今日では在宅勤務の浸透によってPCを用いた業務も浸透し、またチャットツールなどの普及によりスマートフォンを業務で使用することも増えてきました。とくに、フリーランスや個人事業主の方は業務用とプライベート用のデバイスを併用する方も多くいます。
 
複数のデバイスを使用していると、デバイス間のデータの受け渡しが課題となります。また業務で扱う容量の大きなファイルをスマートフォンに保存すると、ストレージを圧迫し、使い勝手が低下しかねません。
 
そこで今回は、デバイスの容量不足を解消できるおすすめのクラウドストレージ5選とその活用法をご紹介します。
 
  • 業務上容量の大きいデータを扱うので、個人用のクラウドストレージを探している
  • PCやスマホの容量不足に困っている
  • 外部との資料の共有を高いセキュリティを持つ環境で行いたい
という方は、この記事を参考にすれば個人でも使いやすいクラウドストレージを見つけられ、業務の効率化を実現できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

個人利用におすすめのクラウドストレージ5選

ここでは、個人でも利用可能なクラウドストレージのおすすめ5選をご紹介します。
 
クラウドストレージを活用した効果を最大限発揮するためには「使いやすさ」「保存したファイルへのアクセス性」が重要です。フリーランスや個人事業主の場合は個人で扱う業務の幅や種類が多く、ツールが使いづらいと結局利用しなくなるリスクがあります。
 
また保存したファイルをカテゴリー別に保管する、容易に検索するといった動きができないと、ファイルへのアクセス性が下がり、業務効率が悪くなってしまいます。
 
下記でご紹介する「Stock」は、ドラッグ&ドロップであらゆる形式のファイルを保存でき、キーワード検索ですぐに見つけられるシンプルでわかりやすいツールです。
 
「フォルダ」管理や「タグ」管理により、情報を簡単に整理可能です。また非IT企業を含む100,000社以上の導入実績があり、仮に外部の協力業者とデータを共有する場合でも不安なく採用できます。

【Stock】最も簡単にデータを残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【Dropbox】無料で2GBまで使える

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Dropboxは無料で2GBまで利用できるクラウドストレージです。

<Dropboxの特徴>

  • ファイル整理ができる
  • フォルダを階層化して情報を整理できるため、複雑なカテゴリー分けに慣れている方であれば使いこなせます。
  • 各ユーザーごとにカスタマイズ可能
  • ユーザーごとにフォルダのカスタマイズができ、検索ルールの設定が可能です。

<Dropboxの注意点>

  • 有料プランの基本ストレージ容量が大きめ
  • Dropboxの無料版の容量は2GBのみ付与されるため、物足りなく感じるケースが多いです。しかし有料プランだと1番安価なプランでも2TBの容量があり、その分料金も高めに設定されています。

<Dropboxの利用料金>

Dropboxには個人向けと法人向けのプランが用意されています。ここでは個人向けのプランをご紹介します。
 
  • Free:0円(2GB)
  • Plus:1,200円/月(2,000 GB)
  • Professional:2,000円/月(3,000 GB/セキュリティ管理機能が追加)


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【Google Drive】Googleツールとの連携が容易

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Google DriveはGoogleが提供しているAndroidスマートフォンやChromeブラウザと親和性が高いサービスです。

<Google Driveの特徴>

  • Googleアカウントひとつで複数デバイスから利用可能
  • Google Driveは、Googleアカウントに紐づいているため、異なるデバイスであっても同一のアカウントでログインすれば同期された状態で場所を問わず利用できます。
  • デバイスの紛失にも対応しているセキュリティ機能
  • 仮にPC・スマホ・タブレットを紛失・破損した場合「Cookieリセット」や「モバイル端末のデータ消去」などを行え、情報漏えいを防止できます。

<Google Driveの注意点>

  • 自動同期が不安定
  • Google Driveは更新された情報が自動同期されていきますが、ネットワーク環境が不安定な場合はうまく動作しません。そのため、保存が完了しているマークが表示されていることを確認したうえで画面を終了する必要があります。
  • ファイル公開範囲の設定に注意
  • ファイルごとに公開範囲を設定できますが、クリックひとつで組織外からのアクセスでも閲覧可能になります。したがって、閲覧制限のルールは詳細な設定が求められます。

<Google Driveの利用料金>

無料で使用できる15GB以上のストレージを利用したい場合は、Google OneもしくはGoogle Workspaceにアップグレードを行う必要があります。
 
  • Google Drive:無料(15GB)
  • Google One:250円〜39,000円/ユーザー/月(100GB〜30TB)
  • Google Workspace:680円〜/1ユーザー/月(30GB〜無制限)


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【iCloud Drive】iPhone・macに基本搭載されている

