相手にこちらの要望を適切に伝えるうえで、プレゼンテーションは重要な役割を果たします。たとえば、プレゼンテーションをした相手に行動を促すことができてはじめて「提案が成功した」と言えるのです。
しかし、「相手の行動を促すことができる、効果的なプレゼンテーションの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プレゼンテーションを成功させるためのコツを中心に解説します。
- プレゼン資料の作成に行き詰っているので参考にしたい
- 効果的なプレゼンテーションをするコツを押さえたい
- 過去のプレゼン資料が見つからないことが多い
という方は今回の記事を参考にすると、刺さるプレゼンテーションの作り方や話し方のコツが分かり、さらにチームで適切に管理・共有する方法も見つかります。
目次
プレゼンテーションとは
はじめに、プレゼンテーションについて解説します。プレゼンテーションはビジネスにおいて重要な役割を果たすので、担当者の方は必見です。
プレゼンテーションする目的とは
プレゼンをする目的は主に「理解・納得・行動」の3ステップに分けられます。
- ステップ1. 理解
- ステップ2. 納得
- ステップ3. 行動
はじめに、こちら側の意図をただ伝えるのではなく「相手に正しく理解してもらう」必要があります。何度もプレゼンしたとしても認識に誤りがあれば、まったく意味がないのです。
次に、提案に対して納得させることで、一気に相手を味方にできます。相手の納得を得るためには内容はもちろんですが、プレゼンの構成や話し方によっても左右されるのです。
プレゼンの最終目的は「要望に対して相手に行動してもらうこと」です。そのため、複雑で分かりづらいプレゼンをしても、相手は具体的に何をするのかイメージできないので頓挫することが多いのです。
以上のように、プレンテーションは「理解・納得・行動」でそれぞれの目的を満たすことで成立しています。
プレゼンテーションの基本的な構成とは
プレゼンテーションは、以下3つのフレームワークで構成されるケースが多いです。
- 序論・本論・結論
- PREP法（Point・Reason・Example・Point）
- DESC法（Describe・Explain・Specify・Choose）
プレゼンの組み立て方として、広く使われるフレームワークです。最後に結論を述べるのは日常会話に似た構成になっていると言えます。
はじめに「結論」を述べたあとに「理由」と「具体例」を説明して、最後にもう一度「結論」で締める構成です。冒頭に結論を話すので、主張したいことが的確に伝わったり、聞き手の興味を引いたりできる効果があります。
問題解決型のフレームワークです。現状を的確に「伝える」、共感してもらうために「説く」、 行動してもらうために「提案する」、いくつかの分岐から「選択する」の4ステップでプレゼンをします。
プレゼンの構成によって相手の納得感は大きく変わるので、適切なフレームワークを選択しましょう。
良いプレゼンテーションの作り方のコツ3選
ここでは、良いプレゼンテーションを作る3つのコツを紹介します。とくに、パワーポイントを使ったプレゼンの場合、「目視できる情報」は相手の納得感を満たすために役割を果たします。
（1）要点を詰め込みすぎない
まずは、要点を詰め込みすぎないようにしましょう。
一枚のスライドに複数の要点を盛り込むと、文字や図表が小さくなってしまい、視覚的に分かりづらくなります。また、「一番伝えたいこと」が伝わらないリスクもあるのです。
そのため、1スライドに1メッセージを意識すれば、短くシンプルなメッセージとなり聞き手に伝わりやすくなります。
（2）レイアウトを整える
レイアウトを整えるのも、資料作りには重要なポイントです。
単純に伝えたい文言やデータや図表を並べるだけでは、相手に内容を理解してもらえません。ただし、注目してほしい要素を中央に大きく置いたり、関連性のあるものはまとめたりするなどの工夫をすることで、情報は伝わりやすくなります。
ただし、簡単な社内会議でパワーポイント資料をわざわざ作成するのは面倒です。そのため、簡単にテキストで論点をまとめて話し合う企業が増えており、最近では「Stock」のようなノート型ツールが使われるようになっています。
（3）色やフォントの選定に注意する
色やフォントの選定にも注意が必要です。
