2019年4月から順次施行されている「働き方改革関連法」により、多くの企業が長時間労働の解消に取り組んでいます。長時間労働の解消は、企業のトップから現場の一般職員まで、すべての社員が取り組まなければならない重要な課題です。
しかしながら、「長時間労働の解消に取り組んでいるが、思うように効果が出ない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、長時間労働の原因と具体的な解決方法を中心にご紹介します。
- 長時間労働が解消されない原因を知りたい
- 自社で取り入れるべき長時間労働の解決策を把握したい
- 業務知識を社内で共有し、メンバーの残業を減らせるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、長時間労働の対策として自社で何をすべきか判断できるようになります。
目次
長時間労働の基準とは
時間外労働について36（サブロク）協定で定められている基準は以下の通りです。
- 残業時間の上限は原則月45時間、年360時間
- 臨時的な特別の事情がある場合でも月100時間未満、複数月の平均80時間以内
- 月45時間を超えることができるのは、年に6ヶ月まで
以上のように、残業時間の上限は1日2時間程度、特別の事情がある場合も1日4時間程度となっています。そのため、この上限ギリギリの状態は、長時間労働と言えます。
参照：36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針について｜厚生労働省
「残業＝美徳」の時代は終わったが、なぜ現場は苦しいのか？
未だに現場が苦しい理由として、残業の原因が根性論という「個人の意識」から、ITツール普及や過剰な管理体制によって生み出された「複雑化した仕組み」に変化したからです。
やみくもなツールの導入は、情報の分散や、「検索・確認」といった付随業務の増加を招きます。また、労働時間だけを制限し、業務量やプロセスの無駄を放置したことで現場は「時間は減らされるが仕事は減らない」という板挟み状態です。
したがって、現場を救うためには「頑張り」を促すのではなく、情報の置き場所を一つに絞り、必要な情報を探し回るという無駄な時間を減らす必要があります。
長時間労働が解消されない4つの原因
ここでは、長時間労働が解消されない4つの原因について紹介します。特に4つ目の原因が長時間労働の真髄と言えます。
（1）企業風土や評価制度
1つ目が、「長く働くこと＝意欲がある」と評価する旧来型の基準と、それに従わざるを得ない同調圧力です。
成果よりもプロセスを重視する風土では、早く仕事を片付けるインセンティブが働きません。むしろ「早く帰るとやる気がないと思われる」という恐怖心が、不要な居残り残業を正当化してしまいます。
たとえば、定時内で仕事を終える優秀な社員よりも、遅くまで残業する社員の方が「貢献度が高い」と評価されるケースがあります。そのため、定時退社を効率性の証として推奨するトップの意思決定が必要です。
（2）業務過多や人手不足の構造
2つ目に、物理的な業務量がリソースの限界を超えており、それを個人の根性という精神論でカバーし続けていることです。
人手不足の中で断れない文化が定着していると、一人当たりの負荷が雪だるま式に増えていきます。これを組織の仕組みで解決せず、個人の自己犠牲に頼り続けていると、いずれは心身の限界を招きます。
そのため、業務量の減少に徹底するか、リソースに見合った適正な受注や配分を実施するという構造改革が求められます。
（3）マネジメント不足による優先順位の混乱
3つ目に、業務の優先順位が整理されておらず、全てのタスクが最優先として扱われることです。
たとえば、「上司の思いつきで突発的な仕事が差し込まれ、既存のスケジュールが崩壊する」といった事態です。優先順位が不明確なため、現場はどれも手を抜けないと全てに全力を出し、疲弊していきます。
マネジメントの本質は「意思決定」にあります。タスクの優先度を付け、現場が迷わず1つの業務に集中できる環境を整えることが重要です。
（4）情報共有・デジタル化の遅れ
4つ目に、情報が特定の人しか分からない「属人化」が起き、誰かに聞かないと仕事が進まない「確認待ち」の時間があることです。
情報を紙媒体で管理していたり、複数のツールに散在していたりすると、必要な情報を自力で見つけられません。その結果、担当者の返信待ちで作業が止まる、過去の経緯を口頭で確認するといった非効率が生じます。
したがって、属人化した情報を「情報資産」として活用するための共有の仕組みを整えることが重要です。たとえば、「Stock」のようなツールであれば、あらゆる社内情報を一元管理でき、誰でも必要な情報に即アクセスできます。
これら4つの原因により、企業の長時間労働が中々解決されないのです。
長時間労働を悪化させるよくある失敗
ここでは、長時間労働を悪化させるよくある失敗について紹介します。長時間労働の改善に取り組む前に、事前に確認しておきましょう。
失敗１：コミュニケーションを密にするための「チャット多用」
チャットツールでの過剰なやり取りは、社員の集中力を奪い、作業時間を引き延ばしてしまう要因になります。
チャットは即時性がメリットですが、裏を返せば「他人のタイミングで自分の仕事が中断される」ことを意味します。人は集中ゾーンに入るまでに約20分かかると言われますが、5分おきに通知が飛んでくる環境では中々集中できません。
その結果、本来1時間で終わるはずの業務が何倍もの時間に膨れ上がってしまうということにも繋がります。
失敗２：DXを推進するための「ツール増設」
便利なはずのツールが増えすぎることで、情報の置き場が分散し、かえって情報を探す・管理するという無駄な工数が出てきてしまいます。
