不動産業界では、物件情報や商談状況、顧客対応履歴など、多くの情報を正確かつスピーディーに管理することが求められます。そこで、今日では「Stock」のような情報共有ツールで情報管理をする企業も増えています。
一方で、「Stockを無料登録したものの、不動産案件管理にどう活用すればよいかわからない」「蓄積した情報を有効活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、不動産業界の案件管理における課題や「Stock」で案件管理を最適かつ効率的にする方法を中心にご紹介します。
- 案件管理にデジタルツールを導入したい
- 紙やExcelでの案件管理に手間がかかっている
- 社内の情報にアクセスしやすい環境を整えて、業務を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、「Stock」が案件管理にどのように役立つのかが具体的に分かり、自社で有効活用できるようになります。
目次
不動産業界の案件管理とは？
不動産業界の案件管理とは、「取引を進めたり契約率をあげたりするために、顧客情報や取引状況といった案件に関する情報を管理すること」です。以下では案件管理の重要性や悩みを紹介しているので、自社の現状と照らし合わせて把握しましょう。
案件管理の重要性
不動産業界において、案件管理は欠かせない業務です。
不動産業界では、顧客の要望を正確に聞き、その要望に合わせて動けるかで契約を取れるのかが決まります。たとえば、顧客の住宅の条件だけでなくその意図を把握しておけば、より顧客に合った提案ができます。
そのため、案件ごとの情報を適切に管理する必要があるのです。
案件管理における悩み
案件管理における悩みとして以下の3点があげられます。
- すぐに情報が見つからない
- 情報の更新が面倒
- 出先から確認しづらい
案件管理の情報は、顧客数や案件数が増えるにつれて膨大になっていきます。そのため、情報を上手く管理できず、必要な時に欲しい情報が見つからない事態に陥ってしまうのです。
案件管理で扱う情報は、顧客や物件の状況の変化とともに更新する必要があります。しかし、紙やExcelといった、情報の更新に手間のかかる方法で案件管理をしていると、情報の更新を怠ってしまい、業務に活用できない情報ばかりになってしまうのです。
事務所でしか見れないPCや紙で情報を管理していると、営業先や内見先で情報を確認できません。たとえば、他の案件の営業中に別の案件の問い合わせが来たときに、素早く対応できず、ビジネスチャンスを逃してしまうことがあるのです。
このように、案件に関する情報は重要であるがゆえに、正確に管理しておかなければ業務に支障をきたしてしまいます。
【重要】案件管理の悩みを解決するITツール
以下では、案件管理の悩みを解決するツールを紹介します。
不動産業界では、一人の営業が多くの案件を平行して進めるうえ、顧客の要望に合わせた素早い動きが求められます。さらに、数カ月～年単位で動く案件もあるため、案件ごとの情報をいつでも見返せる環境を整えることが必須なのです。
そこで、「あらゆる情報を簡単な操作で管理・共有できる情報共有ツール」を導入しましょう。また、検索機能に優れたツールであれば、確認したい情報にすぐにアクセスできるため、案件管理に適しています。
結論、不動産の案件管理の悩みを解決するには、非IT企業でも直感的に操作できるシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなく表やファイル、画像で情報をまとめられるため、あらゆる顧客情報や物件情報を漏れなく管理できます。また、国際セキュリティ資格を取得しているため、セキュリティ面も安心です。
簡単に情報の管理・共有を一元化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで不動産の案件を管理する方法
以下は、Stockで不動産の案件を管理する例です。
Stockの「ノート」ではテキストだけでなく、画像やファイルの添付も可能であるため、案件に関する情報を見やすくまとめられます。
Stockの「ノート」ではテキストだけでなく、画像やファイルの添付も可能なため、案件に関する情報を見やすくまとめられます。また、ノートは作成・更新と同時に共有されるため、共有のために他のツールをつかったり、操作を増やしたりする必要はありません。
案件に関するタスクを設定する機能
Stockには、「ノートに紐づくタスク」があり、ノートの情報とタスクを一元管理できる点が特徴です。
タスクの設定画面は上図のようになっています。定期的に必要なタスクは繰り返し設定ができるほか、メンバーにタスクを割り当てられます。
上のように、ノートの画面の上部にタスクが表示されるため、タスク漏れの防止にもつながるのです。
不動産の案件管理に最適なStockの機能3選
ここでは、不動産の案件管理に最適なStockの機能を紹介します。
打ち合わせ内容を顧客に共有する機能
1つ目は、打ち合わせ内容を顧客に共有する機能です。
Stockのノートは、ノート画面下部の[PDF出力]から、ノートの内容をそのままPDFに変換できます。そのため、PDFをメールやチャットで送信すれば、Stockユーザーではない顧客とも情報共有可能なのです。
また、Stockには「1フォルダ招待」機能があります。1フォルダ招待を使えば、一つのフォルダのみ共有されるため、セキュリティも安心です。
添付した画像を編集する機能
2つ目は、添付した画像を編集する機能を紹介します。
Stockでは、ノートに添付した画像に、文字や矢印、簡単な図形を張り付けられます。そのため、相手に伝わりやすいノートを作成できるのです。
【必見】不動産業界でStockを導入した事例
ここでは、実際にStockを導入して成功した事例を紹介します。
株式会社有栖川アセットコンサルティングは、不動産加入をはじめ、さまざまな不動産業をしている企業です。
以前は、チャットツールで顧客ごとの案件情報を共有していましたが、全ての案件の情報が混ざってしまい管理ができませんでした。また、多機能なツールを試しても使いこなせず、行き詰ってしまいました。
そこで、お客様情報と物件情報の管理のためにStockを導入しました。操作が簡単で情報を残すことのハードルが下がったうえに、検索機能で欲しい情報をすぐに探せる環境が整い、業務効率化に成功しました。
Stockにおけるよくある質問
以下では、Stockにおけるよくある質問をご紹介します。導入前に疑問点を解消しておきましょう。
Q1. アップロードできないファイル形式はありますか？
A. アップロードできないファイル形式はありません。
ただ、エクスプローラーやFinder上の「フォルダ」をそのまま添付することはできず、Zipファイルに圧縮することで添付可能になります。
参考・引用：Stock公式｜Stockのよく見られている質問
Q2. 1フォルダゲストとは何ですか？
A. 1フォルダゲストは、社外の方と情報共有するときに、フォルダ単位でメンバーを招待できる機能です。
- 1フォルダゲストを招待したいフォルダを選び、画面左上の[歯車マーク]をクリックし、[フォルダ名・参加者]を選択します。
- 「画面下の参加していないメンバーへの招待用URLはこちら」の[こちら]をクリックし、URLをコピーします。
- 任意の方法でURLを共有します。
- 招待したいメンバーがURLからログインすると、1フォルダゲストの招待が完了します。
不動産業界での「Stock」の活用法と事例まとめ
これまで、不動産業界における案件管理の悩みや「Stock」で案件管理を最適化する方法を中心にご紹介してきました。
不動産業界では、顧客に合った対応を素早く進めることが重要です。そのためには、情報をすぐに見返せるように適切な案件管理をする必要があるのです。
そのため、案件管理には「欲しい情報にすぐにたどり着ける情報共有ツール」を導入しましょう。また、全てのメンバーがすぐに使いこなせるよう、操作がシンプルかにも注意するべきです。
結論、自社が導入すべきは、情報を簡単に残すことができ、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社が抱える車検管理の課題を解決しましょう。
