トラブルを未然に防止して業務を円滑に進めるためには、作業のポイントや見落としがちな要素を確認できるチェックリストの作成が有効です。
 
見やすいチェックリストを作成するためには、項目を洗い出したりリストをデザインしたりする時間が必要です。しかし、「チェックリストを作成したいが、まとまった時間が取れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、チェックリスト作成の手間を省くテンプレートとそのデメリットについてご紹介します。
 
  • 仕事のミスを減らすために、業務フローのなかに確認作業を取り入れたい
  • チェックリストの作成にまとまった時間が取れず、あとまわしになっている
  • チェックリストが放置されないための運用法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、手間をかけずにチェックリストを作成・共有する方法が分かり、業務のミスを防ぐのに役立てられます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

チェックリストとは

チェックリストとは、仕事の進捗やポイントを確認し、作業に抜け漏れが生じないように管理するためのものです。
 
たとえば、営業担当者による商談準備のチェック、物流業務における積み荷のチェック、また飲食店における清掃作業のチェックなど、さまざまな業務で活用されています。
 
チェックリストは、あらゆる業界で「業務が予定通り進んでいるか」や「作業に抜け漏れはないか」などを確認するために利用されるのです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

チェックリスト作成のポイント

以下では、ビジネスにおけるチェックリスト作成で注意したいポイントを3つご紹介します。チェックリストを作成するだけで終わらせず、トラブル防止に確実につなげるために、以下のポイントを心がけましょう。

(1)管理したい項目に過不足がない

1つ目のポイントは、チェックリストで管理したい項目に過不足がないことです。
 
たとえば、「正確さが求められる業務」や「怪我のリスクがある業務」のチェックリストは、チェック項目が少ないと重大なミスや事故を引き起こす可能性があります。逆に、項目が多すぎると面倒に感じてしまい、従業員は確認作業をいい加減にするようになるのです。
 
したがって、業務に応じてチェック項目の粒度を変えて、より効果的なチェックリストを作成する必要があります。

(2)時系列で項目を記載する

2つ目のポイントは、チャック項目を実際の作業順(時系列)で記載することです。
 
チェック項目を時系列にすれば、業務効率が良くなる可能性があります。たとえば、問い合わせ対応のチェック項目で「過去の問い合わせを確認」の次に「メールを送信」とあれば、対応済みの問い合わせを参考にできるので業務が効率化される余地があります。
 
そのため、実際の作業フローに従ってチェックリストを作成して、業務のムダを可能な限り減らしましょう。また、時系列でチェックリストを作成しないと、そもそも業務が進められないケースもあるので注意が必要です。

(3)共有しやすい

3つ目のポイントは、共有しやすい手段でチェックリストを作成することです。
 
チェックリストの作成手段として、ExcelやWordが挙げられます。ExcelやWordは業務で使い慣れている一方で、更新する度に共有し直さなければならないというデメリットがあります。
 
チェックリストはチーム内で進捗状況を確認したりダブルチェックしたりと、複数人で共有する機会が多いものです。そのため、共有しやすい手段で作成することが重要です。
 
たとえば、一度共有されたチェックリストの更新状況が誰でも一目で分かる「Stock」なら、最低限のコミュニケーションでチェックリストの更新状況を把握できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

チェックリストのテンプレートの紹介

以下では、ExcelやWordを用いたチェックリストのテンプレートをご紹介します。テンプレートを用意しておけば、項目を入力するだけで簡単にチェックリストを作成できます。

Microsoft Office公式

Microsoft Office公式テンプレートのチェック表

こちらのサイトには、請求書支払いチェックリストやイベント実施のためのチェックリストなどのテンプレートが用意されています。
 
色使いやデザインが洗練されており、どのようなチームでも取り入れやすいテンプレートが多いのが特徴です。ただし、有料のテンプレートも含まれているためダウンロードの際には料金が発生するかどうか確認しましょう。

Microsoft Office公式テンプレートの詳細はこちら

bizocean

bizoceanのチェック表

こちらのサイトには、ExcelやWordの無料テンプレートが用意されています。ToDoチェックリストのような基本的なものはもちろん、内部監査や就業規則のチェックリストなど、専門的なものもダウンロード可能です。
 
