今までは当たり前だったメールや電話での連絡が徐々に減り、チャットツールへと移行している企業がどんどん増えています。
 
ビジネスチャットを導入することで、コミュニケーションが円滑になる一方で、全ての情報をチャットでやり取りしてしまうと、大事な情報が流れていってしまう可能性もあります。
 
そこで今回は、ビジネスチャットのメリット・デメリットから、メールとの使い分け方法、導入におけるポイントについて解説します。
 
チャットツールにおける問題点を解消できるツールについてもご紹介しますので、是非最後までご覧になってください。
 
 
関連記事: 【2021年最新版】主要ビジネスチャットツール徹底比較!

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ビジネスチャットのメリット

まずは、ビジネスチャットを導入することで、どのようなメリットが得られるのか見ていきましょう。

①メールや電話よりも気軽で簡単

ビジネスチャットは、メール特有の「お世話になっております」「お疲れ様です」のような文面を書く必要もなく、会話をするように投稿できるのが最大のメリットです。
 
これにより、コミュニケーションコストを削減することができ、業務効率の向上にも繋がります。
 
また、場所や時間を選ばずに利用できることから、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になり、スピーディーな連絡や情報共有を促進することができるでしょう。

②大人数のメンバーと同時にコミュニケーションが可能

ビジネスチャットでは1度の投稿でメンバー全員へと連絡ができるため、伝達漏れを防ぐ効果があります。
 
また、メールとは異なり同時にコミュニケーションを取ることが出来ます。
 
グループ内のメンバーとはリアルタイムでやり取りが可能なため、同じ場所にいなくとも、メンバー全員での議論や共有がしやすいです。

③情報共有が簡単

ビジネスチャットではテキストメッセージだけでなく、ファイルや動画の添付なども簡単に行えるようになっています。
 
そのため、形式にとらわれず様々な情報を簡単に共有することが可能です。
 
また、メールよりも気軽に投稿できる分、ちょっとした共有も気兼ねなくできるので、活発な情報共有が期待できます。
 
メールだとなかなか浸透しづらい細かな報告・連絡・相談も、リアルタイムで気軽に行えるため、思い違いによって作業が進んでしまうことも避けられます。

④セキュリティの向上

会社によっては、管理者の知らないところで従業員同士がプライベートチャットなどを使ってビジネスのやり取りをしてしまっているという場合もあるでしょう。
 
プライベートチャットやSNSを利用する場合、アカウントの乗っ取りや情報漏洩といったリスクが発生します。
 
ビジネスチャットを利用することで、管理者によるアカウント管理の元、高度なセキュリティーによって情報漏洩を防ぐことが可能です。
 
データの暗号化やIPアドレスの制限などといったセキュリティーを保持することで、安心してチャットツールを利用できるようになります。
 
関連記事: 【2021年最新版】ビジネスチャットおすすめ7選!各ツールの特徴をご紹介
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ビジネスチャットのデメリット

メリットがある一方で、ビジネスチャットにはデメリットも存在します。
どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。

①大事な情報が流れていってしまう

チャットの場合、コミュニケーション量が多くなると、過去の発言はどんどん流れていってしまいます。
 
参加人数が多いグループであればあるほど、情報が流れていってしまうリスクが向上します。
 
そのため、重要な情報がある場合には、どこかにメモをしたりピン留めをしておかないと見逃してしまったり、後から探すのが大変になってしまいがちです。
 
また、仕事のやり取りの途中で、プライベートのやり取りが入ってしまうということもあるでしょう。
 
そうした結果、やり取りの履歴が遡りにくくなってしまったり、どこで何の話題をしたのかがわからなくなってしまうという事態に陥りかねません。

②余計なコミュニケーション量が多くなる

ビジネスチャットを利用することで、気軽にコミュニケーションが取れるため、これまで以上にコミュニケーションの量が多くなる傾向があります。
 
コミュニケーション量が多くなることは良い反面、余計な投稿や業務に関係ない投稿も増えてしまうため、使い方には注意をする必要があります。

③通知や既読機能の影響で作業に集中できない

常にチャットで情報共有がされていると都度来る通知に集中力が削がれてしまうこともあるでしょう。
 
また、既読マークを付けたらすぐに返信しなければいけないと考えてしまうため、業務の手を止めそちらに対応してしまうという場合もあります。
 
既読機能がないチャットツールや、通知の頻度などを細く設定できるツールもあるので、自分の作業時間を確保しながらも、大事な情報を逃さないための工夫が必要です。

④費用や教育が必要な場合がある

ビジネスチャットは、一般的に機能が多くなればなるほどコストがかかるようになっています。
 
また、機能が増えるほどに社員はチャットを使いこなすのに時間がかかってしまうでしょう。
 
せっかくビジネスチャットを導入しても、定着しなければ費用や教育が無駄になってしまいます。
 
そのため、導入の際には必ず使用感を確認しておくことが大切です。
 
使い方の教育の時間を短縮するためにも、さまざまな部署のメンバーで少人数のグループを作成し、導入検討を行うことができれば、その後の浸透にも役立ちます。
 
関連記事: チャットとメールの違いって?両者の特徴とオススメのツールをご紹介!
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メールとチャットはどう使いわけるべきか?

いざビジネスチャットを利用しようと考えても、メールとの線引きに悩んでしまうこともあるかと思います。
 
両者はどのように使い分けていけばいいのでしょうか?

