業務で扱うファイルが増えていくと、社内のファイル管理はますます複雑になります。ExcelやPDF、画像などをクラウドストレージや共有フォルダで管理していても、情報が散在すると共有・活用がされなくなってしまいます。
実際に、「どこにどのファイルがあるのか分からない」「ファイルの背景や最新情報が把握できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイル管理におけるよくある課題や、「Stock」をファイル管理ツールとして活用する方法を中心にご紹介します。
- 社内のファイル・情報管理に課題を感じてツール導入を検討している
- 少人数チームで使いやすいファイル管理ツールを探している
- 「Stock」をファイル管理ツールとして活用している事例が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、「Stock」がファイル管理の実務でどのように役立つのかが具体的に分かり、自社に合ったファイル管理の方法を検討できるようになります。
目次
ファイル管理における課題
ファイル管理における最大の課題は、必要な情報を「すぐに探せず、正しく使えない」状態に陥りやすい点です。
業務では日々多くの資料やファイルが作成・共有されますが、保存場所や管理ルールが統一されていないと、情報が分散します。その結果、ファイルの所在が分からなかったり、最新版がどれなのか判断できなかったりする状況に陥るのです。
たとえば、共有フォルダやクラウドストレージに「会議資料」「最終版」「修正版」など似た名前のファイルが複数存在すると、どれを使うべきかすぐに判断できません。また、ファイル単体では背景や経緯が分からず、作成意図や注意点を確認するために、別途チャットやメールを探す手間も発生します。
このように、ファイルが増えるほど管理が煩雑になり、情報共有の質が停滞してしまいします。そのため、ファイルそのものだけでなく、関連する情報も含めて整理・共有できる仕組みが不可欠です。
【必見】情報が散らからず“すぐ探せる”ファイル管理ツール
以下では、「情報が散らからず“すぐ探せる”ファイル管理を実現できるツール」をご紹介します。
ExcelやPDFなどのファイルを共有フォルダやクラウドストレージに保存していると、どのフォルダに何があるのか分からなくなったり、中身を都度開いて確認しなければならなかったりと、後から探しにくくなりやすいです。
また、チャットツールでファイルを共有すると、やり取りが流れてしまい、探す手間が増えてしまいます。ファイル管理には、保存だけでなく、関連する情報ややり取りと一緒に残せる仕組みが求められるのです。
結論、チームの情報を簡単に管理・共有するには、ITに苦手意識があっても使いやすいファイル管理ツール「Stock」一択です。
「Stock」は、「ノート」にテキストで必要な情報を残せるうえ、画像やPDFなども添付できます。また、「ノート」に紐づいた「メッセージ」でやり取りもできるため、ファイルに関する情報が分散せず、一元管理が可能です。
誰でも迷わずファイル管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」でデータファイルを残す方法
「Stock」では、ノートにドラッグ&ドロップでファイルを添付するだけで、データファイルを簡単に残せます。
「Stock」はノート単位で情報を管理できるため、ExcelやPDF、画像、動画などのファイルを添付しつつ、背景や注意点といった補足情報もテキストで一緒に残せます。
このように、「Stock」を使えば「ファイル＋関連情報」をセットで残せるため、後から見返しても内容が分かりやすいファイル管理が可能です。
「Stock」でデータファイルを検索する方法
「Stock」では、タイトルやノート内の情報をもとに、必要なデータファイルをすぐに検索できます。
「Stock」はノートに残したタイトルやテキスト情報以外にも、ファイル名も含めて検索できる点が特長です。そのため、保存したフォルダを1つずつ辿る必要はありません。
このように、「Stock」を使えば「どこに保存したか」を覚えていなくても、高度なキーワード検索で目的のデータファイルを見つけられます。
データファイルを「Stock」で残すときの便利機能
ここでは、データファイルを「Stock」で管理する際に役立つ便利機能をご紹介します。ファイルの共有漏れや管理ルールの属人化を防ぎたい方は必見です。
ファイルをチームに周知する機能
「Stock」では、ノートに紐づく「メッセージ」機能を使って、内容をチームへ簡単に周知できます。
ファイルを添付したノートごとにメッセージを送信できるため、チャットのように話題が混ざることなく、「どの資料を見てほしいのか」を文脈付きで共有可能です。また、メンションは個人・部署単位の両方に対応しているため、関係者だけに確実に情報を届けられ、確認漏れも防げます。
このように、「Stock」を使えばファイル共有と周知を同時に行えるため、伝達漏れのないファイル管理が可能です。
テンプレートで管理ルールを統一する機能
「Stock」は、テンプレート機能を活用することで、ファイル管理のルールをチーム内で統一できます。
ファイル管理の形式が人によって異なると、情報の抜け漏れや確認作業が増加してしまいます。たとえば、「資料名の書き方」「背景」「決定事項」といった項目を含むテンプレートを用意すれば、ノートに情報を漏れなく記録できるのです。