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iCloud DriveはiPhoneやiPad、macなどのApple製品に基本搭載されているオンラインストレージです。

<iCloud Driveの特徴>

  • Appleデバイスとの親和性が高い
  • デバイスで作成した写真や動画ファイル、メモなどのデータを保存でき、Apple製品のユーザーの使用率は高いクラウドストレージです。keynoteやpagesにおける共同編集機能など、iCloudならではの機能も存在します。
  • 容量の追加が簡単
  • 各Appleデバイスからすぐにプラン変更を行えるため、不足している容量の追加をすぐに行なえます。

<iCloud Driveの注意点>

  • データの保証がされない
  • iCloudに保存していたデータが破損、もしくは紛失されたとしてもAppleからの補償はありません。したがって、iCloudのシステム上の故障が発生するリスクを考えると別のサービスにバックアップを取る必要があります。

<iCloud Driveの利用料金>

iCloud Driveには使用可能容量によって以下の4つの料金プランが存在します。
 
  • 5GBまで:無料
  • 50GBまで:月額130円
  • 200GBまで:月額400円
  • 2TBまで:月額1,300円


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【OneDrive】Microsoftツールとの連携が容易

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OneDriveはMicrosoftが提供しており、Windows 10やMicrosoft Office 365のユーザーならばMicrosoftアカウントですぐに利用できます。

<OneDriveの特徴>

  • Windowsのエクスプローラーからアクセス可能
  • Microsoftアカウントでログインすればエクスプローラーから「OneDrive」のフォルダを利用でき、簡単にファイル保存できます。Windows PCと変わらない使用感で利用できる点はメリットです。
  • ほかのMicrosoftアプリケーションと連携可能
  • WordやExcelなどのファイルは、保存時に「OneDrive」のフォルダを指定して直接保存でき、OneDrive内で編集・上書き保存が可能です。

<OneDriveの注意点>

  • 同期エラーが起こるケースがある
  • 容量が大きいデータを扱う際や、同時に複数メンバーで情報を更新したタイミングでは同期エラーが起きてしまう場合があるため、注意が必要です。

<OneDriveの利用料金>

OneDriveには使用可能データ容量によって3つの料金プランが存在します。
 
  • 5GBまで:無料
  • 50GBまで:月額249円
  • 1TBまで(Office 365 solo):月額1,274円もしくは、年額12,744円


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クラウドストレージとは

クラウドストレージとは「インターネット上にデータを保管しておけるサービス」です。ほかにもオンラインストレージやwebストレージとも呼ばれます。
 
データはクラウドと呼ばれるインターネット上のスペースに保存されていくため、PCやスマートフォン内の容量を圧迫しません。デバイスの場合、保存しているデータ容量が制限に近くなると動作が遅くなるなどの支障が生じますが、クラウドストレージを活用すればデバイスへの悪影響は一切ありません。
 
異なるデバイスからでも同じデータにアクセスできます。したがって、複数のデバイスを使い分けているフリーランスや個人事業主の方に最適なストレージツールです。


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個人におけるクラウドストレージの活用法

個人でクラウドストレージが活用されている事例を3つご紹介します。データをインターネット上に保管できることでさまざまなメリットがあります。

画像や動画の保存

撮影した写真や動画の保存が最も多い活用例です。スマートフォンに標準搭載されているストレージの容量は限られており、容量が不足すると新規データを保存するために過去の情報を削除する必要があります。
 
しかしクラウドストレージでは、足りない容量を追加購入することで柔軟に対応できます。データのカテゴリーごとに分類しておけば、欲しい情報も簡単に取り出せます。
 
またデータの保存期間に制限がないクラウドストレージを使えば、データ紛失のリスクも大幅に低下します。

データのバックアップを取得する

クラウドストレージはデータのバックアップ用としても活用でき、万が一データを紛失してしまうトラブルへの対策ができます。
 
特に業務に関わる書類やデータを紛失すると、信用問題にも発展しかねません。したがって、電子データの保管にはバックアップの取得が必須です。
 
クラウドストレージにはデータのバックアップを自動で取得してくれる機能を持つものも多く、データ管理にかかる手間を削減できます。

他人とデータを共有する

クラウドストレージはインターネット上にデータを格納するため、サービスにログインできるアカウントを付与する、もしくはサービス内で共有リンクを発行すれば簡単にデータ共有ができます。
 
従来のようにPCのハードディスクやスマホの内部ストレージにデータを保存している場合、メールやチャットツールなどを使用して共有する必要があり、送信できるデータ容量の制限により共有できないケースも多く見られました。
 
一方、クラウドストレージであれば、データそのものではなくデータが保管されている場所を共有するため、ファイルの容量に制限はありません。そのため業務上のあらゆる資料を高セキュリティな環境のまま共有可能です。
 
関連記事: クラウドストレージ10選!ファイル管理をクラウドに移行してみよう!


