BPRとは「Business Process Re-engineering（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）」の頭文字をとった言葉で、業務改革の手法のひとつです。人手不足や競争激化が進むなか、多くの企業で注目されています。
しかし、「BPRが具体的に何かわからない」「任されたものの、何をしたらよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、BPRの意味や成功事例、推進プロセスを中心にご紹介します。
- 業務改善でBPRを任されたが、何をすればよいかわからない管理職
- 業務改善の一環でBPRを知ったが、より詳しく知りたい現場リーダー
- 業務改善のためにBPRに取り組むべきか迷っているDX担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、BPRの意味や進め方が具体的にわかり、社内のBPRを効果的に推進できます。
目次
BPRとは
BPRとは、業務プロセスを見直し再構築するための手法です。
BPRで業務フローを改善すれば「無駄な業務時間の削減」や「無駄な人件費の削減」といった効果が期待できます。具体的な施策としては、デジタル技術の活用で業務を自動化したり、グループ会社の支社ごとに分散したメンバーをまとめて管理したりすることが挙げられます。
このように、BPRは業務の非効率なフローを変革し、業務達成のための最適なプロセスを構築しなおす取り組みです。
BPRはなぜ必要？
ここでは、BPRが必要な理由を解説します。業務改善はしたいが、BPRに踏み切れない担当者の方は、以下の内容を参考に検討しましょう。
- 組織全体の最適化
複数部署をまたぐ業務では、「責任範囲が曖昧」「担当者が分からない」といった非効率が生まれやすくなります。そのため、個人の業務改善だけでなく、業務フロー自体の見直し・再設計が必要です。 - 情報の集約
社内の情報が散在していると、必要な情報を探すだけで時間がかかり、判断の遅れや二重入力などの課題につながります。そのため、BPRで情報の流れそのものを見直し、一元管理できる形式に再設計しなければならないのです。
以上のような、特定の改善アクションだけでは解決が難しい課題を抱えている場合は、業務全体を見直すBPRが必要なケースが多いのです。
BPRすべき企業の特徴とは
ここでは、bPRすべき企業の特徴をご紹介します。BPRを検討するタイミングがわからない担当者の方は、以下の内容を参考にBPRが自社に必要か判断しましょう。
（1）業務改善の成果が出ていない
1つ目の特徴は、業務改善の成果が出ていない企業です。
マニュアル整備やExcel管理の見直しに取り組んでいても、業務スピード向上や属人化解消ができていないケースが少なくありません。こうした状態では、部分的な改善だけでは限界に達している可能性が高いと言えます。
そのため、全社的に業務を見直して、人員分担や業務フローなどを根本的に再設計するBPRが必要です。
（2）人の入れ替わりがある
2つ目の特徴は、人の入れ替わりがある企業です。
人事異動や退職・入社などによって担当者が変わると、これまで属人化していた業務や、非効率な業務フローが顕在化しやすくなります。とくに、とくに、特定の担当者しか業務内容を把握していない状態を放置すると、今後引き継ぎの度に支障が出てしまいます。
そのため、BPRによって、シンプルな業務フローを再構築することが重要です。
（3）忙しさと成果がともなわない
3つ目の特徴は、忙しいのに成果につながらない状態が続いている企業です。
このような企業では、業務に無駄が多く、現場の負担だけが高い場合があります。たとえば、情報検索に時間がかかったり不要な会議が重なったりして、本来注力すべき業務に時間を使えないケースが挙げられます。
このように、業務負担が高く、忙しいのに成果が伸びていない企業は、BPRによって不要な工程を削減し、注力すべき業務への時間を確保しましょう。
BPRを放置すると起こる組織リスクとは？
ここでは、BPRを放置すると起こる組織リスクをご紹介します。BPRに踏み切れない方は、以下の内容を参考にBPRの必要性を判断しましょう。
業務がブラックボックス化する
1つ目の組織リスクは、業務のブラックボックス化です。
業務フローが複雑で整理されないままの状態が続くと、業務の進行や判断基準が個人に蓄積されていきます。その結果、業務が属人化して、引き継ぎ時のトラブルや業務品質の低下につながるのです。
このように、BPRを放置すると業務が見えにくくなり、再現性のある業務ができなくなります。そのため、BPRで業務プロセスを再設計して、業務の見える化を進めましょう。
組織の意思決定が遅れる
2つ目の組織リスクは、意思決定の遅延です。
情報が複数のツールに散在していると、必要な判断材料となる情報を集めるのに時間がかかります。また、情報が属人化していて、担当者にきかなければ判断できない場合も意思決定に遅れが出てしまいます。
組織の意思決定が遅れると、市場変化や顧客要望への対応が遅れてしまうため、BPRを実施して情報共有の仕組みそのものを見直しましょう。
BPRの成功事例2選
ここからは、BPRに成功した企業事例をご紹介します。
事例1｜LIXIL
LIXILはトイレやお風呂、キッチンなどの水回りの製品のほか、インテリアやエクステリアの開発、提供をしている企業です。
同社は、グループ会社間で経理部門を集約するシェアードサービスによって、BPRに成功しました。
