仕入管理は製造業において重要な役割を担っており、仕入管理を怠ると正しく製品の製造が販売ができません。また、仕入管理の方法として非IT企業では、アナログな管理であることが多いです。
しかし、仕入管理に関するデータ量は多く、管理が煩雑になっている現状に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕入管理を効率化させる方法を中心にご紹介します。
- 仕入管理における課題を把握し、自社に当てはまる項目がないか確認したい
- 仕入管理を効率化させる方法を知り、自社での実践の有無を検討したい
- 仕入管理をはじめとする社内情報を、簡単に共有・管理できる方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、仕入管理を効率化させる方法がわかるうえ、同時に情報管理のストレスも解消できるようになります。
目次
仕入管理とは
仕入管理とは、仕入先から調達した原材料や部品などの商品を適切に管理することです。
仕入管理を怠ると製造・販売・売上に悪影響が出るため、適切な管理が必須な業務です。また、管理手法として、多くの企業では紙やExcelを用いた管理が主流となっています。
しかし、管理する情報量が多かったり、物理的に離れた拠点間で情報共有をしたりできるように、今日では「クラウドツール」を活用する企業も増加傾向にあります。
仕入管理の仕事内容とは
仕入管理の具体的な仕事内容やプロセスは以下の通りです。
- 見積書の発行依頼をする
- 購買契約をする
- 仕入商品の発注をする
- 入庫作業や検品をする
- 代金を支払う
一番最初に、取引先へ見積書の発行依頼をします。販売価格の変動の有無を確認したり、仕入れる商品や品数、納期を取引先に提示する目的があります。
見積書の送付後、商品の購入を希望する場合は取引先と購買契約を結びます。
取引先に仕入商品を発注します。発注に伴い、購買依頼書・注文書を作成します。
入庫時点での商品の種類や品数、破損などに問題がないかを確認します。検品では、確認用に仕入伝票を作成することが一般的です。
仕入商品の代金を支払います。ほかにも、支払予定表の作成や代金の振込、記帳、消込などにも対応します。
このように、仕入管理は購買契約前の見積書依頼から、仕入商品の代金を支払うまでの業務を一貫して担います。
仕入管理における課題
ここでは、仕入管理における課題を解説します。以下の課題に自社に当てはまる項目がある場合、業務上のトラブルが発生する可能性が高いので、現場メンバーとの確認が必要です。
業務の属人化
まずは、仕入管理の業務に属人化が発生する課題があります。
ひとつの部署がすべての仕入管理をする場合、部署内で管理情報や進捗状況を把握しているメンバーが限られるからです。また、仕入担当者が固定化していると、担当者の不在時に対応ができず、業務が止まってしまうリスクもあるのです。
そのため、業務が一部の担当者に偏らないように業務分担をしたり、業務クオリティの平準化のために業務マニュアルを作成したりする対策が必要です。
仕入れのミス
仕入管理では、仕入のミスが発生しやすいことも課題として挙げられます。
とくに、チーム全体で「紙やExcelを使った非効率な管理」をしている場合は、情報が複数のファイルに散在しがちであり、情報の確認ミスが発生しやすいのです。また、紙での管理は紛失リスクがあることも無視できません。
仕入れミスは自社の機会損失につながるので、ミスが起きやすい管理手法を改善する必要があるのです。
仕入れ業務のフローが不明瞭
仕入れ業務のフローが不明瞭では、効率的な業務ができません。
とくに、メンバーが業務フローを把握していなければ、全体像が把握できないので、後続の業務時間を考慮せずに業務を進めてしまうのです。そのため、業務フローをマニュアル化したり図式化したりして、わかりやすくまとめておく必要があります。
したがって、時間を問わず業務フローの確認ができるように「各業務で何をすべきか」を可視化させておくべきなのです。
仕入管理を効率化させる方法
ここでは、仕入管理を効率化させる方法をご紹介します。仕入管理にかかる社員の負担を軽減させつつ、スムーズに業務を進めるためにも、以下を中心とした対策が必須で求められます。
仕入管理の情報を共有する
仕入管理を効率化するには、情報共有が必須です。
仕入れに関わる進捗などの情報共有をしておけば、作業工程で不具合が起きても対処しやすくなります。また、情報をリアルタイムで共有できるようになると、誰もが「見積・契約・発注・入荷・支払い」の、どのプロセスにあるかが明確になるのです。
一方、仕入倉庫と事務所が離れている場合などは、メールや電話での情報共有が一般的です。しかし、抜け漏れや認識齟齬のリスクが大きいので「Stock」のようなシンプルなツールを使い、リアルタイムで情報共有する仕組みそのものを整備するチームも多いです。
Excelから仕入管理システムへ切り替える
Excelから仕入管理システムへ切り替えることも対策のひとつです。
Excelの管理では、入力ミスや関数の反映ミスが発生しやすく、ミスがあってもすぐに気づけません。また、仕入業務では多くの素材・原料を取り寄せるため、その分ファイルの数も膨大になり、確認・管理工数が無駄にかかってしまうのです。
そのため、Excel管理ではなく、仕入管理システムに切り替えて作業を効率化させる必要があります。ただし、多機能なシステムは、現場メンバーへの教育コストが必要以上にかかったり、最終的に使われず従来のアナログな管理に戻ってしまうので、システムの操作性には注意しましょう。
【非IT企業向け】仕入管理を最も簡単に効率化できるシステム
以下では、仕入管理を簡単に効率化できるシステムをご紹介します。
仕入管理を効率化させるには、仕入状況や各工程の進捗を記録・共有する必要があります。しかし、Excelのように「複数のファイルが乱立し、確認工数に時間がかかる」管理では、ミスの見落としや余剰在庫を抱えてしまう原因となってしまいます。
そのため、システムを使った管理に替えるべきですが、仕入管理システムは「見積から支払いまで」すべてカバーするので機能が多く、使うにはITリテラシーと多大な教育コストが必要です。そこで、「誰もが簡単に情報管理・共有ができるシステム」で、情報を正しく管理するだけでも仕入管理の効率化を実現できるのです。
したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、即日で情報共有・管理ができる情報共有システム：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ「見積・契約・発注・入荷・支払い」に関わるすべての情報を残せるうえ、仕入項目が増えても直感的な「フォルダ」で管理できます。また、高性能な検索機能を使うと、欲しい情報を簡単に見返せる点も大きな特徴です。
最もシンプルに仕入に関わる情報共有・管理ができる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
仕入管理の効率化まとめ
これまで、仕入管理の仕事内容や課題、効率化させる方法を中心にご紹介しました。
仕入管理は、仕入業務のフローを明確にして作業を効率化させるとともに、業務の属人化を防がなければなりません。そのため、チーム全体で情報共有・管理ができるように、システムを使った管理が必須で求められます。
ただし、操作が簡単なツールを活用しなければ、全メンバーへ素早く情報共有ができず、社員に無駄な業務負担がかかってしまうのです。そこで、誰でも簡単に操作でき、情報管理・共有を一元化できる「情報共有システム」を利用すべきなのです。
結論、仕入管理の情報をはじめとするあらゆる社内情報を、誰でも簡単に一元管理できるシステムの「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、仕入管理の無駄を解消しましょう。
