業務効率を確実に上げるには、解決したい課題を特定したうえで「どのような施策をすべきか」を考えていく必要があります。そのためには、実際の成功事例から自社に活かせるポイントを見つけるのが有効です。
また、実際の成功事例だけでなく業務効率化の具体的な方法も知りたいという担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化の成功事例5選と施策タイプを中心に解説します。
- 上層部からDX推進を指示されたが、何から始めるべきか判断できずにいる中間管理職
- 属人化した業務やアナログな作業フローが限界を迎えている現場リーダー
- 自社と同規模・同業種の企業がどのような成果を出したのか知りたいDX担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社の課題解決へつながる業務効率化の成功事例が見つかるほか、実践にあたっての具体的な方法も分かります。
目次
なぜ業務効率化は進まないのか？
業務効率化が進まない理由は、以下の通りです。
- ツールを入れることがゴールになっている
目的を設定せずに、AIが流行っているからという理由でツールを導入しても、ツールを使いこなすための負担が増えるばかりです。 - 従来のやり方を貫こうとする
「今までこのやり方でこなしてきた」からといって、従来のワークフローの課題を見直そうとしなければ、いつまでも非効率は解消されません。
業務効率化が進まない組織では、ツール導入の目的化や非効率なフローへの固執が発生しているのです。
効率化すべき業務とは？3つの判断ポイント
効率化すべき業務は、以下のポイントから判断しましょう。
- 作業量が多く、担当者の負荷が大きい業務
数百件のデータを手入力するなど、時間を奪っている業務ほど効率化の効果は大きいです。 - 手作業や重複作業が多く、ミスが発生しやすい業務
Excelで複雑な集計を毎回手作業でおこなうなど、品質が不安定になりやすい業務は優先的に見直しましょう。 - 業務全体の流れに影響が大きい業務
承認プロセスが遅く全体の進行を止めてしまうなど、ボトルネックになっている工程を改善すると、組織全体の生産性が大きく向上します。
以上の基準を踏まえて業務を見直すことで、効率化の効果が最も大きい領域から着実に改善を進められるようになります。
おもな業務効率化の施策は5タイプ
おもな業務効率化の施策は以下の5つのタイプがあります。
| 詳細 | |
|---|---|
| ナレッジ共有型 |
業務マニュアルの作成や、情報の一元化によって、知識やノウハウを組織全体で共有する施策です。担当者が変わっても同じ品質で業務を進められるため、教育コストの削減や引き継ぎの円滑化につながります。 |
| 自動化型 |
マクロやRPAなどを活用し、定型業務を自動化する施策です。手作業を減らすことで、作業時間の短縮・ヒューマンエラーの防止が可能になります。結果として、従業員はより付加価値の高い業務に集中できます。 |
| 業務プロセス改善型 |
現状の業務フローを可視化し、不要な工程や負荷の偏りを見直す施策です。業務の増減は感覚ではなく、「各業務がどのような成果・影響を持つか」を基準に判断する必要があります。根本的な流れを改善することで、持続的な効率化が実現するのです。 |
| ITツール導入型 |
情報共有ツールや業務管理システムを導入し、データを一か所に集約する施策です。紙・メール・Excelに分散した情報を統合することで、属人化や更新漏れを防げます。 |
| AI活用型 |
AIを活用して、データ分析や文書作成、問い合わせ対応などを効率化する施策です。たとえば、生成AIを活用すれば、議事録の作成時間を短縮できます。また、単純作業だけでなく、データ分析をして意思決定支援まで担える点も特徴です。 |
以上の業務効率化の施策5タイプを参考に、自社が実施すべき施策を検討しましょう。
業務効率化の成功事例5選
以下では、業務効率化の成功事例を5つ紹介します。日々の業務負担を解消するためにも、成功事例を参照し、自社に取り入れられる範囲で実践しましょう。
事例1｜ナレッジ共有で業務効率化
こちらは、ナレッジ共有で業務効率化に成功した事例です。
株式会社白崎コーポレーションはリサイクル事業や緑化事業を展開する企業です。当社ではナレッジが属人化しやすいという課題があったため、SFA（営業支援ツール）を導入して情報を1か所に集約しました。
その結果、課題だったナレッジの属人化が解消され、担当者が変わった場合でもスムーズな情報共有が可能になったのです。また、日々の営業データをSFAに蓄積したことから、各社員の特性も把握できるようになりました。
