「在宅勤務になってから生産性が落ちてきてしまった…」
 
「コミュニケーションを取るのが難しいから、在宅勤務のコツを教えて欲しい…」
 
このようなお悩みを持っている方々に向けて、以下の2つをご紹介します。
 
在宅勤務における生産性向上のコツ
コミュニケーション不足を解消するコツ
 
在宅勤務になって様々な課題や不満が出てきているかと思いますが、この記事を読んで解決していただければ幸いです。
 
 
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在宅勤務における課題とは?

株式会社メンバーズが2020年7月に発表したテレワーク中の勤務実態に関するアンケートによると、以下の3つが在宅勤務における課題として上位に挙げられています。
 
・運動不足
・人と話す機会が減った
・仕事とプライベートの区別が付けにくい
 
上記の3つの在宅勤務の課題を、「運動不足や、仕事とプライベートの区別が付けにくいことに起因する、生産性の低下」「コミュニケーションの不足」の大きく2つに分けて、それぞれのコツ(解決策)を細かく見ていきましょう。
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生産性の低下を防ぐコツ

生産性の低下を防ぐコツを以下の3つに分類して考えていきます。
 

・働く環境の構築
・タスク管理
・心身のリラックス

働く環境の構築

【働くまでのルーティンを作る】

仕事とプライベートの区別を付けづらい原因として、働くまでのルーティンが違うことが考えられます。
 
オフィスへの出勤の場合、「歯を磨く」「着替える」「ヘアメイク」などの出勤前のルーティンがあるはずです。
 
しかし在宅勤務では、いつものルーティンの一部しか行わなかったり、起きた格好のまま働いてしまいがちです。
 
そのため、在宅勤務では仕事モードに切り替えることが難しくなり、生産性の低下につながってしまうので、オフィス勤務と変わらない「出勤前のルーティン」を行うことが重要です。

【仕事専用のスペースを作る】

1段階上の仕事モードに切り替えるためには、仕事専用のスペースを作ることも重要です。
 
例えば、「テレビを見るためのソファー」や「寝るためのベッド」で作業をする場合、普段の使い方と違うのでプライベートと仕事の線引きが難しくなります。
 
そのため仕事モードへの気持ちの切り替えが難しく、生産性の低下に繋がってしまう恐れがあります。
 
そこで仕事専用のスペースを作り、「仕事場所にいるときは仕事」「それ以外ではプライベートの空間」と棲み分けをすることで、気持ちのオンオフがはっきりし、生産性が向上させることができるでしょう。

【防音対策/椅子・机を揃える】

最後に、「防音対策」や、「作業がしやすいように、自分に合った机や椅子等のアイテムを使う」ことも生産性向上に繋がります。
 
駅や幹線道路が近い家だと、電車や車の音で集中力が途切れてしまうこともあるかと思います。また、オフィス勤務時と違って「自宅の椅子や机がフィットしないもの」だと、集中力が散漫になってしまう恐れが高いです。
 
旅行で枕が変わると寝心地が悪くなるのと同じように、普段使用しているアイテムと違うものや、自分に合わないものを使用していると、生産性の低下に直結してしまいます。
 
そのため、耳栓などを使用して防音対策をしたり、自分に合っていて質の良い机・椅子等のアイテムを揃えて、生産性を高くしましょう。

タスク管理

タスク管理

【寝る前に翌日のタスクを書き出す】

翌日の作業予定を前日に整理することで、すぐに作業に取り掛かることができます。
 
朝は脳の生産性が最も活発化されると言われており、朝の時間に作業予定の決断をするのは非生産的です
 
そのため、前日の夜に次の日のタスクを書き出しておくことで、決断疲れを減らし、最優先の仕事のためにエネルギーを蓄えておきましょう
 
そうすれば、今日1日何をするのか把握した状態で朝目覚め、決断するために貴重な時間とエネルギーを浪費することなく、生産性の高い仕事に取り組むことができるでしょう。

【毎朝、食事や休憩時間を入れたスケジュールを書く】

上記と同じように、一日のスケジュールを決めることで、作業の切れ目ごとに毎回決断する無駄な労力や時間を無くすことができるため、生産性の向上に繋がります
 
他にも、スケジュールに沿った行動をしなければならないという時間的制約から、作業を効率化するメリットもあります。
 
これを「締め切り効果」といいます。人間は、締め切り日時があってその期限を逃すと多大なリスクを背負うことが分かっていると、締切日時を死守しようとする、というものです。
 
つまり、締め切りが明確になっていることで、するべきタスクに集中できる(集中しなければならない)状態になり、効率的に作業終わらせ、生産的に仕事を行うことができるのです。