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クラウドストレージを選ぶ際のポイント

個人に適切なクラウドストレージを選定するためには、長期的な利用を見据えたうえで選定する必要があります。ここでは、4つのポイントをご紹介します。

データ容量の大きさ

現在利用しているデータ容量から、業務に支障が出ないほどの容量の大きさを想定し、確保しておく必要があります。
 
使用する想定ギリギリの大きさだと急な変更に対応できない可能性があるため、ある程度の余裕を持てる範囲で設定します。ただし万が一に備え、容量の追加に柔軟な対応をしてもらえるサービスだと安心です。
 
また、1度にアップロードできるファイルの大きさに制限があると、データの共有において使用できない場面が生じるリスクがあるため、事前に確認しておきましょう。

継続利用時の料金

少人数や個人利用であっても、業務に関わるファイルを扱う場合は「外部へのファイル共有機能」や「セキュリティ機能」を利用するため有料プランが検討されます。
 
クラウドストレージは継続的にデータを蓄積することで価値を発揮するため、ほかのサブスクリプションサービスなどを含めた支出のバランスを踏まえてサービスを選定します。
 
容量の大きさに比例して利用料金が高くなるサービスも多いため、初めから大きな容量を購入するのではなく、徐々に追加していけるツールがおすすめです。

対応デバイス

スマートフォンやタブレットなど、利用しているデバイスに対応しているかどうかもクラウドストレージの使い勝手に大きく影響します。
 
たとえばiPadなどのタブレットを利用する頻度が高い場合は、タブレットに最適化されたアプリが用意されていないとデータが見づらい問題が生じる可能性があります。また、スマートフォン用のアプリがPC版と仕様が異なり使いにくいというケースもあります。
 
したがって、普段から利用しているデバイスに対応しているかを確認し、可能であればトライアル等で使い勝手を確認したうえで導入を決定するのが好ましいです。

用途に合う機能

クラウドストレージの用途に合わせた機能があれば、導入の効果を最大化できます。
 
たとえば、ほかの人にデータを共有する場面を多く想定している場合は、ゲスト権限として外部メンバーを招待し一部のデータだけを閲覧可能にする機能が最適です。また保存されたデータを保護するための暗号化機能やファイルのバックアップ・バージョン管理機能があれば、個人管理でも十分高いセキュリティを保てます。
 
業務に関わるデータを保管するならば強固なセキュリティを持ったクラウドストレージの選定が必須となります。


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クラウドストレージの無料版と有料版の違い

個人利用の場合は人数による制限がなく、選択できるプランに種類があります。ここでは、クラウドストレージの無料版と有料版の違いをご紹介します。

【無料サービス】データの一時保管に向いている

無料のクラウドストレージはプライベートにおける個人利用を目的としたサービスで、容量も少なめに設定されています。
 
保存したデータに保管期間が設定されているものも多く、容量が大きなデータを一時的に保管しておくには利便性が高いです。しかし、これらは有料で提供されているサービスに比べてセキュリティ機能や管理機能に制限があるものが多く、データの紛失リスクも高くなってしまいます。
 
したがって、無料サービスは高いセキュリティが必要ない「個人的なデータの一時保管」に適していると言えます。

【有料サービス】セキュリティやデータ保護機能が充実している

有料のクラウドストレージはビジネス利用が前提であり、1TBを超える大容量のストレージで管理できるサービスもあります。
 
無料サービスと異なる点として、強固なセキュリティ機能が備わっており、データの保存期間も無制限となります。ID管理によるアクセス権の設定や削除されたデータの復元機能など、データを保護するために必要となる機能が多数搭載されています。
 
無料サービスを利用する場合は情報漏えい・紛失のリスクが高まります。したがって、フリーランスや個人事業主など業務に関わるデータを管理する場合は有料サービスの利用が好ましいです。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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個人で使えるおすすめクラウドストレージ まとめ

これまで、おすすめのクラウドストレージ5選やその活用法、サービスの選定ポイントについて網羅的にご紹介してきました。
 
プライベートな情報を保管するだけならば無料サービスでも利用できますが、業務に関わるデータを保管するのであれば、十分なセキュリティ機能を備えた有料サービスの活用が必須です。
 
また、業務の効率化には蓄積されたデータへのアクセス性の良さも重要なため、検索性に優れたわかりやすいツールの選定が好ましいです。
 
今回ご紹介したStockはデータの暗号化をはじめとした強固なセキュリティ体制があり、キーワード検索で簡単にファイルを取り出せるツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でファイル管理を行い、適切なセキュリティ基準でデータを保護しましょう。
 
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