世界150カ国以上にグループ会社を持つ同社は、事業のグローバル化によって海外支社の経理管理が行き届かないことが課題でした。そこで、シェアードサービスを実施し、各社の経理業務を本社直轄の社内組織に集約・管理する体制を整えました。
結果、全ての支社で統一された経理業務を行えるようになったのです。より公正な運営が可能になり、コーポレートガバナンスが強化されました。
事例2｜ソフトバンク
ソフトバンクは、主にスマホやタブレットなどの携帯端末の販売やインターネット通信サービスの提供を行う企業です。
同社は、AI（人工知能）や作業の自動化をするRPAの活用によってBPRに成功しました。
新規事業開拓をするにあたり人員不足と費用が課題でしたが、2019年に「デジタルワーカー4000プロジェクト」を立ち上げ、電子契約や新卒採用選考をはじめとした多くの業務をデジタル技術の活用で効率化しました。
結果、1ヶ月に4500人分以上の業務時間を削減に成功し、約241億円のコスト削減につながったのです。人員と予算に余裕が生まれ、社内の新規事業や成長領域に力を入れられるようになりました。
BPRを推進するプロセス
ここでは、BPRを実際に進めていくプロセスをご紹介していきます。
- 検討
まずは、目標・目的を共有し、どの業務プロセスを対象に改革するか検討します。単に「窓口業務を改革する」というだけでなく、窓口業務の待ち時間短縮なのか、費用削減なのか、目的や対象範囲をできるだけ明確に設定するのがポイントです。 - 分析
次に、現在の業務プロセスで生じている課題が何かを分析します。このときABC分析（活動基準原価計算）やBSC評価（バランス・スコアカード評価）などのフレームワークを活用すると便利です。 - 設計
分析結果をもとに、業務プロセスを改革し、課題の解決方法を決定します。具体的には、顧客満足度や費用対効果、業務負担といった指標から、より大きな効果が見込めるようにフローの変更や組織構成の決定を行います。 - 実施
次に、設計した改革を実施します。既存の業務プロセスを変革するのは、時間がかかるので、最初に立てた目標・目的から逸脱していないか確認しましょう。最終目標以外に、短期間で成果が出るような中間目標を設定するのも効果的です。 - モニタリング
BPRは、進捗や効果をモニタリングし、評価することが必要です。設計したプロセスが意図した通りに機能しているかを確認し、必要があれば都度修正します。BPRをする前と比べてどのような成果があったか、効果測定しましょう。
上記手順を踏まえて、自社のBPRを検討しましょう。
【必見】BPRを効率的に進められるおすすめツール
以下では、BPRを効率的に進めるためのおすすめツールをご紹介します。
BPRに踏み切らないまま、部分的な業務改善を続けても、業務の属人化や意思決定の遅延などの根本的な解決は困難です。
しかし、BPRをして業務フローや情報の管理を見直しても、集めた情報にすぐにアクセスできなければ、業務の停滞は防げません。
そのため、管理した情報にすぐにアクセスできるITツールを導入して、BPRを正しく進めましょう。ただし、多機能で使いづらいツールだと、現場に浸透せず、ツールの使用が属人化してしまうため、シンプルで使いやすいツールがおすすめです。
こうした条件に最も当てはまるのは、誰でも簡単に使えるシンプルな情報共有ツール「Stock」です。Stockの「ノート」に業務フローをまとめ、「フォルダ」で管理すれば、欲しい情報をすぐに確認できます。
業務に関する情報を簡単に記録できる「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
BPRに取り組むときの注意点
以下では、BPRに取り組むときに注意するべき3点を紹介します。
- 定量的な目標を定める
目標は数値化して明確に設定しましょう。定性的な目標の場合、達成度が曖昧になりやすく、正当な評価を下しづらくなります。 - 取り組みを継続させる
BPRの取り組みは継続する必要があり、一度だけでは意味がありません。継続する中でPDCAサイクルを回し、改善とともに社内に浸透させましょう。 - 経営層と現場社員の双方からアプローチする
経営層だけが取り組みを推進している状態では、現場社員は他人事のように感じ、主体性を失ってしまいます。現場社員の考えや提案も積極的に取り入れるべきです。
BPRに取り組む際、上記の3つは特に意識しましょう。また、BPRに取り組む人材や時間の不足によってBPRが進まない場合もあるため、計画的な改善が必要です。
BPRの意味やメリットまとめ
これまで、BPRの意味や推進プロセス、成功事例を中心にご紹介しました。
BPRでは、業務プロセスを見直して業務上の無駄を洗い出し、構築しなおす必要があります。そこで、社内の業務内容やフローといった情報をすぐ取り出せるよう、まとめて管理しておくことが大切です。
しかし、ExcelやWordなどのファイルで管理すると、情報を共有したり探したりするのに手間がかかります。BPRの推進においては、シンプルな操作で簡単に情報を共有できるツールが求められます。
したがって、BPRを推進するなら、業務に関する情報をまとめて管理でき、いつでも見直せる情報共有ツール「Stock」が最適です。
登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内のBPRを効率的に推進しましょう。
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