納期遅れは、取引先や顧客からの信用低下につながり、重大な損失を招く可能性があります。そこで、適切な「納期管理」をして作業をスムーズに進め、納期に着実に間に合うような業務体制が求められるのです。
しかし、「自社の納期遅れを改善したいが、どのように納期管理すればいいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、納期管理の概要やコツ、納期遅れを改善する方法を中心にご紹介します。
- 納期管理が上手くいかないので、適切な管理方法を知りたい
- 正しくスケジュールを管理して、納期に遅れる原因を解消したい
- 自社の納期管理に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、納期管理を簡単にできる方法が分かり、自社の納期遅れを改善できます。
目次
納期管理の仕事内容とは
納期管理とは「納期までに適正に納品が行われるか」を管理することを言います。また、納期管理の仕事内容には以下の3つのパターンがあります。
取引先や顧客からの受注
1つ目は、取引先や顧客からの受注です。
取引先・顧客からの依頼を遅滞なく処理することは、相手との信頼関係を維持する上で重要です。もし納品に何らかの不備があり、取引先や顧客からの信頼を失えば、今後の事業運営に影響を及ぼしかねません。
発注元との信頼関係を維持するためには、「○日までに○○様に○○を納品する」といった納期管理が必須なのです。
外注先や仕入先への発注
2つ目は、外注先や仕入先への発注です。
事業運営において、自社製品やサービスを販売するための受注に加えて、外注先や仕入先への発注も重要なタスクです。たとえば、原料の仕入れが必要な製造業では、納期の管理を怠り仕入れが間に合わないと、製造ラインに遅れが生じてしまいます。
以上のようなリスクを回避するためにも、原料の仕入れが事業運営に密接に関わってる企業では、受注に加えて発注の納期管理も重要となります。
社内の納期管理
3つ目は、社内の納期管理です。
受注や発注といった社外に対する納期管理に加えて、社内のプロジェクトに関する納期の管理も重要になります。具体的には「社内会議用の資料を○日までに作成」といったタスクが該当します。
タスクが期日までに完遂されないと、プロジェクト全体の遅延を招きかねません。事業を推進する上では、社内のタスクに対する納期管理も必須なのです。
納期管理に重要な3つのリードタイム
以下では、納期管理に重要なリードタイムを解説します。作業工程の所要時間を意味するリードタイムを理解して、正しく納期管理しましょう。
（1）調達リードタイム
調達リードタイムとは、製造に必要な部品や原材料の発注から自社に届くまでの所要時間を指します。
調達リードタイムで遅延してしまうと、円滑に製造に移れず、のちの工程に悪影響が出てしまいます。そのため、納期に間に合うように作業を進めるためには、調達リードタイムを適切に管理することが重要なのです。
また、調達リードタイムは取り扱う製品の品種や数量によって所要時間が異なるため、それぞれを正確に把握する必要があります。
（2）製造リードタイム
製造リードタイムとは、製品の製造開始から完成までの所要時間を指します。
製造リードタイムは、製品によってばらつきが出やすいです。そのため、それぞれの製造リードタイムを適切に把握して、発注側に正確な納期を伝える必要があります。
とくに、複数の製品を受注する場合、各製品の製造リードタイムを徹底して管理しましょう。
（3）出荷リードタイム
出荷リードタイムとは、製造した商品の出荷から取引先や顧客に届くまでの所要時間を指します。
調達・製造リードタイムがスケジュール通りに進んでも、出荷リードタイムが遅延すれば納期遅れは防げません。また、納期に遅延すると、取引先や顧客からの信頼が得られなくなり、重大な損失につながります。
したがって、出荷リードタイムを適切に管理して、納期日までに着実に顧客に商品を届けることが重要なのです。取引先や顧客の期待を裏切らないためにも、出荷リードタイムの管理を徹底しましょう。
納期管理は難しい？管理するときの3つのコツ
ここでは、納期管理のコツを3つご紹介します。以下のコツを参考にして、自社の納期遅れを無くしましょう。
締切日に余裕をもたせる
1つ目のコツとして、納期があるタスクには、締切日に余裕をもたせます。
作業を進めるうえで、不良品の発生などといったトラブルが発生するケースは少なくありません。そこで、締切日を納期日よりも早めに設定すれば、予期せぬ事態が発生しても余裕をもって適切な対処ができるのです。
したがって、納期日に確実に間に合うような締切日を設定し、余裕をもって業務を遂行できるようにしましょう。
リードタイムを短縮する
2つ目に、リードタイムを把握して、短縮できる部分を洗い出します。
リードタイムを短縮すれば、納期に間に合うように作業を効率よく進められます。したがって、作業工程ごとに作業時間や業務内容を可視化して、削減できる工程や効率化できる業務がないか検討しましょう。
また、短縮部分の洗い出しには、計画・実行・検証・改善を繰り返す「PDCAサイクル」を用いるのがおすすめです。
納期管理を共有する
3つ目に、納期管理における対応状況は、関係者の間で常に共有すると良いです。
納品に関する業務計画やスケジュール、タスクを関係者へ常時共有すれば、不測の事態が発生しても対応しやすくなります。また、リアルタイムで共有できれば、正確な進捗状況を把握してスムーズに業務を遂行できるのです。
