自社の製品やサービスを他社に説明するときや、上司・役員に企画を紹介するときに欠かせないのが提案書です。効果的な提案書や企画書がつくれれば、ビジネスチャンスを広げるきっかけとなるため、重要な業務のひとつと言えます。
しかし、「提案書や企画書の作成に時間がかかり、ほかの業務に影響が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、提案書・企画書の作成に役立つテンプレートや作成例、短時間で作成するためのコツを中心にご紹介します。
- 提案書のテンプレートを自社でも取り入れたい
- 提案書の書き方・コツを参考にしたい
- 作成した提案書の共有・管理まで効率化できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートが見つかるほか、相手に刺さる効果的な提案書・企画書を短時間で作成できるようになります。
目次
提案書とは
以下では、提案書の目的や企画書・報告書との使い分けをご紹介します。まず、提案書とは何か確認しましょう。
社内・社外向けで異なる提案書の目的
提案書とは、自社や取引先のニーズ・課題に対し、解決策を示す資料です。用途によって目的が異なり、社内向けと社外向けで書くべき内容も変わります。
- 社外向け提案書
- 社内向け提案書
社外向け提案書の目的は、「クライアントに自社商品やサービスを導入してもらうこと」です。そのため、クライアントの課題にどのようにアプローチできるかを明確に示し、納得感のある提案をする必要があります。
社内向け提案書の目的は、「業務改善や新規事業の提案を通じて、社内の課題を解決すること」です。具体的な課題と、改善のためのプロセスを提示できれば、社内の意思決定をスムーズに進められます。
このように、提案書は社内向けと社外向けで目的が異なります。どちらの課題に焦点を当てるのかを意識しながら、適切な内容にしましょう。
提案書・企画書・報告書の違い
ここでは、よく混同されがちな「提案書」と「企画書」と「報告書」の使い分け・違いについて解説します。
「提案書」はプロジェクトの始まりの段階、「企画書」は提案書が受け入れられた後の実行段階、「報告書」はプロジェクトの途中経過や終わりの段階に作成すると考えるとわかりやすいです。
【例文あり】業務でそのまま使える提案書の作成例
提案書の基本的な項目として、「タイトル・課題・内容・メリット・成功事例・スケジュール・予算・補足情報」が挙げられます。新しく製品導入を提案する場合、提案書は以下のように作れます。（例文はコピーして使用可能です。）
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情報共有や管理に特化したITツール導入のご提案
＜提案の背景・課題＞
現在、社内において以下のような課題が発生しています。
・共有方法がメールのため、確認漏れや宛先の設定ミスなどが起こりやすい
・最新情報をリアルタイムで確認できない
・社内資料が全てファイル形式のため、更新・共有がしづらく必要な情報が見つけづらい
このような状況に対応するためには、「情報共有や管理の効率化」が不可欠です。そこで、情報共有・管理が一元化できるITツール導入を提案いたします。
＜提案内容＞
ITツールを導入し、スムーズな情報共有・管理が可能となる仕組みを構築します。
＜導入による効果＞
1.資料作成・更新にかかる時間の短縮
・直感的な操作で資料を作成・更新できるうえ、共同編集まで可能
・更新ごとにファイル数が増えて管理が乱雑になることもない
2.スムーズな情報共有
・最新情報をリアルタイムで共有できる
・資料ごとに共有相手を簡単に設定できるため、共有時の手間が省かれる
3.情報探索時間の削減
・検索性の高いツールを活用することで、情報に迅速にアクセス可能になる
・〇名の平均的な「1日あたりの情報検索時間」は〇分
・年間では〇時間が情報検索に費やされており、その時間をより生産的な業務に充てることが可能になる
＜他社事例＞
○○社ではITツールの導入により、以下のような成果を上げています。
・業種別セールス事例、顧客対応履歴、提案資料などの知見を蓄積
・「新しい情報はリアルタイムで共有するべき」という社内文化が定着
・セールス領域以外でも、業務マニュアルや全社共有情報の発信にツールを活用
このように、単なる情報保管にとどまらず、「情報の作成・共有・管理の一元化」にもつながっています。
＜導入スケジュール（目安）＞
・検討選定（1～2カ月目）：ツール候補の比較・評価
・トライアル（3〜4ヶ月目）：実運用を想定した試験導入
・本格導入（5〜6月目）：社内への正式導入・定着支援
＜予算＞
・月額：15万円（税込）
