現代のビジネス環境において「Windows」や「Mac」「Chrome」などPCは、仕事をするうえで欠かせない存在となっています。しかし、稀に、PCで作業を進めていると「先祖返り」と呼ばれる事象が起きてしまうため、事前対策を施しておくことが大切です。
とはいえ、「先祖返りがどのようなものか分からないので、対策の施しようがない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、先祖返りが起こる原因と対策を中心に解説します。
- ビジネスにおいて先祖返りする状況と原因を知りたい
- 先祖返りを起こさないための具体的な対策を教えてほしい
- 先祖返りが起こらないツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、先祖返りしてしまう原因や対策が分かるだけでなく、社内の情報をしっかりと管理する方法を見つけられます。
目次
【ビジネス向け】先祖返りとは
ここでは、ビジネスで使われる先祖返りの意味とデグレードとの違いをご説明します。そもそも先祖返りがどういうものかわからないという方は以下を参考にしましょう。
先祖返りの意味
ビジネスにおける「先祖返り」とは、ITシステムやデータ管理の現場において、変更を加えたにも関わらず、データやファイルが何らかの原因によって変更前に戻ってしまう事象を指します。
まるで時間が昔に戻ってしまったかのように感じられることから「先祖返り」と名付けられました。別名リグレッションとも呼ばれます。
先祖返りしてしまうと、ITシステム上で行ったデータ修正や更新内容が失われてしまい、作業のやり直しが発生するなど業務効率を損ないます。そのため、ITを活用した適切な管理体制や運用ルールを整備し、先祖返りを事前に防止しましょう。
先祖返りとデグレードの違い
先祖返りとデグレードは、変更前と比べた変更後のデータの状態において使い分けがされます。
デグレード（以下デグレ）とは、プログラムや資料を修正したときに、修正前と比べて品質が劣ってしまうことを指します。つまり、先祖返りが「以前の状態に戻ること」を意味するのに対して、デグレは「以前よりも悪い状態になること」を示すのです。
このように、データの状態によって先祖返りとデグレが区別できます。両者を混同してしまわないように注意しましょう。
ビジネスにおける先祖返りの事例3選
以下では、ビジネスにおける先祖返りの事例を3選紹介します。「先祖返りがどのような事象なのか、イメージが掴めていない」という方は必見です。
（1）古い情報が混在する
1つ目の事例として、古い情報が混在することが挙げられます。
たとえば、資料やExcelファイルが先祖返りすると、修正前のデータがそのまま残り、どの内容が最新か分からなくなります。その結果、以前の情報を使ってしまい、本来は不要な作業が発生したり誤った判断をしてしまいます。
このように、古い情報が混在しているだけでも、先祖返りによる業務効率の低下を招いてしまうのです。
（2）不具合が復活する
2つ目の事例として、不具合が復活することが挙げられます。
たとえば、プログラムの修正後、動作の確認作業まで完了したのにもかかわらず、いざ本番環境でトライすると不具合が復活しているというケースが該当します。
以上のように、修正したはずの不具合が復活してしまうと、当初予定していた作業時間やコストを再度割かなければなりません。その結果、リリースするまでの期間を延長するなど、副次的な影響が起きてしまうのです。
（3）機能が操作できなくなる
3つ目の事例として、機能が操作できなくなることがあります。
従来、使えていた機能が突然操作できなくなってしまう事象も「先祖返り」のケースの一つです。具体的には、A機能のバグを解消したら、今度はB機能に不具合が起きてしまったなどの事例が挙げられます。
このように、以前は正しく操作できていた機能が何らかの原因によって使えなくなると、ほかの作業の遅れにつながりかねないのです。
以上のような「先祖返り」が起こると、不備のあった箇所を確認したり、再度修正をしたりと、余計手間がかかってしまうので注意しましょう。
先祖返りが起こる3つの原因とは
先祖返りが起こる原因として、以下の3つが懸念されます。先祖返りが起こる原因には人為的ミスが多いので、以下の要素を確実に押さえたうえで改善に努めましょう。
（1）複数人で編集作業をする
1つ目の原因として、先祖返りは複数人で編集作業をするときに起こりやすいと言えます。
ひとつのデータに複数人がアクセスできる状態では、上書き保存するタイミングが被ることがあり得ます。同時に編集すると、あるメンバーが編集したはずのデータは反映されることなく、別のメンバーが編集した内容のみ最新版として更新されてしまうのです。
以上のように、複数人が同じデータにアクセスできる環境は共有するうえでは便利であるものの、先祖返りが起こる可能性が高いことを念頭に置いておきましょう。
（2）誤ってデータを編集する
2つ目に、誤ってデータを編集してしまうことも先祖返りの原因です。
ファイル名だけでは「どれが最新版なのか、誰が編集しているのか」を把握するのが困難だと言えます。そのため、どのファイルが最新版か分からず、過去のデータの編集作業を進めてしまうなどのミスが起きてしまうのです。
とくに、ExcelやWordでは、似たようなファイル名の乱立で管理が煩雑化しやすく、以上のような問題が起こりがちです。そこでファイルを視覚的に整理できて、更新されたファイルが一目が分かる「Stock」のようなツールで管理するのがおすすめです。
（3）不具合の検証が不十分である
3つ目の原因には、不具合の検証が不十分であるということが考えられます。
