ビジネスシーンにおける意思決定までに至る時間が長いほど、コミュニケーションコストがかかるといえます。スピーディに業務を進めるためにも、コミュニケーションコストを最小限にすることが求められるのです。
しかし、意思疎通にかかる時間が長く、通常業務が効率的に進まずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、コミュニケーションコストが高いと生じる問題や削減方法を中心にご紹介します。
- メンバー間でのコミュニケーションコストが多く、業務の遅れが出ている
- 意思疎通ができなかったり認識齟齬があったりする現場を解消したい
- コミュニケーションコストの削減方法を知り、複数人で行う業務をスムーズに進めたい
という方はこの記事を参考にすると、コミュニケーションコストがかかると発生する問題や対処法もわかるうえ、非IT企業でもできるおすすめの手法も取れるようになります。
目次
コミュニケーションコストとは
コミュニケーションコストとは、情報伝達・意思疎通といったコミュニケーションにかかる時間や労力を指します。
たとえば、部下が上司に業務の進捗状況を報告するとき、現状の説明に時間がかかるほど「コミュニケーションコストが高い状態」となります。逆に、コミュニケーションコストが低いと、情報伝達に割く時間・労力が減るので業務もスムーズに進みます。
コミュニケーションコストが高い場合は、意思疎通のたびに多くの時間がかかり、情報の発信者と受信者の間に認識の齟齬が生まれやすいため、ミスやトラブルを招きます。したがって、正しい対策を講じ、組織全体のコミュニケーションコストを削減しなければなりません。
コミュニケーションコストが高いと生じる問題
コミュニケーションコストが高いと生じる問題は以下の3つが挙げられます。下記3つの問題点が自社に当てはまるかを確認し、該当する場合は対策を練るべきです。
業務効率が低下する
まずは、業務効率が低下する問題があります。
コミュニケーションに多くの時間・労力を使うと、社員それぞれの担当する業務に割くはずだったリソースが奪われてしまい、業務効率は低下します。時間内に業務が終わらないことが当たり前となり、長時間労働も増えてしまうのです。
また、コミュニケーションコストの高い状態では、「相談しづらい」「自分の考えが正しく伝わっているかわからない」などの悩みを抱える社員が増えます。そのため、上司は部下のミスに気づくのが遅れる問題も同時に発生します。
意思決定が遅くなる
コミュニケーションコストが高いと、意思決定が遅くなります。
コミュニケーションに時間がかかっていては、スムーズに現状把握ができません。通常、意思決定はプロセスの確認から行うので、現状把握にかかる時間が増えれば、意思決定全体にかかる時間も増えます。
結果として、意思決定ができなかった分業務も進められず、プロジェクトの進捗遅れにも繋がりかねません。また、迅速な意思決定ができなければ、競合他社に遅れをとる可能性も高まり、ビジネスのスピード感も担保できなくなってしまうのです。
連携がとりづらくなる
コミュニケーションコストが高いと生じる3つ目の問題点は、連携が取りづらくなることです。
業務は複数人で進めることが大半ですが、コミュニケーションコストが高い状態では、メンバー間での連携がとれません。社員ひとり一人の作業スピードを高めても、チーム内の連携がうまくいかなければ、業務全体の進捗は遅れてしまうのです。
また、連携がとりづらく、情報伝達・意思疎通が正しくできていない場合、社員それぞれの役割が不明瞭になり、作業の抜け漏れや重複対応のミスも発生します。したがって、組織内の連携がとりやすい環境を作り、連携ミスが原因で生じるトラブルを減らしましょう。
コミュニケーションコストを削減する方法
ここでは、コミュニケーションコストを削減する方法を3つ解説します。コミュニケーションコストの削減に成功している企業は、以下の3つの手法をスピーディに実践し、社内に浸透させています。
マニュアルを作成する
まずは、マニュアルの作成が挙げられます。
あらかじめ、業務の流れやポイントをマニュアルにまとめておけば、上司が部下に業務について一からすべて説明する必要がなくなり、コミュニケーションコストが削減できます。また、業務内容だけでなく、とくに多い質問と回答もFAQとして記載しておけば、複数人から繰り返し同じ質問をされる状況も防げるのです。
