提案書は、社外の取引先に自社のサービスや取り組みをプレゼンするときに使われる書類です。提案が受け入れられるか否かは会社の業績に直結するので、クライアントに刺さる提案書を作成する業務は重要だと言えます。
しかし、内容が伝わりやすい提案書を一から作るのは、簡単ではありません。そのため、「説得力のある提案書が作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、わかりやすい社外向け提案書の構成例や書き方、テンプレートを見本画像を交えて、ご紹介します。
- 効果的な提案書の作り方を知りたい
- 提案書を作成するコツを理解して業務に活かしたい
- 提案書を簡単に作成・管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、効果的な提案書を書くコツやイメージを掴むことができ、相手に刺さる提案の実現につながります。
目次
提案書とは
以下では、提案書の重要性や企画書との違いについて紹介します。まずは、提案書の概要を確認しておきましょう。
提案書の重要性
提案書とは、「”クライアントまたは自社の課題解決に必要となる提案内容”をまとめた資料」を指し、極めて重要です。
とくに、クライアントに対する提案書は、自社製品・サービスを導入してもらう目的で作成します。したがって、社外向けの提案書を作成するときは、“自社製品・サービスがどのようにクライアントの課題へアプローチできるか”を意識することが重要です。
このように、提案書はクライアントのニーズに合致する”解決策”や”提供する価値”を伝えるために不可欠なのです。
提案書と企画書の違い
提案書と企画書では、記載内容に違いがあります。
提案書は、業務上やビジネス上の課題を提示し、「改善・解決するまでのプロセスを具体化したもの」を記載します。一方、企画書には「実行可能なアイデアやプラン」を記載するのです。
両者は混同しやすいため、上記の違いを押さえて区別しておきましょう。
社外向け｜提案書の流れ
以下では、「社外向け提案書の書き方・流れ」を4つのステップに分けて解説します。説得力のある提案書を書きたいという方は必見です。
（1）現状の課題を把握する
まず、課題を明確にしたうえで解決策を考えます。
提案書の目的は、「クライアントの抱える課題に対する解決策を示す」ことなので、始めに課題を明らかにする必要があります。また、課題を分析した結果も併せて提示すれば説得力が増すため、提案を前向きに検討してもらいやすくなります。
そのうえで、多様な観点から「課題に対する解決策」を検討すれば、軸を持って提案することができるのです。
課題と解決策を検討するときは、以下のフレームワークを活用しましょう。
＜3C分析＞
3C分析は、論理的な提案書・企画書を書くときに効果的なフレームワークです。
- Customer（顧客）：顧客のニーズや市場環境
- Competitor（競合）：競合他社の強さ、市場シェア率などの現状
- Company（自社）：自社の強みやブランドイメージなどの現状
これらの3つの視点を持つことで、バランス良く現状を整理しながら「課題と解決策」を分析しやすくなります。
＜SWOT分析＞
SWOT分析とは、現状分析と提案の目的と全体像を把握するためのビジネスフレームワークです。
- Strength（強み）：内部環境のプラス要素となる自社の強み
- Weakness（弱み）：内部環境のマイナス要素となる自社の弱み
- Opportunity（機会）：自社に好影響を与える外部環境のプラス要素
- Threat（脅威）：自社に悪影響を及ぼす外部環境のマイナス要素
上記のように、内部と外部からの現状をそれぞれ分析すれば、客観的に提案の目的や自社の立ち位置を捉えられます。
（2）数字で情報を明確にする
次に、提案を採用するメリットを齟齬なく伝えるために、効果や予算、スケジュールを数字を用いて表します。
提案の効果は、「人件費が○％削減される」「○○円の利益獲得が見込まれる」のように、できるだけ具体的に記載するのがポイントです。また、クライアントの想定を大幅に越える予算やタイトすぎるスケジュールでは実現が難しくなるため、適切な数字を設定する必要があります。
