昨今、社内外との連絡をメールや電話からビジネスチャットツールへと移行し、情報共有を効率化している企業が、業界や業種を問わずに増加しています。
 
ビジネスチャットは、チャット以外にもタスクやファイルの管理、音声・ビデオ通話など仕事を効率的に行うための多くの機能が備わっているツールが多いです。
 
一方で、今までメールや電話でやりとりを行っていたので、ビジネスチャットで情報共有を行うメリットがわからず、ツールを導入するか悩んでいるといった方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ビジネスチャットのメリット・デメリットやメールとの使い分けポイントなどについてご紹介します。
 
  • メールや電話での情報共有に課題を感じている
  • メールとチャットの使い分けがわからず悩んでいる
  • ビジネスチャットのメリットを知り、ツールの導入を検討したい
という担当者の方は、この記事を参考にするとビジネスチャットのメリットを確認でき、社内の情報共有をスムーズにできます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ビジネスチャットを導入するメリット4選

ビジネスチャットを導入し社内外のコミュニケーションを行うと、以下の4つのようなメリットが得られます。

メールや電話よりも気軽でスピーディー

ビジネスチャットはメールや電話よりも気軽にコミュニケーションをとれます。
 
場所や時間を選ばずに利用できるため、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になり、スピーディーな連絡や情報共有を促進できます。
 
また、メール特有の「拝啓 〇〇の候~」、「お世話になっております。△△部の××です。」のような時候の挨拶などは不要です。会話をするように投稿できることからも、要件のみを簡潔に送信できるのがメリットです。
 
したがって、不要なコミュニケーションコストを削減でき、業務効率の向上にも繋がると言えます。

複数のメンバーと同時にコミュニケーションが可能

メールとは異なり部署やチームなど、複数のメンバーと同時にコミュニケーションが可能です。
 
ビジネスチャットは、送信したメッセージやファイルがグループ内のメンバーへリアルタイムで共有されます。そのため、同じ場所にいなくとも、部署やチームメンバー全員での議論や共有がしやすくなるのです。
 
また、リモートワークやサテライトオフィス(企業の本社・本拠地から離れた地域に設置された小規模オフィスでの勤務)などでチームメンバーが社内にいない場合でも、チャットであれば会話に近い感覚でミーティングや情報共有ができるので、多様化した働き方への対応も可能です。
 
ほかにも、ビジネスチャットでは1度の投稿でメンバー全員へと連絡ができるため、伝達漏れを防ぐ効果もあります。

情報共有が簡単

ビジネスチャットは情報共有を簡単に行えます。
 
メールよりも簡単に投稿できる分、細かな共有も気兼ねなくできるので、活発な情報共有が期待できます。メールだとなかなか浸透しづらい細かな報告・連絡・相談があった場合、伝達漏れや間違いに気づかないまま作業が進んでしまう可能性もあるのです。
 
メールには公式な文書として残しておけるというメリットがありますが、迅速な情報共有には向きません。また、ビジネスチャッではスタンプや定型文などが設定されているツールもあります。
 
このようなツールでのチャットはテキストを入力する手間も省けるので、メッセージに対する返信も簡単にでき素早い対応が行えます。

強化されたセキュリティ

普段利用しているSNSやチャットツールよりもセキュリティが強化されており安心して利用できます。
 
会社によっては、管理者の知らないところで従業員同士がプライベートチャットなどを使って業務に関するやりとりをしている、という場合もあるでしょう。プライベートチャットやSNSを利用する場合、アカウントの乗っ取りや情報漏洩といったリスクがあります。
 
一方で、ビジネスチャットを利用すると、管理者によるアカウント管理の元、データの暗号化やIPアドレスの制限など高度なセキュリティによって情報漏洩の防止が可能です。
 
セキュリティが強化されたビジネスチャットを利用し、流出や漏洩の心配のない安心した情報共有を行いましょう。
 
関連記事: 法人が使えるビジネスチャットおすすめ7選!ツールの特徴や料金も紹介


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ビジネスチャットのデメリット4選

情報共有を効率化できる一方で、ビジネスチャットにはデメリットも存在します。以下ではビジネスチャットのデメリットを4つご紹介します。

情報が流れる可能性

チャットではコミュニケーション量が多くなると、過去の発言が流れます。
 
ツールの性質上チャットが上に流れるので、情報のストックは難しくなります。また、情報の確認にはチャットを遡っていかなければならなく、必要な情報へたどり着くまでに時間がかかってしまうのです。
 
ほかにも、業務内容のチャットの途中でプライベートのやりとりが入ってしまった場合「いつどのタイミングで話した内容かわかりにくい」、「業務に関する内容か否かの判断がしにくい」などの事態に陥りかねません。
 
そのため、重要な情報がある場合には、別途メモやピン留めをしておく、プライベートの内容は決められたチャットで行うなどの対策が必要です。

余計なコミュニケーション量が多くなる

ビジネスチャットを利用すると、コミュニケーションの量が多くなる傾向があります。
 
チャットは簡単にコミュニケーションを行える反面、プライベートの内容や業務に関係のない会話へ脱線しやすくなり、無駄なやりとりが増えるケースも考えられます。
 
また、チャットを業務時間外や休日に送ると、業務とプライベートの境目が曖昧になり、社員がストレスを感じる可能性がある点に注意が必要です。
 
余計な投稿や業務に関係ない投稿も増えてしまうため、チャットの使い方についてあらかじめ決めておくのが良いでしょう。

通知や既読機能の影響で作業に集中できない

常にチャットで情報共有がされていると、通知の数が原因で社員の集中力が削がれてしまう可能性もあります。
 
チャットはプッシュ通知などリアルタイムで情報を確認できる一方で、メールのように返信を保留できないので、そちらの対応に手をとられ自身の業務に集中できない場合もあります。
 
