リモートワークには生産性向上やコスト削減などのメリットがあるので、導入する企業が増えています。一方で、リモートワークにはデメリットもあるため、企業は試行錯誤を重ねて対応している段階でもあります。
 
とくに、リモートワークのセキュリティ問題は大きな課題です。そのため、「セキュリティの問題を解消する方法はないのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、リモートワークのセキュリティ問題を解決する方法をご紹介します。
 
  • 時間がないので端的に解決策について紹介してほしい
  • セキュリティが不安でなかなかリモートワーク実施に踏み切れない
  • リモートワークに必須のセキュリティ機能があれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、リモートワークに求められる具体的なセキュリティ対策が分かります。


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リモートワークでセキュリティ対策に力を入れるべき理由

リモートワークを実施する企業は、これまで以上にセキュリティリスクに対して敏感になる必要があります。企業がセキュリティ対策に注力すべき理由を、以下のセキュリティリスクの現状と事例で解説します。

企業が抱えるセキュリティリスクの現状

リモートワークは企業により多くのセキュリティリスクを与えます。
 
リモートワークでは情報のやりとりをするために社外ネットワークを利用したり、公共施設で仕事をしたりする機会が増えるためです。具体的には、以下のようなセキュリティリスクがあります。
 
  • PCウイルス感染による情報漏えい
  • 業務情報が保存されたUSBや資料の紛失
  • 通信傍受による社内情報の流出
リモートワークには、従来のセキュリティ管理では補いきれないリスクがあります。そのため、自社でリモートワークを実施する場合は、セキュリティ事故を予防策を早急に打ちましょう。
 
関連記事: 【必見】リモートワークとは?テレワークとの違いや課題の解決法を紹介

実際に被害を受けた事例

リモートワークで業務をしていた企業のなかには、以下のようなセキュリティ被害を受けてしまったケースがあります。
 
  • アップデートを無視したウイルス感染の事例
  • ソフトなどを最新状態に保たなければ、ウイルスに感染しやすくなります。実際に、アップデートを無視した結果、社内の機密情報が漏えいしてしまった事例があります。
     
  • PCを第三者に盗み見された事例
  • カフェなどで離席した際に、ロックをし忘れて情報が盗み見された事例があります。また、USBで情報を抜かれたり、ウイルスに感染させられたりする被害もあります。
     
  • フリー回線で通信が傍受された事例
  • 公共施設のフリーWi-Fiを利用すると、第三者から傍受されてしまう危険性があります。実際に、メールに添付した重要な企業情報が流出した事例があります。
リモートワークを実施するとさまざまなセキュリティ被害を受ける可能性があるので、事例を参考にして具体的な対策をする必要があります。
 
関連記事: 【良いことの方が多い!?】リモートワーク導入のメリットとデメリットを大公開!


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リモートワークで実施すべき3つのセキュリティ対策

企業が実施すべきセキュリティ対策は「制度的な対策」「物理的な対策」「技術的な対策」の3つです。以下では、それぞれの対策内容を詳細に解説します。

(1)制度的な対策

セキュリティガイドラインを作成する

「何をすれば良いか」が明確に分かるセキュリティガイドラインを作成しましょう。
 
セキュリティガイドラインは「基本方針」「対策基準」「実施手順」の3つで構成されています。具体的な内容は企業ごとに異なり、自社の事業内容などにしたがって作成する必要があります。
 
また、セキュリティガイドラインは1度作成したら完了ではありません。定期的に内容の見直しや修正を繰り返すことで、セキュリティリスクを限りなく減らせるのです。

実践的な行動ルールを作成する

次に、リモートワークのセキュリティガイドラインにしたがって、具体的な行動に移せるルールを制定しましょう。以下は、リモートワークで制定すべき5つの行動ルールです。
 
  • 紙媒体の持ち出し規制
  • 社内データの持ち出し規制
  • オフィス外からの情報アクセス制限
  • ウイルス感染した際のとるべき行動フロー
  • ダウンロードできるITツールの指定
セキュリティガイドラインのような方針だけでなく、具体的な行動ルールを制定すれば、従業員がルールに沿って適切なセキュリティ管理ができるようになります。

(2)物理的な対策

使用機器等を放置させない

リモートワークではPCやUSB、タブレットなどの機器を放置させないことが重要です。
 
カフェなどで離席する際に機器を置いておくと、第三者に盗まれたり意図せずに紛失したりする可能性があります。そのため、リモートワーク時の管理には十分に気をつける必要があります。
 