提案内容を数字を提示しながら伝えることで、クライアントは提案を受け入れたときの状況を具体的にイメージできるようになり、提案を受け入れてもらえる可能性が高まります。
（3）提案内容を6W2Hで整理する
次に、提案内容を相手に伝わるように整理します。分かりやすい提案書に共通しているのは、6W2Hが明確であることです。そのため提案書には以下の要素を落とし込みましょう。
- When（いつ）
- Who（だれが）
- What（なにを）
- Where（どこで）
- Why（なぜ）
- Whom（だれに）
- How（どのように）
- How much（いくら）
このように、6W2Hの項目を意識しながら文章を作成すれば、「課題と解決策」を具体化できるので、提案自体が伝わらないという最悪の事態を回避できます。
（4）提案書の作成
最後に、提案内容をまとめて資料を作成します。
提案書には、読み手が求める情報を過不足なく記載することが重要なので、情報の取捨選択を意識しましょう。また、専門的な知識を要する内容の場合は、注釈などを使いながら相手がスムーズに理解できる文章を心がけます。
以上のように、提案書作成の最後のステップでは、検討した内容を「相手にとってわかりやすいこと」を念頭にまとめるのです。
【見本画像あり】わかりやすい社外向け提案書の書き方
ここでは、わかりやすい社外向け提案書の書き方を見本とともにご紹介します。以下を参考にすれば、情報に抜け漏れのない提案書を簡単に作成できます。
記載項目
伝わりやすい提案書は、以下の構成例のように作られています。
| 項目 | 記載事項 |
|---|---|
|
表紙
(タイトル) |
誰に向けた何の資料か、一目で分かるように書く |
|
挨拶 |
提案の機会を貰えたことへの感謝を伝える |
| 会社概要 |
自社の所在地や事業内容を記載する |
| 提案概要 |
何をどのように解決できるのか、相手の興味を引き立てる |
| 目次 |
どのような流れで提案するのか、全体の構成を示す |
| 課題 |
顧客の理想像と現状のギャップを示す |
| 原因 |
なぜギャップを埋められないのか定量的に示す |
| 解決策 |
施策を実行した事例を紹介しつつ、提案を採用したときのメリットを定量的に示す |
| 費用 |
提案内容や解決のメリットに照らして、納得感を醸成しながら記載する |
以上の表を参照して、提案書に記載する項目や押さえるべきポイントの抜け漏れを防ぎましょう。
提案書の見本画像
- 表紙（タイトル）
- 目次
- 提案概要
- スケジュール
- 費用
誰に向けた何の資料なのか、端的に記載します。
どのような流れで提案をするのか、一目で分かるように記載します。
何をどのように解決できるのか概要を示し、相手の興味を引き立てます。
実際にどのような工程で進むのか、課題解決までのスケジュールを記載しましょう。
ただ費用を記載するのではなく、提案内容や解決のメリットに照らして納得感を与えることがポイントです。
各項目では要点を押さえ、文章が冗長にならないように心がけましょう。また、画像や表を用いるとより読み手がわかりやすくなります。
企画・提案書の作成事例
引用および参考：株式会社シティ情報ふくおか公式サイト｜プロポーザル事例集
株式会社シティ情報ふくおかでは、プロポーザル事例集として企画・提案書の作成事例を公開しています。
各事例をクリックすると、提案における資料を確認できます。そのため、「社外向けの提案書での挨拶文の書き方が分からない」「資料のレイアウトに悩んでいる」という方に役立つサイトだと言えます。
一方で、社外への提案を成功させるには、自社の強みや勝ちパターンを資料に反映することが重要です。したがって、作成した提案書は「Stock」のような「メッセージ機能の付いたITツール」で社内共有すると、メンバー間でフィードバックしやすく便利です。
【必見】「刺さる提案書」を作る方法とは
以下では、クライアントに刺さる提案書を作成できるツールをご紹介します。
WordやPowerPointを使って提案書を作成すると、他者に共有するときにメールやチャットツールに添付して送信する手間がかかります。そのため、メッセージ機能を備え、スムーズに情報を共有できるITツールを利用するのがおすすめです。
