仕事を滞りなく進めるには、社内連携をスムーズにすることが重要です。そこで、上司と部下がコミュニケーションを十分に取れば、適切に情報が共有されるので、状況が把握しやすくなります。
しかし、なかには部下とのコミュニケーションについて「年齢や世代のギャップがあって難しい」「上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、部下と円滑にコミュニケーションを取る方法を中心にご紹介します。
- 部下とのコミュニケーションの取り方が分からない
- コミュニケーションの取り方を改善したい
- 部下と円滑なコミュニケーションを取るためのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、部下とのコミュニケーションを改善する方法が分かり、業務が円滑に進められます。
目次
上司と部下のコミュニケーションが不足するデメリット
ここでは、上司と部下のコミュニケーション不足によって生じるデメリットを紹介します。まずはコミュニケーション不足が与えるデメリットを確認しましょう。
信頼関係が築きにくい
コミュニケーションが不十分だと、上司と部下での信頼関係が構築しづらくなります。
業務上のみの最低限の関わりしかないと、上司と部下の双方が、お互いをよく知らないまま仕事を進めることになり、信頼関係は築かれません。
信頼関係がなければ「部下へ仕事を任せる」「上司に相談する」ことが上手くできないので、業務が滞る原因にもなります。
業務ミスが発生しやすくなる
上司と部下間のコミュニケーション不足は、業務ミスを引き起す原因にもなります。
普段からコミュニケーションが十分に取れていない場合、報連相も疎かになりがちです。部下からの報連相が不十分だと、部下に任せた業務に変更や緊急事態が生じた際も、上司は状況把握がすぐにできず、対応も遅れてしまいます。
部下が報連相を心掛けることも大切ですが、上司側が進んで報連相をするなど、情報共有がスムーズに行われる環境を上司側が作っていくべきだと言えます。
離職率が上がる
コミュニケーションは、社員の離職率に大きく影響します。
コミュニケーションが不足していると業務内容だけでなく、部下の心身の疲労や不満を把握することができません。部下の立場からすると、安心して働ける環境を提供されないため、離職しようという考えになります。
業務のためだけでなく、部下が安定して仕事に取り組めるように不安を解消することも重要なのです。
上司と部下のコミュニケーションによるメリット・効果
ここでは、上司と部下のコミュニケーションが業務や社内環境にもたらす効果について紹介します。コミュニケーションを促進すれば、以下のメリットが得られ、業務が円滑に進みます。
部下のモチベーションが上がる
まず、部下のモチベーションが上がるというメリットがあります。
上司と部下のコミュニケーションが活発になると、部下は些細なこともすぐ上司に確認することができます。また信頼関係もあるため、上司からのフィードバックに対して疑問点がある場合もすぐに解決できます。
上司と部下双方の意見を尊重することで、部下は自分に自信を持つことができ、仕事に対しての意欲やモチベーションが高まるのです。
業務がオンライン化していることで、すぐにフィードバックをすることが難しい場合は、マルチデバイス対応で簡単にメッセージが送りあえる「Stock」のようなツールを導入することで、どこにいてもフィードバックを確認することができます。
社内の人間関係が良くなる
次に、社内の人間関係が良くなることが挙げられます。
上司と部下のコミュニケーションが十分に取れていると、信頼関係が築けるので、些細なことも相談しやすくなります。業務ミスの予防にもつながるうえ、話さないことで生まれる相手への不信感を払しょくできます。
人間関係のトラブルを起きづらくするためにも、上司と部下のコミュニケーションは重要です。
部下が責任を持つようになる
最後に、部下が仕事に対して責任を持つようになるというメリットがあります。
部下は上司とコミュニケーションを取ることで、自分の業務の目標や目的を理解することができます。また必然的に、目標を達成するための自分の役割を考えることになるため、能動的に業務に取り組めるのです。
自分で考えて業務に取り組むことで、責任感を持つだけでなく、新しいアイディアが創出されることも期待できます。
部下と円滑にコミュニケーションを取る方法4選
ここでは、部下と円滑にコミュニケーションを取る方法を紹介します。部下と上手く会話ができず悩んでいる方は、以下の4点を踏まえて工夫すると改善が見込めます。
(1)報連相の重要性を伝える
まずは上司から部下に、報連相の重要性を説明することが大事です。
部下からの仕事における連絡が不足している場合、部下が報連相がないことによるリスクを把握していない可能性があります。そこで、上司から「報連相がないと、トラブルの原因となり、業務に大きな影響が出てしまう」ことを伝えましょう。
報連相の重要性を伝えることで、部下の上司への連絡に対する意識や心がけが変化し、情報共有がスムーズになります。
(2)仕事に対する目標設定やフィードバックを伝える
仕事に対する適切な目標を設定したり、目標の達成状況に対するフィードバックを伝えることも重要です。
仕事を始めたばかりの部下は、自分の仕事の目的が分からず、成果を実感しづらいことがあります。そこで、「上司が目標を設定する」「結果に対する称賛や改善点を伝える」ことで、成果を実感させたり、モチベーションを上げたりすることが必要です。