心身のリラックス

【休憩をとる】

在宅勤務の場合、オフィス勤務と違い周りの状況に合わせて昼休憩や小休憩を取るのではなく、仕事を区切るタイミングを自分で決めることになります
 
そのため、気付いたら数時間続けて作業をしていたり、お昼を食べる時間を逃したりしてしまうことも起こりがちです。
 
そこで時間を測り、1時間単位で小休憩を取り入れたり、昼休憩の時間を固定するなどして、強制的に休憩を入れましょう。

【昼寝を取り入れる】

オフィス勤務の場合、周りの目を気にして昼寝を取り入れられないことが多いでしょうが、在宅勤務の場合は可能です。
 
睡眠不足に陥っている人に仮眠を取り入れると作業ミスが減少するという実験結果があります。
 
そのため、昼寝をすることで脳がリセットされ、生産性が高まります
 
しかし、1時間以上の睡眠だと、脳が睡眠モードには入ってしまいます。その場合、かえって集中力がなくなってしまうので、アラームをかけることで30分以内の昼寝にしましょう。

【運動を取り入れる】

運動不足はテレワークの課題で1番多く挙げられている課題です。
 
運動不足になると、生活習慣病や肥満になるリスクが高くなり、仕事へ悪影響を及ぼし生産性低下に繋がります
 
そのため、通勤時間の短縮や昼休憩の短縮等により発生した時間を使い、散歩やランニングなどの運動を取り入れるといいでしょう。
 
運動には、体温を上げて体を起こす役割もあり、脳の働きを活発にして集中力を高めてくれます。
 
また、長時間椅子に座ることに起因する、肩こり等の緩和にも繋がるでしょう。
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コミュニケーション活発化のコツ

コミュニケーション

ルールを作る

【会議前に雑談を挟む】

在宅勤務では、チームメンバーの顔を合わせて会話するのは「Web会議」くらいしかありません。
 
確かに、Web会議上で顔を見てやりとりすることで、直接でのやりとりに似たコミュニケーションを取ることはできます。しかし、会議で業務上の議論をするだけでは、在宅勤務の課題である「人と話す機会が減った」という問題を根本的に解消することはできません。
 
ですので、会議前のアイスブレイクとして「2,3分間の雑談」を取り入れ、オフィス勤務時と近いコミュニケーション環境を作ることが重要です。

【同僚と昼食をとる】

例えば月に1度、出社した上でチームのメンバーや企業全体の「シャッフルランチ」などをして、従業員同士のコミュニケーションを取ることもコミュニケーション問題を解決策の1つです。
 
意識的にコミュニケーションをとるようにしなければ、在宅勤務中に人と話す機会を作ることは難しいです。
そのため、「シャッフルランチ」には昼食代の提供をするなど、企業が積極的にコミュニケーションを取れるようにする施策を推進することが重要です。
 
規模が大きい企業だと、「シャッフルランチ」により新たな交友関係を構築できるなど、社員にとっても企業にとっても良い影響を与えることができます。

ツールを使う

【情報共有ツールの使用】

チャット機能やノート機能などが付いている「情報共有ツール」を使うことで、在宅勤務時のコミュニケーションが活発化します。
 
なぜなら、チャットはメールと違い「敷居が高くなく」、会話に近い感覚で相手とやりとりをすることが可能だからです。
 
メールのように長文を書く必要もなく、聞きたい要点を整理するだけなので、手軽かつ頻繁なコミュニケーションを促すことに繋がります。
 
また、議事録やファイルデータなど「業務上に必要な情報・データ」も共有することができ、業務上の情報共有漏れも防げます
 
関連記事: 在宅勤務とテレワークに違いはある?導入するポイント、メリット・デメリットを解説!
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在宅勤務におすすめな情報共有ツール

今回ご紹介するツール「Stock」は、「チャット機能」や「ノート機能」だけでなく、「タスク管理」や「ファイル管理」など、ビジネスの場でも活用できる機能を様々持ち合わせています。
 
また、現在60,000社に導入されており(2021年1月末現在)、幅広い規模や業界の企業への導入実績を持っています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
 
関連記事: 在宅勤務で効率的に仕事をしよう!簡単に使えるおすすめツール11選
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まとめ

今回の記事では、在宅勤務のコツについて解説しました。
 
■まとめ
・在宅勤務の課題は「生産性の低下」と「コミュニケーション不足」
・コミュニケーション不足を解消するのは「情報共有ツール」
・情報共有ツールなら「Stock」
 
ぜひ「Stock」を使ってみてください!
 
 
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関連記事: テレワークや在宅勤務のルールを作らないとまずい?!その理由と必要なルールを解説
 
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