しかし、あまりに多機能なツールを導入すると、社内メンバーが使いこなすのに時間を要してしまいます。そのため、必要な機能を過不足なく備えたツールを導入しましょう。
結論、提案書の作成には、書類の作成・管理・共有が簡単にできるツール「Stock」一択です。
Stockでは登録した文書テンプレートを「ノート」に呼び起こすことができるため、メンバー全員が手軽にわかりやすい提案書を作成可能です。また、Stockのノートには「メッセージ」が紐づけられており、メールにファイルを添付する手間もかかりません。
提案書を簡単に作成・管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【用途別】ビジネスシーンでの提案書活用例
以下では、ビジネスシーンにおける提案書の活用例をご紹介します。提案書は多様な業種で幅広く利用されるため、用途別に目的やポイントを確認しましょう。
新規事業提案書
新規の事業やプロジェクトの構想段階で、提案書を活用できます。
提案書を作成すれば、新規事業の内容やアイデアを整理可能です。また、より説得力のあるわかりやすいビジネスプランを説明したいときに役立ちます。
新規事業提案書を適切に活用すれば、経営層などの納得や承認を得やすくなるため、ポイントを押さえて作成しましょう。
プロモーション提案書
提案書は、プロモーションの方法や予算を決めて提案するときにも利用されます。
プロモーションでは、自社の商品やサービスの顧客を増やしたり、購買意欲を向上させることが目的です。以上を達成するために、提案書ではターゲットや方法、期間を設定して、方針を提案します。
プロモーションの提案は、合理的かつ戦略的である必要があるため、わかりやすく計画を示して作成するよう心がけましょう。
コンサルティング提案書
コンサルティング業務において、提案書は頻繁に作成・活用されます。
コンサルティングの目的は、クライアントが抱える課題を分析して解決することです。目的を達成するため、顧客に対して課題の解決策を示すときに提案書が用いられます。
クライアントが納得して解決策を承諾してくれるよう、合理性や実現可能性まで丁寧に説明しましょう。
【無料】社外向け提案書に役立つテンプレート
提案書を作成するときは、テンプレートを利用すると便利です。以下では、社外向け提案書に役立つテンプレートを2つ紹介します。
Word｜ 1枚でまとめられる企画書テンプレート
こちらは、ビズ研が公開しているWord形式の企画書テンプレートです。
1枚で現状分析や解決策、具体的な企画内容を記載できる仕様になっており、要点を端的にまとめられる点が特徴です。
Powerpoint｜新規事業に活用できる提案書テンプレート
こちらは、Microsoftが公開しているパワーポイント形式の提案書テンプレートです。
テンプレートの使い方が記載されているため、提案書を初めて作る場合でも作成できます。テンプレートはサービスの導入を提案する内容になっていますが、内容を修正すれば新商品や新規事業の提案にも活用可能です。
上記のように、無料公開されているテンプレートを使うと素早く提案書を作れます。一方で、作った資料がほかのファイルに埋もれると提案時にスムーズに共有できないので、「Stock」のような文書整理に役立つツールの併用がおすすめです。
わかりやすい社外向け提案書の書き方やテンプレートまとめ
ここまで、わかりやすい社外向け提案書の書き方のポイントや、テンプレートを中心に紹介しました。
クライアントに伝わる提案書を作るには、過不足のない構成をつくり、メリットや実現性を定量的に述べることが必要です。さらに、テンプレートを使えばゼロから構成を考えることなく、体裁が整った見やすい提案書を簡単に作成できます。
しかし、説得力のある提案書を作るためには、社内メンバーからフィードバックを得ることも大切です。そのため、社内情報をスムーズに共有できるツールが求められているのです。
結論、自社が導入すべきなのは、提案書の作成・管理・共有が完結するツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、提案書の作成から管理までを効率化しましょう。
