昨今ではリモートワークの普及に伴い、社内外の業務連絡をメールからビジネスチャットツールへと移行させ、情報共有の円滑化に努めている企業も増えています。
一方、今までメールのやりとりがメインだったので、ビジネスチャットでの情報共有をイメージできず、導入に踏み切れない担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスチャットのメリット・デメリットやメールとの使い分けポイントをご紹介します。
- メールでの情報共有をより円滑にする方法を知りたい
- メールとチャットを使い分け用途に沿った業務を振り分けたい
- ビジネスチャットのメリット・デメリットを理解し自社導入を検討したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ビジネスチャットを長短両面から比較でき、情報共有をよりスムーズにする方法もわかります。
目次
メールとチャットの棲み分けとは
メールでやりとりする場合、両者が都合の良いときに一方向的に送信する一方、チャットではリアルタイムで双方向的にメッセージがやりとりされます。このように異なる性質上、ビジネスシーンでは棲み分けする2ツールを適切に使い分ける必要があるのです。
そこで、メールとチャットを使い分けるときに比較すべきポイントは以下の4点です。
取引先や顧客へ、決定事項や業務に関する情報を正式文書で送る場合にはメールがおすすめです。そして、社内での情報共有など、素早いレスポンスが求められる場合にはチャットという用途ごとの棲み分けを全社に浸透させ、適切に使い分けましょう。
ビジネスチャットツールを導入するメリット5選
ビジネスチャットツールを活用すると、以下5つのメリットが得られます。とくに、メールによる情報共有では実感できないメリットを得ながら、営業活動を進められる点がポイントです。
（1）情報共有の業務を効率化できる
ビジネスチャットツールの導入により、情報共有を迅速・活発にできます。
相手と時間を共有しないメールと異なり、ビジネスチャットツールはリアルタイムでやりとりします。そのため、メッセージを送信する度に間を置く必要がなく、よりスピーディーな情報共有が可能になるのです。
また、メール特有の「拝啓 〇〇の候～」「お世話になっております。△△部の××です。」のような挨拶文は不要です。チャットでは対面で会話をするような簡便なやりとりが想定されているので、要件を簡潔に伝える程度で済みます。
そのため、メッセージを作成する時間が短縮されます。さらには、情報共有に対する社員の精神的ハードルが下がることで社員同士のコミュニケーションが活性化され、ひいては生産性の向上も期待できるのです。
（2）複数のメンバーと同時にコミュニケーションが可能
部署やチームでの情報共有を想定したビジネスチャットツールでは、複数メンバーと同時並行でのやりとりが可能です。
ビジネスチャットツールには、複数人とのグループチャットを作成する機能があります。グループ内で送信したメッセージやファイルは同グループにいるメンバー全員に直接共有されるので、部署やチームでの情報共有が容易になるのです。
さらに、リモートワークや出張などで同じチームの社員が社内に居ない場合でも、ビジネスチャットツールを使うと場所を問わずに資料交換や会議ができます。このように、社員それぞれが直接現場で顔を合わせられずとも、連絡をとれる環境が実現するのです。
ほかにも、ビジネスチャットでは一度の投稿で全メンバーへと連絡もできるので、伝達漏れを防ぐ効果もあります。
（3）強固なセキュリティ
社外秘の情報を送受信することも想定したビジネスチャットツールは、安全に使えるように、一般的なSNSやチャットツールよりも強固なセキュリティを提供しています。
たとえば、社員同士がSNSの個人用アカウントを使って業務に関するやりとりをするケースがあります。しかし、一般的に使われるSNSはアカウントの乗っ取りや不正アクセスなどのリスクが高く、社内情報が漏えいする恐れがあるのです。
そこで、IPアドレス制限やアクセスログ閲覧機能などの高度なセキュリティを搭載したビジネスチャットツール上で、情報漏えいリスクを抑えつつ社員が手軽に情報共有できるようにしましょう。
とくに、大手企業でも安心して利用できるセキュリティレベルの「Stock」のような情報共有ツールを運用すれば、機密情報を扱う場合でも安心です。
（4）タスク管理が手軽になる
ビジネスチャットのタスク管理機能を使うと、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」の進捗状況をチーム内で手軽に共有可能になります。
今日ではテレワークの働き方を選択するメンバーも増加傾向にあります。しかし、誰が何をしているのかが見えにくく、複数のメンバーが同じ作業を重複したり、誰も作業せずに放置された作業が残ってしまったりすることがあります。
そこで、ビジネスチャットのタスク管理機能を使えば「ホワイトボードを使用したアナログな管理」「Excelによる管理」よりもスムーズに情報共有が可能になり、簡単にメンバー全員の進捗状況が確認できます。進捗状況が明確化すれば、結果として二重対応や抜け漏れを防げるのです。
（5）仕事とプライベートの区別ができる
ビジネスチャットを使うことによって、仕事とプライベートの区別が可能になります。
社員同士で連絡をとるとき、プライベートなやりとりもするチャットツールを使うと話題が混ざってしまいます。その結果、業務に関わる過去のメッセージが流れたり、機密情報をチャットツール上の第三者に誤送信したりする危険があるのです。
