リモートワークの業務環境を整備するために、クラウドツールを導入する企業が増えています。クラウドツールはインターネット上で社内情報を管理できるので、仕事をする場所に制限がなく、書類を紛失するリスクもありません。
 
そして、広く利用されているクラウドツールのひとつに「Microsoft Teams」があります。Microsoft Teamsはリモートワークに必要な機能が揃っているうえに、WordやExcelとの親和性も高いのが特徴です。
 
一方で、「自社にMicrosoft Teamsは最適なのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、Microsoft Teamsの機能や口コミ、使い方を中心にご紹介します。
 
  • Microsoft Teamsはツールとして有名なものの、自社にマッチするかが不安
  • Microsoft Teamsを実際に利用するユーザーの感想を知りたい
  • Teamsの導入を検討しているが、ほかに最適なツールがあれば合わせて知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Microsoft Teamsをどのように運用すれば良いかイメージができ、さらに自社に最適なツールを選ぶためのポイントも分かります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Microsoft Teamsとは

はじめに、Microsoft Teamsの概要やメールとの違いをご紹介します。Microsoft Teamsは何をするためのツールなのかを把握して、全体像をイメージしましょう。

Microsoft Teamsの概要

Microsoft Teamsのトップ画像
Microsoft TeamsとはMicrosoftが提供するコミュニケーションアプリです。Microsoft Teamsはチャットはもちろんのこと、ビデオ会議やファイル共有などのリモートワークに必要な業務ができる「多機能アプリ」になります。
 
また、リアルタイムでの共同編集が難しいWordやExcel、PowerPointですが、Microsoft Teamsと連携すれば共同編集が可能です。
 
料金プランは「家庭向け」「一般企業向け」「大企業向け」「教育機関向け」の4つが用意されています。一方で、多機能ゆえに使いこなすためには社内のITリテラシーが問われるので、非IT企業では教育コストがかかる可能性がある点に注意しましょう。
 

メールとの違い

従来、社内で連絡したり資料を共有したりする手段はメールでしたが、Microsoft Teamsはメールの代替ツールになります。Microsoft Teamsにはメールと比較して、以下のような特徴があります。
 
  • 件名や定型文、署名が必要ない
  • メッセージが読まれたことを確認する既読機能がある
  • メッセージで返信をせずにリアクションで返答できる
  • 大容量のファイルを送信できる
これまでメールのやりとりで感じていた不便な点が、Microsoft Teamsを導入することで解消される可能性があるのです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Microsoft Teamsでできる4つのこと

Microsoft Teamsには大きく以下4つの機能・できることが備わっています。
 
  1. チャット・コミュニケーション機能
    任意のメンバーとメッセージでやりとりができ、複数人でコミュニケーションがとれるグループチャットも利用可能です。グループチャットではメンションを利用して特定のメンバーに向けてメッセージを送れるので、相手が見逃す心配はありません。
  2.  
  3. ビデオ会議機能
    任意のメンバーと1対1のビデオ会議ができるうえ、プランによっては数百人規模の会議も可能です。また、電話会議ではインターネットがない場所でも電話回線から会議へ参加できます。翻訳機能もあるので他言語のコミュニケーションも可能です。
  4.  
  5. Microsoft Officeアプリ(Word・Excel・PowerPoint)との連携
    通常、Microsoft Officeアプリは共同作業ができませんが、Microsoft Teamsを利用すればリアルタイムで共同編集が可能になります。また、ファイル情報の共有もMicrosoft Teams上でできるので、別ツールを併用する必要はありません。
  6.  
  7. ファイル共有機能
    Microsoft Teamsでは第三者とファイル共有ができます。たとえば、Microsoft Officeアプリで作成したファイルは、Dropboxなどの別アプリのファイルとも連携してやりとりができるのです。
上記以外にも、ビデオ会議に使える投票機能やホワイトボード、アップデートによるバグの修正や適宜機能が追加されています。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Microsoft Teamsのメリット

Microsoft Teamsに類似するツールはいくつかありますが、Microsoft Teamsを導入することで得られるメリットは以下の通りです。
 
  • Microsoft Officeアプリと連携できる
  • WordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft Officeアプリと連携すれば、リアルタイムで共同編集ができます。また、Microsoft Teams上で共有したファイルは、SharePointに保存されます。
     
  • より細かいニーズにも対応できる
  • Microsoft Teamsには多種多様な機能が搭載されているので、さまざまなニーズに対応できます。たとえば、30以上の言語に対応する翻訳機能や、文字サイズやフォントを見やすく変更するイマーシブリーダー機能などが搭載されています。
     
  • 特別なライセンスは必要ない
  • Microsoft TeamsはMincrosoft 365などのプランに登録していれば、すぐに利用を開始できます。多くの日系企業はMicrosoft Officeアプリで仕事をしているので、利用開始のハードルが低いのもメリットです。
上記のメリットのなかでも、Microsoft Officeアプリとの互換性が高いのは、Microsoft Teams特有のメリットです。ただし、Microsoft Teamsは多機能ツールなため、ITに詳しくない社員は使いこなすのが難しいなどのデメリットがあるので注意しましょう。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Microsoft Teamsの利用手順