参考：JUST.SFA｜導入事例｜株式会社白崎コーポレーション様
事例2｜自動化ツールで業務効率化
引用：三井住友海上公式サイト
こちらは、自動化ツールで業務効率化に成功した事例です。
三井住友海上火災保険株式会社はさまざまな保険サービスを取り扱う企業です。当社では従業員が長時間労働になりやすい課題があったため、RPA（ロボットによる業務プロセスの自動化）やエクセルVBA（エクセルの自動化）といった対策をしました。
その結果、ひと月あたりおよそ1,200時間の労働時間が削減でき、業務全体の負担が大幅に解消されたのです。
事例3｜環境整備で業務効率化
こちらは、環境整備で業務効率化に成功した事例です。
株式会社ブリヂストンはタイヤなどの自動車用品を製造する企業です。当社では現場の課題や要望を積極的に吸い上げながら、従業員がより働きやすい環境を作っています。
たとえば、所定労働時間を30分削減したりテレワーク制度を導入したりと、働き方そのものを効率化しているのです。その結果、従業員のストレスが大きく軽減され、仕事のクオリティもアップしました。
参考：働き方・休み方改善ポータルサイト｜株式会社ブリヂストンの事例
事例4｜ITツールで業務効率化
こちらは、ITツールを導入して業務効率化に成功した事例です。
有料老人ホーム・訪問介護・訪問看護・居宅介護支援の4事業を展開している株式会社アットティーでは、日報や報告書を紙ベースで共有することが一般的でした。しかし、情報共有に遅れが生じ、最新情報を知らないまま現場対応してしまうといった問題が発生していました。
そこで、施設内での情報共有をクラウド化しようと思っていたところ、機能に過不足がなく、「ノート」単位で情報を管理できる「Stock」のことを知り、導入を決めました。
その結果、報告すべき情報を都度共有できるようになり、「情報共有を後回しにして忘れてしまう」といった問題が発生しなくなりました。また、ノートに紐づく「タスク」の機能も活用し、依頼した内容が漏れる心配もなくなりました。
事例5｜AIで業務効率化
こちらは、AIで業務効率化に成功した事例です。
株式会社いちやまマートは山梨・長野両県でスーパーマーケットを展開する企業です。当社では本社と店舗間における情報伝達のスピード不足や、資料ごとに要点がばらつくことによる伝達精度の低さ、さらに電話問い合わせの多さといった課題を抱えていました。
そこで、AIを活用した機能で社内情報を一元管理できるツール「ナレカン」を導入しました。通達や商品ポップの更新情報をすべてツール上に集約し、「まずはナレカンを確認する」という運用を徹底することで、情報がメールや電話に分散するのを解消したのです。
さらに、AI要約機能で長文資料の要点を自動抽出することで、伝達精度が向上しました。既読・未読も可視化できるため、未確認店舗に絞ってフォローが可能となり、巡回や確認作業の無駄も削減されています。
【徹底比較】業務効率化におすすめのITツール
以下では、業務効率化におすすめのITツールの比較表を紹介します。（表は左右にスクロール可）
| タスク管理ツール | 勤怠管理ツール | RPA | チャットツール | Web会議ツール | 情報管理ツール | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ターゲット | プロジェクトを動かすチーム | 全従業員・人事労務 | 定型業務が多い事務・IT部門 | スピーディーに会話したいチーム | リモート・多拠点 | ナレッジ共有したい組織 |
| 操作の難易度 | 中 | 低 | 高 | 低 | 低 | 低 |
| 情報の検索性 | 中 | 低 | 低 | 低 | 低 | 高 |
| 注意点 | 入力が面倒になり、更新が止まりがちになる | 既存の就業規則との整合性チェックが必須 | ワークフロー変更の度に修正コストが発生 | 過去に決めた重要事項が流れる | 会議をしすぎると実作業時間が削られる | 構造が複雑すぎると、情報をどこに書くべきか迷う |
上記のツールのうち、操作が簡単で情報の検索性も高い情報管理ツールを導入すれば、社内の情報共有を円滑化できます。
いつツールを検討すべき？導入判断の目安
以下は、「いつツールを検討するか」の判断目安です。具体的な課題が見えていないままツールを導入しても、十分な効果は得られないため、ツールは”最初の手段”ではなく、社内の構造課題が明確になったタイミングで検討する必要があります。
- 業務フローの改善だけでは限界を感じている
手順の整理や役割分担の変更をしても大きな効率化につながらない場合は、仕組みそのものの刷新が必要な段階に入っています。 - 属人化解消が進まない
