生するストレス」がありません。
 
Stockの「ノート」に議事録や日報を記載すれば、必要な社員に自動で共有・蓄積されるうえ、「メッセージ」で話題が錯綜することなくやりとり可能です。また、「タスク」で社員のタスクを一覧で見られるほか、タスクの割り振りも簡単にできます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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グループウェアを使いこなせない理由まとめ

これまで、グループウェアを使いこなせない理由や使いこなすコツを紹介してきました。
 
旗振り役の担当者がグループウェアを使いこなせないと、予期せぬトラブルに対応できず運用がうまくいかない可能性が高いです。また、社内で運用ルールを定めなければメールなどの方法に固執する社員が登場し、グループウェアへの移行が円滑に進みません。
 
上記のように運用がスムーズに行えない場合は、操作性に優れたグループウェアへの乗り換えを視野に入れるべきです。ただし、操作の複雑なツールではITリテラシーの高い一部の社員しか使いこなせないため、二度同じ混乱を引き起こしてしまうのです。
 
そのため、今回ご紹介したStockのように、ITに不慣れな社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルなグループウェアが必須です。業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有の効率化を実現しています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で使いこなせないグループウェアから脱却し、情報共有の効率化を実現しましょう。
 
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