Microsoft Teamsの利用を開始する場合には、以下の3つの手順に従って登録をします。
 
  1. Microsoftアカウントを作成する
  2. Microsoftアカウントを作成する方法
    はじめてMicrosoftアカウントを作成する場合、こちらのMicrosoft Teamsの公式サイトをSafariなどのブラウザで開き、[無料でサインアップ]をクリックします。
     
    次に、メールアドレスやパスワードを登録し、メールアドレスに送信される認証コードを入力します。そして、最後にMicrosoft Teamsで使用する会社名や氏名を登録すれば、Microsoftアカウントの作成は完了です。
     
  3. アプリをダウンロードしてサインインする
  4. Microsoft Teamsアプリをダウンロードする方法
    Microsoftアカウントの作成が完了したら上記の画面が表示されるので、[アプリを入手]をクリックします。Microsoft TeamsはWeb版でも利用できますが、すぐに情報へアクセス可能なアプリ版をおすすめします。
     
    アプリがダウンロードできたらメールアドレスとパスワードを入力して、Microsoft Teamsにサインインしましょう。
     
  5. Microsoft Teamsにメンバーを招待する
  6. Microsoft Teamsにメンバーを招待する方法
    Microsoft Teamsのアプリにサインインすると上記の画面になるので、次はメンバーの参加方法を解説します。メンバーの招待は画面左下の[Find and invite peaple]をクリックして、招待リンクを送るなどで追加します。
以上の操作で、Microsoft Teamsを利用開始する準備は整いました。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Microsoft Teamsの使い方

以下では、Microsoft Teamsで頻繁に利用する「チャット機能」「ビデオ会議機能」「連携機能」を画像付きで解説します。

チャット機能

Microsoft Teamsのチャット機能
Microsoft Teamsにはテキストでやりとりができるチャット機能があります。チャット機能を使うためには、以下のステップで操作します。
 
  1. はじめに、画面左上の[Chat]をクリックします。
  2. 最近のチャットからメッセージを送信したい相手を選択します。
  3. 画面左下からメッセージを送信します。スタンプやファイルも送信可能です。
また、Microsoft Teamsでは1対1のメッセージだけでなく、複数人が参加するグループでコミュニケーションをとることもできます。

ビデオ会議機能

Microsoft Teamsのビデオ会議機能
Microsoft Teamsには顔を合わせてミーティングができるビデオ会議機能があります。ビデオ会議機能を使うためには、以下のステップで操作します。
 
  1. はじめに、画面左上の[Meet]をクリックします。
  2. 今すぐにビデオ会議を始める場合には[Meet now]、後日ビデオ会議をする場合には[Meet later]を選択します。
以上のように、Microsoft Teamsを利用すればテキストだけでなく、メンバーの顔を見ながらコミュニケーションがとれるようになります。

連携機能

Microsoft Teamsの連携機能
Microsoft Teamsにはさまざまなツールを連携できる機能があります。連携機能を使うためには、以下のステップで操作します。
 
  1. はじめに、画面左下の[Apps]をクリックします。
  2. 次に、ツールの特徴やカテゴリを選択します。
  3. 画面右側に連携させるツールの候補が表示されます。
Microsoft Teamsにツールを連携すれば、自社が抱える業務課題を解消したり、業務効率を高めたりできる可能性があります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

有料版と無料版の違いは?料金プラン比較表

以下は、Microsoft Teamsの料金プラン比較表です。プランごとにできることが異なるので、導入を検討している場合には必要な機能が利用可能かをチェックしましょう。
 
Microsoft Teams (無料) Microsoft Teams Essentials Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard
料金
無料
¥430/ユーザー/月
¥650/ユーザー/月
¥1,360/ユーザー/月
オンライン会議参加者数
100人まで
300人まで
300人まで
300人まで
会議の制限時間
60分
30時間
30時間
30時間
会議の録画と文字起こし
×
×
ウェビナー開催
×
×
×
OneDrive利用
5GB/ユーザーまで
10GB/ユーザーまで
1TB/ユーザーまで
1TB/ユーザーまで
ゲストアクセス
×
×
Microsoft 365 の追加サービス
×
×
各種デスクトップアプリ
×
×
×
シングルサインオン
×
×
電話/WEBサポート
×
以上のように、有料版と無料版には機能やサポートなどに決定的な違いがあるので、ビジネス利用する場合には有料版がおすすめです。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Microsoft Teamsを利用した人の口コミ・評判

以下では、Microsoft Teamsの口コミ・評判についてご紹介します。利用すべきかの判断として実際の利用者の声も参考にしましょう。
 
※こちらでご紹介する口コミ・評判はすべてITreview>Microsoft Teamsより引用しています。

良い口コミ・評判

はじめに、Microsoft Teamsの良い口コミ・評判です。とくに、「チームのコミュニケーションが活発になった」という声や、「ビデオ会議のレコーディング機能などが便利だ」という声が多く見られます。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/10/09)
 