さまざまな色を使ったり、複数の書体を取り入れたりすると統一感がなくなり、かえって見づらくなります。そのため、プレゼンで使う色は、企業やチームカラーを軸として「ベースカラー」「メインカラー」「アクセントカラー」の3色程度に留めると良いです。
また、フォントは1つだけにすると同時に、プレゼン内容ごとに変えると効果的だと言えます。このように、細かいことですが色やフォントを意識することが、プレゼンを成功させるうえで重要なのです。
【必見】プレゼンテーション資料の管理・共有に最適なツール
以下では、プレゼンテーション資料の管理・共有に最適なツールを紹介します。
パワーポイントのプレゼン資料を社内サーバーで管理すると、時間が経ってから「どこに保存したのか分からなくなる」という事態になります。また、ファイルはチャットやメールでもやりとりされるので、どれが最新版なのかも把握できないのです。
そのため、「あらゆる情報を一か所にストックでき、すぐに見つけ出せるツール」が求められます。ただし、多機能なツールではITに詳しくないと使いこなせないので、必要な機能に過不足がないものを選びましょう。
したがって、プレゼン資料の管理・共有に適しているのは、テキストだけでなくファイルも「ノート」に保存でき、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には「メッセージ」が紐づいているので、資料にミスがあったときにはメールやチャットを介さずにやりとりできます。また、スマホやタブレットにも対応しているので、時間や場所を問わずに使えるのもメリットです。
ITに詳しくない65歳でも使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プレゼンテーションの説得力を高める話し方のコツ3選
以下では、プレゼンテーションの話し方のコツについて解説します。プレゼンを成功させている企業やチームは、以下のポイントを押さえられているのです。
（1）声に強弱をつける
まずは、声に強弱をつける点を意識しましょう。
話し方が単調だと、聞き手は何が重要なのか把握しづらくなるので、話し方にメリハリをつける必要があります。たとえば、重要な箇所は前後に間を空け少し声量を上げて話す、備考は声量をやや下げ軽く流すように話す、などの工夫があります。
このように、声に強弱をつけて話すと聞き手にとって重要ポイントを押さえやすく、印象深いプレゼンテーションとなるのです。
（2）専門用語には解説を入れる
専門用語を使うときは解説を入れる必要があります。
聞き手の中には、専門用語が分からない人もいます。言葉の意味が分からない状態で、プレゼンを正確に理解するのは困難なうえ、相手に悪い印象を与える可能性もあるので注意しましょう。
したがって、専門用語は解説を入れる、あるいは分かりやすい言葉に置き換えるなどの対策が必要なのです。
（3）ジェスチャーやアイコンタクトを取り入れる
プレゼンの成功には、ジェスチャーやアイコンタクトを取り入れて話すことが大切です。
たとえば、ジェスチャーを使えば簡単に物事の程度や重要さを表現できるので、視覚的に理解してもらうのに役立ちます。また、アイコンタクトを取り入れれば、聞き手に対して「あなたに話しかけている」という意思表示になります。
このように、ジェスチャーやアイコンタクトは話し手と聞き手の距離を縮め、興味関心を引き立てる効果があるのです。
プレゼンテーションの目的やコツまとめ
ここまで、プレゼンのコツや資料の管理におすすめのツールを中心に紹介しました。
プレンテーションをするうえで分かりやすい資料の作成はもちろん、説得力を高める話し方をする必要があります。また、プレゼンの資料は適切に管理して、保存先が分からないという事態にならないようにしましょう。
ただし、社内サーバーに単純に保存するだけでは、目的の情報はすぐに見つかりません。また。プレゼン内容に関するやりとりにメールやチャットを使うと、重要なやりとりが流れてしまう可能性があります。
結論、自社で導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、ノートタイトルやファイル名で検索もできる「Stock」一択です。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で資料を管理・共有して、プレンテーションを成功させましょう。
