働き方改革が推進される現在、残業時間が多い企業においては業務改善が急務です。とくに、慢性的な残業はコスト面のムダが発生するうえ、労働災害など深刻な事態の契機となりかねません。
しかし、残業時間削減の取り組みだけでは、業務が終わらずサービス残業などが発生するなど根本的な環境改善とはなりません。そのため、「残業削減に働きかけてはいるものの、うまくいかない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、残業時間が減らない理由と残業時間を削減するために役立つ手法を中心にご紹介します。
- 残業が減らない原因を知りたい
- 業務改善の具体的な方法を参考にしたい
- 業務効率化に繋がるツールを探している
という担当者の方は本記事を参考にすると、残業時間が増えてしまう理由を適切に把握しながら、残業時間の削減に向けた業務改善を促進できるようになります。
目次
社員の残業が減らない理由5選
まずはじめに、残業時間が減らない5つの理由について解説します。自社の残業時間が減らない原因を把握し、課題ごとに適切なアプローチを実践しましょう。
定時に帰宅しづらい雰囲気がある
残業が減らない理由として、定時で帰宅しづらい雰囲気がある点が挙げられます。
自身の業務は終了していても、他の社員が残業している姿を目にすると「帰宅しづらい」という、心理的なプレッシャーがメンバーに発生してしまいます。背景として、タスク量がメンバーによって異なるので、メンバーの退社時間に差があることが挙げられます。
そのため、「上司から部下に帰宅するように声かけする」「タスク管理を適切におこない、稼働時間のばらつきをなくす」などの対策をとり、帰宅に対するプレッシャーがかからない職場環境を構築しなければなりません。
仕事が属人化している
残業時間が減らない2つ目の理由に、仕事の属人化が進んでいるケースがあります。
仕事の属人化とは、ある業務が特定の社員しかできなかったり、知識やノウハウが特定の社員に集中したりしている状態を指します。この状態では、特定の個人が会社を休むと作業が滞り、業務をスムーズに完了できないといったデメリットがあるのです。
また、仕事が属人化した状態では、業務担当者に疑問が生じるたびに、ベテランへと質問しなければなりません。質問される側も時間を要するので、本来の業務に時間を割けなくなり、双方の作業効率が落ちることで残業につながってしまうのです。
業務の分担が適切にされていない
業務時間が伸びる3つ目の理由は、各社員に適した業務分担ができていないからです。
優秀な社員にだけ業務が集まり、膨大な仕事を抱え込んでいる状況では、定時までに業務が終わらず残業によって対処せざるを得ません。しかし、社員それぞれの能力にあった業務を適切に分配できれば、各メンバーの業務負荷を平準化できます。
そこで、例としてスキルシートを作成すると、社員の能力が正確に把握できます。加えて、ノウハウがまとめられたマニュアルを作成することで、どの社員が担当したとしても業務の質やスピードを標準化でき、チームで分担しやすくなるのです。
コミュニケーション不足
4つ目に、「社員間のコミュニケーション不足」が挙げられます。
社員間のコミュニケーションが不足すると、各社員の業務の進捗状況が不明瞭となり、チームでの連携がとりづらくなります。結果的に情報共有がおこなわれないことで作業効率が低下し、残業時間の増加につながってしまうのです。
また、社員同士連携が取れなければ、各々の認識に差異があっても気づかずにミスを誘発するケースもあります。したがって、社員同士が積極的なコミュニケーションをとれる環境の整備が、残業時間の削減のために重要だと言えます。
社員自体が残業削減に消極的
最後に、「社員自体が残業削減に消極的」という理由があります。
残業削減に消極的になる理由の1つに、残業がなくなると、残業代がもらえなくなり給料が減るという状況が挙げられます。給料の減少は社員の生活に大きく影響するため、残業をなくすことに抵抗を感じる場合があるのです。
残業をせざるおえないこともありますが、企業が無駄な残業を許容していては、人件費が増大し企業に悪影響をもたらす可能性があります。そのため、業務配分・人員配置の見直しやどのような業務で残業が発生しているのかを確認するようにしましょう。
業務改善によって得られる残業削減のメリットとは
ここでは、業務改善によって得られる残業削減のメリットについて解説します。業界業種問わず得られる効果となるため、社員の労働時間が増加傾向にある職場は早急に改善しましょう
効果1. 離職率を下げられる
残業時間の削減は、社員の離職率低下に貢献します。
残業時間の削減は社員の精神的・肉体的負担を軽減でき、社員の心身の健康につながります。RECRUIT AGENTの調査によると、社員が転職する理由の第一位に「労働時間・環境が不満だった」という項目がランクインしており、データからも、労働時間や職場環境の改善が重要な項目であることがわかります。
人材の雇用には時間的にも金銭的にも多くのコストがかかるため、頻繁な社員の入れ替わりは企業にとって負担となります。職場環境を改善する業務改善を実施し、残業時間の削減に成功すれば離職率の低下にもつながるのです。
