働き方の変化により、チャットツールをはじめとしたITツールの台頭が促進され、コミュニケーションのあり方もビデオ会議やテキストでのやりとりが多くなりました。そのコミュニケーションには業務連絡・情報共有から雑談まで含まれ、いずれも組織やチームでビジネスを円滑に進めていくために必須な要素です。
 
一方、コミュニケーションのあり方が変化したとはいえ、ITツールの導入によって単純に解決できる問題ではありません。そのため、自社のコミュニケーションに関わる問題をどう解決していけば良いかわからない担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内コミュニケーションの概要、メリットや活性化させるためのポイントなど網羅的にご紹介します。
 
  • 社員間のやりとりにて認識齟齬が度々発生している現状を変えたい
  • 働き方が変化するなかで、コミュニケーションの課題が自社に出てきた
  • 新人から上長まで、コミュニケーションの壁をなくし社内の風通しを良くしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内におけるコミュニケーションの促進方法がわかります。


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社内コミュニケーションの必要性や理由

場所を問わず、コミュニケーションを促進させるためには「社内コミュニケーション」についての認識を全社で統一する必要があります。そのため、以下では社内コミュニケーションはつまりどういうことなのか、について解説します。

社内コミュニケーションの必要性

社内コミュニケーションは職場で行われるやりとり全般を指し、「従業員同士がお互いにスキルやノウハウ・または情報を共有し合って関係性を深める」ことを指します。良好なコミュニケーションが取られることで、企業活動の促進に貢献します。
 
社内コミュニケーションは海外と比較するとあまり重要視されていなかったという背景があります。しかし、昨今コロナ禍の影響もあり、改めてその重要性が認識されるようになってきています。
 
リモートワークの浸透に付随して、社員同士の意思疎通が図りにくさが課題として考えられます。

社内コミュニケーションを大切にする背景

企業にはたくさんの社員が存在し、それぞれが担当する業務によってチームに分けられ、部署や事業が構築されていきます。
 
日常行う業務は分散しており、複数の社員が部署が関わりあって業務を行うことがほとんどです。つまり、チームプレーで業務に当たっていると考えられます。
 
そのため、会社に所属する社員が同じ目的に向かって、業務効率や仕事の成果を高めていくためにも、社内コミュニケーションを取っていくことが必要になるのです。
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!


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社内コミュニケーションの活性化により得られるメリットとは

以下では社内コミュニケーションの活性化によって得られるメリットをご紹介します。

業務効率化が促進される

社員同士のコミュニケーションが活発になると、自然と情報共有の量やスピードが向上するので、業務効率化が促進されます。
 
たとえば、競合の動向や業界トレンドなどがいち早く入ってくる環境とそうでない環境を比較した場合、優位に立てるのは前者であり、こうした環境が構築されると、一早く施策考案に着手できるようになる、というのがわかりやすい例です。
 
逆に情報共有されない環境では、業界トレンドへの対応が遅くなってしまうのに加え、社内の透明性が無くなるという問題も発生します。
 
ほかにも、コミュニケーションが取れている現場では生産性が下がるような要因に把握しやすくなるなど、効率化のための「気づき」が得られやすくなります。

社員の考えが見えやすくなる

意見交換が活発に行われている組織では、社員における縦横の関係を問わず、社員の考えが見えやすくなる傾向があります。これには、コミュニケーションによる壁が払拭されていることにより、精神的なプレッシャーも軽減される効果も考えられます。
 
こうした環境にあると、仕事の進め方の認識を合わせたり、不満や要望を言いやすくなったりするため、結果として従業員満足度が上がっていきます。
 
建設的なやりとりがよく行われる職場では、提案はもちろん働き方に関する内容であっても現場の社員から上長に申告しやすくなるのです。
 
また、日々の業務の中で情報共有が活発になることで、業務の目的などが広く周知されていき、高いモチベーションで仕事ができるようにもなる効果が見込めます。

社員の定着率を上げ、離職率を下げる

コミュニケーションを通して社員の変化にも気づきやすくなるため、社員が抱えている悩みについて把握しやすくなります。結果として社員定着率の向上や、離職率を下げることにも寄与します。
 
今日では企業の人手不足が問題として注目されるようになりましたが、社員の定着率を上げていくこと、及び下げないことは企業経営において重要なミッションです。
 
また、会社を退職する理由として一番多いのは「人間関係での悩みや不満」であることがわかっています。そのため、普段から同僚や上司に相談しやすい環境があれば、提示された悩みに対して迅速にアプローチできます。
 
このような良い環境を構築するには社員全員が意識し、声かけが必要です。そのため、例えば定例や1対1のミーティングを設けることも有効な施策のひとつと言えるでしょう。
 
関連記事: 無料・有料のコミュニケーションツールランキングTOP3|ビジネスチャットに必須!
 
