トラブルを未然に防止して業務を円滑に進めるには、作業のポイントや見落としがちな要素を確認できるチェックリストが有効です。
しかし、見やすいチェックリストを作成するには、項目の洗い出しやリストのデザインなどに時間がかかります。そのため、「チェックリストを作成したいが、まとまった時間が取れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすいチェックリストを作成できるテンプレートサイトや作成ポイントを中心にご紹介します。
- 自社に適したテンプレートを導入し、リストの作成時間を短縮したい
- 見やすいチェックリストを作成するコツを知りたい
- チェックリストの作成だけでなく、更新や共有も効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートを見つけることができるほか、手間をかけずにチェックリストを運用する方法が分かります。
目次
チェックリストとは
チェックリストとは、仕事の進捗やポイントを確認し、作業が抜け漏れないように管理する一覧表です。
たとえば、営業担当者による商談準備のチェック、物流業務における積み荷のチェック、また飲食店における清掃作業のチェックなど、業界業種を問わずさまざまな場面で活用されています。
このように、チェックリストは、あらゆる業界で「業務が予定通り進んでいるか」や「作業に抜け漏れはないか」などを確認するために利用されるのです。
無料で使える!チェックリストのテンプレートサイト5選
以下では、無料で使えるチェックリストのテンプレートサイト5選と、代表的なテンプレートをご紹介します。テンプレートを用意しておけば、項目を入力するだけで簡単にチェックリストを作成できます。
(1)Microsoft Office公式テンプレート
こちらのサイトには、請求書支払いチェックリストやイベント実施のためのチェックリストなどのテンプレートが用意されています。
色使いやデザインが洗練されていて、どのような職種でも取り入れやすいテンプレートが多いことが特徴です。ただし、有料のテンプレートも含まれているので、ダウンロードをするときには料金が発生するかを確認しましょう。
例)保存・共有できるチェック表のテンプレート
こちらは、書類ごとで誰に共有すべきかを確認できるチェック表のテンプレートです。とくに、書類や顧客が多いケースで役立ちます。
(2)ビズ研
こちらのサイトでは、ビジネス書式のテンプレートを無料かつ登録不要でダウンロードできます。チェックリストだけでなく、ガントチャートやスケジュール表など、進捗管理に役立つテンプレートも用意されています。
例)おしゃれなチェックリストのテンプレート
こちらは、ビズ研でダウンロードできるおしゃれなチェックリストのテンプレートです。豊富な色合いをチェックリストに取り入れたい場合はおすすめです。
(3)[文書]テンプレートの無料ダウンロード
こちらのサイトでは、WordやExcelに対応したテンプレートを無料ダウンロードできます。手紙やはがきのテンプレートも用意されているのが特徴です。
例)確認書のWordテンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する、確認書のWordテンプレートです。シンプルな構成なので、業界業種問わず利用できます。
(4)経費削減実行委員会
こちらのサイトでは、製品出荷検品表、コスト削減チェックリスト、生産管理チェック表など、経費削減につながるテンプレートを中心にダウンロードできます。
例)コスト削減チェックリストのテンプレート
こちらは、経費削減実行委員会でダウンロードできるコスト削減チェックリストです。テーマごとに区分して、チェックリストを作成できるのが特徴です。
ただし、ダウンロードには会員登録の手続きが必要なので注意しましょう。
(5)プリントアウトファクトリー
こちらのサイトでは、Excelのテンプレートをダウンロードできます。
勤務チェックリストや生産管理表、棚卸表といった基本的なチェックリストのテンプレートをすべて無料でダウンロードできます。ただし、ダウンロードするには会員登録が必要です。
例)勤務チェックリストのテンプレート
こちらは従業員の健康や勤怠・就業への姿勢をチェックできるリストのテンプレートです。とくに、1on1ミーティングなどの面談中に活用できます。
効果的にチェックリストを活用するための条件とは
以下では、効果的にチェックリストを活用するための条件を2つご紹介します。チェックリストを導入する際は、以下の条件を満たしているかを必ず確認しましょう。
チェックリストの表示・更新がスムーズ
チェックリストを効果的に活用するためには、「チェックリストの表示・更新がスムーズに行えるか」がとても重要です。
チェックリストの内容を確認する度に「ファイルを探し出す→開く」を繰り返すのは、都度無駄な時間がかかってしまい非効率です。また、内容を更新する際にも同様の手順が必要となり、更新を後回しにしてやり忘れてしまう可能性もあります。
そのため、チェックリストを効果的に活用したい方は、「表示・更新に手間がかからないか」を基準に導入の検討を行いましょう。
場所を選ばずに閲覧可能
チェックリストを「社外で確認できるか」も、効果的な活用を行う上で重要です。
担当の業務によっては、チェックリストを社外で確認する機会も少なくありません。たとえば、営業の担当者が商談で社外に出向いている場合などです。
社外で業務を行う際にチェックリストの確認ができないと、タスクの抜け漏れを誘発してしまいます。したがって、出先で手元にパソコンがない状態でも、チェックリストを確認できる状態を整えましょう。
たとえば、マルチデバイスに対応している「Stock」は、スマホ・PCどちらで使用してもシンプルな使い心地なので、社内・社外の双方で重宝されています。
<注意>チェックリストをExcelやWordで管理する2つのデメリット
