多機能で自由度が高いNotionは、個人利用だけでなく、チームのプロジェクト管理にも利用が可能です。チーム利用の場合、Notionのページを社内外のメンバーと共有する必要があります。
しかし、「Notionをメンバーと共有する方法がわからない」「セキュリティが心配で共有すべきか迷っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notionの共有でよくある課題や、避けるべきNotionの共有設定の落とし穴を中心に解説します。
- Notionで作成したページを共有する方法を知りたい
- Notionで情報共有するメリット・デメリットを理解したい
- Notionよりも簡単に情報共有できるツールがあれば教えてほしい
という方は今回の記事を参考にすると、安全かつスムーズにNotion共有する方法がわかり、社内外の情報共有を活性化できます。
目次
Notionで作成したページを共有する方法
ここでは、Notionで作成したページを社内外のメンバーに共有する方法を3つご紹介します。
ページに招待する
まず、社内のメンバーを招待する方法は以下の通りです。ここでいう「社内メンバー」とは、自分のNotionのワークスペースに属しているメンバーを指します。
社内メンバーを追加するには、まず「チームスペース」の右横にある「 ••• ボタン」をクリックします。
次に、「メンバーを追加」を選択します。
そして、招待したいメンバーのユーザー名を入力して完了です。フルアクセスが可能な「チームスペースオーナー」かスペースへのアクセスのみ可能な「チームスペースメンバー」の権限設定を忘れずにしましょう。
次に、社外メンバーをゲストとして招待する方法は以下の通りです。ここでいう「社外メンバー」とは、自分のNotionのワークスペースに属していない、業務委託先や顧客を指します。
まず、共有したいページの右上にある「共有」をクリックします。
次に、相手のメールアドレスを入力し、アクセス権限を設定したら完了です。アクセス権限は「フルアクセス権限」「編集権限」「コメント権限」「読み取り権限」の4段階で設定可能です。
Webで公開する
次に、NotionのページをURLで共有し、社内外の誰でも閲覧できるようにする方法をご紹介します。
ページ右上の「共有」から「ウェブ公開」をオンにすると専用リンクが発行され、相手はNotionアカウントがなくても内容を確認できます。また、コメント可・編集可などの公開範囲を細かく設定できるため、用途に応じて柔軟に共有レベルを調整できます。
資料やマニュアルを広く見てもらいたいときに特に便利な共有方法です。
URLで共有する
Notionのページを特定の相手にだけ共有したいときに便利なのが、URLを使った共有方法です。
ページ右上の「共有」から「リンクをコピー」を選ぶだけでURLが発行され、社内外のメンバーに送ると、そのリンクを知っている人のみページ閲覧が可能です。また、閲覧のみか、コメントや編集を許可するかといったアクセス権限も細かく設定できるため、共有範囲を調整できます。
必要な相手にだけ情報を届けたい場合に最も扱いやすい共有方法です。
Notionでの情報共有においてよくある課題と解決策
以下では、Notionで情報共有をするときによくある課題と、その解決策について解説します。
（1）必要な情報を探すのに時間がかかる
よくある課題の1つ目は、ページ数が増えるごとに、必要な情報を探すのに時間がかかることです。
チーム運用では、ルールが正しく設計されていないと、当該ページの所在を把握しづらく、検索しても目当てのページをすぐに見つけられません。また、ページ階層が深くなるにつれて情報は埋もれていき、情報を探すだけで時間が奪われてしまいます。
そこで、「目次」ブロックの設置やトップページ（親ページ）の作成によって情報の入口を整理すると、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。
（2）情報の更新時にすぐに気づけない
よくある課題の2つ目は、情報の更新時にすぐに気づけないことです。
チームで複数のページを扱っている場合、どこが変更されたのか把握しづらく、重要な修正や追加情報を見落としてしまいます。また、通知が届いても埋もれてしまい、結果として最新情報を前提にした意思決定が遅れるリスクもあるのです。
そこで、更新時にメンションを活用したり、「更新履歴」を確認する習慣をつけることで、情報の見落としを防ぎやすくなります。
（3）不適切な権限設定をしてしまう
よくある課題の3つ目は、不適切な権限設定により、重要なページやデータが誤って変更・削除されてしまうことです。
全員に「フルアクセス権限」を付与すると、レイアウトの崩れやデータベースの設定変更など、意図しない操作が起きやすく、気づいたときには元に戻すのが難しいケースもあります。また、メンバーが多いほど誰が何を変更したのか把握しづらく、運用トラブルにつながりやすくなります。
そこで、「ページロック」の活用や権限の細分化によって、重要な情報を安全に保ちましょう。
チームで使うときに避けたいNotionの共有設定の落とし穴
Notionをチームで活用する場合、用途に合わせた「正しい設定」が求められます。そのため、以下の表を参考に設定していきましょう。
| 活用シーン | 共有手段 | 権限設定 | 注意点 | |
|---|---|---|---|---|
| 社内運用 | 共同作業を進めたいとき |
メンバー招待 |
フル権限（編集可） |
統制がとれていない場合、運用トラブルにつながりやすい |
| 社内共有 | 社内共有マニュアル・ナレッジの管理 |
メンバー招待 |
閲覧のみ / コメント可 |
編集者を絞らないと体裁が崩壊してしまう |
| 社外共有 | 取引先・顧客との情報共有ゲスト招待 |
ゲスト招待 |
閲覧のみ | <
公開の期限・範囲を決めないと情報漏洩のリスクがある |
| 一時的共有 | URLだけ渡したいとき |
リンク共有 |
閲覧のみ |
関係者以外でも見れる状態になってしまいがち |
Notionをチームや社外共有の基盤にしようとしている担当者の方は、これらの用途や注意点を踏まえたうえで、共有方法や権限の種類を選びましょう。
【おすすめ！】Notionよりも簡単に情報共有できるツールとは
以下では、Notionよりも簡単に情報共有できるツールをご紹介します。
Notionで作成したページを共有するには、「メンバー招待」や「リンク発行」などが必要となり、リアルタイムでの情報共有には不向きといえます。また、多機能ゆえにNotionを使いこなせる社員と使いこなせない社員との間に、情報の格差が生じる恐れもあります。
そこで、ITに不慣れな人でも使いこなせるようなシンプルなツールを選びましょう。ただし、チャットツールで情報共有をすると、過去のやりとりが流れてしまい、必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。
したがって、スムーズな情報共有には、誰でも簡単に使いこなせ、必要な情報にもすぐにアクセスできるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、画像やファイルを含む情報を直感的に集約でき、フォルダ分けして管理可能なので、過去の情報もすぐにアクセスできます。また、作成したノートはリアルタイムで任意のメンバーに共有されるため、スピーディな情報共有を実現できます。
チームの情報共有をスムーズにするシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Notion共有における課題まとめ
これまで、Notionでの情報共有でよくある課題や、共有設定の注意点を中心にご紹介してきました。
Notionではページを共有するのに、メンバーを招待したりリンクを発行したりする手間がかかるため、リアルタイムでの共有を求める方には不向きです。また、Notion自体が多機能であるため、ツールを使いこなせない社員には情報が届かないリスクもあります。
そこで、ITに不慣れな人でもすぐに使いこなせるシンプルな情報共有ツールを選びましょう。ただし、チャットツールでは過去のやりとりが流れてしまい、情報を探すのに時間がかかるため、非効率的です。
したがって、スムーズな情報共有には、誰でも簡単に使いこなせ、必要な情報にもすぐにアクセスできるツール「StocK」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、職場のコミュニケーションを活性化しましょう。