関連記事: 社内に導入したいコラボレーションツールの選び方とは?


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社内コミュニケーションを活性化させるためのツール

社内コミュニケーションを発展させるためには社内の制度として、声かけなどを多くするなど定性的な施策も考えられますが、定量的に判断するためにも「ITツール」を活用するケースが大半です。
 
以下では、実際に行われている「コミュニケーション活性化のために用いるツールの種類」を見ていきましょう。

社内SNS

社内SNSとは、FacebookやTwitterなどといった一般的なSNSと異なり、社員だけで運用されるメディアのことを社内SNSと言います。
 
社内SNSは通常のSNSとは異なるので、社員専用のページなどがあります。る社内報とは異なり、一方的に情報を共有するのではなく、社員同士の双方向で誰でも情報を共有できるのがメリットです。
 
社内SNSは共有情報の種別によってグループを分けられるので、業務情報の共有はもちろんグループを分けて部活動やイベントに関する報告なども共有できます。

社内報

社内報は、社内の出来事や取り組みなどを会社と社員とで共有するために発信される情報媒体を指し、主に社員食堂や休憩室に掲示するなどの方法で冊子形式や新聞形式で配布されます。
 
最近では紙媒体のものだけでなく、社員ポータルやメルマガで配信するなどの電子媒体を利用した社内報も増えてきています。
 
とくに、大企業では社員同士の面識がなく、他部署がどんなプロジェクトに取り組んでいるのかわからないということも起こり得ます。そのため、社内報でプロジェクト内容を共有すると、今社内で何が起こっているのかがわかるようになる、という報告の用途でも用いられます。

フリーアドレスでの業務

社員の席を固定せずに、業務の内容や状況に応じて空いている席やオープンスペースなどで業務を行うことをフリーアドレスといいます。
 
通常、部署ごとに上司のデスクが部下に対面する形で配置されているケースが多いですが、フリーアドレスでは固定された座席がありません。そのため、上下関係や部署間の壁などのさまざまな障害が取り除かれます。
 
リモートワークの普及に伴うオフィスの縮小をきっかけに、最近ではこのフリーアドレス制度を取り入れる企業も増えています。

社内イベント・部活動

社内の部活動やイベント活動など、勤務時間後や休日などの時間を用いて社員同士で共通するトピックで交流する方法も挙げられます。
 
部活動の奨励により、共通の趣味を持った社員同士が定期的・継続的に集まれるため、より深い交流ができるようになるのがポイントです。
 
社内イベントとは、社員が業務時間外でコミュニケーションを深めるための場を指します。
 
社内イベントは運動会や社員旅行のような大掛かりなものから、ボウリング大会のような有志が集まって短時間で開催するものまでさまざまな種類があります。社員同士の交流により、業務外の話をしたり普段交流のない部門の人と知り合ったりするためのきっかけにもなります。
 
注意点としては、社員の中にはこのような部活動やイベントに消極的な社員や、事情によって参加できない社員もいる点です。部活動の開催やコミュニケーション取ること自体を重視するのではなく、全社員がストレスなく働ける環境構築が目的であることを忘れてはいけません。

ビジネスチャットツール

社内でのコミュニケーションを円滑にする対策のひとつとして、ビジネスチャットツールの活用もあげられます。
 
とくに、対面以外での社内外におけるコミュニケーションがメールしかない場合、ビジネスメールのマナーとしてCCの設定やメールの定型文が多く、要件を伝える以外の部分に時間がかかってしまいがちです。
 
そして、LINEなどのチャットツールが一般化している今日では、このような連絡手段しかないことで、非効率であるとストレスを感じる社員がいる可能性もあります。
 
一方、メールのようなマナーが必要なものを端的に伝えられるビジネスチャットツールを導入すれば、メールよりもコミュニケーションコストを削減可能です。また、気軽にコミュニケーションが取れることから、細かなことでも報告・連絡・相談をする社風の醸成が期待できます。
 
関連記事: 【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!