テンプレートを活用し、属人化しがちなファイル管理をチーム全体で標準化しましょう。
ファイルの編集履歴を残す機能
「Stock」には、ノートの編集履歴が自動的に残ります。
業務では「いつ・誰が・どのような変更をしたか」が分からないと、認識のズレや確認の手間が発生します。編集履歴を使えば、過去のバージョンを復元したり、直前のバージョンと指定のバージョンの差分を確認したりすることが可能です。
このように、編集履歴を活用し、ファイル管理の透明性を保ちながら運用しましょう。
ファイルに関するタスクを管理する機能
「Stock」では、ファイルに関連する作業を「タスク」機能を使って一元管理できます。
ファイル管理では、「確認する」「送付する」「更新する」といった作業が発生しますが、ファイルとタスクが分離していると対応漏れが起きやすいです。たとえば、請求書のPDFを添付したノートに「◯日までに送付する」というタスクを設定すれば、ファイルと対応作業をセットで管理できます。
このように、「Stock」を使えば、ファイル管理と業務対応を1つのツールで完結させられます。
【導入事例】「Stock」でファイル管理をしている企業の例
以下では、「Stock」を活用したファイル管理の事例を2つご紹介します。実際の導入イメージを知りたい方は必見です。
小売業｜富士シティオ株式会社
富士シティオ株式会社 情報システム室では、スーパーマーケット各店舗から寄せられる大量の問い合わせや関連ファイルを効率的に管理するため、情報共有ツール「Stock」を導入しています。
同社は従来、Excelで作成した資料や対応記録を社内のファイルサーバーに保管していましたが、フォルダ階層が深く、検索性も低いため、「どこに何のファイルがあるのか分からない」状態が課題となっていました。
そこで、ファイルと情報をひとまとめに管理でき、誰でも直感的に使えるツールとして「Stock」を導入したのです。問い合わせ対応の記録やマニュアルをノートとして直接書き残し、必要に応じてファイルを添付する運用へと切り替えました。不明点や補足事項は、ノートに紐づくメッセージ機能で完結させています。
その結果、ファイルを探す手間が削減され、必要な情報にすぐアクセスできる環境を実現しました。現在では、情報システム室内で発生する多くの業務情報が「Stock」に集約されています。
製造業｜株式会社野口製作所
株式会社野口製作所では、製品の不良に関する情報や関連ファイルを社内で正確かつ迅速に共有するため、情報ストックツール「Stock」を活用しています。
同社は、金型製作から金属板のプレス加工までを手がける製造業です。製造過程では製品の「不良」が発生することがあり、その内容や経緯、対応状況を共有する必要がありましたが、従来はExcelファイルで管理していたため、作成・更新・共有の手間があり、情報が十分に行き渡らない点が課題となっていました。
そこで、ファイル作成の手間をかけずに情報を蓄積でき、誰でも使いやすいツールとして「Stock」を導入しました。製品ごとにフォルダを作成し、不良が発生した際には、発生時点から解決までの経緯をノートに時系列で記載し、写真などのファイルもあわせて保存する運用に切り替えたのです。
その結果、不良に関する情報がリアルタイムで社内全体に共有されるようになり、ファイル管理と情報共有がスムーズになりました。また、スマートフォンから撮影した写真をそのまま添付できる点も、現場での情報共有を支えています。
「Stock」におけるよくある質問
「Stock」でファイル管理する場合のよくある質問は以下の3つです。
- アップロードできないファイル形式はありますか？
「Stock」は、PDFやExcelファイルはもちろん、画像・動画・圧縮ファイルなどすべてのファイル形式に対応しています。
- ノートをPDF形式でエクスポートできますか？
ノートの下部にある[PDF出力]をクリックするだけでエクスポートが可能です。
- 特定のフォルダ内の情報を検索できますか？
検索窓から検索した後、画面左側のフォルダをクリックすると、指定のフォルダ内での検索結果が表示されます。
このように「Stock」は、ファイル管理ツールとしての機能を過不足なく備えています。
「Stock」でファイル管理する方法のまとめ
これまで、ファイル管理における課題や「Stock」でデータファイルを残す・検索する方法、データファイルを「Stock」で残すときの便利機能を中心にご紹介しました。
業務では、日々さまざまな資料やファイルが作成・共有されますが、ファイルだけを保存していると「背景が分からない」「探しづらい」「対応漏れが起きる」といった問題が発生しがちです。「Stock」では、ノートにテキストで経緯や補足情報を残しつつ、関連ファイルをまとめて管理できるため、情報の分断を防げます。
さらに、検索機能やテンプレート、ノートに紐づくメッセージ・タスク機能を活用すれば、ファイルの共有・確認・対応までを一元管理できます。結果として、必要な情報にすぐたどり着けるだけでなく、チーム内の認識ズレや対応漏れも防げるのです。
結論、ファイルと背景情報、対応作業までをノートで一元管理できるファイル管理ツールは「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、ファイルを探す手間や管理のストレスから解放され、誰でも迷わず情報を活用できる環境を整えましょう。
