すべての企業において、売上増進やチームの成長のためにもプレゼンテーションは欠かせない業務です。
 
しかし、プレゼン内容の意図が聞き手へ正確に伝わり、実行に移してもらえるようなプレゼンテーションの方法が分からない、という担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、プレゼンテーションを成功させるためのコツを中心に解説します。
 
  • プレゼンテーション資料の作成に行き詰っているため参考にしたい
  • チーム全体でプレゼンテーションの苦手意識をなくしたいのでコツを押さえたい
  • プレゼンテーション後のプロジェクト管理がしやすくなる方法があると嬉しい
というチームや担当者の方は今回の記事を参考にすると、刺さるプレゼンテーションの作り方や話し方がわかるのはもちろん、その後の運用までも見据えた提案ができるようになります。


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プレゼンテーションの目的

プレゼンテーションの目的とは、「聞き手に実際に行動してもらう」ことです。
 
たとえば、社外の場合、プレゼンテーションで自社の製品やサービスをアピールし、購買や利用に至ってもらう必要があります。一方、社内向けに新規事業のプレゼンテーションを行った場合は、チーム内で企画の承認を受けた後、社内全体での提案機会を得るのが最終的な目的です。
 
このように、「購買してもらう・提案機会を設けてもらう」などの行動を聞き手に促すには、聞き手のニーズに沿った解決方法や提案を含んでいなければなりません。したがって、一方的に主張したい内容だけを話すのは避けるべきと言えます。


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プレゼンテーション資料の作り方のコツ

以下では、パワーポイントを使ったプレゼンテーション資料の作り方のコツを解説します。聞き手にとって分かりやすい資料を作成するには、以下の内容を必ず押さえる必要があります。

要点を詰め込みすぎない

まずは、要点を詰め込みすぎないようにしましょう。
 
一枚のスライドに複数の要点を盛り込むと情報が乱雑になり、文字や図表も小さくなることから視覚的にわかりにくくなります。さらに、情報量も多くなり聞き手が受け取るメッセージの印象も薄くなってしまうのです。
 
しかし、1スライドに1メッセージを意識すれば、短くシンプルなメッセージとなり聞き手に伝わりやすいプレゼンとなり、各スライドの要旨を理解しやすくなります。また、情報量が多くならないように、1スライドにかける時間を1分以内に収めるのも大切です。

レイアウトを整える

レイアウトを整えるのも、資料作りには重要なポイントです。
 
スライドへ単に伝えたい文言やデータや図表を並べるだけでは、聞き手に内容を把握してもらえません。したがって、優先度の高いものを大きく中央に置く、関連性のあるものはまとめるなどの工夫が必要です。
 
また、パワーポイントであれば、「ガイドライン」機能を使うとより統一感が出て、すべての素材が視覚的に見やすくなります。レイアウトを整える際に活用してみましょう。

文字の色・フォントの選定に注意する

文字の色やフォントの選定にも注意が必要です。
 
色を多用したり、複数の書体を取り入れたりすると統一感がなくなり、かえって見づらくなります。したがって、トーン&マナー(デザインや文章に一貫性を持たせること)を意識しましょう。
 
たとえば、色の選定においては、企業やチームカラーを軸とし「ベースカラー」「メインカラー」「アクセントカラー」の3色程度に留めると良いです。また、フォントにおいては、「明朝体」「ゴシック体」をタイトルや本文に使うのが一般的です。
 
ただし、色やフォントによっては「スライドに投影された場合」「遠くから見た場合」などケースによって見えづらくなる可能性があるので、適切な考慮が必要です。


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プレゼンテーションの話し方のコツ

以下では、プレゼンテーションの話し方のコツについて解説します。プレゼンを成功させている会社やチームは、以下のポイントが確実に押さえられていることから顧客を獲得しているのです。

声に強弱をつける

まず、声に強弱をつける点を意識しましょう。
 
緊張して話し方が単調になると、聞き手の耳に残らず、プレゼン内容の印象が薄れてしまいます。しかし、声にメリハリをつければ、聞き手側も退屈せずに最後まで関心をもってくれるでしょう。
 
