仕事を滞りなく進めるには、社内連携がスムーズであることが重要です。そこで、上司と部下がコミュニケーションを十分に取れば、適切に情報が共有されるので、状況が把握しやすくなります。
しかし、なかには部下とのコミュニケーションについて「年齢や世代のギャップがあって難しい」「上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、部下と円滑にコミュニケーションを取る方法を中心にご紹介します。
- 部下とのコミュニケーションが難しいので、解決方法を知りたい
- コミュニケーション不足が招く業務上のデメリットを予防したい
- 社内連携が強化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、社内のコミュニケーションを改善する方法が分かり、業務が円滑に進められます。
目次
上司と部下のコミュニケーションが不足するデメリット
ここでは、上司と部下のコミュニケーションが不足するデメリットを紹介します。以下の問題が発生すると、自社の業務が滞る原因となるので、コミュニケーションが十分に取れるように対策を実施しましょう。
信頼関係が築きにくい
コミュニケーションが不十分だと、上司と部下での信頼関係が構築しずらくなります。
業務上における関わりが最低限だと、上司と部下の双方が人となりを知ることなく仕事を進めることになります。その結果、信頼関係が生まれにくくなってしまうのです。
仕事における信頼関係がなければ「部下へ仕事を任せる」「上司に相談する」ことが上手くできないので、業務が滞る原因になります。したがって、まずは会話の頻度を増やし、関わる機会を生み出しましょう。
業務ミスが発生しやすくなる
コミュニケーション不足は、業務ミスが発生しやすくなる重大な原因のひとつです。
部下から上司への報連相が不十分だと、業務の進捗や対応状況が分かりにくく、誤った判断をする可能性が高まります。たとえば、部下が取引先との仕事を進めているときに「納期が3日早まった」「先方の要望が変わった」といった事態が発生した場合、上司が状況を知らなければ正しい指示が出せません。
そのため、部下に報連相を促しつつ、上司側は話しかけやすい雰囲気づくりをすることが重要です。具体的には、「スケジュールを開示し、会話できる時間を部下に伝える」「日ごろの会話から言葉選びを柔らかくする」などの対策を取りましょう。
離職につながりやすくなる
離職につながりやすくなる点でも、コミュニケーション不足は大きな影響を与えます。
業務に直結する内容以外でも、何気ない会話中に部下の様子を観察することができます。しかし、コミュニケーション自体が少ないと部下の心身の疲労や不満が把握しづらくなり、離職の可能性に気が付きにくくなってしまいます。
部下が安定して仕事に取り組めるためには、コミュニケーションを取りつつ抱えている不安を解消しましょう。
部下と円滑にコミュニケーションを取る方法5選
ここでは、部下と円滑にコミュニケーションを取る方法を紹介します。部下と上手く会話ができず悩んでいる方は、以下の5点を踏まえて工夫すると改善が見込めます。
(1)報連相の重要性を伝える
上司から部下に、報連相の重要性を伝えましょう。
仕事における連絡が部下から上司に不足している場合、部下が報連相がないことによるリスクを把握していない可能性があります。そこで、上司から「業務上の連携が取れていないと、重大なトラブルを引き起こすリスクが高まる」ことを伝達しましょう。
報連相の重要性が伝われば、部下が上司に対して連絡を取ろうと心がけるきっかけが生まれます。
(2)仕事に対する目標設定やフィードバックを伝える
仕事に対する適切な目標を設定したり、目標の達成状況に対するフィードバックを伝えることも重要です。
管理者層に比べて仕事量が限定的な若手メンバーをはじめとする現場社員は、仕事の成果を実感しづらいものです。そこで、「上司が目標を設定する」「結果に対する称賛や改善点を伝える」ことで、部下のモチベーションを保つことが重要なのです。
成果が伴えば、上司への報告連絡にも抵抗感がなくなります。また、目標に対する適切なフィードバックがあれば、仕事で困ったことがあったときに部下が上司に相談しやすくなる効果が期待できます。