また、自身に関係あるメッセージに限らず通知がくるツールであると、逐一内容を確認する必要があり非効率的です。
 
そのため、既読機能がないツールや通知の頻度やメンションを細く設定できるツールであると、自分の作業時間を確保しながらも大事な情報の見逃しを防げます。

教育が必要な場合がある

ツールによっては、教育コストがかかる場合があります。
 
社内のITリテラシーに差があったり、非IT企業などITツールに慣れていない社員が多い企業であったりすると、ツールを使いこなすまでに研修などの教育コストがかかる可能性があります。
 
また、機能の多さから操作が難しいツールを導入してしまうと、社員が使いこなせず結果一部の社員しか利用せず、コミュニケーションの効率化が達成できません。
 
そのため、ITツールに不慣れな社員であってもすぐに利用できる「Stock」のようなシンプルなツールが最適です。
 
関連記事: チャットとメールの違いって?両者の特徴とオススメのツールをご紹介!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

メールとチャットを使い分けるポイント

メールとビジネスチャットを使い分ける際に比較したいポイントは以下の4点です。

メールとチャットの使い分けポイントの比較表

取引先やクライアントへ決定した事項や業務に関する情報を正式文書で送る必要がある場合にはメール、社内コミュニケーションなど会話するような素早いレスポンスが求められる場合にはチャットと適切に使い分けましょう。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
 
関連記事: 【厳選5選】リモートワークに必須なチャットツール!選別ポイントもご紹介

ビジネスチャットの導入における選定ポイント

以下では、ビジネスチャットの導入における選定ポイントをご紹介します。ビジネスチャットで社内の情報共有を円滑化し、業務の効率化を実現しましょう。

自社にマッチした機能を持つツールか

自社にマッチした機能を持つツールであるかどうか確認しましょう。
 
ビジネスチャットはチャット以外にファイル共有やタスク管理など、多くの機能が備わっていることが多いので、自社の運用目的に沿った機能やコストで利用できるものであるかが重要です。
 
一方で、一見自社にマッチしそうなツールでも、運用していく中で利用していない機能が多く使いにくかったというケースもあります。
 
拡張機能の有無や外部サービスとの連携機能など、イメージしている運用が行えるツールであるかを確認して比較検討しましょう。

自社に適したコストであるか

ツールの導入・運用していくにあたり、どの程度コストがかかるのかの確認も重要です。
 
ビジネスチャットは、「初期費用」や「利用料金」、「オプション料金」などがあり、料金の支払い方法も月払いや年払いとさまざまです。そのため、「どの機能が必要であるか」、「利用人数は何人であるのか」をイメージし、事前にどの程度のコストがかかるのか細かく試算しましょう。
 
また、社員が使いこなせない複雑なツールであったり、運用に至るまでの設定が面倒であったりすると、教育コストや研修などのコストがかかるケースもある点にも注意です。
 
したがって、最大の費用対効果を得るには、機能とコストのバランスを慎重に見極める必要があります。
 
関連記事: 【無料・有料】ビジネスチャットツールを徹底比較!本当に使えるツールとは?


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報を確実にストックできるツール

以下では、情報を確実にストックできるおすすめツールをご紹介します。
 
ビジネスチャットは、会話形式でメッセージのやりとりが可能なのでメールよりも素早いコミュニケーションが行えます。一方で、ビジネスチャットはツールの性質上、情報が縦に流れてしまい必要な情報になかなかたどり着けないといった問題もあるのです。
 
必要な情報を素早く確認するには、コミュニケーションのしやすさ以上に「情報を確実にストックできるツール」であるかも確認すべきと言えます。
 
そのため、シンプルな操作でテキストだけでなくファイルやタスクなどの情報も確実に蓄積できる「Stock」のようなツールが最適です。
 
Stockは、プロジェクトに紐付けてチャットを管理できるので、ビジネスチャットのようにチャットで話した情報が流れる心配がありません。また、チャットだけでなくツール内のあらゆる情報を一括検索でき、必要な情報にわずか数クリックでアクセス可能です。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ビジネスチャットのメリットのまとめ

これまで、ビジネスチャットのメリット・デメリットやメールとの使い分けポイントなどについてご紹介してきました。
 
ビジネスチャットはメールと比べ、情報共有の気軽さや簡単さ、そして複数人と同時にコミュニケーションを高度のセキュリティ下で利用できるメリットがありました。しかし、送信する対象や内容、状況によってメールとチャットを適切に使い分けるのが重要です。
 
一方で、機能が多く操作が複雑なツールを導入してしまうと、社員が使いこなせず教育や研修・講習会などにコストがかかる可能性もあります。そのため、ツールは社員が教育なしで使いこなせるツールであるとコストを抑えられ素早い浸透に繋がります。
 
今回ご紹介したStockは、シンプルな操作で説明書なしでも簡単に利用でき、実際に非IT企業を含む100,000社以上で導入され社内の情報共有の効率化を実現しています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」で社内コミュニケーションの活性化を図りましょう。
 
関連記事: 【マナー7選】グループチャットのルールとは?おすすめのツールもご紹介
 
関連記事: 【2021年最新版】主要ビジネスチャットツール徹底比較!