始末書とは従業員が仕事上でミスや不祥事を起こした場合に提出する書類のことです。誰しもミスをして始末書を書かなければいけない状況に陥る可能性があります。
しかし、「どのように始末書を作成すればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、始末書の目的やコツ、おすすめのテンプレート4選を中心にご紹介します。
- 具体的な始末書の作成方法が分からない
- 書き方が分からないので、始末書のテンプレートを活用したい
- 始末書の作成から管理まで一元化したい
という方はこの記事を参考にすると、始末書を作成する方法から管理の仕方までわかります。
目次
始末書とは
以下では始末書を書く目的や類義語との違い、活用シーンをご説明します。始末書を作成する前に、作成目的や意味を再確認しましょう。
始末書を書く目的
始末書を書く目的として、以下の内容が挙げられます。
- 事実の整理
- 責任の明確化
- 反省と改善の意思表示
- 信頼回復
まず、問題の事実関係を正確に整理することです。何が起きたのか、いつ、どこで、どのような経緯で発生したのかを明確にしなければ、原因や責任を正しく判断できないのです。
次に、問題が生じた責任の所在を明確にすることです。誰のどの行動が原因だったのかを整理しなければ、適切な対応や再発防止に繋がりません。
次に、自らの行動を思い返して、反省と改善の意思を示すということです。単に事実や責任を記すだけでは、同じミスを繰り返さない姿勢が伝わりません。
最後に、失われた信頼を回復することです。問題発生後の対応次第で、上司や同僚からの評価や信頼が決まります。今後の業務のためにも、始末書の作成が重要なのです。
このように、始末書を書くことで、従業員が起こした仕事上のミスやトラブルの事実関係や詳細を明白にし、当事者に謝罪の意を表明させたうえで再発防止に努めさせられるのです。
始末書と顛末書や反省文の違い
以下の表は「始末書」と類義語である「顛末書」「反省文」との意味の違いについてまとめたものです。どれもミスやトラブルのときに作成される文書ですが、目的や内容が異なります。
| 意味 | |
|---|---|
| 始末書 |
ミスやトラブルの経緯報告に加えて謝罪や反省の意を表明する文書 |
| 顛末書 |
ミスやトラブルの経緯報告とともに再発防止策や解決策を提示する文書 |
| 反省文 |
自らの過ちを振り返り反省と改善の意思を示すために作成される文書 |
以上のように、それぞれ作成する目的が違うため、ミスやトラブルのレベルに応じて上記の文書を使い分けましょう。
活用シーン
以下は始末書が活用される3つの代表的な場面です。
- 繰り返し遅刻する場合
- 業務中に事故を起こした場合
- 社内の機密情報を外部に外部に漏えいした場合
１回目の遅刻で始末書を作成することはほとんどありませんが、遅刻が複数回にわたり、改善の様子が見られないときに始末書の作成を求められることがあります。
たとえば、取引先に向かう道中で社用の自動車を壁に擦ってしまったり、追突事故を起こしてしまったりしたときに始末書の作成が必要となるケースが多いです。
たとえば、社内情報が入っているパソコンを社外で紛失してしまったり、意図せず未公開の情報を人に話してしまったりしたことが原因で会社として大きな損失を被ったときなどに始末書を書くよう指示されます。
以上の場合以外でも、会社や組織全体に迷惑をかけたときに始末書が活用されます。
始末書に必要な項目
始末書には、以下の5つの要素を含めるのが一般的です。
| 項目 | |
|---|---|
| 宛名・日付・部署・氏名 |
提出先の上司名、提出した日、自身の部署と氏名を明記します。 |
| 謝罪の言葉 |
はじめに、迷惑をかけたことへの謝罪と反省の気持ちを簡潔に述べます。 |
| 事実の経緯と原因 |
いつ・どこで・何が起きたのかを具体的に説明し、原因を明らかにします。 |
| 再発防止策 |
同じミスを繰り返さないためにも、どのような対策を講じるのか、具体的に記載します。 |
| 締めの言葉 |
再度謝罪の意を表し、誠意をもって対応する旨を伝えます。 |
このように、始末書に基本の5要素を含めることで、論理的かつ簡潔に反省の意を示せます。
始末書の作り方のコツ
以下では、始末書の作り方のコツをご紹介します。これから始末書を作成しようとしている方は以下の2点を留意しましょう。
（1）具体的に書く