オフィスや自宅以外でPCなどの機器を利用する場合には、どのような状況でも肩身離さず持ち歩くという習慣をつけましょう。

社内情報をデジタル化する

紙媒体で保存しているすべての情報をデジタル化しましょう。
 
オフィスから紙媒体の文書を持ち出して仕事を進めるのは、紛失のリスクが高まります。また、持ち出した情報は最新ではないので、業務のミスが増える恐れもあります。
 
そのため、まずは文書の紛失リスクがなく、リアルタイムで情報更新ができるITツールが必要です。

(3)技術的な対策

セキュリティソフトをインストールする

セキュリティソフトを利用中のPCにインストールしましょう。
 
セキュリティソフトは、PCウイルスや不正アクセスなどから機器を守るためのソフトウェアのことです。セキュリティソフトをPCへインストールしないと情報が流失したり、データが破壊されたりするので注意しましょう。

通信を暗号化できるツールを導入する

リモートワークでは通信を暗号化できるツールを利用しましょう。
 
社内情報をデジタル化すれば紛失の心配はなくなりますが、外部から傍受されて通信内容が漏えいする可能性があります。しかし、通信を暗号化できるツールを活用すれば、第三者は社内情報を盗めません。

セキュリティ機能が充実しているツールを活用する

セキュリティリスクを低減させるためには、セキュリティ機能が充実しているツールを導入しましょう。
 
どれほど優れたツールでもセキュリティが脆弱では意味がありません。充実したセキュリティ機能があることで、はじめて安心して仕事ができるのです。
 
そのため、検討中のツールにどのようなセキュリティ機能があるかを、公式サイトなどから必ずチェックしましょう。
 
関連記事: リモートワークに重要なセキュリティ問題。情報漏洩のリスクととるべき対策とは?
 
関連記事: 【カテゴリ別】リモートワークに必須のおすすめツール12選!


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【すぐに確認】ITツールに必須のセキュリティ機能

テレワークのセキュリティ問題を解消するためには、以下の3つのセキュリティ機能を備えたITツールが必要です。

第三者が盗み見や改ざんができない「SSL」

はじめに、利用予定のツールが「SSL」に対応するかを確認しましょう。
 
SSL(Secure Sockets Layer)とは、インターネットでやりとりされるデータを暗号化して送受信する仕組みです。
 
SSLがあるツールを利用すれば、万が一情報が第三者に漏えいしても解読ができないため、深刻な問題になるのを防げます。つまり、SSLとは送受信される情報を閲覧するための「鍵」なのです。
 
SSLはクレジットカード決済にも使われているほど強固なものなので、SSLに対応するツールは安心して利用できます。

不正ログインや意図しない操作を確認できる「アクセスログ」

次に、「アクセスログ」が閲覧できるかを確認しましょう。
 
万が一、外部から不正アクセスされても、アクセスログがなければ状況が分からないので適切な対処ができません。逆に、アクセスログ機能があるツールであれば、ツール内で実行された操作や実行者まで特定できます。

ログイン情報が漏えいしても安心な「2段階認証」

最後に、不正ログインを防ぐための「2段階認証」が利用できるかを確認しましょう。
 
2段階認証では「ID」と「パスワード」に加え、2段階認証アプリに表示される「確認コード」がログインに必要です。そのため、万が一IDとパスワードが流出しても第三者はログインできません
 
IDとパスワードの管理が甘い社員を個別で指導するのは手間がかかるので、2段階認証が設定できるツールがおすすめです。


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厳格なセキュリティでリモートワーク下の社内情報を保護するツール

以下では、厳格なセキュリティ下で社内情報を保護するツールをご紹介します。
 
リモートワークでは、多くのセキュリティリスクを抱えながら仕事をしなければなりません。そのため、「SSL」「アクセスログ」「2段階認証」などのセキュリティ機能を備えたツールが必要不可欠です。
 
さらに、誰でも簡単に使いこなせるツールであれば「使い方が分からないから放置される」ということもありません。逆に、多機能なツールは操作が複雑なので、ITに詳しくないと使いこなすのは困難です。
 
結論、中小企業から大企業まで安心して導入できるうえに使い勝手が良いツールは、国際セキュリティ資格のISO27001(ISMS)を取得した厳格なセキュリティで社内情報を管理する「Stock」一択です。
 
Stockは非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせるほどシンプルであり、社内に浸透しないという悩みも解消されます。また、導入実績が100,000社を超える実績があるツールなので、大企業でも安心して導入できます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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リモートワークのセキュリティ対策まとめ

これまでセキュリティ問題の解決法や必須の機能をご紹介しました。以下は、リモートワークのセキュリティに必須の機能です。
 
  • 第三者が盗み見や改ざんができない「SSL」
  • 不正ログインや意図しない操作を確認できる「アクセスログ」
  • ログイン情報が漏えいしても安心な「2段階認証」
上記のようなセキュリティ機能を搭載するツールを活用すれば、セキュリティの心配をしなくて済むので、目の前の仕事に集中できるようになります。そのため、セキュリティ対策は自社の利益にもつながる重要な要素と言えます。
 
つまり、リモートワークを実施する企業には、Stockのような厳格なセキュリティであらゆる社内情報を不正アクセスなどから守るツールが不可欠です。
 
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