現場メンバーからしても、不明点が生まれるたびに上司に質問する必要がなくなり、業務が進めやすくなります。ただし、マニュアルは一度作成して終わりではなく、定期的に見直し、常に最新の情報になっているか更新しましょう。
コミュニケーション手段・ルールを統一する
ふたつ目のコミュニケーションコストを削減する方法は、コミュニケーション手段・ルールの統一です。
コミュニケーションを効率化するための手段・ルールが多すぎては、シーンごとにどの手法を用いるかすぐに判断できません。ZoomやGoogle Meetなどのコミュニケーションツールが年々増えている一方、新しいツールを導入するときは、従来のツールと混在しないように明確なルールを設けるべきです。
また、ケースごとにルールを分けていると運用が複雑になるので「複数の機能を兼ね備えたツール」を導入するのも選択肢のひとつです。加えて、連絡する時間、報告時のテンプレートなどのルールを決めておけば、確認にかかる時間も短縮できます。
ITツールを導入する
ITツールの導入もコミュニケーションコストを削減するために欠かせません。
チャットツールなどのITツールを導入すれば、情報の共有も簡単になり、コミュニケーションコストが削減できます。メールだと文面作成に時間がかかり、電話だとやりとりが残りませんが、チャットツールを使えばふたつの問題を解決できます。
また、チャットツールは短文でのやりとりがしやすいので、メールより気軽に相談・質問ができます。しかし、チャットツールだと情報が流れてしまうデメリットがあるので、「Stock」のようなツールを使い、正しく情報を残しつつコミュニケーションをとる企業も増加しています。
コミュニケーションコストの削減に役立つITツール
以下では、コミュニケーションコストの削減に役立つITツールを紹介します。
一般的に使われる情報共有の手段としてメールや口頭が挙げられますが、メールではメールボックスでしか情報管理ができず、口頭では「言った言わない」が発生します。結果として、事実確認に時間がかかり、コミュニケーションコストの削減は実現できません。
そこで、情報共有を円滑にする、ITツールの導入が必須となります。しかし、チャットツールでは気軽にコミュニケーションが取れるものの、情報が流れるので、欲しい情報へアクセスできず最終的にはコミュニケーションコストがかかります。
したがって、「シンプルな情報共有ツール」でメッセージの情報と、マニュアルなど何度も振り返る情報を分けた管理が重要になるのです。結論、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に情報管理・スムーズなコミュニケーションができる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」を使えば、チャットツールのように情報を流さず正しく残せるうえ、直感的な「フォルダ」で残した情報へのアクセスも簡単です。また、ノートに紐づく「メッセージ」を活用すれば、話題が錯綜しないのでコミュニケーションコストも最小限に抑えられます。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
コミュニケーションコストの概要と問題点・削減方法のまとめ
これまで、コミュニケーションコストの概要と問題点・削減方法を中心に解説しました。
コミュニケーションコストとは、コミュニケーションをとるときにかかる時間や労力を意味します。そして、コミュニケーションコストが高いと連携が取りづらくなり、業務効率は低下し、意思決定も遅くなってしまうのです。
コミュニケーションコストを削減するには、情報共有・管理が正しく行われる体制を構築する必要があり、そのためには「ITツール」を導入しなければなりません。しかし、多機能なITツールを導入すれば、全社で使いこなすことは難しく、コミュニケーションコストはより高くなります。
そこで、ITリテラシーの有無に関わらず、誰もが使いこなせるシンプルなITツールを選択しましょう。したがって、Stockのように、情報管理・共有の効率化を簡単に実現しつつ、コミュニケーションコストの削減にも貢献する情報共有ツールを使うべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でスムーズに情報共有・管理を行い、コミュニケーションコストを削減しましょう。