コツの1つ目は、ミスやトラブルの内容を始末書に具体的に書くことです。
始末書はミスを犯した従業員が冷静に自身のおこないを振り返り反省するために作成されるため、しっかりと自身の過ちに向き合うべく具体的に書き出すのが大切です。また、企業側も管理者として状況を事細かに把握したいため、詳細に記述しましょう。
このように、始末書を作成する目的を考えると、具体的に書くことは重要なのです。
（2）テンプレートを利用する
コツの2つ目は、テンプレートを利用することです。
始末書に書かなくてはいけない項目がありますが、始末書を初めて書く場合には項目に漏れが生じてしまう可能性があります。しかし、始末書は自身のおこないを反省して謝罪する意味を持つため、内容に不備があるとさらに印象を下げてしまいかねません。
そのため、テンプレートがあれば、必要な項目に過不足のない始末書を作成できるのです。
【無料】場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選
以下では、従業員のミスやトラブルの場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選をご紹介します。以下のテンプレートを参考にして、始末書に記載すべき項目や内容を把握しましょう。
【Excel】始末書の基本的なサンプル
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、基本的な始末書のテンプレートです。
始末書で書くべき項目が簡潔にまとまっています。表題、概略、原因、対策のそれぞれを書く欄があり、視覚的にもわかりやすい始末書の作成が可能です。
【Word】遅刻に対する始末書のフォーマット
こちらは「ビズ研」が提供する、遅刻に対する始末書の例が書かれたテンプレートです。
遅刻のときにビジネス文書として書くべき具体的な文例が記されているので、内容を軽く変更するだけできちんとした始末書が作成できます。そのため、始末書をどのように書けばいいのかわからないと困っている方におすすめです。
【Word】事故といった不祥事で使われる始末書のテンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、交通事故を起こしたときの始末書テンプレートです。
交通事故の始末書には、「事故が発生した日時や場所」「内容」「相手への損害」「原因」「現在の状況」などを詳細に記載し、不祥事を二度と起こさない旨を記すことが重要です。上記のテンプレートを参考に項目を漏らさず記入しましょう。
【Word】社内規定違反への始末書の雛形
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、就業規則などの社内規定違反の始末書テンプレートです。
社内規定違反に対する始末書において、自身の不始末を説明し、それがもたらした結果と反省の意を明示しなくてはなりません。自身の不始末の原因に言及するときは言い訳がましくならないように注意しましょう。
何か起こった場合、企業は従業員に上記4つのテンプレートのような始末書の提出を求めます。一方で企業側でも提出された始末書を「Stock」のようなITツールを用いて安全に管理しなくてはいけない点に注意しましょう。
【担当者必見】始末書を効率的に管理する方法
以下では始末書を安全かつ効率的に管理する方法をご紹介します。
始末書は仕事上でのミスやトラブルが起こったときに作成され、当事者名や対応内容などセンシティブな情報を含みます。そのため、内容そのものだけでなく、関連する情報や確認時のやり取りも含めてまとめて管理できる環境が求められます。
しかし、ExcelやWordだと、中身の識別のしづらさやファイル管理の煩雑化が原因で誤送信による情報漏えいのリスクが高まります。そこで、「全ての情報をまとめて簡単に管理でき、高いセキュリティが担保されているITツール」で始末書を管理しましょう。
結論、始末書を効率的に管理するには、国際基準のセキュリティ対策がなされており、始末書及びそれに関連する全ての情報をまとめて管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」内に直接始末書を記入もしくはそのファイルを取り入れることで、内容を即座に確認できます。また始末書に関連する情報を「ノート」にまとめて管理できるほか、ノートに紐づく「メッセージ」により修正依頼や確認事項のやり取りが同じ場所で完結します。
