業務をトラブルなく進めるために必要なチェックリストですが、作成には非常に手間がかかります。
 
チェックリストの作成には、管理する項目の洗い出しやリストのデザインが必要となるため、大変な思いをしている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで、チェックリストの作成を効率化してくれる「テンプレート」を活用することで、作成時間を大幅に短縮することができます。
 
今回は、チェックリストを作成・運用していく上でのポイントや、無料で使えるテンプレートのサイトをご紹介しますので、
 
  • チェックリストの作成方法やポイントが知りたい
  • チェックリストをより効率的に作りたい
  • 円滑な運用まで見据えたチェックリストを作成したい
という担当者の方は、今回の記事を参考にすることで効果の高いチェックリストの作成・運用が実現できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

チェックリストとは

チェックリストとは、仕事の進捗を確認し、業務に抜け漏れが生じないように管理するためのものです。
 
たとえば、営業マンが商談準備に行う作業のチェック、物流業務で荷物が全部積まれているかのチェック、また飲食店などで掃除が確実に行われているかのチェックなど、以外と身近で使われている場面が多いです。
 
その他、学校のイベントの前に忘れ物チェックリストを配布するなど、子供から大人までチェックリストはさまざまな業務や用途に活用できます。


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チェックリスト作成のポイント

ビジネスで使用するチェックリストを作成する際に、注意したいポイントを3つご紹介します。チェックリストを上手く運用していくためにも、下記の点に留意して適切に作成しましょう。

管理したい項目に過不足がない

チェックリストを活用して管理したい項目に抜け漏れがないように作成しましょう。逆に項目が多すぎても使われなくなってしまうため、業務のトラブルを防ぐために最低限必要な項目だけを選び、追加します。
 
また、業務の担当者から挙がってきた作業項目から、担当者が一度に行うもの、分けて行うもの、といったように業務の進め方も整理すれば、より生産性を向上させられます。

シンプルで誰でも使える

チェックリストを管理する際にExcelやWordを利用している場合、ファイルをいちいち開いて確認し、記載し、保存をするという手間がかかります。
 
チェックリストはあくまでも「確認」のための作業です。したがって、できるだけ手間なく記載でき、誰が見てもわかりやすいツールを使いましょう。

時系列で項目を記載する

業務の中で進めていく作業には、適切な順番で行うことで価値を発揮するものが多くあります。
 
たとえば、マーケティング業務の中で、顧客に効果的な文言の分析をする前にメールを送信してしまったら、過去の業務から改善に繋げることができません。加工業などでは、加工の順番を間違えてしまえば、製品の出来上がりに影響します。
 
そのため、基本的ではありますが、作業の順番通りにチェックリストを作成することは非常に重要です。


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チェックリスト作成におすすめなツール

チェックリストを作成しただけでは、トラブルの防止や業務状況の確認には貢献しません。作成した後、適切に運用・管理されることで効果を発揮します。
 
チェックリストの運用を現場や担当者に任せておくだけでは、実際に活用されているのか、チェックリストの効果は得られているのかなどが不明であり、使われないまま業務の抜け漏れが生じるということが起こる可能性があります。
 
漏れのないようにプリントアウトして手書きで確認できるようにする、掲示物として常に見えるところに貼っておくなどの方法がありますが、ツールを使って管理すると更新もしやすくなり、必要なときにチェックリストへすぐにアクセスできます。
 
そして、チェックリストの状況はいつでもチームメンバーが共有できる状態が理想ですので、たとえば、80,000社以上の導入実績を誇る、「Stock」に代表されるような情報共有ツールを用いると、簡単にチェックリストを作成・共有でき、メッセージ欄にてフィードバックを送ることもできます。
 
また、タスクの設定も可能ですのでチェックリストはもちろん、そのほかの業務管理も内包でき、セキュリティも安心です。

チームの情報を簡単に残せるツール『Stock』

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チェックリストのテンプレートのご紹介

以下では、ExcelやWordを用いたチェックリストのテンプレートをご紹介します。どうしてもファイルを使用する必要がある場合は、これらの雛形を活用し、作成したファイルをStockのノートに貼り付けて共有すると良いでしょう。

microsoft office公式

microsoftテンプレートの起動画面

 
請求書支払いチェックリストや、イベント実施までにすべき業務のチェックリストなど、さまざまな項目を管理するためのテンプレートが用意されています。
 
色使いやデザインが洗練されており、どんなチームでも取り入れやすいテンプレートが多いです。
 


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bizocean

bizoceanの起動画面

 
約95件のExcelやWordテンプレートを用意しており、ダウンロードが多い人気順に並び替えて探すことができます。
 
中には、コンサルティング事務所や業務管理に長けた個人が作成している有料版のテンプレートもあり、豊富な種類の中から選ぶことができます。
 


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無料のビジネステンプレート

無料のビジネステンプレートの起動画面

 
ExcelやWord、PowerPointの雛形を、会員登録無しでダウンロードできます。
 
設備管理表や健康管理表などのカテゴリーごとに、何種類か用意されているので、自社に適切なテンプレートを見つけやすいでしょう。
 


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経費削減実行委員会

経費削減実行委員会の起動画面

 
製品出荷検品表、コスト削減チェックリスト、生産管理チェックリストなど、経費削減に繋がるテンプレートを中心に用意しています。
 
ファイルごとにダウンロードされている数も記載されているため、よく使われているファイルの順に確認することができます。
 


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無料ダウンロード「かわいい」雛形・テンプレート素材

無料ダウンロード「かわいい」雛形・テンプレート素材の起動画面

 
このサイトには、「かわいい」「おしゃれ」をテーマとしたテンプレートが多数用意されています。
 
色使いがカラフルで、絵も挿入されているので、保育園・幼稚園や介護施設など、柔らかな雰囲気を持たせた方が効果的な場面で活用しましょう。
 


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まとめ

これまで、チェックリストの作成時のポイントからすぐに使えるテンプレートまでご紹介してきました。改めて、チェックリストの作成と運用において重要な点は下記の通りです。
 
  1. チェックリストに必要な項目を洗い出し、手間をかけずに作成する
  2. 作業の手順ごとに時系列で項目を記載する
  3. 抜け漏れのないようチーム全員で共有し、誰でも使えるわかりやすいツールを使う
この3つのポイントを押さえて確実にチェックリストの運用を進めていくためには、チームの誰でもすぐに使える、管理が簡単なツールがおすすめです。
 
ExcelやWordでは、いちいちファイルを開かなければならない、更新連絡が取りづらいという問題があります。それではなかなか浸透しづらく、更新漏れが起こります。
 
一方、今回ご紹介した「Stock」は、非IT企業であっても社内の誰もがすぐに使用できるほどシンプルな設計であり、導入したその日からスムーズなチェックリストの活用ができます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひStockでチェックリストの運用を効率化し、業務のスムーズな遂行につなげましょう。