昨今の感染症拡大の防止を理由に「在宅勤務」が広く注目されるようになりました。そして、実際に在宅勤務を実施する企業では、ほかにもさまざまなメリットの恩恵を受けて利益を上げているケースもあるのです。
 
その一方で、「自社でも在宅勤務を始めたいが、なかなか社内で動きがない」と悩む方もいるのではないでしょうか。とくに、「メリットへの理解が乏しく、デメリットばかりに焦点が当てられて稟議が通らない」という企業も多いのです。
 
そこで今回は、在宅勤務のメリット・デメリット、3つの導入ポイントをご紹介します。
 
  • 自社の上層部を説得して在宅勤務を始めたい
  • 在宅勤務の導入に失敗したくないので、事前にデメリットを把握したい
  • 在宅勤務でも変わらずに仕事をするために、デメリットを解決する方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務に対する理解が深まり、自社で実施する具体的なイメージが持てます。


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在宅勤務とは

自社への在宅勤務の導入を検討している場合には、在宅勤務についての理解を深めましょう。そこで以下では、在宅勤務の概要やほかの働き方との違い、注目される理由を解説します。

在宅勤務の概要

在宅勤務とは職場ではなく自宅で仕事をする新しい働き方です。
 
在宅勤務はフリーランスと混同されがちですが、「企業に雇用されている」のが在宅勤務の特徴となります。在宅で仕事をするためには通信環境やセキュリティソフト、各種ITツールなどを準備する必要があります。

テレワークとの違い

在宅勤務はテレワークのひとつであり、テレワークは以下のように定義されています。
 
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
 
つまり、テレワークと在宅勤務に違いはなく、テレワークの方法のひとつが「在宅勤務」なのです。また、テレワークは在宅勤務のほかに、以下の3つの働き方を含みます。
 
  • サテライト・コワーキング
  • 企業の本拠地から離れた場所に設定されたサテライトオフィスや、会議室や打ち合わせ場所などの共同スペースであるコワーキングスペースで仕事をする働き方です。
     
  • モバイルワーク
  • 電車や飛行機などの移動中に作業をすることで、効率的に仕事を進める働き方です。
     
  • ワーケーション
  • 観光地やリゾート地などの休暇先で仕事をする働き方です。
以上のように、従来のオフィス勤務だけでなくさまざまな働き方の選択肢が増え、多くの企業が対応に迫られているのです。

在宅勤務が注目される理由

在宅勤務が注目される理由は、企業や社員にとってさまざまなメリットがあるためです。
 
急激に在宅勤務が広がった背景は”感染症の拡大防止”ですが、実際に導入した企業では「生産性の向上」や「コストの削減」などの恩恵を受けています。そのため、現在では在宅勤務が企業の利益に与える影響に注目が集まっているのです。
 
また、在宅勤務などの柔軟な働き方を求める人材も増加傾向にあるため、優秀な社員を確保するために今後も多くの企業が在宅勤務を採用すると予想できます。


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在宅勤務を実施する7つのメリット

在宅勤務を実施する前に「メリット」を正しく認識しておきましょう。事前にメリットを理解しておけば、メリットを最大限活かすための仕組みづくりのヒントが見つかりやすくなります。

企業側のメリット

(1)企業イメージが向上する

近年では、企業に働き方の多様化が求められる風潮があり、在宅勤務などの選択肢を用意しない企業は敬遠される可能性があります。
 
在宅勤務では勤務地など、働くための制限が少なくなるためワーク・ライフ・バランスを重視する世代に魅力的に映るのです。そのため、同じ業種、給与、労働時間の会社であれば「在宅勤務」を導入する企業に人材が集まりやすくなると言えます。
 
つまり、在宅勤務は働き方の選択肢を広げるため「社員のために柔軟な対応ができる企業」としてイメージの向上が期待できるのです。

(2)優秀な人材を確保できる

優秀な人材を確保しやすくなるのも在宅勤務のメリットのひとつです。
 
在宅勤務をはじめとした柔軟な働き方は求職者に魅力的に映るだけでなく、自社で活躍する優秀な社員を流出させないことにもつながります。具体的には、育児や介護などを理由に退職せざるを得ない場合にも、「自宅で仕事を続ける」という選択肢ができるのです。
 
