日々の仕事の中で、様々な方法で情報のやり取りをされているかと思いますが、下記のような経験はありませんか?
 
  • チャットで議事録や作業内容のやり取りをしているが、流れてしまい後から振り返りができない
  • ファイルで情報共有を受けているが、色々な人が編集するので、どれが最新情報か分からない
これらの問題はStock(ストック)を使うことで簡単に解決することができます。
 
そこで今回の記事では、情報共有ツール「Stock(ストック)」のノートの機能や使い方についてご紹介致します。
 
是非参考にしていただき、チーム内の円滑な情報共有に役立てていただければと思います。
 
※「Stock(ストック)」とは?という方は、こちらの記事もご覧ください。
 

Stock(ストック)のノートとは?

ノートはStock(ストック)のメインとなる機能です。
フォルダごとにノートが格納されているため、情報の整理が簡単です。
 
Stock(ストック)では、ノートに情報を記載すると自動で保存されるため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。
また、Stock(ストック)のノートには、テキストや画像、動画やOfficeファイルなど、あらゆる情報を記載・添付できます。
 

Stockのノート画面

Stock(ストック)のノートで使える便利な機能とは?

Stock(ストック)のノートには、テキスト情報を記載する上で、下記のような機能が備わっています。
これらの機能を使えば、後から振り返っても見やすく、他のメンバーに情報が伝わりやすいノートを作ることができます。

文字装飾

Stock(ストック)では、テキストの「太字」「下線」「斜体」「文字色の変更」「文字サイズの拡大・縮小」といった装飾を施すことができます。
これらを活用すると、見出しや重要な部分を目立たせることができ、使い方の幅が広がります。
 

Stockのノートの文字装飾

箇条書き

箇条書きを使えば、ノートの内容を簡単に構造化できます。
「Tab」キーでインデント(1文字分下げること)、「Shift + Tab」キーでアウトデント(1文字分上げること)をすることができます。
インデントとアウトデントを上手く使うことで情報を構造化でき、誰にとっても見やすく分かりやすいノートを作れます。
 

Stockのノートの箇条書き

チェックボックス

チェックボックスを使うことで、ToDoリストの作成や工程管理にも利用できます。
複数人で同じノートを編集できるため、共同作業もスムーズになります。
 

Stockのノートのチェックボックス

ファイル添付

例えば、会議でのホワイトボードの写真を議事録のノートに貼り付けることができます。
また、写真以外にも、動画やパワーポイント、エクセルなど、あらゆるファイルをノートに添付することができます。
 

Stockのノート画面

印刷

例えば、ノートに記載した議事録やマニュアルを印刷することもできます。
Stock上での共有だけでも十分便利ですが、必要な場合には、印刷して配布することも可能です。

Stock(ストック)のノートのおすすめの使い方

ここまで、Stock(ストック)のノートに関する基本的な機能をご紹介しました。
ここからは、Stock(ストック)のノートをもっと便利に活用するためのおすすめ機能をご紹介します。

テンプレート機能を活用しよう!

Stock(ストック)のノートではテンプレート機能がよく使われています。
「議事録」「日報」「作業依頼」など、書くべき項目が決まっている場合には、テンプレート機能を使うのが便利です。
 
例えば、
  • 人によって書くクオリティが違う
  • 項目にばらつきがあり統一感がない
といったことはありませんか?
 
テンプレート機能を使えば、「既に記載すべき項目が指定されていて、あとは各項目の内容を記載するだけ」になるので、人による記載量やフォーマットのバラつきを無くすことができます。
 

Stockのテンプレート機能

情報量が多くても検索機能を使ってすぐにアクセス!

Stock(ストック)の検索機能はユーザーからも評判が良く、実際に下記の点で優れています。
 

①フォルダ単位で絞り込んで検索できる

 フォルダを指定して検索結果が見られることから、必要な情報へのアクセススピードが早まります。

②どの部分が検索にヒットしたかが分かりやすい

 ヒットしたキーワードには黄色のハッチがかかるので、どこに該当のキーワードがあるか分かりやすいです。

③Stock(ストック)内の情報は必ずヒットする

 例えば、他のツールを使っていると、絶対にあるはずの情報がヒットしないということもよくあります。しかし、Stock(ストック)では、Stock内の情報は必ずヒットするようになっています。
 
チーム内の情報をどんどんStock(ストック)にストックしていくと、当然Stock(ストック)内の情報量は多くなってきます。
もちろん、フォルダ単位で情報の整理がされているため、すぐに必要な情報にアクセスできますが、検索機能を使えばさらに情報へのアクセススピードが格段に上がります。
 

Stockの検索機能

Stock(ストック)のノートは誰でも簡単に使いこなせる!

Stock(ストック)のノートはシンプルでありながら、ビジネスで必要な機能が備わっています。
そのため、誰でも簡単にノートを作ることができ、社内の情報共有が円滑になります。
 
もし、「何を書いていいか分からない」という声があったとしてもテンプレートを使うことで、必要な項目を埋めるだけという状況を作り出せます。
 
また、下記の導入事例のように、ITに抵抗感がある方でも、紙の情報共有からStock(ストック)の情報共有へ簡単に移行ができています。
 
 
是非Stock(ストック)に登録して、ノートでの情報共有を試してみてください。
 
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