効果2. 社員のモチベーション向上
残業時間を削減する効果には、社員の業務に対するモチベーション向上が挙げられます。
残業時間が多ければ、翌日に疲労が持ち越されるため集中力は低下してしまい、作業効率が下がる悪循環が生まれかねません。実際に、人間が休憩なしで発揮できる集中力は90分が限界といわれており、稼働時間が長くなるほどパフォーマンスが落ちてしまいます。
反対に、残業時間が減っていけば、社員はパフォーマンスの最大化を図れるようになり、結果としてモチベーションの向上につながるのです。
効果3. 人件費削減
残業時間の削減は、人件費の削減にも貢献します。
人件費は企業経営における支出割合の高い項目なうえ、残業には通常給与に加えて上乗せした賃金を払わなければならず、無視できない人件費となります。そのため、業務改善を実施し、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を徹底的に省くことが求められます。
たとえば、必要以上に時間がかかっている定型業務をITツールによって自動化する、などの対策が挙げられます。
効果4. 業務効率化の実現
残業時間を削減すると、業務効率化の効果も得られます。
規定の稼働時間でタスクを終わらせられれば、残業が横行している状況よりも、同じ時間で多くの業務へ着手できるようになります。着手できる業務が増える分、チーム全体としての業務スピードも早まるメリットもあるのです。
また、メンバーとしても、一つのタスクあたりにかかる時間への意識が強まり、「対応業務に時間がかかってしまった場合の原因究明」を促すというメリットがあります。
残業時間を削減する業務改善へのアイデア・取り組みとは
残業時間削減のためには、自社の業務形態に合わせた対策が求められます。そこで以下では、残業時間削減に有効な業務改善のアイデア・取り組みを解説します。
（1）残業を事前申請にする
まずは、残業時に「事前申請をする仕組み」を取り入れるアイデアが挙げられます。
管理者は「誰がどれほど残業するのか」がわかるようになるので、残業の多いメンバーを把握でき、過度な残業を防止できます。また、残業代も申請分のみ支給すれば良くなるため、金銭的コスト面でのメリットもあります。
ただし、申請フローと承認フローが複雑であると「残業申請をするのが面倒」と感じてしまい、隠れ残業につながる可能性があるので注意しましょう。
（2）ノー残業デーを決める
「ノー残業デー」の導入も、残業を助長する雰囲気の打破に有効です。
「ノー残業デー」とは定時で仕事を終え、社員全体で残業しない日を会社側が設定する取り組みを指します。ただし、ノー残業デーは一時的な導入だけでなく、長期に渡って運用する必要があります。
たとえば、あらかじめ徹底した周知をおこない、当日は社内の消灯時間を早めることも有効です。導入した取り組みが形骸化しないように、全社で施策を推進する必要があります。
（3）ロジックツリーを作成する
残業時間削減のために、ロジックツリーを作成すると、残業が発生している業務や原因を可視化できます。
ロジックツリーとは、問題や課題を細分化して、論理的に整理・分析するフレームワークのことです。ただ漠然と残業を削減するための対策を検討するよりも、細かく洗い出してから改善策を検討した方が、効率的に業務改善ができます。
また、ロジックツリーを正確に作成・運用するためには、現状の業務状態の把握が必須です。そのため、まずは残業の原因となっている業務は何か調査するようにしましょう。
（4）情報共有を活発にする
積極的なチーム内での情報共有は社員間の連携を強化するため、残業時間削減につながります。
チーム内での情報共有が不足していては社員間でのサポートができず、結果として残業へとつながりかねません。また、情報共有不足により業務全体の遅延を招いてしまうと、ミスを誘発し余剰な業務を増加させる可能性もあるのです。
とくに、テレワークでは直接話す機会が減少するので、より意識的に情報共有する必要があります。
（5）業務マニュアルを作成・共有する
業務マニュアルの作成・共有も、残業削減のための取り組みとして考えられます。
業務マニュアルを作成して手順などを共有すれば、特定の人に業務が集中してしまう「属人化」を防げます。業務を分散できる上に、業務の引き継ぎにかかる時間も削減されるので、効率が大幅に改善し、結果として残業時間の削減にもつながるのです。
さらに、ITツールを用いれば、業務マニュアルの作成・共有が簡単にできます。
（6）ITツールを導入して業務効率を上げる
全社で、ITツールを導入して業務改善を図れば、残業削減に直結します。
たとえば、社内で情報が散乱している場合、情報を「探す」手間が生じてしまい、円滑な業務を妨げる原因となりかねません。一方、社内のデータはITツールに一元管理しておけば、部署やチームの垣根を超えた情報共有が可能になり、情報を探すムダをなくせます。
このように、情報を一元管理しながら共有までスムーズにできる環境を整備すると、伝達スピードの向上や認識齟齬の防止にもつながります。中でも直接書き込んで作成した「ノート」をリアルタイムで共有できる「Stock」のようなツールがおすすめです。