(3)短時間で雑談をする
部下との会話を増やすには、短時間で雑談しましょう。
部下がコミュニケーションを取りづらいと感じる要因として「対話の機会が少ない」ことが挙げられます。そこで、仕事の依頼や進捗確認のついでに、軽い話題の雑談をすると気軽に話せる機会が生まれるのです。
ただし、雑談は話し込むと時間がかかり、かえって部下のストレスになる恐れがあります。また、仕事に関係のないプライベートな話題は、踏み込みすぎると不快感を与えかねないので注意しましょう。
(4)上司から一方的に話さない
部下とコミュニケーションをとるときに、上司側から一方的に話さないことも重要です。
上司側が話し続けると、部下側は単に話を聞くだけになり、双方向のコミュニケーションが成立しません。一般的に、部下から上司へ意見を述べるのは精神的なハードルが高いため「部下の意見や感想を尋ねる」「話を傾聴して受け止める」姿勢を取りましょう。
双方向での会話が可能だと部下が実感すれば、部下側から発言がしやすくなるので、その後の円滑なコミュニケーションにつながります。
また、「女性部下だから/男性部下だから」「年下の部下だから」といった属性で決めつけて一方的に会話すると、不信感を与える原因となるため避けましょう。
(5)気軽に相談できる連絡手法を取り入れる
コミュニケーションが取りにくい場合は、気軽に相談できる連絡手法を取り入れることも効果的です。
多忙な上司を持つ部下の場合、仕事に関する会話のタイミングがないことがコミュニケーション不足の原因な可能性があります。そこで、気軽にメッセージのやりとりが可能なITツールを導入すると、非対面でも連絡が取りやすくなるのです。
たとえば、仕事の進捗記録とメッセージを紐づけられる「Stock」のようなツールを導入すると、コミュニケーションが円滑になるうえに上司側が状況を把握しやすくなります。
【必見】部下とのコミュニケーションに役立つおすすめのツール
以下では、部下とのコミュニケーションに役立つおすすめのツールをご紹介します。
上司と部下が連携を取りやすくするには「情報共有が取りやすい環境づくり」が欠かせません。具体的には、非対面でも仕事に関する連絡や相談事項を残せる場所をつくり、コミュニケーションを促す必要があるのです。
そこで、ITツールを導入し業務に活用しましょう。ただし、チャットツールだと「情報が流れてさかのぼる手間がかかる」「話題が混ざりやすく、必要な情報を見落としやすい」リスクを伴います。
したがって、「業務の情報を蓄積しつつ、メッセージも送りあえるツール」が最適です。結論、部下とのコミュニケーションを活性化するには、メッセージ機能も備わったノート型の情報共有ツール「Stock」の利用一択です。
Stockは「ノート」にテキストやファイルデータを残せるうえ、内容をリアルタイムで関係者に共有可能です。また、ノートには「メッセージ」が紐づけられるので、話題が錯綜せず、部下も混乱せずに上司に報連相ができます。
簡単に情報を記録・共有できるシンプルなツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
部下と円滑にコミュニケーションを取る方法まとめ
これまで、部下と円滑にコミュニケーションを取る方法を中心にご紹介しました。
仕事において、コミュニケーション不足は「信頼関係が構築されない」「業務ミスや離職につながる」リスクを伴います。そこで、上司側は報連相の重要性を伝えたり、適切なフィードバックを返すことが重要です。
上司と部下でのコミュニケーションが上手くいかない課題点のひとつに「気軽に連絡できる手段がない」ことが挙げられます。一般的に、部下は上司に対しコミュニケーションのハードルが高いと感じやすいので、連絡手段から見直すことも有効な解決策です。
そこで、ITリテラシーに関係なく、誰でも簡単に業務の記録やメッセージが残せる情報共有ツール「Stock」が役立ちます。導入後すぐに運用できるほどシンプルな設計になっており、利用に関する教育コストもかかりません。
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