在宅勤務を実施する企業がここ数年で急激に増え、新しい働き方として広く認知されました。そのなかでも、「在宅勤務により業務効率が向上する」というメリットは経営資源が少ない企業にとっては無視できない要素です。
 
一方で、これまでオフィス勤務だけを認めていた企業のなかには「在宅勤務をはじめてから業務効率が下がった」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
在宅勤務では通退勤の時間がなくなりますが、業務が効率化されなければ別の業務をする余裕もありません。そこで今回は、在宅勤務で仕事を効率化するコツ10選を中心にご紹介します。
 
  • 在宅勤務をはじめてから業務の進捗が悪いので早急に改善したい
  • 在宅勤務を導入するにあたって不安要素をなくしておきたい
  • 少ない予算でも在宅勤務の課題を簡単に解消できる方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務で誰でも実践できるコツとおすすめの課題解消法が分かります。


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在宅勤務の業務を効率化するコツ10選

在宅勤務には生産性向上などのメリットがあると言われますが、オフィスとは異なる環境になるので「逆に集中できずに効率が下がった」と感じる場合もあります。そこで以下では、在宅勤務の業務を効率化するための10のコツをご紹介します。

(1)セルフマネジメントを身に付ける

在宅勤務ではセルフマネジメントを身に付けるようにしましょう。
 
セルフマネジメントとは食事や運動、睡眠などの身の回りのことを適切に管理して、心身を健康な状態を保つことを指します。仕事で最高のパフォーマンスを出すためには、元気に働ける健康状態が必要です。
 
関連記事: テレワークや在宅勤務のルールを作らないとまずい?!その理由と必要なルールを解説

(2)集中できる環境を整える

次に、仕事に集中できる環境を自宅につくりましょう。
 
自宅はプライベートな空間なので意識的に集中できる環境をつくらなければ、仕事の質とスピードは下がってしまいます。そのため、仕事をするデスクまわりを綺麗にしたり、部屋をパーテーションで仕切ったりするのが効果的です。

(3)PCの周辺機器を揃える

在宅勤務で利用するPCの周辺機器を揃えましょう。
 
たとえば、Web会議ツールを使った商談が多い場合には、印象を少しでも良くするために高性能なマイクやカメラを用意しましょう。また、マウスやキーボードなどを使いやすいものに変えれば、仕事がしやすくなります。
 
在宅勤務ではPCに向かって仕事をする時間がほとんどなので、可能な限り周辺機器を充実させて働きやすい環境にすることをおすすめします

(4)スケジュールにメリハリを付ける

限られた勤務時間で最大限の成果を上げるためには、スケジュールにメリハリを付ける必要があります。
 
大きなスケジュールとしては午前中に細かい作業をして、午後はクリエイティブな仕事を中心に進めましょう。一般的に、午前中は集中力が高い状態と言われているので事務作業をするのがおすすめです。
 
また、小さな業務単位のスケジュールではポモドーロ・テクニックを活用しましょう。ポモドーロ・テクニックとは25分の作業と5分の休憩を繰り返して、集中力を切らさないようにする方法です。
 
以上のように、在宅勤務ではむやみに目の前の仕事に取り組むのではなく、業務を効率的にこなせる時間帯や時間配分を考えましょう

(5)長い休憩を挟む

ポモドーロ・テクニックの短い休憩だけでなく、定期的に昼休みのような長い休憩も挟みましょう。
 
在宅勤務ではほかの社員の様子が分からないので、休憩を取らずに仕事に集中しがちです。集中するのは良いことですが、気が付かないうちに業務効率が下がっているケースが多いため、リフレッシュできる休憩を取らなければなりません。

(6)マルチタスクをしない

マルチタスクをしないことも業務効率を高めるために必要なことです。
 
マルチタスクとは2つ以上の作業を同時にすることを指しますが、1つの作業だけに集中するシングルタスクよりも非効率です。なぜなら、マルチタスクは作業を切り替えるたびに準備をしなければならず、それまでの作業を思い出す必要もあり時間がかかるのです。
 
そのため、マルチタスクは一見すると効率的にみえますが、かえって業務効率を悪化させる原因となるので注意しましょう。

(7)優先度の高いタスクから処理する

業務効率を高めるためには、タスクを優先度が高い順に並べましょう。
 
担当するタスクを端から一つひとつ処理していく方法は、納期漏れなどの重大なミスへとつながりかねません。したがって、以下のような縦軸に重要度を横軸に緊急度をとったマトリクスで、タスクの優先度を決定しましょう
タスクの優先順位を決めるマトリクス
上記のマトリクスにタスクを割り当てると、タスクの優先順位は(1)、(2)、(3)、(4)の順になります。とくに、(1)のタスクは業務やプロジェクトが成功するかどうかの重要なタスクなので、最優先で取り組みましょう。