つまり、在宅勤務を実施することで「社外の求職者を惹きつける」だけでなく「社内の人材を流出させない」というアプローチで優秀な人材の確保に貢献するのです。
 
関連記事: 在宅勤務で保育園に預けることはできるの?仕事と育児を両立させるための工夫も紹介

(3)経費が削減される

在宅勤務を実施すれば大幅な経費削減が見込めます。
 
たとえば、在宅勤務ではオフィス利用の頻度が下がるので縮小や撤退をすれば、オフィスの維持経費が大幅に削減できます。また、オフィスに必要なプリンターやデスクなどの備品も不要になるなど、あらゆる面でムダをなくせるのです。
 
さらに、在宅勤務で削減された経費は別の用途に回せるなど、これまで以上に利益につながる資源配分ができるようになります。

(4)BCP対策につながる

在宅勤務は企業のBCP対策の一環になります。BCP対策とは企業が緊急事態下でも事業を継続できるようにしておく対策のことです。
 
日本は地震や異常気象などの自然災害が多いため、交通機関のマヒや政府からの要請により出社するのが困難になる可能性があります。しかし、BCP対策として在宅勤務を導入していれば、自宅で仕事ができるため事業が止まってしまう心配はありません。
 
在宅勤務などのBCP対策をしなければ自社のサービスが適切に供給できず、顧客離れや事業縮小などにつながるので早急に対応すべき問題と言えます。

社員側のメリット

(5)業務効率が高まる

在宅勤務で仕事をすれば、業務効率が高まります。
 
在宅勤務ではオフィス勤務のように話し声や電話の音が聞こえないので、目の前の業務に集中できます。また、業務のほとんどがデジタル化されるためムダな作業が大幅に減り、より利益につながる重要な業務に時間をかけられるのです。
 
以上のように、在宅勤務では「環境」と「実務」の2つの側面で業務が効率化されます。
 
関連記事: 【生産性アップ!!】在宅勤務のコツ11個を解説!
 
関連記事: 在宅勤務で効率的に仕事をしよう!簡単に使えるおすすめツール11選

(6)ムダな会議が減る

在宅勤務ではムダな会議が減る傾向があります。
 
遠隔で働くメンバーと会議をするためには「Web会議ツール」が必要ですが、会議のたびにメンバーを招待しなければなりません。そのため、会議の実施にハードルができ、オフィスでなんとなく声をかけて実施していたムダな会議が減るのです。
 
これまでムダな会議で浪費していた時間をすべて別の業務に充てられれば、業務の質の向上が見込めます。

(7)ワーク・ライフ・バランスがとりやすい

ワーク・ライフ・バランスがとりやすいのも在宅勤務のメリットのひとつです。
 
在宅勤務を実施すれば通退勤の時間がなくなるため、浮いた時間をプライベートに費やせます。たとえば、趣味や勉強、家事、育児、介護など、これまで仕事が多忙で諦めていたことに取り組めるようになるのです。
 
また、満員電車に乗る必要もないので精神的なストレスが減り、心に余裕が生まれます。結果、「前向きに仕事に取り組む社員が増えて、仕事でも成果が出る」という良いサイクルが期待できます。
 
以上のように、在宅勤務はワーク・ライフ・バランスがとりやすい勤務形態なので、柔軟な働き方を求める人材に魅力的に映ります。
 
関連記事: テレワークが企業や社員に与えるメリット・デメリットとは?


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在宅勤務を実施する7つのデメリット

以下では、在宅勤務を実施する企業が対応すべきデメリットを7つご紹介します。事前にデメリットを把握しておけば、万が一トラブルが起こった場合でも適切に対処できる可能性が高まります。

企業側のデメリット

(1)導入・運用コストがかかる

在宅勤務をはじめるにあたって導入・運用コストがかかります。
 
在宅勤務を実施する企業にかかるコストには通信機器などの設備コスト、セキュリティソフトの購入費、ITツールの運用コストなどがあります。そのため、長期的にみれば在宅勤務は大幅な経費削減が見込めますが、まだまだハードルが高いと言えます。
 
一方で、経営資源の少ない中小企業でもコストを抑えられる部分が「ITツール」です。ITツールにはクラウド型とオンプレミス型があり、クラウド型は導入費用が一切かからないうえに、運用コストもかなり低額のものが多いです。

