リモートワークは出社しなくても業務を完結できる利便性がある一方、情報漏洩や不正アクセスといったセキュリティリスクを抱えています。
 
とはいえ、リモートワークをするにあたり「どのようなセキュリティ対策をすべきか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、リモートワークのセキュリティ対策3選と必須機能を中心に解説します。
 
  • リモートワークを実施しているが、セキュリティに不安がある
  • リモートワークに必須のセキュリティ機能を知りたい
  • セキュリティ対策のポイントを押さえ、あらゆるリスクを解消したい
という方はこの記事を参考にすると、リモートワークに必要な具体的なセキュリティ対策が分かり、重要情報へのリスクを取り除けるようになります。


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リモートワークでセキュリティ対策をすべき理由

ここでは、リモートワークでセキュリティ対策をすべき理由をリスクと事例の観点から解説します。これまでセキュリティ対策が不十分だった方は必見です。

理由1|企業が抱えるセキュリティリスクの現状

まずは、企業が抱えるセキュリティリスクの現状をご紹介します。リモートワークでは情報のやりとりをするのに社外ネットワークを利用したり、公共施設で仕事をしたりする機会が増えるので、以下のようなセキュリティリスクがあるのです。

端末の紛失・盗難

まずは、端末の紛失・盗難がセキュリティリスクとして挙げられます。
 
リモートワークでは、ノートPCやタブレット、スマホといったモバイル端末で作業をする場面も多いです。そのため、仮に置き忘れたり紛失したりすればデータが盗難される恐れもあります。

端末のウイルス感染

次に、端末のウイルス感染リスクがあります。
 
リモートワークでは自宅や公衆のWi-Fiを使って作業するケースもあります。このような環境ではセキュリティ対策が整っていない場合も多いことから、ウイルス感染リスクが高まってしまうのです。

外部からの不正アクセス

リモートワークには外部からの不正アクセスのリスクもあります。
 
リモートワークで扱う端末が会社から付与されたものでない場合は、アクセス制限ができておらず重要情報へ不正アクセスされるリスクが高いです。また。最悪の場合、データが悪用される事態にもなりかねません。

フィッシング・標的型メール

次に、フィッシング・標的型メールを受けるリスクもあります。
 
近年ではフィッシング(偽サイトに誘導してアドレスを搾取する詐欺)や標的型メールの被害が多発しています。しかし、リモートワークによりひとりで作業をしていれば「正しい情報か」を判断できず、不正リンクを開いてしまう恐れもあるのです。

社外ネットワークによる情報漏洩

最後に、社外ネットワークによる情報漏洩のリスクがあります。
 
社外ネットワークには通信が暗号化されていなかったりウイルスを含んでいたりするものもあります。仮にこのようなネットワークを利用すれば、通信を傍受されて情報漏洩につながってしまうのです。
 
以上のように、リモートワークには従来のセキュリティ管理では補いきれないリスクがあります。そのため、自社でリモートワークを実施する場合は、セキュリティは必ず万全にする旨をチームに教育しましょう。
 
関連記事: リモートワークとテレワークの違いとは?メリット・デメリットも紹介

理由2|実際に被害を受けた事例

リモートワークで業務をしていた企業のなかには、以下のようなセキュリティ被害を受けてしまったケースがあります。
 
  • アップデートを無視したウイルス感染の事例
  • ソフトや端末が最新状態でないとウイルスへの感染リスクが高まります。実際に、アップデートを無視して社内の機密情報が漏洩してしまった事例もあるのです。
     
  • PCを第三者に盗み見された事例
  • カフェなどで離席した際に、ロックをし忘れて情報が盗み見された事例があります。また、USBで情報を抜かれたり、ウイルスに感染させられたりする被害もあるので注意しましょう。
     
  • フリー回線で通信が傍受された事例
  • 公共施設のフリーWi-Fiを利用すると、第三者から傍受されてしまう危険性があります。実際に、メールに添付した重要な企業情報が流出した事例もあるため危険です。
以上のように、リモートワークを実施するとさまざまなセキュリティ被害を受ける可能性があるので、事例を参考にして具体的な対策をすべきです。
 
関連記事: 【必見】リモートワークのメリット10選!デメリットの解決策も解説


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リモートワーク必要な3つのセキュリティ対策

企業が実施すべきセキュリティ対策は「制度的な対策」「物理的な対策」「技術的な対策」の3つです。以下では、それぞれの対策内容を詳細に解説します。

(1)制度的な対策

セキュリティガイドラインを作成する

まずは、制度的な対策として「何をすれば良いか」を明確にするためにセキュリティガイドラインを作成しましょう。
 
セキュリティガイドラインは基本方針と対策基準、実施手順で成り立っています。しかし、具体的な内容は企業ごとに異なるので、自社の事業内容などにしたがって作成する必要があります。
 
また、セキュリティガイドラインは一度作成したら完了ではなく、定期的に内容の見直しや修正を繰り返すのが大切です。

実践的な行動ルールを作成する

次に、リモートワークのセキュリティガイドラインにしたがって、実践的な行動ルールを作成します。具体的なルールは以下の5つです。
 
  • 紙媒体の持ち出し規制
  • 社内データの持ち出し規制
  • オフィス外からの情報アクセス制限
  • ウイルス感染した際のとるべき行動フロー
  • ダウンロードできるITツールの指定
以上のように、セキュリティガイドラインだけでなく具体的な行動ルールを制定すれば、従業員がルールに沿って適切にセキュリティ管理できるようになります。