情報やノウハウが個人の管理にとどまり、異動・退職時に引き継ぎが滞る状況は、組織全体の業務効率を低下させます。 - 業務量が増え続けている
膨大な業務量に現場が対応できず、残業やミスが増えている場合は、業務処理の仕組み自体を効率化する必要があります。 - 部署間の情報共有が滞っている
メールや口頭による部署間の情報共有が滞っていて、最新情報が共有されていない状態は、意思決定の遅れや二重対応の原因になります。
以上のような現場の努力だけでは解決できない構造的な課題が社内にある場合、ツール活用が有効です。ただし、目的を明確にせず導入すると形骸化する恐れがあるため、「何を解決するために導入するのか」を明確にしましょう。
【担当者必見】社内情報を一元化し業務を円滑に進める方法
以下では、社内情報を一元化し業務を円滑に進める方法を紹介します。
社内の情報がバラバラになっていて、目的の情報を検索しづらい状態を放置すると、必要な情報を探すのに無駄な時間を使ってしまいます。また、情報が見つからなければ、再度調べて資料を作り直す手間が発生します。
しかし、紙の書類やPDFファイルで社内情報を管理しても、情報が散在して管理場所が分からなくなります。このような方法では、分散した情報を横断的にすばやく探し出すことは困難なのです。
そこで重要なのが、社内情報を一元化でき、かつ誰でも直感的に必要な情報へアクセスできるツールを導入することです。このようなツールを使えば、IT初心者でもスムーズに情報を整理できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、あらゆる情報をノート形式で管理し、リアルタイムで共有できる「Stock」です。Stockのノートには「タスク」「メッセージ」機能が紐づいており、関連情報を1箇所に集約できます。
社内情報の分散を防ぐツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの「タスク」機能活用法＞
以下の画像は、Stockのノートに紐づいている「タスク」機能の活用例です。
タスクの担当者を設定すると通知が飛ぶため、確実に作業を依頼でき、“言った・言わない”の食い違いを防げます。また、自分を担当者に指定すれば、自分へのリマインドとしても活用できるのです。
3ステップ｜業務効率化の手順
ここでは、業務効率化の手順を3ステップで紹介します。以下の手順を踏めば誰でもミスなく業務の負担を減らせます。
（1）現状の課題をすべて抽出する
まずは、現状の課題をすべて抽出しましょう。
たとえば、担当者が重複していたり特定の従業員に負荷が偏っていたりする業務があれば、即座に担当者の再配置や作業工数の見直しをすべきです。また、課題を抽出すれば、優先して改善すべき業務が明確になり、改善のスピードもアップするのです。
こうした課題の洗い出しが、業務全体の無駄を減らし効率化を進めるための土台となります。
（2）スケジュールを立てる
課題を抽出したらスケジュールを立てるのが重要です。
やみくもに作業を進めてしまうと、スケジュールに遅れがあってもすぐに気づけず、期日に間に合いません。しかし、あらかじめ期日までの作業スケジュールを立てれば、各工程の進捗を可視化でき、遅れが発生しても早い段階で軌道修正できます。
ただし、作業を詰め込み過ぎて期日までに終わらなければ意味がないので、スケジュールは必ず実現可能な範囲に設定しましょう。
（3）効果測定をする
最後に、業務効率化の効果測定をするのも必須です。
たとえば、作業時間を短縮できたとしても、その反動で業務の質が低下してしまう可能性があります。そのため、効率化の成果を検証し、「業務に支障が出ていないか」を必ず確認することが重要です。
以上のようなプロセスがあれば、業務を効率化したうえでの良い点・悪い点も明確になるので、さらなる改善につなげられます。
業務効率化の成功事例や施策タイプまとめ
ここまで、業務効率化の成功事例や施策タイプ、おすすめのITツールを中心に解説しました。
業務を円滑に進めるには、無駄な業務を書き出して断捨離し、情報の置き場所を決めることが重要です。また、業務効率化の成功事例には、ナレッジ共有によって情報管理の属人化を解消したり、作業を自動化して労働時間を短縮したりといったものがありました。
なかでも、ITツール導入による業務効率化は、社内の情報共有を円滑にするのに有効です。ただし、複雑なツールでは教育コストがかかるため「ITリテラシーが低くても直感的に使いこなせるツール」を選定すべきです。
結論、業務効率化には機能に過不足がなく、社内情報を1箇所に集約できるツール一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、業務時間を短縮しましょう。