(2)セキュリティリスクが高まる

在宅勤務ではオフィス勤務と比較して、セキュリティリスクが高まります。
 
自宅で仕事をするために社用PCやUSBなどを持ち出すため、紛失や盗難の危険にさらされます。また、個人のネットワーク環境は脆弱なケースが多いのでウイルス感染や、外部から不正アクセスされて情報が漏洩する恐れもあるのです。
 
とくに、社内情報を保存しているITツールのセキュリティには十分に配慮しましょう。たとえば、クレジット決済にも使われるSSLで第三者が解読できないように管理したり、2段階認証で不正ログインを防止したりするITツールがおすすめです。

(3)部下の進捗が分かりづらい

部下の進捗が分かりづらいのも在宅勤務のデメリットです。
 
オフィスでは気軽に仕事の進捗を聞いたり、部下の様子から察したりできました。しかし、在宅勤務では適切なマネジメントをするために、部下に進捗を逐一報告させる必要があります。
 
そのため、部下は手間がかかる進捗報告を終業間際にまとめて送るようになったり、上司は何人もの部下の進捗をこまめにExcelでまとめたりする必要があるのでほかの業務が圧迫されます。
 
以上のような面倒で手間がかかる進捗管理を簡略化するためには、部下の進捗が簡単に把握できるITツールがおすすめです。とくに、業務の担当者や期限で絞り込みをして、一覧で表示できるITツールはストレスがありません
 
関連記事: 【今すぐ使えるテンプレート付き】在宅勤務時の報告書の作り方を徹底解説!

(4)情報共有が停滞する

在宅勤務の最も大きなデメリットは「情報共有の停滞」です。
 
在宅勤務はメンバーの顔が見えないので、オフィス業務よりも「暗黙の了解」や「雰囲気」で情報共有がしづらい環境になります。さらに、情報共有をするために手間のかかるステップを踏まなければならない場合には、情報は共有されないのです。
 
ビジネスの基本となる情報共有を活性化するためには、上司が模範となって情報共有するだけでなく、誰でも手間をかけずに情報共有できるITツールが必要です。
 
たとえば、情報を記載した瞬間から任意のメンバーに情報が共有される「Stock」のような、ITが苦手な人でもすぐに使いこなせるITツールが最適です。

社員側のデメリット

(5)正当な評価がされづらい

在宅勤務では正当な評価がされづらい傾向にあります。
 
在宅勤務では仕事の「結果」が評価しやすいため、それまでの「過程」は考慮されないケースがあります。しかし、実際には目に見える結果として評価できないような小さな貢献が背景にあります。
 
そのため、「上司だけでなく同僚や部下からの評価を取り入れた360°評価」や「社員が自ら設定した目標をもとに評価するMBO」などの新たな評価基準を、在宅勤務向けに整備する必要があります。

(6)コミュニケーションが不足する

在宅勤務ではコミュニケーションが不足するのも大きなデメリットです。
 
オフィスで何気なく交わしていた会話ができなくなるのでコミュニケーションが減り、結果的に仕事での連携にも支障が出ます。ビデオ会議ツールは顔を合わせて会話ができますが、「わざわざ時間を合わせ、招待をして、参加する」と手間がかかります。
 
そのため、メールなどの代わりに気軽にテキストでメッセージを送り合えるITツールが活躍します。ただし、情報を蓄積する機能がなければ大切な情報が次々と流れてしまい、仕事をする際に「過去のメッセージを遡る」というムダが発生するので注意しましょう。

(7)ITを使いこなす必要に迫られる

多くの企業が直面する課題に「ITに詳しくない社員が活躍できない」があります。
 
在宅勤務ではほとんどの業務がデジタル化されるので、ITに詳しいことが大前提になります。そのため、ベテランの社員が従来のパフォーマンスを出すためにはITに慣れる必要があり、事業が上手く回らない期間ができてしまうのです。
 
ITが苦手な社員でもすぐに普段通りの仕事をするためには「誰でも簡単に使いこなせるITツール」が必須です。多機能なITツールを導入しても使いこなせないので、必要な機能を過不足なく揃えたシンプルなITツールを選びましょう。
 
関連記事: 【必見】在宅勤務とは?テレワークとの違いやデメリットを徹底解説!