(2)物理的な対策

使用機器等を放置しない

リモートワークではPCやUSB、タブレットなどの機器を放置させないことが重要です。
 
カフェなどで離席する際に機器を置いておくと、第三者に盗まれたり意図せずに紛失したりする可能性があります。そのため、リモートワーク時の機器管理には細心の注意を払うべきなのです。
 
したがって、オフィスや自宅以外でPCなどの機器を利用する場合には、どのような状況でも肌身離さず持ち歩く習慣をつけましょう。

社内情報をデジタル化する

紙媒体で保存しているすべての情報をデジタル化しましょう。
 
オフィスから紙媒体の文書を持ち出して仕事を進めると破損や紛失のリスクが高まってしまいます。また、紙であれば共有する際にも逐一写真をとってメールやチャットに添付しなくてはならず面倒です。
 
そのため、リモートワークには文書の紛失リスクがなく、リアルタイムで情報を記載・更新できるデジタルツールを使うべきです。

(3)技術的な対策

セキュリティソフトをインストールする

技術的な対策として、セキュリティソフトを利用PCにインストールしましょう。
 
セキュリティソフトは、PCウイルスや不正アクセスなどから機器を守るためのソフトウェアです。セキュリティソフトがあれば、ウイルスによるデータの破損や情報漏洩のリスクを大幅に軽減できます。

通信を暗号化できるツールを導入する

リモートワークでは通信を暗号化できるツールを利用しましょう。
 
社内情報をデジタル化すれば紛失のリスクは減らせますが、外部から傍受されて通信内容が漏えいする可能性も無視できません。そのため、通信を暗号化できるツールを活用し、第三者の不正アクセスを徹底阻止すべきなのです。
 
関連記事: 【必見】リモートワークのセキュリティ対策3選!必須の機能も解説


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【すぐに確認】ITツールに必須のセキュリティ機能

ここでは、ITツールに必須のセキュリティ機能をご紹介します。
 
セキュリティリスクを解消するためにも、リモートワークで使うツールを選定する際は、以下の機能があるか必ず確認しましょう。

第三者による盗み見や改ざんができない「SSL」

はじめに、利用予定のツールが「SSL」に対応するかを確認しましょう。
 
SSL(Secure Sockets Layer)とは、インターネットでやりとりされるデータを暗号化して送受信する仕組みです。SSLがあれば、万が一情報が第三者に漏洩しても解読されないため、データが悪用されるような事態の悪化を防げます。
 
また、SSLはクレジットカード決済にも使われているほど強固なものなので、SSLに対応するツールは安心して利用できます。

不正アクセスを確認できる「アクセスログ」

次に、アクセスログが閲覧できるかを確認しましょう。
 
万が一外部から不正アクセスされても、記録が残っていなければ状況が分からないので適切な対処ができません。しかし、アクセスログ機能があるツールであれば、ツール内で実行された操作や実行者まで特定できます。
 
したがって、不正アクセスの原因を究明して再発を防ぐためにも、必ずアクセスログを備えたツールを使うべきなのです。

ログイン情報が漏えいしても安心な「2段階認証」

最後に、不正ログインを防ぐための「2段階認証」が利用できるかを確認しましょう。
 
2段階認証では「ID」と「パスワード」に加え、2段階認証アプリに表示される「確認コード」がログインに必要です。そのため、万が一IDとパスワードが流出しても第三者にログインされる心配がありません。
 
以上のように、2段階認証はIDやパスワードの脆弱性をカバーするうえで必須なのです。


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厳格なセキュリティでリモートワーク下の情報管理に役立つツール

以下では、厳格なセキュリティ下で情報管理に役立つツールをご紹介します。
 
リモートワークでは安全でない社外ネットワークを使う場合もあるので、多くのセキュリティリスクが伴います。そのため、「SSL」「アクセスログ」「2段階認証」といったセキュリティ機能を過不足なく備えたツールが不可欠なのです。
 
ただし、ツールが多機能で複雑であれば、操作ミスによって情報が漏洩するリスクを拭えません。したがって、ツールを選ぶ際はセキュリティ機能だけでなく”誰でも簡単に使いこなせるか”も必ず確認すべきです。
 
結論、安全なリモートワークには、厳格なセキュリティ下でITに詳しくない65歳が即日で使える「Stock」が最適です。
 
Stockの「ノート」に記載した情報は任意のメンバーのみに共有できます。また、各ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づいているのでやりとりが分散せず、知られたくない情報が外部に漏洩する心配もありません。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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リモートワークのセキュリティ対策まとめ

これまでセキュリティ問題の解決法や必須の機能をご紹介しました。以下は、リモートワークのセキュリティに必須の機能です。
 
  • 第三者が盗み見や改ざんができない「SSL」
  • 不正ログインや意図しない操作を確認できる「アクセスログ」
  • ログイン情報が漏えいしても安心な「2段階認証」
上記のようなセキュリティ機能を過不足なく搭載するツールであれば、セキュリティリスクが解消され目の前の仕事に集中できるようになります。ただし、操作ミスによる情報漏れを考慮すると「誰でも即日で使えるほどシンプルなツール」でなければなりません。
 
つまり、リモートワークを実施する企業には、厳格なセキュリティであらゆる社内情報を守れるうえ、非IT企業の65歳でも説明なしで利用できる「Stock」が最適なのです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社のセキュリティ課題を解決し、リモートワークでも安心して仕事ができる環境をつくりましょう。
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。