・年間予算目安：180万円（税込）
＜補足情報＞
既に5社のサービス資料を取り寄せ済みです。プロジェクト始動後、比較表を作成し、最適なツールの選定を進めます。
＜結論・ご提案＞
今後の組織拡大・人材育成・業務品質維持を見据えるうえで、円滑な情報共有・管理は急務です。ITツールの活用により、「誰でも同じ水準で業務を進められる体制」「日常的な情報資産の蓄積」を実現し、企業全体の生産性を底上げできます。
本件について、ぜひ前向きにご検討いただけますと幸いです。
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社外向けの提案書を作るときには、先方企業がどのような効果を得られるのかを明確にしましょう。また、社内向けに提案書を作るときにも、あとからほかの人が見ても内容が把握できるように、「なぜ提案に至ったか」の背景が重要です。
＜Word＞提案書・企画書の無料テンプレート・フォーマット
質の高い提案書や企画書を素早く作成するには、テンプレートの活用が有効です。以下では、Wordでの提案・企画書作成に使えるテンプレートをご紹介します。
提案書｜メリットを1枚に記載できるテンプレート
こちらは、Misocaが公開している提案書のテンプレートです。
提案書に必要な項目が網羅されています。とくに、施策によるメリットや目標を記載する欄があるので、顧客に対して「企画を実施したあとの展望」も伝わりやすいです。
企画書｜新商品企画提案書テンプレート
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が公開している提案書のテンプレートです。
マーケットとニーズの現状分析を書く項目がそれぞれあり、「新商品企画の重要性」について論理的に提案できるため、顧客からの共感を得やすい提案書を作れます。しかし、予算やスケジュールなどの項目はない点に注意しましょう。
＜Excel＞提案書・企画書の無料テンプレート・フォーマット
次に、Excelでの提案書・企画書作成に使えるテンプレートをご紹介します。Excelは、提案書・企画書の参考資料欄にグラフや図を張り付けやすく、説得力を持たせることができます。
提案書｜業務改善に使える改善提案書テンプレート
こちらは、無料テンプレートダウンロードが公開しているExcel向けの提案書テンプレートです。
シンプルかつ基本的な構成のテンプレートです。現状を踏まえて改善内容を細かく記載できるので、状況を整理し順序立てた納得感のある改善提案が可能です。
企画書｜シンプルな社内企画提案書テンプレート
こちらは、業務用テンプレートが公開している、Excel向けのシンプルな企画提案書テンプレートです。
提案書に必要な基本的な項目が組み込まれているので、幅広い用途に使えます。また、簡単に項目を追加できるため、自社オリジナルの提案書テンプレートとして利用可能です。
＜Power Point＞提案書・企画書の無料テンプレート・フォーマット
最後に、Power Pointでの提案書・企画書作成に使えるテンプレートをご紹介します。Power Pointは、インパクトのある企画プレゼン資料を作成するのに便利です。
提案書｜プレゼンに役立つ提案書テンプレート
こちらは、Microsoftが公開している、Power Point向けのプレゼンに役立つ提案書テンプレートです。
スライドの手順に沿って内容を入れていけば、簡単に提案資料を作成できます。プレゼン資料の作成にかかる時間を短縮できる点が特徴です。
提案書｜おしゃれな提案資料テンプレート
こちらは、Canvaが公開しているPower Point向けのおしゃれな提案資料テンプレートです。
Canvaで作成した提案書は、Power Pointに変換可能です。デザイン性が優れていて、顧客にインパクトを与える資料を作成したいときに役立ちます。
企画書｜越川氏監修: 相手を動かす企画書テンプレート
こちらは、Microsoftが公開している、Power Point向けの企画書テンプレートです。
企画書に書くべき内容や、見やすいパワーポイント資料の作成ポイントなども一緒に記載されています。誰でも効率的に企画書を作成できるのでおすすめです。
Word/Excel/Power Pointで提案書・企画書を作るデメリット3選
提案書や企画書を作成するとき、Word・Excel・PowerPointのテンプレートを活用する企業は多いですが、注意すべき点もあります。ここでは、3つの主なデメリットをご紹介します。
（1）共有に手間がかかる
1つ目は、共有に手間がかかることです。
ExcelやWordで作成した提案書や企画書をチームで共有するときは、メールやチャットツールを使う必要があります。しかし、この方法では手間が増えるだけでなく、誤送信やファイルの誤った外部流出といったリスクも伴います。
