昨今では、上司と部下で信頼関係を構築するために、面談を実施する企業が増えてきています。面談を通じて引き出した社員の悩みや考えをキャリアや業務に反映させることで、結果的に社員一人ひとりのパフォーマンスの向上につながるのです。
しかし、なかには「面談記録シートを作成したいが、どのように作ればよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面談記録シートの作成・活用方法やおすすめテンプレートを中心にご紹介します。
- 面談記録シートの概要やメリットを知りたい
- 面談記録に便利なテンプレートを知りたい
- 面談記録の共有・管理の手間を解消できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、面談記録シートの無料テンプレートが見つかり、有効な作成・活用方法まで分かります。
目次
社員・人事面談とは
以下では、社員・人事面談の目的や種類をご紹介します。面談の頻度が少なく、部下とコミュニケーションをとる機会が少ないという企業の方は必見です。
人事面談をする目的
人事面談をする目的として、おもに以下の3つが挙げられます。
- 上司と部下の信頼関係を築くため
- 部下の成長を促すため
- モチベーションを高めるため
上司が部下からの信頼を得るには、部下の悩みや目標をヒアリングすることが重要です。面談での会話を通じて信頼関係を築ければ、業務上のコミュニケーションを円滑に進められます。
面談でヒアリングした目標に対して、適切にタスクをアサインしていけば、部下の成長に直結します。また、業務上の改善点をフィードバックすることで、さらなる成長を促せます。
部下は面談を通して、自分の働きぶりに対する上司の評価を知ることができます。それにより、今後の業務に対するモチベーションを高められるのです。
上記の3つの目的を意識して、社員一人ひとりと向き合うことで、結果的に風通しの良い職場づくりにつながります。そのため、早急に面談記録シートを作成して、効果的な面談を実施していきましょう。
人事面談の4つの種類
人事面談には、おもに以下の4つの種類があるため、シーンに応じて適切な面談を実施しましょう。
- 目標設定面談
- 中間面談
- フィードバック面談
- 1on1ミーティング
目標設定面談は、部下の個人的な目標を設定するための面談です。具体的には、部下がいつまでに・何を・どこまで達成するかを提示し、上司が必要に応じて修正しつつ承認するという形になります。
中間面談は、上司と部下との間で、目標達成までの中間地点に実施されます。具体的には、目標までの進捗や課題の確認をし、状況に応じて目標の変更や課題解決に向けたアドバイスが可能です。
フィードバック面談は、一定期間の部下の業績や成果を上司から部下にフィードバックする面談です。部下の「課題の解決方法」や「長所の伸ばし方」などを検討することで、部下の成長を促せます。
1on1ミーティングは、上司と部下が定期的に1対1で実施する面談です。業務内容のみならず、日常的な悩みを話す機会を設けることで、部下のモチベーション向上や上司との信頼関係の構築が見込めます。
以上のように、人事面談は部下の成長を促すための重要な機会であると言えます。そのため、良い人間関係や職場を構築するには、定期的な面談の場が大切です。
社員・人事面談記録シートを活用するメリット
以下では、社員・人事面談記録シートを活用するメリットを解説します。面談記録シートは、おもに面談で上司が伝えたいことや部下からの質問内容などを記録するものですが、以下のようなメリットもあるため必見です。
（1）伝えたいことを事前に整理できる
1つ目のメリットは、面談で伝えたいことを事前に整理できる点です。
面談記録シートが手元にあれば、上司は面談で”どのような質問をするか”をシミュレーションしてから臨めます。また、事前に流れを理解しておけば、慌てずに面談を始められるため、内容を聞き逃したり記載し忘れたりする心配もありません。
したがって、限られた面談時間でお互いが伝えたいことを確実に伝えられるように、面談記録シートはあらかじめ作成しておきましょう。
（2）社員を適切に評価できる
2つ目のメリットは、面談記録シートが社員を適切に評価できる貴重な材料になる点です。
面談記録シートを作成・管理することで、部下の成長や課題を数年単位で把握できます。たとえば、過去に挙げられた課題が現在でも指摘されている場合、異なるアプローチで解決策を模索できるのです。
ただし、面談の結果だけを評価に結びつけてしまうと、上司の主観に左右される可能性があるため対策が必要です。ほかの社員からの評価や、普段の業務への取り組み方なども考慮しましょう。
（3）引き継ぎがしやすくなる
3つ目のメリットは、社員間で引き継ぎがしやすくなる点です。
