仕事では、しばしば確認不足によるミスが起こり得ます。とくに些細な確認不足が、重大なミスにつながるケースも少なくないため、早急に原因を特定して防止しなければいけません。
しかし、個人ではしっかりしているつもりでも、実際には「確認漏れが何度も繰り返してしまう」というケースも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、確認不足の原因と対策を中心にご紹介します。
- 仕事の確認不足が起きる原因や理由を知りたい
- 仕事の確認不足への対策を参考にしたい
- 確認不足によるミスが起きない情報管理体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、確認不足の原因や適切な対策法がわかるほか、最終的には作業の質を高められるようになります。
目次
ビジネスシーンにおける確認不足とは
確認不足とは、情報の確認が不十分であったり、うっかり情報を見落としてしまい思い違いやミスが起こることです。職場によっては「検証不足」「調査不足」「チェック不足」「見落とし」と言い換えられます。
また、確認不足が引き起こす”ミス”やトラブル”の例には、以下が挙げられます。
これらの確認不足から生じた問題は、単に業務に支障をきたすだけでなく、取引先や他の社員との信頼関係を損なう事態になりかねません。そのため、確認不足を防ぐのに最善を尽くす必要があるのです。
仕事の確認不足が多い・確認を怠る人の理由と特徴4選
ここでは、仕事で確認不足やミスが多い人の特徴を解説します。特徴を理解し、致命的なミスにつながる前に対策しましょう。
（1）細かい作業に不慣れ
確認不足やミスが多い人の1つ目の特徴は、細かい作業に不慣れなことです。
ミスが発生しやすい業務として、同じ作業の繰り返しや単調な業務が挙げられます。このような業務では、細かい作業が苦手な方はストレスを感じやすく「文章の誤字脱字」「金額や個数の数字の入力ミス」などが目立つのです。
そのため、確認が大雑把になってしまうという方は、校閲機能を利用して誤字脱字を防いだり、関数を使って自動計算したりして、やり方を工夫しましょう。
（2）日常の整理整頓ができない
確認不足やミスが多い人の2つ目の特徴は、日常の整理整頓ができないことです。
身の回りの整理整頓ができていないと注意が散漫になりがちです。また、散らばった書類の中から必要な書類を探し出すのに時間がかかり、気持ちの焦りから業務の質も下がってしまいます。
このように、普段から整理整頓ができていない人は集中力が低下しがちなため「期日を間違えていて、納期に間に合わなかった」「頼まれていた資料作りを忘れていた」などのミスが起こりやすいのです。
（3）気持ちの切り替えが苦手
確認不足やミスが多い人の3つ目の特徴は、気持ちの切り替えが苦手なことです。
どれだけ対策をしていても、予期せぬ原因によりミスが発生する場合があります。そのとき、ミスをいつまでも引きずってしまう人は、余計なことを考えてしまい、ほかの部分でもミスを起こしてしまうのです。
同じミスを起こさないようにするためにも、反省した後はすぐに気持ちを切り替えて改善策を講じることが大切です。
（4）思い込みが激しい
確認不足やミスが多い人の4つ目の特徴は、思い込みが激しいことです。
たとえば、“「いつもと同じ」と住所変更に気づかずに資料を送付した”、”マニュアルの変更を確認しておらず、古い方法で作業をした”など思い込みにより、確認不足を怠るケースがあります。
そのため、普段の「心がけ」から改善していく必要があると言えます。
【原因解説】仕事の確認不足・ヒューマンエラーはなぜ起こるのか？
ヒューマンエラーとは、人の不注意やミスで意図せず引き起こされるミスのことです。確認不足・ヒューマンエラーによるミスが多いチームは、以下の5点の原因に当てはまっていないか確認しましょう。
（1）確認するための時間が不足している
確認不足の原因のひとつが、確認作業に費やす十分な時間が取れていないことです。
確認時間が不足していると、作業が不十分であっても気付きにくく、見落としてしまいがちです。一方、現場では、ほかの業務が忙しく確認作業のための時間が十分にとれないので、手短に確認作業を終わらせるケースが実際に発生します。
そこで、新しく作成・更新された資料が一目で分かるうえに、作成した資料ごとに「メッセージ」でメンバーに周知可能な「Stock」のようなツールを導入すると、確認漏れが起こらないような仕組みを構築できるため、見落としを防げるのです。