そこで、ビジネスチャットツールを使えば、仕事とプライベートの連絡を明確に分けられて、連絡内容が混ざるストレスが生じません。
ビジネスチャットツールのデメリット4選
情報共有が円滑になる一方で、ビジネスチャットには以下4つのデメリットも存在します。あらかじめ対策ができるように下記の内容は導入前に把握しておくことが重要です。
（1）情報が流れる
ビジネスチャットツールの性質上、やりとりを重ねるにつれて過去のメッセージが流れてしまいます。
連絡量が多いと、何を伝えたのか確かめるためにメッセージをさかのぼらなくてはならず、該当のメッセージを見つけづらくなります。また、チャット内で複数の業務について話し合うと、「どの話題に対する連絡なのか分からない」「返信が抜け漏れる」自体になりかねません。です。
このように、チャット上でやりとりすると、必要な情報を探し出す手間が生じます。そこで、昨今は「ノート」単位で話題を分けられる「Stock」などの情報共有ツールを活用し、情報の見落としを防ぐ企業が増えているのです。
（2）余計なコミュニケーションが多くなりやすい
ビジネスチャットツールを利用すると、業務に無関係なコミュニケーションも増える可能性があります。
チャットは簡単にコミュニケーションができる反面、ルールがなければ業務に無関係な内容へ脱線しやすい点がデメリットです。また、チャットを業務時間外や休日に送ると、業務とプライベートの境目が曖昧になり、社員がストレスを感じる可能性もあります。
業務の関連性が低い余計なやりとりにより、不要なトラブルを招かないようにチャットの使い方について社内でルールを整備しましょう。
（3）通知や既読機能の影響で作業に集中できない
常にチャットで情報共有がされていると、通知の多さが原因で社員の集中力が削がれてしまう可能性もあります。
チャットはプッシュ通知でリアルタイムに情報を確認可能です。しかし、メールよりも素早い返信を期待される場合が多いことから、通知に気をとられ自身の業務に集中できない場合もあるのです。
また、自身に関係あるメッセージでなくとも全員に通知されるツールであると、逐一内容を確認する必要があり効率的とは言えません。
そこで、メッセージの既読機能がないツールや、通知の頻度・通知先を細く設定可能なツールであると、社員の作業時間を確保しながらも大切な情報の見逃しを防止できます。
（4）ツールの利用に教育が必要
導入したチャットツールや社員のITリテラシーによっては、研修などの教育コストを要し企業の負担を増加させます。
多機能ゆえに操作の難しいツールを導入すると、研修を実施してもすぐには使いこなせません。その結果、全社へ浸透しきらずに、コミュニケーションの効率化が達成できなくなってしまうのです。
そこで、あらかじめ非IT企業向け仕様で操作性に優れたツールを導入する方法があります。たとえば、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせる「Stock」のようなシンプルなツールを用いて、情報共有のIT化を図るのがトレンドです。
【押さえるべき】ビジネスチャットツールの選定ポイント
ここでは、ビジネスチャットの導入における選定ポイントをご紹介します。以下のポイントを押さえたツールを導入し、運用に失敗してしまう事態を予防しましょう。
クラウド型のツールか
クラウド型のビジネスチャットツールを導入することは大前提として欠かせません。
社内サーバーに設置するオンプレミス型のシステムはセキュリティを高められますが、社外からアクセスしたり社員とやりとりしたりできず、気軽に連絡可能なチャットツールの利点を得られません。また、オンプレミス型のシステムは多額の初期費用がかかります。
このように、ビジネスチャットを最大限に活用するには、場所を問わずに情報共有できるクラウド型のツールを導入する必要があります。
自社にマッチした機能を持つツールか
ビジネスチャットを導入する前に、自社にマッチした機能を過不足なく搭載しているか検討しましょう。
ビジネスチャットツールはチャット以外に、ファイル共有やタスク管理などの業務効率化に役立つ機能を備えているケースも多くあります。しかし、多機能なツールほど、使いこなすには高いITリテラシーが要求されます。
そのため、ITに疎いメンバーが多いと使いこなせず、ツールを放置してしまう恐れがあるのです。また、案件や顧客情報をほかのシステムで管理している企業では、多機能なツールを使っても機能が重複し、無駄な運用コストもかかります。
したがって、自社での運用目的に照らした過不足のない機能を備えたツールの選定を心がけましょう。
自社に適したコストであるか
ツールの導入・運用にあたり、長期運用が可能な料金コストであるか、事前に計算することも重要です。
ビジネスチャットはサービスによって「初期費用」「利用料金」「オプション料金」が発生するうえ、月払いと年払いで料金が異なるケースがあります。そのため、「必要な機能に過不足はないか」「利用人数が増減した場合の料金はどうなるのか」を事前に確かめましょう。
また、社員が使いこなすのに自社研修は必要になるのかといった「教育コスト」の算出も、長期運用には必須の視点となります。費用対効果を最大化するためにも、機能とコストのバランスを慎重に見極めなければなりません。
操作が簡単か
ビジネスチャットは全社で使われるので、社員のITリテラシーに即した、簡単な操作性を備えたものが理想的です。
