FAXは取引先の企業や部署間の情報伝達手段として長らく使われてきましたが、ペーパーレス化が進行する昨今では、業務でFAXを用いる場面は減少してきています。
しかし、FAXの廃止を検討していても、業務に支障をきたさないか不安な方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、FAXがいらないと言われる理由や代替手段を中心にご紹介します。
- 書類管理や送受信が面倒なFAXを廃止すべきか悩んでいる
- 紙の資料をデータ化して管理したい
- FAXよりも簡単に資料を共有できるツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、FAXが必要となる場面や廃止すべきかがわかり、FAXの利用可否が判断できるようになります。
目次
FAXが必要となる場面とは
ここでは、日常業務においてFAXが必要となる場面をご紹介します。突然FAXを廃止すると、以下の場面で不都合が生じる可能性があるので対策を講じなければなりません。
企業・行政機関とのやりとり
企業・行政機関とのやりとりには、FAXが必要なケースもあります。
患者の個人情報を扱う「医療・看護業」や、図面・見積書などを現場で確認する「建設業」などの業種では、セキュリティや利便性を考慮してFAXを利用することが多いです。また、行政機関における情報共有ではFAXが主流で使われており、メール対応が行われていない役所もあります。
したがって、社内ではFAXを使う機会はなくても、顧客企業や行政機関とのやりとりをする必要上、FAXを使わざるを得ない企業が少なくありません。FAXを廃止する際は、取引先との連絡に問題が発生しないか確認する必要があるのです。
書類提出
社内で使われているFAXを廃止すると、書類提出の利便性が失われる可能性があります。
請求書や納品書などの提出期限が直前でも、時間を問わず使えるFAXを使えば、直接提出先へ訪問せずに提出ができます。また、担当者が不在でもほかの従業員がFAXを確認する可能性が高いので、書類の確認漏れが起きにくく、提出した証拠も紙で残ります。
資料をデータ化すると、電子メールでも時間を問わず書類提出ができますが、PCスキルがなくメール管理が難しい従業員もいるので、FAXが定着している企業が多いのです。FAXのデジタル化を進める場合は、ITリテラシーの高くない従業員が取り残されないようにフォローしなければなりません。
FAXを廃止すべき・いらないと言われる3つの理由
ここでは、FAXがいらないと言われる理由を3つ挙げて解説します。FAXの利用を継続すると起きる以下の問題を参考にして、自社でもFAXを廃止すべきか検討しましょう。
返信が遅くなる
情報伝達手段としてFAXを活用すると、返信の遅れにストレスが生まれます。
FAXで送信する都度、機器の設置場所まで移動する手間が必要になり、筐体が少なければFAXを使おうと渋滞が起きる場合もあります。また、FAXが溜まり、多くの書類を仕分けしなければならないので返信が遅くなりがちです。
そのため、早急に情報共有しなければならない場合はFAXではなく、ほかの連絡ツールを利用すべきです。とくに、近年では「Stock」のようなシンプルなツールを使って、情報共有を効率化する企業が増えている傾向にあります。
コストがかかる
社内でのFAX利用にかかるコストも無視できません。
FAXを利用すると、機器の購入・レンタル費に加え、印刷用のコピー用紙・インクなどの消耗品にかかる費用や送信時の通信費もかかります。そのため、FAXの利用回数が多くなるほどコストが大きくなってしまうのです。
したがって、経費を削減するには「資料共有をデジタル化する」「部署間の連絡時はFAX以外の方法で行う」などの施策で、社内でのFAXの利用回数を少なくすべきです。
代替連絡ツールの普及
近年ではスマートフォンやタブレットなどの、FAXの代わりになるツールが普及しています。以下のグラフは総務省による「世帯別の情報通信機器の保有率」を表したものです。
FAXの保有率は平成20年から約20％落ちているのに対し、スマートフォンの保有率は約80％まで上昇しています。また、PCやタブレットなどの保有率も高い水準を推移しているため、FAX以外のツールを用いて連絡を取る手段が一般化しているのです。
FAXの代替手段として使われる2つの手法
ここでは、FAXの代替手段として使われる2つの手法をご紹介します。FAXの廃止に成功している企業は、以下の代替ツールを用いて社内外の連絡を円滑に行っているのです。
インターネットFAX
FAXの機能をインターネット上で使える「インターネットFAX」による方法です。
インターネットFAXを使うと、機材の設置スペースを確保する必要や印刷にかかるコストがなくなります。また、資料をデータとして送受信するので、場所にとらわれずに資料を共有できます。
しかし、インターネットFAXはデータ化した資料の送受信を容易にする一方で、情報ごとにわかりやすくまとめるといったデータ管理ができません。したがって、ほかのITツールを併用してデータ管理しなければならず、結局コストが大きくなってしまうケースもあるので注意です。
情報共有ツール
情報共有ツールを用いて社内外への共有をスピーディーに行う方法もあります。
チームの業務連絡を円滑にする情報共有ツールは、送受信したデータを管理する機能が備わっているので、データの送受信・管理を一本化できるのが大きな特徴です。コストを抑えつつ、データをクラウド上で管理するので、チームで資料の一元管理が実現します。
ただし、多機能なツールを導入するとFAX以外の機器に慣れていない従業員が使いこなせず、取り残される恐れもあります。そこで、情報共有ツールを活用する際は、「誰でも簡単に操作できるシンプルなツール」を導入しましょう。
FAXを廃止しても情報共有・管理が簡単にできるITツール
以下では、FAXを廃止しても情報共有・管理が簡単にできるITツールをご紹介します。
今日では、FAXに代わる連絡ツールが普及しており、FAXを使わずにやりとりをする企業が増えています。そのため、FAXを廃止し、代替手段を用いて社内外で情報共有することも可能なのです。
ただし、代替ツールとして使われがちなインターネットFAXについて、データを送受信する機能はありますが「誰でも見やすく資料を整理できる」データ管理の機能がないツールも少なくありません。そこで、データのスピーディーな共有・管理をするには、情報共有ツールの導入が必須です。
一方、操作の難しいツールではITリテラシーの高くない従業員が使えず、運用が頓挫する可能性もあります。したがって、FAXで共有すべき情報はまとめて、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツール：「Stock」で管理しましょう。
Stockの「ノート」に資料を残しつつ、「フォルダ」を用いた管理も容易です。また、ノートに紐づく「メッセージ」を活用すると、テーマが混ざらずに任意のメンバーとやりとりができます。
社内外のあらゆる情報を最も簡単に管理できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
FAXがいらないと言われる理由や代替案まとめ
これまで、FAXがいらないと言われる理由や代替案を中心にご紹介しました。
FAXに代わる連絡ツールが普及している昨今では、連絡が遅くコストも大きいFAXを廃止し、代替手段を用いた社内外の情報共有も可能です。しかし、インターネットFAXを使ってもデータ管理がうまくできないので、情報共有ツールを活用してデータの送受信・管理を一元化すべきです。
ただし、高性能なツールは操作が難しく、使いこなすにはFAX以上にITリテラシーが必要になります。したがって、導入する際は「資料管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール」を選定しましょう。
結論として、「ノート」「フォルダ」「メッセージ」の資料管理に過不足のない機能を備え、誰でも簡単に使える情報共有ツール：Stockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し非効率なFAXからの情報共有から脱却しつつ、情報管理までも効率化させましょう。