過去の面談内容をシートに残しておけば、次回の担当者が異なる場合でも、過去の経歴や面談内容がわかった状態で始められます。そのため、ヒアリング内容が重複することなく進められ、会話に無駄が生じません。
ただし、面談記録シートの管理が煩雑だと、担当者が内容を確認したいときに探す手間がかかります。そのため、面談記録シートは「Stock」のような検索性に優れたツールで、いつでもアクセスしやすい状態で管理しましょう。
面談記録シートに書くべき項目・書き方とは
面談記録シートに書くべき項目・書き方は以下の通りです。
| 詳細 | |
|---|---|
| 目標と進捗 | 業務の目標と進捗を記載します。具体的に把握できるように定量的な内容を記入しましょう。 |
| 成果を上げたこと | これまでの業務の中で成果を上げた内容を記載します。たとえば、「商品Aの売上げ〇円」など分かりやすく数値化します。 |
| 困っていること | 業務を進める中で、面談参加者が困っていることや悩んでいることを記載します。成果が上がらない原因が分かっている場合は、詳細に書きましょう。 |
| アドバイス | 上司からのアドバイスを記載しましょう。振り返ったときでも分かるように、具体的に書くことが重要です。 |
| 次の目標 | 面談を通じて決定した、今後の目標を記載しましょう。数字を用いるなどして、達成すべきことが明確な目標を記載するのがポイントです。 |
以上の項目は面談記録シートに書くべき最低限の内容なので、必要に応じて項目を追加すれば自社に合うシートを作れます。また、面談シートの内容は個人情報であるため、閲覧制限を細かく設定できる環境で管理しましょう。
＜記入例あり＞無料で使える面談記録シートのテンプレート3選
以下では、面談記録シートの作成におすすめのテンプレートを3つご紹介します。記入例の画像つきなので、面談記録シートを書く具体的なイメージを持ちたい方は必見です。
【Excel】フィードバック面談で使える面談シートのテンプレート
こちらは、フィードバック面談で使用できる面談記録シートのテンプレートに、実際に面談内容を記入した例です。既に項目が設定されているので、流れに沿ってスムーズに面談を進めることができます。
【Excel・Word】簡単に書ける面談記録のフォーマット
こちらは、簡単に書ける面談記録シートのフォーマットです。上記のように、シンプルなデザインのため、面談内容を誰でも簡単に記載できます。
【Excel・Word】汎用的に使用できる面談記録のテンプレート
こちらは、汎用的に使用できる面談記録シートのテンプレートに、実際に面談内容を入力した記入例です。ヒアリングする項目を社員ごとに設定して、自由に記載できます。
社員・人事面談記録シートをExcelで管理するデメリット
社員・人事面談記録シートをExcelで管理するデメリットは以下の通りです。
- 目的の面談記録シートを見つけにくい
- 細かい権限設定がしづらい
- 共有に手間がかかる
Excelで作成したファイルは、開かなければ中身が分からないため、目的のファイルを見つけるのに時間がかかってしまいます。
「一部の社員にのみ公開する」といった設定ができず、パスワードによるセキュリティしかできないため、情報の改ざんや漏えいにつながりかねません。特に面接に関する情報は個人情報なので、Excelでの管理は不向きです。
Excelのファイルを共有するには、メールなどの別のツールを使用する必要があります。複数人で編集する場合はファイルのやり取りが増え、運用に手間がかかります。
このように、Excelの面談記録シートは、管理・共有に工数がかかるというデメリットがあります。そのため、たとえば「Stock」のような、面談記録の作成から管理・共有までがシンプルな操作で完結するツールの導入を検討しましょう。
Excelよりストレスなく面談記録シートを管理できるツール
以下では、Excelよりストレスなく面談記録シートを管理できるツールをご紹介します。
Excelは導入しやすい反面、面談する人数が多いと似た名前のファイルが入り交じり、あとから特定の情報を探し出すのが難しいです。さらに、共有時に都度ファイルをメール送信する手間がかかるため、管理が属人化しやすいというデメリットがあります。
そこで、面談記録シートを一元管理できるITツールを使うと、別途ツールを併用する必要がなくなり、共有の手間が省けます。また、すぐに面談記録を振り返れるよう、簡単な操作で欲しい情報にアクセスできるツールを選びましょう。
結論、面談記録シートの作成・管理には、あらゆる情報を簡単に一元管理でき、検索機能で必要な情報にすぐアクセスできるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に面談記録を書き込めば、作成と同時に任意のメンバーに共有されるため、面談記録の作成・共有が完結します。また、「高精度の検索機能」で欲しい情報に即アクセスできるため、面談記録のふりかえりにも役立つのです。