どれほどセキュリティレベルが高いツールでも、操作が複雑であれば社内で浸透しづらく、日々の業務効率が低下します。さらに、社内で現行のツールに対する不満が積もると、改めて別のツールを導入しても抵抗感が生じやすくなるのです。
したがって、ビジネスチャットは誰でも簡単に使いこなせるシンプルなものでなければなりません。
【失敗しない】情報を流さずにチャットもできるITツール
以下では、情報を流さずにチャットもできるおすすめツールをご紹介します。
ビジネスチャットは、会話形式でメッセージのやりとりを進めるのでメールよりも素早いコミュニケーションができます。一方で、ビジネスチャットはツールの性質上、情報が流れてしまい必要な情報へのアクセス性が低下する問題も内包しています。
そこで、蓄積した情報を活用するには「情報が流れずに管理できる」条件を満たすツールが必須です。ただし、優れた機能を備えたツールでも、操作が複雑では教育コストの増加や、社員に浸透せず形骸化する事態を招きかねません。
したがって、情報共有のストレスを取り除くには非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせ、情報が流れずにストックされるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に大切な情報を残しつつ、直感的な「フォルダ」で誰でも簡単に管理できます。さらに、ノートに「メッセージ」が紐づいており「チャットツールのように話題が入り乱れてわからない」「共有した情報が見つからない」ストレスが発生しません。
最も簡単に情報共有のストレスを解消できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスチャットの導入事例3選
以下ではビジネスチャットの「Stock」を導入して成功した事例を3つご紹介します。自社での運用のイメージがつきにくい場合は、他社事例を参考にして設計することもひとつの手法です。
Tech Fan株式会社
Tech Fan株式会社は、AWS,GCPなどのクラウドに関する総合支援サービスを中心事業とする企業です。
同社は日々の業務がプロジェクト単位で動いています。プロジェクトによって『働き方』や『働く時間』も違い、また、在宅勤務やクライアント先に一定期間常駐することもあるため、チームメンバーが働く『場所』も異なります。しかし、プロジェクト横断で情報共有すべき事柄も多く、全社メンバーが情報共有するプラットフォームが必要となっていました。
そこで、「Stock」を導入したことにより、分かりやすく『ノート』単位で情報が共有されてくるため、マネジメントが楽になりました。さらに、情報が蓄積されていくので、情報に対する意見も上がりやすくなり社内のコミュニケーションが活発化されました。
SBIビジネス・イノベータ株式会社
SBIビジネス・イノベータ株式会社は、SBIグループをはじめとする企業のコンタクトセンターの企画・運営、人材派遣、人材紹介、人材教育など「ヒト」を中心としたBPOソリューションを多くの企業に提供しています。
同社の『わたし・みらい・創造センター』では幅広い業務を実施しており、情報を効率的に管理する情報共有の基盤がなかったことが、大きな課題になっていました。従来は『Excel』を使って情報管理しており、非常に効率が悪かったのです。
そこで、「Stock」を導入することにより、『ノート』単位で、各テーマごとに分かりやすく情報を残せるようになりました。また、Stockのノートに紐づいている『メッセージ機能』絵を使うと、タスクごとにやりとりが分かれるので、快適に業務にとりかかれるようになりました。
株式会社ハピネス
株式会社ハピネスは、訪問鍼灸リハビリマッサージを施す「ハピネス治療院」を運営しています。具体的には、老人ホーム・介護施設・個人宅に伺って、はり灸のマッサージサービスの提供をしています。
以前はLINEで使用していたため情報が流れていってしまい、営業先との商談記録などの情報を適切に管理できていませんでした。そこで、チームの情報を簡単に管理可能なツールを探していました。
そこで、「Stock」を導入すると、情報が流れず必要な情報へ即座にアクセスできるようになりました。情報管理がしやすいうえに商談の振り返りが簡単なので、営業業務の効率が明らかに向上したのです。
ビジネスチャットツールのメリット・デメリットまとめ
これまで、ビジネスチャットのメリット・デメリットやメールとの使い分けのポイントについてご紹介しました。
ビジネスチャットはメールと比べ、情報共有の気軽さや簡単さ、そして複数人と同時にコミュニケーションを高度のセキュリティ下で利用できるメリットがありました。しかし、送信する対象や内容、状況によってメールとチャットを適切に使い分けるのが重要です。
一方で、機能が多く操作が複雑なツールを導入してしまうと、社員が使いこなせず教育や研修・講習会などにコストがかかる可能性もあります。そのため、ツールは社員が教育なしで使いこなせるツールであると、コストを抑えつつ素早い浸透に繋がります。
そこで、今回ご紹介したStockのように、非IT企業のメンバーでも説明不要で情報共有・管理が効率化できる情報共有ツールが必須です。実際に非IT企業を中心に200,000社以上で導入され、情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、情報共有を効率化しつつ蓄積した情報を積極的に活用できる環境を構築しましょう。