また、検索時には人気順やダウンロード数順に並べ替えたり部門を選択したりできるため、必要なテンプレートを探しやすいと言えます。

bizoceanのテンプレートの詳細はこちら

無料のビジネス書式テンプレート

無料のビジネス書式テンプレートのチェック表

こちらのサイトでは、ExcelやWord、PowerPointのテンプレートを会員登録不要でダウンロードできます。
 
点検チェックシートや持ち出し表など、カテゴリごとにいくつかのテンプレートが用意されているため、自社に適したものを見つけやすいと言えます。

無料のビジネス書式テンプレートの詳細はこちら

経費削減実行委員会

経費削減実行委員会のチェック表

こちらのサイトでは、製品出荷検品表、コスト削減チェックリスト、生産管理チェック表など、経費削減に繋がるテンプレートを中心にダウンロードできます。
 
ただし、ダウンロードには会員登録の手続きが必要なので注意しましょう。

経費削減実行委員会のテンプレートの詳細はこちら



「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

チェックリストのテンプレートを利用するデメリット

テンプレートは手間をかけずにチェックリストを作成するのに役立つ一方で、以下のような2つのデメリットがあります。

更新状況が分かりにくい

1つ目のデメリットは、ExcelやWordでは更新状況が分かりにくいことです。
 
更新内容はファイルを開かなければ確認できず、更新日も一目で把握するのが難しいと言えます。そして、更新内容や更新日が分かりにくいと次第に利用されなくなり、「実際にチェックリストを活用できているのか」があいまいになるのです。
 
結果、製品やサービスの品質に関するマネジメントも難しくなり、さらにチェックリストと実際の作業との間に乖離が生じて、チェックリストとしての意味がなくなるのです。
 
以上のように、更新状況が分かりにくい管理方法では従業員だけでなく、マネジメントをする立場にも悪影響を及ぼします。

確認漏れの差し戻しに手間がかかる

2つ目のデメリットは、確認漏れの差し戻しに手間がかかることです。
 
チェックリストをExcelで管理していると、確認漏れがあった場合には「確認漏れの指摘をする→チェックリストを更新する→チェックリストを共有・アップロードし直す」という手間がかかります。
 
このように確認漏れの差し戻しに手間がかかると、プロジェクトや作業全体の進捗に影響を及ぼします。したがって、チェックリストをスムーズに共有できるITツールを導入しなければなりません。

テンプレートのデメリットを解消するおすすめのツール

以下では、テンプレートのデメリットを解消するおすすめのツールをご紹介します。
 
チェックリストのExcel・Wordテンプレートを利用すると、ファイルの操作・やりとりに手間がかかるため「更新状況が分かりにくい」「差し戻しに時間がかかる」という事態になります。
 
結果的に、確認作業や進捗共有がスムーズにできないので、作成されたあとに放置される「形骸化したチェックリスト」になってしまう可能性があるのです。したがって、チェックリストの更新・共有が簡単にできるITツールを導入しなければなりません。
 
結論、ExcelやWordテンプレートのデメリットを解消して、従業員にチェックリストを活用させるためには、チェックリストの作成・更新・共有に必要な機能が過不足なく備わっており、かつ誰でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にチェック項目を記入すると、ワンクリックでチェックリストが作成できます。また、「テンプレート機能」を利用すると、WordやExcelを使わずに業務ごとのチェックリストを呼び出せるので、作成時間を短縮することに役立ちます。

【Stock】最も簡単にチェックリストを作成・共有できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

仕事で使えるチェックリストのまとめ

ここまで、「チェックリストの作成ポイント」や「テンプレートのデメリットを解消するツール」を中心にご紹介しました。
 
チェックリストを形骸化させずに活用するためには、チェックリストの「確認」や「共有」がしやすい環境を整えることが重要です。裏を返せば、ファイルを開いたりアップロードしたりと手間がかかるファイル(テンプレート)は、チェックリストの形骸化を進めかねません。
 
したがって、チェックリストを無駄なく利用するには、簡単に確認・共有ができるITツールが必須です。たとえば、今回ご紹介したStockは、ITに詳しくない65歳の社員でも簡単にチェックリストを作成し、業務の確認やメンバーとの共有ができるツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入してエクセル・ワードのテンプレートから脱却し、形骸化しないチェックリストを運用しましょう。