面談記録を簡単に残せて、すぐに見返せる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの検索機能＞
画像は、Stockで作成した面談記録のサンプルです。
「Stock」では、「ノート」にテキストや表、画像やファイルで情報を残せます。また、高精度の検索機能を備えているうえ、対象を選択して検索できるため、内容やタイトルなど、様々な角度から情報を探し出せます。
分かりやすい面談記録シートを書くためのポイント3選
以下では、分かりやすい面談記録シートを書くためのポイントを3つご紹介します。以下の3点を意識し、誰が見ても内容が分かる面談記録を目指しましょう。
（1）時系列に沿って記録する
1つ目は、時系列に沿って記録することです。
面談内の発言内容を時系列順に記載することで、会話の前後からその発言に至った経緯を把握できます。相手の発言の流れがあると、悩みの全体像を把握しやすくなるのです。
反対に、発言内容を入れ替えて読みやすくする書き方もありますが、入れ替えに失敗して因果関係が崩れてしまう可能性があるため、基本的には時系列に沿って書きましょう。
（2）表現を統一する
2つ目は、表現を統一することです。
面談記録内で言い回しに表記ゆれがあると、読み手が困惑し、誤った解釈をしてしまう可能性があります。たとえば、同じ人物のことを「先方」「○○さん」と二通りの書き方をしている場合、読み手は違う人物だと誤解しかねません。
そのため、事前に表現方法や言い回しを統一し、読み返したときに誤解を招かないように工夫をしましょう。
（3）テンプレートを使用する
3つ目は、テンプレートを使用することです。
面談記録を一から作成するのは多くの時間がかかります。また、面談中は発言内容を素早く記録する必要があるため、以下のようにコピーして使えるフォーマットを活用して、記録シートの体裁を整えると便利です。
＜目標と進捗＞
・（例：上半期の目標・販売額〇〇万円に対し、〇月時点での進捗は〇〇万円で約〇%であるが〇月に〇〇万円の契約が入る見込みなので〇〇万円で到着する見込み。）
＜成果をあげたこと＞
・（例：〇月は〇〇の業務フローを見直し、〇h/月の業務時間短縮に貢献した。）
＜困っていること＞
・（例：結果的には目標を達成する見込みだが、月によるばらつきが大きく、再現性がない。）
＜アドバイス＞
・（例：うまくいった場合もそうでなかった場合も、その結果になった原因を書き出して整理しておくと良い。）
＜次の目標＞
（例：〇〇/月。半期ごとではなく、月ごとの目標のみを定めて業務に取り組む。）
ただし、WordやExcelの場合、テンプレートがあっても、タブやファイルを複製しなければならず準備するのが面倒です。そこで、テンプレートを瞬時に呼び起こすことができる「Stock」のようなツールの導入を検討しましょう。
面談記録を振り返りやすく管理するメリット
面談記録を振り返りやすく管理するメリットは以下の通りです。
- 組織のマネジメントをより適切におこなうため
- トラブルを防ぐため
- 社員の成長につなげるため
面談記録を残しておけば、社員の悩みや課題をその後の人材育成や異動の改善に反映できるため、結果的に組織全体のマネジメント向上につながります。
ハラスメントやキャリア形成に関する相談は、評価や昇進といった人事判断に影響を与えるため、口頭のやり取りでは「証拠」が残らず、トラブルに発展しかねません。トラブル防止のためには、面談記録で詳細まで確実に残すべきです。
面談記録が残っていれば、上司や面談担当者が変更しても長期的な社員のフォローアップがしやすくなります。そのため、過去の記録をすぐに振り返れる環境が必須です。
このように、面談記録を振り返りやすく残しておくことは、組織全体の質の向上や組織への信頼感に繋がります。そのため、「Stock」のように情報管理に特化したITツールを使って、確実に保管しましょう。
面談記録シートに書くべき項目・テンプレートまとめ
これまで、面談記録シートに書くべき項目・テンプレートについてご紹介しました。
面談記録シートは、社員の人事評価や今後の育成に活用できるため、必ず書き残して共有する必要があります。そこで、誰もが読みやすい面談記録を作成するには、体裁が整った”テンプレート”を利用するのがおすすめです。
しかし、ExcelやWordのテンプレートは、ファイル量が増えるとほかのファイルに埋もれて取り出しにくくなってしまいます。したがって、「簡単に欲しい情報を見つけ出せるツール」で面談記録を管理するのが最適です。
結論、自社が導入すべきなのは、情報をまとめて管理でき、検索機能で必要な情報をすぐに見つけられるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、面談記録シートをストレスなく管理できる体制を整えましょう。