成果が伴えば、上司への報告や連絡にも抵抗感がなくなります。また、目標に対する適切なフィードバックがあれば、仕事で困ったことがあったときに部下が上司に相談しやすくなります。
(3)短時間の雑談をする
部下との会話を増やすには、短時間の雑談しましょう。
部下がコミュニケーションを取りづらいと感じる要因として「対話の機会が少ない」ことが挙げられます。そこで上司から、仕事の依頼や進捗確認のついでに軽く雑談をすると、その後コミュニケーションが取りやすくなります。
ただし、雑談は話し込むと時間がかかり、かえって部下のストレスになる恐れがあります。また、仕事に関係のないプライベートな話題は、踏み込みすぎると不快感を与えるため注意しましょう。
(4)気軽に相談できる連絡手法を取り入れる
コミュニケーションが取りにくい場合は、気軽に相談できる連絡手法を取り入れることも効果的です。
多忙な上司を持つ部下の場合、仕事に関する会話のタイミングがないことがコミュニケーション不足の原因な可能性があります。そこで、気軽にメッセージのやりとりが可能なITツールを導入すると、非対面でも連絡が取りやすくなるのです。
たとえば、仕事の進捗記録とメッセージを紐づけられる「Stock」のようなツールを導入すると、コミュニケーションが円滑になるうえに上司側が状況を把握しやすくなります。
部下とコミュニケーションを取る際の心がけ・注意点
上司から一方的に話さない
部下とコミュニケーションをとるときに、上司側からのみの一方的な会話にならないよう注意が必要です。
上司側が話し続けると、部下側は単に話を聞くだけになり、双方向のコミュニケーションが成立しません。一般的に、部下から上司へ意見を述べるのは精神的なハードルが高いため「部下の意見や感想を尋ねる」「話を傾聴して受け止める」姿勢を取りましょう。
双方向での会話が可能だと部下が実感すれば、部下側から発言がしやすくなるので、その後、より活発な意見交換ができます。
また、「女性部下だから/男性部下だから」「年下の部下だから」といった属性で決めつけて一方的に会話すると、不信感を与える原因となるため避けましょう。
人前で怒らないようにする
部下の失敗や間違いに対して人前で怒ることもしないようにするべきです。
人前での叱責は、人に見られているという恥ずかしさや恐怖といった感情が大きくなり、上司が話している内容を正確に理解することができません。また場合によってはパワハラと認定される可能性もあります。
最初から叱責するのではなく、まずは部下の考えを受け止め、冷静にアドバイスをするようにしましょう。
自分に非があると感じたら謝る
立場に関係なく、間違いに対して、素直に謝ることも大切です。
部下に間違いを指導する立場である上司が、部下に対して自分のミスを認めるのは難しいことです。しかし、上司が自分のミスを素直に謝り、改善する行動は、部下からの信頼獲得にも繋がります。また部下も、自分がミスをした際に報告しやすくなります。
間違っても部下にミスを押し付けたりすることはないようにしましょう。
【必見】部下とのコミュニケーションに役立つおすすめのツール
以下では、部下とのコミュニケーションに役立つおすすめのツールをご紹介します。
上司と部下が連携を取りやすくするには「情報共有が取りやすい環境づくり」が欠かせません。具体的には、非対面でも仕事に関する連絡や相談事項を残せる場所をつくり、コミュニケーションを促す必要があるのです。
そこで、ITツールを導入し業務に活用しましょう。ただし、チャットツールだと「情報が流れてさかのぼる手間がかかる」「話題が混ざりやすく、必要な情報を見落としやすい」といったリスクを伴います。
したがって、「業務の情報を蓄積しつつ、メッセージも送りあえるツール」が最適です。結論、部下とのコミュニケーションを活性化するには、メッセージ機能も備わったノート型の情報共有ツール「Stock」の利用一択です。
Stockは「ノート」にテキストやファイルデータを残せるうえ、内容をリアルタイムで関係者に共有可能です。また、ノートには「メッセージ」が紐づけられるので、話題が錯綜せず、部下も混乱することなく上司に報連相ができます。
簡単に情報を記録・共有できるシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
部下と円滑にコミュニケーションを取る方法まとめ
これまで、部下と円滑にコミュニケーションを取る方法を中心にご紹介しました。
仕事において、コミュニケーション不足は「信頼関係が構築されない」「業務ミスや離職につながる」リスクを伴います。そこで、上司側は報連相の重要性を伝えたり、適切なフィードバックを返すことが重要です。
そして、上司と部下でのコミュニケーションが上手くいかない原因の一つに「気軽に連絡できる手段がない」ことが挙げられます。一般的に、部下は上司に対しコミュニケーションのハードルが高いと感じやすいので、連絡手段から見直すことも有効な解決策です。
そこで、ITリテラシーに関係なく、誰でも簡単に業務の記録やメッセージが残せる情報共有ツール「Stock」が役立ちます。導入後すぐに運用できるほどシンプルな設計になっており、利用に関する教育コストもかかりません。
ぜひ「Stock」を導入し、仕事でのコミュニケーションを活性化しましょう。