各ツールが独立していると、ツール間行き来する無駄な作業が増えます。また、多機能すぎるツールは操作を覚えること自体が難しく、ITリテラシーの低いメンバーが取り残されることで、業務の属人化も招きます。
真のDXとは、ツールを増やすことではなく、「ここを見ればすべてが分かる」という情報の拠点を1つに集約することです。多機能さよりも、誰でも迷わず使えるシンプルさを優先しましょう。
失敗３：管理を徹底するために「過剰な報告会議」
進捗を把握するための会議を増やしすぎると、現場が「報告準備」に時間を奪われ、本来の業務が進まないという悪循環に陥ります。
管理者が「状況が見えない」という不安を会議で解消しようとすると、現場の貴重な作業時間が奪われます。特に、リアルタイムで情報が共有・蓄積されていない環境では、「確認のためだけに人を集める」という非効率が解消されません。
そのため、会議で集まらなくても、進捗が一目でわかる仕組みを整えることが管理の基本となります。たとえば、「Stock」のような情報をリアルタイムで共有可能なツールでは、進捗確認が簡単にでき、重要な業務に時間を割けるようになります。
これら3つの失敗パターンがあるため、長時間労働の改善に取り組む時には、是非参考にしてください。
長時間労働を解決するための正しい改善方法
ここでは、長時間労働を解決するための正しい改善方法について紹介します。仕事のフローに焦点を当てて見ていきましょう。
（1）制度ではなく構造を変える
残業時間を削減するには、「早く帰る」というルールの徹底ではなく、「無駄な時間が発生しない仕組み」への転換が不可欠です。
業務量や進め方が変わらないまま、労働時間だけを制限しても、仕事が溢れるのは自明です。無駄な時間制限は、サービス残業やお持ち帰り仕事といった、目に見えない長時間労働を招くだけで、根本の解決にはなりません。
むしろ、会議の回数を半分にする、承認フローを簡略化する、二重入力を廃止するといった業務の停滞するポイントを見つけ出し、取り除くことが先決です。
（2）情報をストックする
全ての情報を流れる形（フロー）ではなく、残る形（ストック）で管理することが、再確認や重複作業による時間のロスをゼロにします。
チャットやメールのようなフロー情報は、その瞬間は便利でも、後から情報を探すのは困難です。過去の経緯や決定事項がストック情報として整理されていないと、同じ説明を繰り返したり、旧版の資料を使ったりと、時間の浪費が発生します。
結果として、言った言わないの確認や埋もれた最新情報の探索に時間を奪われ、長時間労働につながります。あらゆる社内情報を資産としてストックする習慣が、チームを長時間労働から救います。
（3）誰でもすぐ情報にアクセスできるようにする
「誰かに聞かないと分からない」状態を解消し、必要な人が必要な時に、自力で情報に辿り着ける環境を整えることが、チーム全体の作業スピードを向上させます。
情報が属人化していると、担当者が不在の時に業務が止まり、戻ってきた時に確認待ちのタスクが山積みになります。また、質問する側もされる側も、一度業務を中断する必要があり、本来の業務を進めることができません。
このように情報がブラックボックス化した状態を、誰でも30秒以内に目的の情報へアクセスできる共有環境に改善するだけで、コミュニケーションにかかっていた無駄な待機時間を減少させられます。
この3つの構造変革が、チームの長時間労働問題を解決できる方法となります。
社内の情報管理・共有をシンプルにして残業を減らす解決策
ここでは、長時間労働の原因を根本的に解決するための方法について紹介します。
情報が属人化したままの状態を放置すると、業務のたびに「探す・聞く・作り直す」といった非効率が発生し続けます。その結果、限られた時間内で業務が終わらず、残業が常態化していきます。
実際、「チャットを増やす」「ツールを導入する」といった対策を取っても、情報が流れて蓄積されないままでは、必要な情報にたどり着けません。このような状況を解消するには、「情報をストックし、誰でもすぐに探せる状態」を作ることが不可欠です。
そのためには、複雑な操作が不要で、情報が自然と蓄積される仕組みを持つツールを選ぶ必要があります。結論、社内の情報をノート形式で蓄積できるため、業務に関するナレッジや履歴を一箇所にまとめられるツール「Stock」が最適です。
Stockは、高精度のキーワード検索によって「探す時間」を大幅に削減できるうえ、各ノートに紐づいたメッセージ機能で、会話が分散せず、特定の業務ごとに整理された状態で情報が残ります。その結果、誰でも迷わず情報にたどり着けるようになり、無駄なやりとりや確認作業を減らせます。
迷わず・探さず・すぐ仕事に取り掛かれるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
長時間労働の原因と解決策まとめ
これまで、長時間労働の原因、解決策を中心にご紹介しました。
長時間労働の原因はいくつかありますが、なかでも情報共有・情報管理の仕組みが整っておらず、社内情報が散在していることが大きな原因です。こうした状態では、従業員は目的の情報を探すのに無駄な時間を使い、業務時間内に業務を終えられません。
そのため、社内の情報を一元化し、すぐに確認できる仕組みを整える必要があります。しかし、新しくデジタルツールを導入する場合、既存のシステムからの移行に多くの手間や時間がかかってしまうため注意が必要です。
こうした仕組みづくりを可能にするのは、社内の情報を誰でも瞬時に管理・共有でき、社内の属人化を防げるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、長時間労働の悩みを解消しましょう。