（2）確認作業の慣れによる緊張感の低下
確認作業の慣れにより緊張感が低下し、確認が甘くなることも確認不足の一因です。
とくに、ベテラン社員がミスする場合、慣れによる気の緩みが原因であることが多いです。加えて、ミスが起こりにくい業務では「ミスの可能性は低い」と先入観が入り、ミスがあっても気づかないという確認不足が起こりがちです。
そのため、確認フローを明確化する、チェックリストを作成するなど、確認作業を確実に実施する仕組みが求められます。
（3）ダブルチェックをしていない
確認作業でダブルチェックを実施しなければ、確認不足となりミスを引き起こしやすくなります。
確認作業が1回ではミスを発見しきれない可能性もあるので、契約書や金額の確認などミスが許されない書類などのチェックは、複数人による確認が有効です。
また、ダブルチェックは一人で複数回確認作業をするパターンと、二者もしくはそれ以上の複数人によって確認作業をするパターンに分かれます。ただし、前者はミスの防止に限界があるため、複数人で実施することが一般的です。
（4）コミュニケーションが不足している
社内におけるコミュニケーション不足も、確認不足の大きな原因となります。
業務に関する情報共有が十分でなければ、注意すべき点や変更点の共通認識が持てず、確認不足によるミスが発生します。また、コミュニケーションが不足していると、不明点があっても質問しづらく、不安要素があるまま進めてしまいミスに発展してしまうのです。
したがって、確認不足が起こってしまう背景には、社員間のコミュニケーションが十分に図れない「社内環境そのもの」が原因の可能性があるのです。
（5）業務に関する情報が確認しづらい
業務に関する情報が確認しづらいこともミスの原因の一つです。
社内の情報がまとまっていない、もしくはまとまっていても探したい情報がすぐに見つかる状態になっていないと、不明点を確認する作業を怠ってしまいます。
そこで、たとえば「Stock」のような検索機能の付いたITツールに情報をまとめておけば、組織のメンバー全員が簡単に知りたい情報にアクセスできるので、確認作業が面倒ではなくなります。
【対策】思い込みによる確認不足・ヒューマンエラーを防ぐには
以下では、確認不足やヒューマンエラーを防ぐための具体的な対策をご紹介します。確認漏れが頻発している職場では、取り返しのつかないミスが起きる前に必ず対策をしましょう。
（1）確認用のチェックリストを用意する
まず、確認用のチェックリストを用意しましょう。
何に注意するべきかを明確にしないまま漠然と確認していても、確認漏れはなくなりません。そこで、確認する項目をリストにまとめて共有することで、メンバー全員が同じように確認作業を実施できます。
したがって、確認作業が必要な業務にはチェックリストを作成し、注意して見るべきポイントの共通認識を持てるようにすると、確認不足によるミスを減らせるのです。
（2）他者によるダブルチェックをする
経験やスキルに富んだメンバーによる「ダブルチェック」も確認不足を予防する有効な対策法となります。
他者に確認してもらうことで、個人では気づけなかった思い込みによるミスを発見できるからです。また、経験やスキルのあるメンバーが担当すれば、ミスかどうかの判断もスピーディになります。
なお、定期的に確認の担当者を変えることで「慣れによる確認不足」も予防もできます。ただし、担当者が変わっても確認作業の品質を保てるようにマニュアルを整備し、体制づくりをしておきましょう。
（3）業務に関する情報をすぐに共有する
確認不足を防ぐためには、業務に関する情報をすぐに共有することも重要です。
業務に関する情報共有が不十分だと、変更点があっても全体に伝わらないため、確認不足によるミスにつながります。また、ダブルチェックを実施する場合も「正確な情報」を把握できていないので、意味がなくなってしまいす。
そこで、情報共有を正しく実施できる仕組みがあると、確認不足が起こりやすい部分の共有がスムーズになるので、効率よく正確に確認作業を進められます。
たとえば、今日では、確認不足を防ぐための対策として、無料から使える「Stock」のようなツールを活用し、情報が正しく共有される仕組みを構築する企業も多いのです。
仕事の確認不足への対策に最もおすすめのツール
以下では、仕事の確認不足への対策に最もおすすめのツールをご紹介します。