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【失敗しない】在宅勤務を導入する3つのポイント

在宅勤務には7つのデメリットがありますが、以下の3つのポイントを押さえれば円滑に業務を回せられるようになります。

社内ルール・規則を整備する

在宅勤務でこれまで以上に利益を出すためには、社内ルールや規則の整備が必要です。
 
従来の社内ルール・規則には在宅勤務の実態に合わないものや、社員の働きやすさを阻害するものがあるためです。たとえば、在宅勤務にあたっての費用負担の範囲を事前に定めておかなければ、のちに社員とのトラブルになります。
 
ほかにも、人事評価制度や給与、労働災害などを整備しなければ、社員は働きやすさを感じられず、結果的に在宅勤務のメリットを最大限に活かせずに終わるのです。
 
関連記事: テレワークや在宅勤務のルールを作らないとまずい?!その理由と必要なルールを解説

段階的・部分的に在宅勤務を始める

在宅勤務をはじめる場合には全社一斉ではなく、段階的かつ部分的に展開しましょう。
 
全社で在宅勤務を導入すると、何らかの問題が発生した際に改善までかなりの時間を要するのです。そのため、まずは在宅勤務を推進するチームで試験運用し、次にプロジェクトチーム、部署、全社と段階的に進めます。
 
また、部分的な在宅勤務も導入が簡単なのでおすすめです。部分的な在宅勤務はオフィス勤務と在宅勤務を併用する方法で、「午前中は在宅勤務で、午後に出社する」という柔軟な働き方ができます。
 
以上のように、自社で在宅勤務を実施する場合には社内の混乱を極力避けるために、段階的かつ部分的に在宅勤務を推進しましょう。
 
関連記事: 自社でもテレワークができる4つのやり方!導入手順や課題も徹底解説

デメリットを解消するITツールを選定する

在宅勤務のデメリット解消に最も効果的なのがITツールです。
 
たとえば、在宅勤務の課題である”情報共有の停滞”を解消するために「わずかな操作ですぐに情報共有ができるシンプルさ」を追求したITツールがあります。そのため、面倒なメールやファイルで情報共有する方法よりも、ITツールの方が優れていると言えます。
 
また、一部のITツールには情報共有だけでなく、進捗把握が簡単にできる「タスク管理」やコミュニケーション不足に対応する「メッセージ」も搭載されています。
 
さらに、無料から利用できるITツールもあり、ビジネス向けの有料プランでも導入コストがかからず、低コストで運用することも可能なのでおすすめです。
 
関連記事: 【中小企業】テレワーク導入の7ステップ!成功事例やポイントも紹介


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在宅勤務でもスムーズに業務ができるおすすめのITツール

以下では、在宅勤務でもスムーズに業務ができるおすすめのITツールをご紹介します。
 
在宅勤務ではオフィス勤務と比較してメリットが多いですが、デメリットも避けられません。そのため、オフィス勤務以上の成果を上げるためにはITツールの活用が不可欠です。
 
ITツールを活用すれば仕事のムダが一気に解消されるだけでなく、遠隔で仕事をするメンバーとの連携が綿密になります。一方で、多機能なITツールを選ぶと使いこなせないため社内に浸透せず、次第に誰も利用しなくなるのです。
 
結論、在宅勤務のデメリットに対応する特徴・機能を過不足なく揃えるITツールは、非IT企業の65歳の社員でもすぐに使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
 
Stockには社内情報を直接保存できるためWordなどの面倒なファイル管理が不要なうえ、社内情報に紐づいた「タスク管理」や「メッセージ」があるので情報が分散する心配も一切ありません。

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<Stockの口コミ・評判>

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少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
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西尾 太初さん
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在宅勤務のメリットとデメリットまとめ

これまで在宅勤務のメリットやデメリット、3つの導入ポイントをご紹介しました。
 
在宅勤務には企業や社員にとって大きなメリットがあるので、今後も導入事例が増えると予想できます。一方で、情報共有の停滞やセキュリティリスクなどの必ず対応すべきデメリットがあることも考慮する必要があります。
 
仮に、自社で在宅勤務を始める場合にはデメリットを解消するITツールが必須です。とくに、クラウド型のITツールは導入コストが一切かからないことが多いので、最小限の負担で効率的に働きやすい環境を整えられます。
 
以上のことからも、在宅勤務のデメリットを解消するためには「Stock」のように、誰でも簡単に情報共有ができるほどシンプルなうえに、厳格なセキュリティで社内情報を保護するクラウド型ITツールが必須です。
 
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関連記事: 【5分類】テレワーク・リモートワークに必須のおすすめツール10選!