このように、社内で円滑に作業を進めるには納期管理の共有が必須なのです。
納期に遅れる要因と改善方法とは
ここでは、納期に遅れる要因と改善方法を、受注側と発注側の2つの観点から解説します。自社の納期遅れに悩んでいる担当者の方は必見です。
発注側が原因の場合
以下は、発注側の問題によって納期が遅れる要因と改善方法です。
- 急な仕様変更
- 厳しい納期設定
- 事務手続きの遅延
急な仕様変更をすると受注側の作業計画が崩れ、納期に間に合わなくなる場合があります。そのため、仕様変更を希望するときには、受注側が余裕を持って対応できる時期に伝えましょう。
現実的に厳しい納期設定は納期遅れの原因となるので、適度な余裕を持たせた納期設定で発注しましょう。
文書の作成・共有などの事務手続きが遅いと、発注が遅れてしまい結果として希望する時期に納期が間に合わなくなります。したがって、社内の文書をスムーズに作成・管理・共有する「ナレカン」のようなシステムを使って、事務手続きを円滑に進めましょう。
このように、発注側が原因で納期遅れが生じる場合、受注側による対処は困難です。ただし、以上の項目を確認してから受注することで、納期遅れを防げる可能性があります。
受注側が原因の場合
以下は、受注側の問題によって納期が遅れる要因と改善方法です。
- スケジュールの管理不足
- 外注先の遅延
- トラブルの発生
無理のあるスケジュールは納期遅れの原因となります。したがって、発注を受ける前にスケジュールを確認したうえで、適切な作業計画を組みましょう。
外注先や仕入れ先に遅延があると、作業が滞って納期遅れにつながります。そのため、調達リードタイムを適切に管理して、円滑に作業を進められる体制を整えましょう。
不良品の発生といったトラブルも納期遅れの原因となります。予期せぬトラブルを想定して納期を設定したり、日ごろから備品を点検したりして対策しましょう。
このように、受注側が原因となる納期遅れは、適切な納期管理をすることで防げるケースが多いです。以上の要因によって納期遅れが生じている場合、自社の納期管理体制を見直しましょう。
Excelでの納期管理は難しい？利用するデメリットとは
Excelは導入コストを抑えつつ手軽に利用できるメリットがありますが、納期管理には不向きです。
Excelを使って納期管理すると、製品や発注先ごとに作成したファイル数が膨大になり、目的の情報を探すのに時間がかかります。また、スマホやタブレットの画面では見づらいため、工場や現場にいる社員のストレスになるのです。
したがって、納期管理にはExcelではなく、スムーズに情報にアクセスでき、マルチデバイスに対応した「ナレカン」のようなITシステムを使いましょう。
【製造業必見】最も簡単に納期管理できるシステム
以下では、最も簡単に納期管理できるシステムをご紹介します。
納期遅れを防ぐには、案件ごとに情報を管理して、調達や製造の進捗を全メンバーに共有することが重要です。業務の進捗がリアルタイムで連携できれば、不具合が生じても素早い対応につなげられるので、納期日へのスケジュールを立て直しやすくなります。
しかし、Excelで納期管理すると、ファイル管理が煩雑になりやすいうえに共有にはメールなどを介する手間がかかります。したがって、「誰でも簡単に情報を管理・共有できるシステム」を使って、円滑な納期管理を実現しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、メールを使える方ならば、誰でも利用できるほどシンプルな「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には納品物に関するデータはもちろん、納期までの段取りを該当のメンバーに共有できます。また、記事は「フォルダ」を使って案件ごとに整理できるほか、高精度の「検索機能」によって、見たい情報を簡単に探し出せるのです。
最もシンプルに情報共有・管理ができる「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
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圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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納期管理の概要やコツまとめ
これまで、納期管理に重要なリードタイムやコツ、おすすめのシステムを中心にご紹介しました。
納期に間に合うように作業を進めるには、業務に関わる全メンバーに業務内容や進捗をリアルタイムで共有する必要があります。しかし、Excelを使って納期管理する場合、共有にはメールなどを使う必要があるほか、ファイル管理が煩雑になりやすいです。
したがって、納期管理には「情報の蓄積から共有までを一元化するシステム」が最適です。ただし、多機能で操作が複雑なシステムは使いこなせる社員が限られるので、メンバー全員が使えるほど「操作が簡単か」を重視しましょう。
結論、自社の納期管理には、ITに詳しくない方でも簡単に情報を管理・共有できる「ナレカン」が必須です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、正しく納期を管理しましょう。