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コミュニケーションの活性化ができないときの対策

いくら会社が活性化させようとしても、社員にその気持ちがなければ社内コミュニケーションは円滑に回りません。そのため、適切な対策をとる必要があります。以下ではその方法について解説していきます。

事例を参考に自社で展開できる内容を実践する

コミュニケーションの活性化に限らず、最短でアイデア出しや施策考案をする場合には、自社で展開できる内容はないか他社事例を参考にすることが挙げられます。
 
他社を参考にする際は、その企業に「どんな課題があって」「どんな施策を行い」「結果どうなったか」の3点に注目しましょう。
 
また、同業界や同業種、あるいは自社が抱えている課題と類似する事例を参考にすると、自社のイメージと近いのでアクションも起こしやすくなります。

全社員が関与していることを周知する

社内コミュニケーションの施策のためにアクションを起こす際は、チームや組織全体を巻き込む必要があります。
 
たとえば、コミュニケーションの活性化のために新しいITツールの導入を検討していても、一部の社員の判断によるツールがチームや組織で利用する際に使いづらければ、抵抗感が生まれてしまいます。
 
そのため、コミュニケーションに限らずチームの目的を果たす際には、チーム全体で判断し決定した施策を実行しましょう。
 
社員全員に当事者意識を持ってもらうためにも、施策に対する情報共有を欠かさず、全社会議などの社員が集まる場所での告知を行うなどのアクションが必要です。

二種類のコミュニケーション方法を取り入れる

社内コミュニケーションに対する施策には、大きく分けて2つの種類があります。
 
ひとつは社内イベントをはじめとしたメンバーとの接点が近いすぐに効果が出る施策。もうひとつは日報など、情報を蓄積していくことで後から効果が出るという施策です。
 
両方の施策を同時に実施していくと、相乗効果によって活性化や目標達成までの時間をかけずに済みます。
 
そのため、短期的な効果が見込まれる社内イベントや交流会などの施策を定期的に行い、その一方で後から効果が出るような施策を並列して行うことで、社内文化の構築がスムーズになります。


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社内コミュニケーションを活性化させるITツール

以下では社内コミュニケーションを活性化させ、業務効率化を実現するツールをご紹介します。
 
社内コミュニケーションは主に対面、テキストの2つに分かれますが、いずれのコミュニケーションでも認識齟齬を防ぎ、適切な情報共有をする必要があります。特に、テキストは文章で残る分、伝え方によっては発信者の意図と違った意味で受信者が捉えてしまう可能性もあります。
 
とはいえ、メールの利用ではテキストでメッセージは送れるものの、提携文やcc、ファイル添付などの一つひとつの作業に時間がかかってしまうため「迅速な情報共有」には不向きです。したがって、ITツールを用いた迅速なコミュニケーションが業界・業種問わず必須となります。
 
一方で、コミュニーケーションは「情報共有」なので、ITツールを活用しても情報がどこにあるかわからない、過去の情報がストックされないという状態ではコミュニケーションの度にストレスが発生します。
 
そのため、情報をストックしながら迅速な情報共有を実現するなら誰でもシンプルに情報共有ができるStock一択です。
 
Stockは「メッセージ機能」で迅速にコミュニケーションが取れるのはもちろん、他のチャットツールと違い「ノート」機能を使ってストックした情報に紐づいた形でコミュニケーションが取れます。さらに非IT企業向けに設計されているので、「操作が難しくて使いこなせない」という問題もありません。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選


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社内コミュニケーションの概要まとめ

ここまで社内コミュニケーションの概要や活性化させる方法、その活性化に貢献するツールまで網羅的にご紹介しました。
 
対面、リモートワーク問わず、社員が自発的にコミュニケーションを行うためには「環境の整備」が必要です。つまり、「どこにいてもコミュニケーションが取れ、リアクションがすぐに確認できる環境」が必要と言えます。
 
そして、その環境構築には情報共有がスムーズに行えるITツールが必要です。一方、流行りのチャットツールはメッセージの重要度に関わらずチャットが上に流れてしまったり、ファイル共有ツールでは必要なコミュニケーションは別ツールで行う必要があるためツールの横断が発生し、共有漏れのリスクも発生したりします。
 
したがってご紹介したStockのような誰でも簡単に情報が蓄積でき、適切な情報共有が実現できるツールが必須なのです。
 
Stockの利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内コミュニケーションを活性化し、スムーズな情報共有を実現しましょう。
 
関連記事: 情報管理を一元化して、社内の情報アクセスを効率化しよう!