確認不足が発生する場面として、「後で確認しようとしていたことをそのまま忘れてしまった」という状況が挙げられます。確認不足は重大なミスにつながることもあるため、抜け漏れがないようにするべきです。
そこでひとり一人が「心がけ」を徹底するのはもちろん、確認漏れが起こらないような「仕組み」が必要です。たとえば、「業務に関する情報を一元管理し、”確認作業”をタスクとして設定できるツール」があれば、確認不足によるミスや事故を未然に防げます。
したがって、確認不足によるミスをなくすには、あらゆる情報をリアルタイムで共有でき、確認漏れを防げるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報をまとめられるほか、チェックリストを作成したり、ノートに紐づけて「タスク」設定したりできるので、確認作業が習慣化されます。また、タスクの進捗は一覧から確認できるので、各社員の進捗状況も把握しやすくなるのです。
社内情報を一元管理しミスの防止に役立つ情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockのチェックリスト・タスク機能
- チェックリスト
- タスク機能
画面下の「チェックリスト」を押して、作成したい場所をクリックするだけで簡単に作成できます。また、完了後はボックス内をクリックすると、チェックマークが表示されます。
右上の「タスク設定」をクリックし、タスク名・期限・詳細等を記入します。作成したタスクは下記のようにノート内・ノートの見出しで確認できるほか、「タスク一覧」からまとめて見ることも可能です。
確認不足によるミスを記載する報告書のテンプレート
こちらは、[文書]テンプレートからWord形式でダウンロードできる、事故報告書のテンプレートです。
事故の様子や概要だけでなく、原因や今後の対策など再発防止のための項目が含まれています。また、添付資料をつけるスペースも設けられているため、より具体的な報告書を短時間で作成可能なのです。
【番外編】仕事でのキャパオーバーのサイン
仕事がキャパオーバーになっているサインとして、以下の3点が挙げられます。キャパオーバーになると、重大なミスを引き起こしやすくなるため、キャパオーバーのサインを見逃さないようにしましょう。
- 集中力が続かない
- 自分の業務量を把握できていない
- 体調不良になる
普段と比べて集中力が続かなかったり、普段しないようなミスをしたりする場合、キャパオーバーとなっている可能性があります。また、集中力が続かないと業務効率も下がるため、残業時間も増えていく悪循環につながるので注意が必要です。
業務量が不明確だと、進め方や優先順位が正しくつけられません。また、自分の能力に見合っていない業務が多いとスムーズに業務を進められず、キャパオーバーやミスを引き起こす原因となります。
頭痛や胃痛といった身体的な体調不良や、疲労感や情緒不安定になるなど精神的な体調不良が多く見られる場合もキャパオーバーのサインです。体調不良だと集中力が低下するため、ミスの増加につながります。
キャパオーバーに事前に気づけると、確認不足やミスを減らせます。上記の様子が見られたら、業務量を上司に相談して調整したり、業務から離れて一度休息を取ったりするようにしましょう。
また、自分の業務量を把握するためには、やるべき業務をタスクでまとめることが必要です。そこで各資料ごとにタスクを作成できるうえ、進捗管理まで可能な「Stock」のようなツールを導入すると、業務量を把握しやすくなり、キャパオーバーを防止できます。
仕事における確認不足の原因と対策まとめ
これまで、確認不足の原因や対策を中心にご紹介しました。
確認不足は、見直しにかける時間の不足や確認の甘さ、ダブルチェックの欠如等が原因となりがちです。そこで確認を心がけるだけでなく、確認・見直しをタスク化して管理すると、確認不足によるミスを減らせます。
したがって、「業務に関する情報と、確認作業を紐付けて管理できるツール」を導入しましょう。また、業務に関する情報を作成・更新した時点ですぐに共有できるツールを選ぶと、「新しい情報の確認し忘れ」まで防げます。
結論、確認不足によるミスをなくすには、シンプルな操作性で業務情報とタスクを紐付けて管理し、リアルタイムで情報共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、確認不足を防止し、重篤な事態へにつながる前にミスを予防しましょう。