簡単に始末書を作成・管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
始末書を書く時の注意点
ここでは始末書を書く時の注意点についてご紹介します。具体的に、どこに注意して記載していけばいいのか分からない方は必見です。
事実を正しく書く
まずは、事実を正しく書くようにしましょう。
ミスをすると、責任を軽くしようとつい言い訳や曖昧な表現を使いたくなります。しかし、始末書には事実をありのまま書き、相手に誠実さを伝えることが大切です。
始末書はあくまで「自身の反省を示す文書」です。事実を正しく書かないと、反省している想いが相手に伝わらないため、誠実な態度を心がけましょう。
年月日、日時を明確にする
次に、年月日、日時を明確にしましょう。
始末書を書く時は、いつ・どこで・何が起こったのかを具体的に書くのが大切です。たとえば、業務ミスに関する始末書では「○月○日午前10時頃、オフィスの会議室で誤った資料を配布しました」といった具合に記載します。
また、5W1Hも意識して記載すると、簡潔さかつ分かりやすさも増します。そのため、情報漏れや曖昧な表記なども減り、誠実さを伝えることにも繋がります。
簡潔に書く
次に、簡潔に書く点を意識しましょう。
文字が多すぎると、読む人にとって理解しづらくなります。たとえば、箇条書きや見出しを活用し、要点を整理して書くことを心がければ、読み手が内容を把握しやすくなります。
始末書を書く時に最も大事なのは、書類の項目を埋めることではなくしっかりと反省の意を示すことです。文量にこだわらず、要点を明確に伝えるようにしましょう。
速やかに提出する
最後に、始末書は、指示を受けたら速やかに提出することが重要です。
提出が遅れると、反省の意思が弱い、問題を軽視していると受け取られ、信頼回復が遅れてしまいます。たとえば、同じミスでも当日～翌日中に始末書を提出した場合は、誠実に対応している印象を与えられます。
始末書は内容だけではなく提出のスピード自体が反省の姿勢を示す要素になるため、即座に提出しましょう。
このような注意点を意識するだけでも、相手に反省の意を示すことはもちろん、始末書を簡潔に仕上げられます。
始末書提出後の対応と再発防止策
ここでは、始末書提出後の対応と再発防止策についてご紹介します。始末書は提出して終わりではなく、その後の対応も重要になるのです。
- 提出された始末書の保管方法
- 本人へのフィードバック面談の進め方
- 組織として取り組むべき改善策
提出された始末書は、個人情報を含む重要な人事書類です。鍵のかかるキャビネットや「Stock」のような万全なセキュリティ対策が取られているツールを利用し、権限のある者以外が閲覧できないよう管理しなければいけません。
始末書を受理したら、本人と1対1で面談の機会を設けましょう。その目的は、本人を再度叱責するのではなく、始末書の内容を受け止め、本人の反省の意を確認し、会社として再発防止に向けてどのようなサポートができるか伝える場です。
従業員のミスやトラブルは、個人の資質だけの問題ではなく、組織の仕組みや風土に原因がある場合もあります。特定の従業員に業務が集中しすぎていないか、必要な研修が不足していないか、といった視点で組織全体を見直すようにしましょう。
このように、始末書を提出して終わりではなく、その従業員のサポートや組織全体の見直しも重要になってきます。
始末書の概要やおすすめのテンプレートまとめ
これまで、始末書の概要やコツ、おすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
始末書はトラブルを起こした従業員自身が再発防止のために作成する以外に、過去のトラブルと対応記録を残すためにも利用されます。そのため、企業側としても提出された始末書を適切に管理する必要があるのです。
しかし、紙媒体やExcelだと管理が煩雑になってしまい、センシティブな情報が外部に流出するリスクがあります。そこで、「高い安全性が保たれており、誰でも簡単に始末書に関する全ての情報を管理できるツール」を導入しましょう。
結論、始末書の管理に最適なのは、国際基準のセキュリティ対策がなされ、始末書を含む社内のあらゆる情報を一元化管理できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、安全かつ効率的な始末書管理を実現しましょう。