ExcelやWordのテンプレートはチェックリストの作成にかかる手間を解消できる一方で、以下の2つのデメリットもあります。上手く対処しなければ、運用が失敗する可能性があるので注意しましょう。
(1)更新状況が分かりにくい
ひとつ目のデメリットは、ExcelやWordでは更新状況が分かりにくいことです。
ExcelやWordでチェックリストを作成すると、更新内容や更新日の確認にはわざわざファイルを開く必要があります。そして、次第に利用されなくなり「実際にチェックリストを活用できているのか」が不透明になってしまうのです。
その結果、製品やサービスの品質に関するマネジメントが難しくなり、チェックリスト通りに実務ができなくなります。このような管理方法では従業員だけでなく、マネジメントをする立場にも悪影響です。
(2)確認漏れの差し戻しに手間がかかる
二つ目のデメリットは、確認漏れの差し戻しに手間がかかることです。
チェックリストをExcelやWordで管理していると、確認漏れがあった場合には「確認漏れの指摘をする>チェックリストを更新する>チェックリストを共有・アップロードし直す」という手間がかかります。
このように、確認漏れの差し戻しに手間がかかると、プロジェクトや作業全体の進捗も遅れてしまうのです。一方、作成したチェックリストをリアルタイムで共有できる「Stock」のようなITツールであれば、差し戻しの工数を一気に省けます。
【手間を軽減】テンプレート機能が備わったおすすめのツール
以下では、テンプレート機能が備わったおすすめのツールをご紹介します。
チェックリストのExcel・Wordテンプレートは、無料でダウンロードできるメリットがあります。しかし、ExcelやWordは逐一ファイルを開かなければ内容を確認できず、共有にも手間がかかるため非効率です。
結果的に、確認作業や進捗共有がスムーズにできず、作成されてから放置される「形骸化したチェックリスト」になってしまうのです。こうした事態を防ぐには、チェックリストの作成だけでなく、更新・共有も簡単にできる”ITツール”を導入しなければなりません。
結論、ExcelやWordテンプレートのデメリットを解消して、従業員にチェックリストを活用させるには、「ノート」に残したチェックリストがリアルタイムで共有される「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にチェック項目を記入すると、チェックリストを簡単に作成できます。また、「テンプレート機能」を利用すると、WordやExcelを使わずにわずかな操作で業務ごとのチェックリストを呼び出せるので、作成時間の短縮に役立ちます。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
見やすいチェックリスト作成の4つのポイント
ここでは、見やすいチェックリストの作成に必要な4つのポイントを解説します。チェックリストを作成するだけで終わらせず、以下のポイントを実践しましょう。
(1)管理したい項目の過不足をなくす
一つ目のポイントは、チェックリストで管理したい項目に過不足がないことです。
たとえば、「正確さが求められる業務」や「怪我のリスクがある業務」のチェックリストは、チェック項目が少ないと重大なミスや事故を引き起こす可能性があります。一方で、項目が多すぎると従業員が面倒に感じ、確認作業が形骸化してしまうのです。
したがって、業務に応じてチェック項目を加減し、項目の過不足がないチェックリストを作成しましょう。
(2)時系列で項目を記載する
二つ目のポイントは、チェック項目を実際の作業順(時系列)で記載することです。
チェック項目を時系列にすれば、業務効率が上がりやすくなります。たとえば、問い合わせ対応のチェック項目で「過去の問い合わせを確認」の次に「メールを送信」とあれば、対応済みの問い合わせを参考にしつつ、スピーディなメール送信ができるのです。
そのため、実際の作業フローに従ってチェックリストを作成し、業務のムダを減らしましょう。
(3)作業内容の変更に合わせて更新する
三つ目のポイントは、チェックリストを作業内容の変更の都度更新することです。
現行の作業内容とチェックリストの中身が異なっていれば、適切にチェックリストが活用されず、作業のミスや抜け漏れにつながってしまいます。
そのため、チェックリストの中身は、常に最新の作業内容に合わせましょう。
(4)共有のしやすさを考慮する
四つ目のポイントは、共有しやすい手段でチェックリストを作成することです。
チェックリストは進捗を確認したりダブルチェックをしたりと、社内で共有する機会が多いです。しかし、ExcelやWordでチェックリストを作成すると、逐一メールやSMSなどの別ツールを使わなければ共有できません。
したがって、共有のしやすさを考慮するうえでは、ノートに残したチェックリストをリアルタイムで共有できる、「Stock」のような情報共有ツールを使いましょう。
見やすいチェックリストのポイントやテンプレートまとめ
ここまで、見やすいチェックリストの作成ポイントや、おすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
チェックリストは項目を過不足なく設定したり、時系列で並び替えたりすることがポイントです。また、WordやExcelの無料テンプレートを使えば、一からチェックリストを設計する手間が省けます。
ただし、WordやExcelでは、更新するたびにファイルを開いたりアップロードしたりと面倒です。したがって、「わずかな工数で確認や共有ができるITツール」を使い、チェックリストが活用しやすい仕組みをつくりましょう。
結論、自社で導入すべきITツールは、チェックリストを簡単に残せる「ノート」があり、リアルタイムで更新・共有もできる『Stock』一択です。Stockはシンプルなため、ITが苦手な方でも直感的に使いこなせます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、形骸化しないチェックリストを運用しましょう。