(8)タスクの進捗を全員で共有する

タスクの進捗をチーム全体で共有するようにしましょう。
 
在宅勤務では進捗を直接報告することができないので、次第に誰が何をしているのかが分からなくなります。そして、部下の進捗が正確に把握できず、適切なマネジメントが困難になるなどさまざまな面で問題が生じるのです。
 
そのため、在宅勤務では担当タスクをチーム全体で共有できるようにしましょう。とくに、共有する手間が必要ない仕組みを導入すれば、面倒だからという理由で部下からの進捗報告が滞ることが少なくなります。
 
また、チーム全体でタスクの進捗を共有すれば、上司だけでなく同じ部署のメンバーがいち早く進捗の遅れに気が付き、課題の早期解決ができるなどのメリットもあるのです。

(9)コミュニケーションを増やす

メンバー同士の連携を強めるためにもコミュニケーションを増やすようにしましょう。
 
在宅勤務ではオフィスのように気軽に声をかけられないため、メンバー間のコミュニケーションが減ります。そして、メンバーとコミュニケーションが取れていないと、情報の行き違いや業務負担の偏りが発生するなど上手く連携できなくなるのです。
 
そのため、メールなどに代わって気軽にメッセージのやり取りができるツールを導入しましょう。ただし、共有されたメッセージや資料が流れてしまい、あとから探し出すのが大変なツールもあるので、情報が蓄積されるツールが最適です。

(10)簡単に情報共有できる仕組みをつくる

在宅勤務の業務効率を高めるために、簡単に情報共有できる仕組みをつくりましょう。
 
在宅勤務をはじめる多く企業が直面するのが「ツールが使いこなせないので情報共有ができない」という問題です。ビジネスにおいて情報共有は基本的なことですが、在宅勤務で利用するツールが使いづらいだけで情報共有するハードルが上がってしまいます。
 
そのため、オフィス勤務以上にチームの情報共有を活発にしたい場合には「誰でも簡単に使いこなせる情報共有ツール」が必須です。
 
関連記事: 【必見】在宅勤務のメリット7選とデメリット7選を紹介!


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【必見】優秀な社員ほど自力で業務効率化をしない

在宅勤務に限らず、仕事がデキる社員ほど自力で業務効率化をしません。
 
優秀な社員の多くは自力で業務効率を上げようとしても時間がかかるか、そもそも効果がないことを理解しています。そのため、少ない労力で簡単に業務を効率化するために「ツール」を活用するのです。
 
しかも、すべての優秀な社員がITに詳しいわけではないため「直感的に操作できるほどシンプルなツール」を使っているケースが多いのです。裏を返せば、誰でも簡単に使えるツールを導入すれば在宅勤務でも業務効率の向上が見込めます。
 
さらに、必要な機能に過不足がないシンプルなツールは、ほかのツールに比べて安価なのも特徴のひとつです。したがって、在宅勤務に充てられる予算が限られている企業でも導入ができます。
 
関連記事: 【今すぐ使えるテンプレート付き】在宅勤務時の報告書の作り方を徹底解説!
 
関連記事: 在宅勤務で効率的に仕事をしよう!簡単に使えるおすすめツール11選


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在宅勤務の3つの課題を解決するおすすめのツール

以下では、在宅勤務の3つの課題を解決するおすすめのツールをご紹介します。
 
在宅勤務の3つの課題とは「情報共有の停滞」「タスクの未処理」「コミュニーションの不足」です。オフィスでは何気なく資料を渡し、完了していない仕事がないか声をかけ、業務の報告を口頭で伝えていました。
 
しかし、遠隔で仕事をする在宅勤務では上司や同期、部下は同じ空間で仕事をしておらず、オフィス勤務と同じようにはできません。そのため、在宅勤務では情報共有やタスク管理、コミュニケーションの問題を「ツール」で解決します。
 
たとえば、ITが苦手な社員でもすぐに使いこなせる「Stock」であれば、簡単に情報共有ができるうえに情報に紐づいたタスク管理やメッセージが使えます。情報共有、タスク管理、メッセージが一か所で完結するため、複数のツールを併用する必要はありません。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が100,000社を超える今注目のツールであり、必要な機能に過不足がないシンプルな仕様なので低コストで運用できるのも特徴です。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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在宅勤務の業務を効率化するコツまとめ

これまで在宅勤務を効率化するコツや優秀な社員が実践している方法をご紹介しました。
 
在宅勤務の業務効率を高めるコツはすぐに実行できるものもありますが、効果を実感するためには根気強く継続しなければなりません。しかし、在宅勤務にツールを導入すれば、これまでのムダが一気に解消されるので成果も十分に期待できます。
 
一方で、複雑な多機能ツールを導入するとITが苦手な社員が使いこなせず、社内に浸透しないまま誰も使わなくなるという事態になりかねません。そのため、誰でも直感的に使いこなせるツールを選定しましょう。
 
たとえば、在宅勤務で停滞しがちな情報共有や進捗管理、コミュニケーションがとれる「Stock」は、非IT企業の65歳でも導入初日から使いこなせるほどシンプルです。
 
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