①送る相手によって使い分ける

レスポンスが早いチャットは、社内での相談や情報共有に最適です。
 
チャットとメールを適切に使い分けることで、コミュニケーションコストを削減して効率的なコミュニケーションが取れるようになります。
 
チャットは手軽で便利な一方、「チャットで連絡するのは失礼だ」と受け取る人もいます。
 
また、年配の方などチャットでのやりとりに慣れていない人もいるでしょう。
 
そのため、丁寧なやりとりが必要な社外の人や、チャットに不慣れな目上の人との連絡はメールを選択しておく方がいいでしょう。

②エビデンスとして残すかどうかで使い分ける

チャットでは、話題に対して1つのスレッドで会話が進められていきます。
 
会話が迅速に進んでいく一方で、重要な発言が他のメッセージによって流れていってしまう危険性があります。
 
また、チャットツールでは送信した投稿を送信者が削除・変更したりすることもできます。
 
そのため、きちんとしたエビデンスを残す必要がある場合、チャットツールは適していません。
 
エビデンスを残す場合には、送信後の削除が出来ないメールを選択しましょう。

③人数や頻度によって使い分ける

複数人が関わるプロジェクトなどは、情報共有すべき人数が多く、進捗連絡などにより連絡の頻度が高くなるでしょう。
 
こうした場合チャットツールを使うことで、グループチャットを用いて簡易会議を行ったり、タスク管理を行ったりすることができるようになります。
 
メールは一方的な連絡なため、認識をすり合わせたり意見を持ち寄ったりする場にはあまり向きません。
 
特に、連絡頻度が高い場合は、メールの作成や確認に時間を取られてしまい、業務の進行を妨げてしまうこともあるでしょう。
 
頻度と人数を元に使い分けることが大切です。
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ビジネスチャット導入のポイント

ここまでの記事を読んで、ビジネスチャットを導入してみようと考えた方も多いのではないでしょうか。
 
では、実際導入する際にはどのようなポイントに気を付ければいいのでしょうか?

①社内に浸透させることができるか

せっかくビジネスチャットを導入しても、それが使われていなければ意味がありません。
 
そのため、「使いこなすのにハードルはないか」「既存ツールとの相性はいいか」など、導入後のことについても考えておく必要があります。
 
特に、既に導入しているツールがある場合は、そのツールとの住み分けについても考えておく必要があります。

②やりたいことにマッチしたツールか確認する

何か社内の課題があった時に解決方法の一つとなるのが、ツールの導入です。
 
そのため、ツールを導入する目的を明確にし、それを達成できる使い方ができるかを確認しておくことが重要です。
 
最適なツールを選択できるようにするためにも、ツールを比較しどれを導入するべきなのか選定する必要があります。
 
拡張機能の有無やオンプレミス・クラウドなどの提供形態の違いなど、比較が十分にされていないと自社には不要な機能ばかりの高額なツールを導入してしまう恐れもあるからです。
 
最適なものを導できるように、比較はしっかり行っておきましょう。

③ツールの運用ルールを決める

誰もが簡単に投稿できるチャットだからこそ、最低限のルール決めは必要です。
 
ルールがないと、様々な情報が整理されることなく、どんどんと投稿されてしまい、結果として余計なコミュニケーションコストが発生しまいかねません。
 
これでは折角ツールを導入したのに意味がありません。
 
チャットルームごとに発言のルールを定める、ルームの解説は管理者が行うなどのルールを定めることで、秩序を守ったコミュニケーションが行われるようにする必要があります。
 
関連記事: 【無料・有料】ビジネスチャットツールを徹底比較!本当に使えるツールとは?
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ビジネスチャットのデメリットを解消できるツールとは

ビジネスチャットツールは大変便利ですが、既に述べた通り、最大のデメリットとして「大事な情報が流れていってしまう」ことが挙げられます。
 
このようなデメリットを解消したいとお考えなら、このようなツールはいかがでしょうか?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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Stockを使えば、チャットツールだと、大事な情報は流れて行ってしまい、ファイル共有ツールだと管理するのが面倒という問題が解消されます。
また、ノート形式のツールなので、社内やチームの情報のしっかりと管理することが可能です。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができるので、必要な情報があちこちに分散することがありません。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITリテラシーに関係なく、使いこなすことができます。導入先の学習塾では、ITに詳しくない60代の方も利用しています。

■Stockの主な機能

ノート機能

Stockのノート画面

ノートはフォルダ形式で管理できます。
また、各会議の議事録や書類のデータなどの管理としてだけでなく、関連する情報を一箇所にまとめるができます。
さらに、検索機能もありますので、必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、関連するタスクを一緒に管理することでタスク内容を正確に把握することが可能です。
メッセージ

Stockのメッセージ画面

Stockのメッセージ機能は、テーマ毎にやり取りをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してやり取りをするため、余計な会話や、テーマに関係のない会話が混じることはありません。

■Stockの料金

Stockの料金プランページ

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Stockは、期間の制限がなく、無料で利用することができます。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合は、通常プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ビジネスチャットのメリット・デメリットを把握した上で導入することで、より効果的にツールを活用できると思います。
 
また、チャットツールのデメリットである「情報が流れていってしまう」対策として、重要な情報をどのように管理するかについても考える必要があります。
 
是非、チャットツールの選定と共に、情報管理のツールについても検討してみてください。
 
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