仕事におけるミスは誰にでも起こり得るものですが、とくにベテラン社員のミスは周囲への影響が大きく、組織全体の生産性や信頼性に直結します。経験豊富だからこそ任される業務も多く、ひとつの判断ミスが大きな損失につながるケースも少なくありません。
しかし、「ミスが起こる根本的な原因がわからない」「どのようにしてミスを防げばよいか教えてほしい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ベテラン社員がミスをしてしまう理由とミスを防ぐ対策を中心にご紹介します。
- ベテランなのに仕事でミスをしてしまい、部下に顔が立たない
- ベテラン社員がミスを繰り返してしまう組織に不安を感じている
- ベテラン社員のミスを減らす方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ベテラン社員であってもミスが起きてしまう原因がわかるだけでなく、ミスを防ぐための対策を実行できます。
目次
なぜベテラン社員ほどミスをするのか？
ここでは、ベテラン社員がミスをしてしまう原因をご紹介します。以下の内容で、自分に当てはまるものがないか確認しましょう。
慣れによる思い込み
ベテラン社員がミスをしてしまう1つ目の原因は、慣れによる思い込みです。
仕事に慣れて、メモを取らなくなったり、報連相をしなくなったりすることが原因でミスをしてしまうことがあります。「自分はメモを取らなくても大丈夫」や「確認や報告をしなくても大丈夫」という思い込みが、ベテラン社員のミスに直結します。
そのため、仕事に慣れてきても、細かな確認や報告を怠らずに、「丁寧さ」を心がけましょう。
業務量の増加による認知負荷
ベテラン社員がミスをしてしまう3つ目の原因は、業務量の増加による認知負荷です。
ベテラン社員になると、自分の業務に加えて、若手の仕事のチェックや教育、部下への指示だしをするので、業務の総量が増えてしまいます。その結果、オーバーワークとなってしまい、普段ならしないようなミスを繰り返してしまうのです。
したがって、ベテラン社員になるほど、ひとつひとつの業務を脳内で処理するのではなく、見える化して整理することが重要になるのです。
業務変化への適応疲労
ベテラン社員がミスをしてしまう2つ目の原因は、業務変化への適応疲労です。
ベテラン社員になると、若手のときより責任のある仕事を任されるようになり、精神面で負担も増えていきます。また、時代の流れによって働き方も変容し、新たな働き方に適応するためにもエネルギーを消費してしまうのです。
このように、成果に対する「責任」と変化に対応するための「適応力」の両方が求められる環境では、心身の負荷が高まり、ミスを起こしやすくなるのです。
ベテラン社員のミスは“能力低下”なのか？
ベテラン社員のミスは、能力の低下ではなく「担う業務の性質が変化していること」に起因するケースがあります。
若手の業務は、与えられた指示に基づく実行作業が中心なので、ミスが生じても経験を積むことで改善しやすい傾向にあります。一方、ベテランは「優先度」や「重要度」を踏まえて意思決定をする立場にあるため、”判断ミス”として現れやすく、影響も広範囲です。
このように、ベテランと若手では業務の性質そのものが異なるため、同じ”ミス”でも目に留まりやすいのです。したがって、ベテランのミスを単純に「能力の問題」と捉えるのではなく、役割の変化や業務の複雑化という観点から捉えることが重要です。
仕組みの問題？ベテラン社員が感じる”見えない負荷”
ベテラン社員は「業務の属人化」「相談しづらい空気」「責任の増加」など、表面化しにくい負荷を抱えやすい立場にあります。
たとえば、業務が属人化しており、若手を育成できる人材が限られている場合、判断・承認・最終確認がベテランに集中し、心理的・時間的なの負担が増大します。
また、立場上、「弱音を吐きづらい」「自分で解決すべき」という空気が生まれやすく、結果として問題を抱え込んでしまうケースもあります。
このように、ベテラン社員は、普段から見えない負荷を感じながら仕事をしているため、疲労がたまり、ミスにつながってしまいます。そのため、ベテラン社員が感じている負担を社内全体で取り除くことが、ベテラン社員のミスを減らすことにつながるのです。
ベテラン社員のミスを防ぐための対策
ここでは、ベテラン社員のミスを防ぐための対策をご紹介します。以下を参考にして、積極的にミスの予防に取り組みましょう。
タスクを可視化する
1つ目の対策は、タスクの可視化です。
ベテラン社員は広範囲で業務を任されており、タスクが見えづらい状況に陥りやすいです。そのため、まずは抱えているタスクを可視化し、整理することから始めましょう。
ただし、タスクを可視化するときは、手書きメモや付箋で手軽に済ませるのではなく「効率の良さ」を重視して管理することが大切です。たとえば、ITツールを活用してタスクを管理すれば「覚えること」に割いていた認知リソースをほかの業務に回せます。
質問・相談できる環境を作る
2つ目の対策は、質問できる環境づくりです。
ベテラン社員だからといって、常に自力で解決しなければならない状況は健全ではありません。むしろ、ベテラン自身が周囲に相談したり、部下を頼ったりする姿勢を示すことで、自身が働きやすい環境を作れるのです。
ただし、コミュニケーションの活性化には「個人の心がけ」に依存するのではなく「仕組みづくり」が必要です。
ITツールを活用する
3つ目の対策は、ITツールの活用です。
ITツールを活用して業務のムダを省くことで、全体の仕事量が減り、ベテランの負担も削減できるため、ミス予防に効果的です。また、情報共有ツールを活用して、業務マニュアルを作成すると、業務の属人化が解消され、ベテラン社員の負担がさらに軽減されます。
このように、ITツールを活用して、業務の効率化を図ることで、ベテラン社員の疲労を軽減することになり、ミス防止につながります。なかでも、「Stock」のようなツールでは、リモート環境下でも負担なく活用できます。
ベテラン社員のミスを減らすために最適なツール
以下では、ベテラン社員のミスを減らすために最適なツールをご紹介します。
ベテラン社員のミスを減らすためには、「タスクを可視化すること」「相談しやすい環境づくり」「マニュアル整備」などの対策が効果的です。
そのため、「タスク管理」「マニュアル作成・共有」「メッセージでのやりとり」がすべてできるITツールを導入しましょう。ただし、ITツールに慣れていないベテラン社員でも、すぐに使いこなせるほどシンプルなツールの導入が必須です。
結論、ベテラン社員のミスを防ぐためには、65歳以上の非IT企業の方でもすぐに使えるほどシンプルなツール「Stock」の導入一択です。
Stockは「ノート」には、テキストや画像など社内のナレッジや情報を簡単にストックできるのが特徴です。また、ノートに紐づく「タスク」によってタスクを可視化できるうえ、「メッセージ」も備わっているので、社内のコミュニケーションを活性化させます。
ITに不慣れなベテラン社員でも簡単に使いこなせるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ベテラン社員がミスする原因と防ぐ対策まとめ
これまで、ベテラン社員がミスする原因と、防ぐ対策を中心にご紹介しました。
ベテラン社員は、経験からくる思い込みや、責任感などからくる心理的負荷が原因で、ミスを起こしてしまうことがあります。
そこで、ベテラン社員のミスを防ぐために、ITツールを活用するなどの対策を取りましょう。たとえば、ITツールを活用すると、社内全体の業務効率が上がり、ベテラン社員の負担を軽減することができます。
結論、自社が導入すべきは、業務効率化に必要な機能に過不足のない情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ベテラン社員のミスをなくしましょう。