資料の共有機能や会議案内の機能が優れており、使い勝手が良いと感じます。
マイクロソフト製品との連動機能も優れていて便利です。
非公開ユーザー(投稿日:2022/10/06)
 
会話感覚で情報を手軽に共有したり、相談やちょっとした息抜き程度の雑談が可能なので、在宅勤務をしていても繋がりを感じながら仕事をすることができます。
また、重要な部分は保存をすることが出来たり、ひとつのデータを複数人で編集することも可能です。
ク ルスケンイチ(投稿日:2022/10/06)
 
気軽に通話、ビデオ通話はもちろん、チャットや進行案件でのやりとりもメンションを入れて関係者とチームを組んで対応できます。
またExcelやパワーポイントなどもMicrosoftなので共有ファイルとして更新をしながらやり取りができます。
非公開ユーザー(投稿日:2022/10/01)
 
LINEのように利用できるため、短い会話を行う点について優れている。
すぐに聞きたいこと、ちょっとしたことを気軽にやりとりできるのでわざわざメールする手間が省け、業務効率化に繋がっている。今や使わない日が無い必須アプリです。
非公開ユーザー(投稿日:2022/09/29)
 
・Web会議で、資料とスピーカーの位置を自由に変更したりできること(資料とスピーカーが合成されて、プレゼンしているようにできること)
・他ツールでもあるが、Web会議中にリアクションの絵文字を自分の画面に表示できる

悪い口コミ・評判

次に、Microsoft Teamsの悪い口コミ・評判です。とくに、「ファイルの保存先がどこにあるのか分からない」という声や、「動作が重いうえに多機能なので使いにくい」という声が多く見られます。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/10/09)
 
機能が多いため、使いこなすのに時間がかかります。直感的にわかりやすいインターフェースだといいのですが。
非公開ユーザー(投稿日:2022/10/06)
 
・音声通話の品質は同じネットワーク環境では他のアプリより音質が悪い。ネットワーク状況により使いにくい場合があります。
・複数画面、タブなどの運用ができない為、操作性的には他のアプリより悪い。チャットが来たら、現在操作している画面が消えます。もう一度開く際には最初から表示されます。
非公開ユーザー(投稿日:2022/10/06)
 
Teamsにどんどん投稿が溜まるので、探すのに時間がかかることがあります。そのためチャネルを増やすと、これまたチャネルがどんどん増えて、探すのに時間がかかります。
期間限定の内容もあるので、チャネル作成時に、消去日が設定(その日になるとチャネルが自動的に消える)があれば便利かと思いました。
非公開ユーザー(投稿日:2022/09/24)
 
時々障害が発生することがあるため、重要な連絡はTeamsだけに依存しない方が良いかもしれません。
また、重い時があるとオンライン状態、退席中などのオンラインステータスを操作できないことやPC起動後の更新が遅い時がある。
吉田 雅(投稿日:2022/09/21)
 
検索機能について。日々すごいスピードで情報が処理されていくので、見返したいときに該当箇所を見つけるのが大変なこと。
検索をかけたら日付順に、メッセージやファイルが整理されて出てくるようになるとストレスなく業務に専念できると思う。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ITに詳しくない人でも簡単に使えるツール

以下では、ITに詳しくない人でも簡単に使えるツールをご紹介します。
 
Microsoft Teamsはさまざまな機能が備わっている多機能ツールですが、ストレスなく使いこなせるかは社内のITリテラシーに左右されます。とくに、「WordやExcel、PowerPointとの親和性が高い」とはいえ、機能が多すぎると社内への定着は困難です。
 
また、ファイルを開いて中身を確認したり、フォルダを複数作成して分けたりするのは手間になります。そして、利用ユーザーの評判から「動作が重い」という声が散見されたことからも、必要な情報へすぐにアクセスできないのはストレスになると言えます。
 
そのため、多機能ツールではなく軽い動作でサクサクと情報を管理したい場合は、非IT企業の65歳の社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルなうえに、あらゆる情報を蓄積しても動作が重くならない「Stock」一択です。
 
Stockはファイルを作成せずに「ノート」へ直接情報を蓄積できるので、わずかな操作で目的の情報へアクセス可能です。また、Stockにはファイルも添付できるうえに、プレビューで簡単に中身を確かめられます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Microsoft Teamsの機能や口コミまとめ

これまで、Microsoft Teamsの機能や口コミ、使い方をご紹介しました。
 
Microsoft Teamsはセキュリティが強固なため、大企業でも安心して使えます。一方で、すでにWordやExcelが導入されているという理由だけで導入すると、現場の社員が使いこなせずに生産性が下がる可能性があるのです。
 
とくに、初めてツールを導入する非IT企業であるほど、自社のITリテラシーに合わせたクラウドツールが必要です。そのため、Microsoft Teamsのような多機能ツールだけでなく、誰でも簡単に使えるようなシンプルなツールも検討しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」は、厳格なセキュリティであらゆる社内情報を保護するうえに、ITに詳しくない従業員でも初日から使いこなせるほどシンプルです。
 
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入して、情報管理や社内コミュニケーション、タスク管理が簡単にできるようにしましょう。
 
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。