残業時間の削減に成功した事例4選
以下では、残業削減への取り組みを成功させた事例を紹介します。取り組みを検討する前に、すでに成功している他社事例を参考にすると、自社での取り組みのイメージができるのでおすすめです。
ロジスティードケミカル株式会社
ロジスティードケミカル株式会社（旧：日立ネクストファイン株式会社）は、貨物運送取扱事業や倉庫業を展開する企業です。
同社では、特定の営業所が月曜日に残業が発生しがちであるという課題がありました。そこで、あえて月曜日を「ノー残業デー」として設定し、毎日の朝礼でも繰り返しメンバーへ伝達する手法を取りました。
結果として、月曜日における残業時間の削減に成功したことはもちろん「残業するのではなく、効率的に業務を進めてタスクを終わらせる」考えが根付き、ほかの曜日の残業の削減も成功したのです。
参考：時間外労働削減の好事例集
株式会社クレストコンサルティング
株式会社クレストコンサルティングは、保険の販売や投資信託の販売を手掛ける企業です。
同社はすでに既存のツールを利用していましたが、カスタマイズできるメンバーが1名しかおらず、稟議や申請も紙で実施していたため、非効率さを感じていました。そこでクラウドツールの「desknet’s NEO」を導入しました。
結果として、在宅勤務や時短勤務をはじめとした柔軟な働き方の選択肢が増え、残業時間が従来の3分の1になったのです。ほかにも、やむを得ない事情で辞めざるを得ないメンバーでも、長く働き続けられる環境に整備できた点もポイントです。
株式会社クオレ
株式会社クオレは、保険調剤薬局事業や訪問介護事業などを手掛ける企業です。
同社は、有給の取得が半日もしくは全日でしか管理ができず、用事が終わっても出社できなかったり現場の人員不足で業務が難しくなったりすることに課題を感じていました。そこで、勤怠管理システムである「Touch On Time」を導入し、時間単位で有給申請が管理できる環境を構築しました。
結果として、柔軟なシフト調整ができるようになったうえに、経理メンバーに毎月発生していた残業時間を削減することに成功したのです。
株式会社LIVEUP
株式会社LIVEUPは、映像制作事業を主に展開している企業です。
同社は従来のコミュニケーションの手法として「チャットツール」を使っていましたが、共有した情報がすべて流れていってしまい、同時並行する案件の管理がしにくい点に課題を感じていました。そこで、情報共有・管理を簡単に効率化する「Stock」を導入しました。
結果として、チャットツールで流れてしまっていた情報はすべて管理できるようになり、進行業務の作業負荷も「5分の1」にまで削減することに成功したのです。
【これで解決】残業時間の削減に役立つツール
以下では、業務効率を大幅に改善するツールを紹介します。
ITツールを導入して情報の共有・管理をスムーズにすると、社内のコミュニケーションも取りやすくなり、業務効率化を実現できます。しかし、多機能すぎたり、操作が複雑だったりすると、ツールが社内で浸透せず、効率化に繋げられません。
そこで、「誰でも簡単に操作ができる情報共有・管理ツール」を導入しましょう。また、デバイスを問わずに利用可能なツールであれば、いつ・どこにいても必要な情報をすぐに確認できます。
結論、自社で導入すべきは、スマホ・パソコンどちらでも使用でき、社内のあらゆる情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」一択です。
Stockは、直接「ノート」に書き込んで簡単に情報を蓄積できるうえ、作成したノートはリアルタイムで共有されるため、共有に手間がかかりません。また、高精度の検索機能により、必要な情報がすぐに見つかるので「情報を探すムダ」を大幅に削減できるのです。
業務効率を大幅に改善するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
残業が減らない理由・残業時間を削減する取り組みまとめ
これまで、残業が減らない理由から業務改善の取り組みまで紹介しました。
残業が減らない原因としては、「情報共有に手間がかかり、コミュニケーションが不足していること」が挙げられます。この問題の解決策として効果的なのは、「情報共有・管理ツール」を導入し、場所や時間を問わずに情報を共有することです。
そこで、「情報共有・一元管理が可能なツール」を導入しましょう。また、「デバイスを問わず、ITスキルが低くても使えるほどのシンプルさ」があるツールだと、導入したツールの形骸化も防げるほか、会社にいなくても常に最新情報を確認できます。
結論、残業削減の施策には、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるうえ、情報共有に必要な機能に過不足の無いツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、「Stock」を使って社内間での情報共有を効率化させつつ、無駄な残業時間を削減しましょう。