あるシステムに変更を加えることで、今までは問題なく使えていた機能が使えなくなってしまうということが先祖返りの例としてあります。そこで、システムを更新したときに他で不具合が生じていないかの検証をする回帰テストを実施する必要があるのです。
しかし、回帰テストをせずに、不具合に気づかないままシステムを利用し、結果先祖返りしてしまうというケースも散見されます。
先祖返りを起こさない対策とは
以下では、先祖返りを起こさないための対策について解説します。先祖返りは、人為的なミスによって起こるケースが多いため、以下の対策を確実に押さえておき、事前対策に備えましょう。
（1）ファイル名にルールを設ける
1つ目に、ファイル名にルールを設けることが対策として有効です。
一般的には、ファイルを開くにあたって「ファイル名」をヒントにどのようなデータかを判断します。そのため、ファイル名に直近の更新日付や編集作業の担当者名を記載しておけば、むやみやたらに情報が更新される事態を防げるのです。
したがって、ファイルを開かずとも更新の必要性の有無が分かるようにファイル名のルールを設定すべきです。また、ファイルにアクセスする可能性のあるすべての人に対して、ルールを周知するのを忘れないようにしましょう。
（2）不要なファイルをアップしない
2つ目に、不要なファイルをアップしないというのも対策の一つです。
不要なファイル（下書きファイル、旧ファイルなど）が同じフォルダ内に格納されていると、どのファイルが最新なのか混乱する原因になりかねません。結果、誤って別のファイルに更新を加えてしまうリスクも高まります。
そのため、共有する必要があるファイル以外の不要なデータは、別の場所に保管しておくか削除するかが望ましいです。したがって、こまめにファイル整理を実行するようにしましょう。
（3）編集履歴が残るツールを使う
先祖返りの対策に、編集履歴が残るツールの利用も挙げられます。
もし先祖返りしてしまったとしても、編集履歴が残っていればデータの復元ができます。また、複数人で共同編集していた場合でも、「最後に誰が編集したのか」「自身の編集は反映されているか」を確認することが可能なのです。
このように、編集履歴が残るツールであれば、先祖返りなどのトラブルが起こっても慌てずに対処できます。とくに、データの更新者と更新日時がしっかりと残り、復元も可能な「Stock」のようなツールであれば、先祖返りを恐れる必要はありません。
（4）個人が先祖返りを意識する
一人ひとりが先祖返りを意識するというのも大きな効果のある対策です。
先祖返りが生じる多くの原因は、人為的ミスによるものです。そのため、普段からファイルのバージョン管理や不具合がないかの回帰テストを実施するなど注意していれば、先祖返りを起こすリスクは減らせます。
一方で、先祖返りを意識していなければ、どんな対策を取ったとしてもちょっとした注意力の欠如から過ちを繰り返してしまいます。したがって、先祖返りが起こりうることを念頭にし、常に対策を徹底するようにしましょう。
（5）バックアップをとる
こまめにバックアップをとることも有効です。
先祖返りが発生しても、直近のバックアップデータがあれば、最新バージョンへすぐにロールバックできます。
そのため、ファイルを更新する度に新しい名称でバックアップをとりましょう。最新バージョンがどのファイルか分かるように保存すれば、万が一先祖返りが発生しても、直前の状態をすぐに呼び戻せるため、短時間で復旧できます。
このように、先祖返りを起こさない対策方法はいくつもあるため、実践しやすい方法から試してみましょう。
【これで解決】先祖返りの防止に最適な情報管理ツール
以下では、先祖返りの防止に最適な情報管理ツールを紹介します。
ビジネスにおける先祖返りは、「古いデータを誤って編集してしまう」といった人為的ミスによって起こるケースがほとんどです。特に、ExcelやWordでファイルを管理している場合、似た名前のファイルが増えやすく、どれが最新版なのか分からなくなることで、先祖返りが発生しやすくなります。
そこで、情報を一元管理し、誰が見ても最新の内容がすぐに分かる仕組みを整えることが重要です。また、編集履歴が自動で残るツールを使えば、ExcelやWordのように過去のバージョンのファイルが乱立して混乱する心配はありません。
結論、自社が情報管理に活用すべきなのは、社内情報を簡単・確実に管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、変更した情報が即反映されるので、「どれが最新版か分からない」といった状態が起こりません。また、編集履歴があるので過去ファイルの管理も不要になるうえ、ノートには「メッセージ」が紐づいているのでチーム全員に簡単に周知することも可能です。
編集履歴が自動更新される情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
先祖返りの原因と対策方法まとめ
ここまで、先祖返りの原因と対策方法を中心に紹介しました。
ビジネスにおける「先祖返り」とは、プログラムに不具合が起き、データなどが元の状態に戻ってしまうことを指します。とくに、情報を扱うシーンで先祖返りが起こると、情報の更新が二度手間になるだけでなく、会社の信用の低下も引き起こしかねません。
しかし、先祖返りによるトラブルは人為的ミスによって引き起こされることが多いので、情報管理の仕組みを整える必要があります。たとえば、ミスの起こりやすいExcelやWordなどのファイル上での情報管理から脱却して、情報共有ツールを使うのが有効です。
結論、自社が導入すべきなのは、社内情報を簡単・確実に管理できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、先祖返りの起きない情報管理の仕組みを整えましょう。