たとえば、重要な箇所は前後に間を空け少し声量を上げて話す、備考は声量をやや下げ軽く流すように話す、などの工夫があります。
 
このように、声に強弱をつけて話すと聞き手にとって重要ポイントを押さえやすく、印象深いプレゼンテーションとなるのです。

構成を意識する

プレゼンテーションでは、構成を意識しながら発表する点も重要です。
 
構成を意識した発言ができれば、「何が言いたいのか結局分からない」と聞き手が感じるリスクを軽減させます。こうした構成力を身に着けるには、PREP法というフレームワークが効果的です。
 
PREP法とは、以下の頭文字をとったモデルです。
 
  • Point(結論)
  • Reason(理由)
  • Example(具体例)
  • Point(結論)
このPREP法を使い、最初に「結論」を提示してプレゼンの主題を明確にし、「理由」や「具体例」を用いて論理的かつ説得力のあるプレゼンを実現できるのです。

専門用語には解説を入れる

専門用語に解説を入れる点も押さえましょう。
 
専門用語に対して共通認識がある社内やメンバー内であれば問題ないものの、社外では専門用語の意味を把握できないケースが多いです。また、言葉の意味が理解できていないとプレゼンについていけなくなり、聞き手側にとって大きなストレスとなります。
 
したがって、専門用語は解説を入れる、あるいは分かりやすい言葉に置き換えるなどの対策をしましょう。

ジェスチャーやアイコンタクトを取り入れる

プレゼンテーションを行う際には、ジェスチャーやアイコンタクトを取り入れましょう。
 
プレゼンを成功させるには、聞き手とコミュニケーションをとりながら話すのが重要です。たとえば、「手」を使うジェスチャーを用いれば、聞き手に物事の大きさや重要度を視覚的に理解させるのに役立ちます。また、アイコンタクトを取り入れれば、聞き手に「自分に話しかけている」という感情を持たせられます。
 
このように、ジェスチャーやアイコンタクトは話し手と聞き手の距離を縮め、興味関心を引き立てる効果があるのです。


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プレゼンテーション後のプロジェクトまで管理できるツール

以下では、プレゼンテーション後のプロジェクトまで管理できるツールをご紹介します。
 
プレゼンテーションの作成にはデータや画像が必須な一方、保存する度にファイル化しているとファイル数が無駄に多くなるので、管理が煩雑となります。その結果、「必要なときに求めている情報が見つからない問題」が毎回発生するのです。
 
また、チーム内でプレゼン内容の認識違いを起こさないように、事前に全メンバーに対して情報を共有しておく必要があります。加えて、企画が通りプロジェクトが発足した際に素早く概要を確認するには、共有内容を振り返れる環境を整えなくてはなりません。
 
したがって、プレゼンテーションはもちろん、その後のプロジェクト管理を行うためにもStockのように、非IT企業の65歳以上の社員でもストレスなく利用できる情報共有ツールを使って情報を管理しましょう。
 
Stockの「ノート」へ資料作りに必要なデータや画像を残しつつ、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートに紐づいた「タスク」を使うと、各プレゼンの概要を素早く振り返ったり、プロジェクトの進行に沿ってメンバーのタスク管理が行えたりできるのです。

最も簡単に資料の管理ができる情報共有ツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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プレゼンテーションの目的やコツまとめ

ここまで、プレゼンテーションを成功させるためのコツを中心に解説してきました。
 
プレゼンテーションは、聞き手側に実行してもらえるように、一方的な意見だけではなく、相手の立場に沿った解決方法や提案をする必要がありました。そして、プレゼンテーションの資料作りや話し方のコツには、一貫して聞き手にとって理解しやすいかどうか、が考慮すべき重要なポイントです。
 
また、説得力のあるプレゼン資料の作成にはデータや画像が不可欠であり、情報を整理して一元的に格納しなければなりません。さらに、プレゼンが承認された場合はプロジェクトが実行するので、チームでプロジェクトの概要を素早く確認する必要があります。
 
そこで、ITツールを導入すれば、プレゼンの資料を効率的に作成・共有できるうえに、プロジェクトの遂行にもすぐに取り掛かれます。とくに、今回ご紹介したStockであれば、誰でもすぐに情報の管理・共有ができるので、全メンバーがツールに慣れるまでの時間・教育コストがかかりません。
 
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でシンプルに情報を管理し、プレゼンを成功させましょう。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。