さらに、メールやチャットでやり取りした提案書や企画書は、ほかのメッセージに埋もれやすく、必要なときにすぐ見つけられない場合もあります。そのため、提案書・企画書の作成から共有までを一元化できるクラウドツールの活用が効果的です。
（2）更新漏れが発生する
2つ目に、更新漏れが発生することです。
提案内容に変更が生じたとき、WordやExcelでは都度ファイルを開いて編集・保存しなければなりません。そのため、手軽に修正しづらいため、変更依頼があったときに記入漏れが生じる恐れがあります。
また、複数人でファイルを管理していると、データ競合が起こる可能性も高まります。これを防ぐには、操作が簡単で、編集した情報をリアルタイムで反映できるツールを導入し、常に最新の提案書を共有できる環境を整えるべきです。
（3）情報がすぐに見つからない
3つ目は、情報がすぐに見つからないことです。
WordやExcelで作成した提案書や企画書は、ファイル名が似ていると目的の資料を探すのに手間がかかります。とくに、多数の資料が蓄積されている場合、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまいます。
このような問題を防ぐには、資料を整理し、すぐにアクセスできる環境を構築する必要があります。たとえば、「Stock」のようなツールを活用すれば、「ノート」にまとめた情報を「フォルダ」ごとにきれいに整理できるため、必要な情報に即アクセス可能です。
【必見】提案書・企画書の作成から共有を効率化するITツール
以下では、提案書や企画書の作成から共有を効率化するITツールをご紹介します。
WordやPowerPointのテンプレートを活用すると、時間をかけずに提案書・企画書を作成できます。しかしファイル形式のため、共有時に逐一ファイルを探して添付する手間がかかるほか、管理も乱雑になりがちです。
一方、「提案書・企画書の作成から管理・共有までスムーズなツール」であれば、ファイル特有のデメリットを解消できます。ただし、操作が複雑なツールだと使いこなすまで時間がかかるため、「誰でも使える操作性」を持つツールを選択するべきです。
結論、自社が導入すべきは、誰でも簡単に操作でき文書の作成・管理・共有を一元化できるツール「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」に直接書き込んで提案書・企画書を作成できるほか、一度作成した書式はテンプレートとして登録できます。また、参考資料などもノートに貼り付けて共有できるうえ、テーマごとに「フォルダ」で管理されるため、整理された状態で情報を管理可能です。
最も簡単に提案書・企画書を共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockのテンプレート機能
Stockでは、以下の手順でテンプレートを登録できます。
- 「ノート」の下にある「テンプレート」をクリックして、「新規作成」を選択します。
- 登録したいテンプレートの情報を入力して、「保存」をクリックします。
以上の操作でテンプレートとして登録されます。また次回以降は、「ノート」の下にある「テンプレート」をクリックして使用したいものを選んでクリックするだけで、テンプレートを利用できるため、提案書・企画書の作成にかかる時間を大幅に削減可能です。
提案書・企画書の上手な書き方・コツ
「既存のテンプレートが自社に合わない」という場合は、自身で提案書や企画書を作成しなければなりません。以下では、提案書や企画書を上手に書くための5つのコツを作成手順に沿って紹介するので、担当者の方は必見です。
（1）目的を明確化する
提案の成功は、クライアントのニーズを正確に捉え、明確な目的として提示することから始まります。
そのため、情報収集ではクライアントへの綿密なヒアリングを通じて、本質的な問題を見出しましょう。得られた情報を分析し、達成すべき具体的な目標や数値指標として整理すれば、提案の方向性が明確になります。
このように、目的を明確に示し、提案全体の一貫性と説得力を高めましょう。
（2）効果を明確に示す
クライアントの課題に対する解決策は、効果を明確に示すことも重要です。
予算や人員、実施できる体制などを考えながら、いくつかの方法を比べて検討します。目標となる数字や期待される結果を示し、かかる費用に対してどれだけの効果が得られるかを分かりやすく伝えると、説得力がある提案につながるのです。
また、解決策は、納得感につながるように現実的に実現できるものを提案しましょう。
（3）全体構成の分かりやすさを重視する
提案書や企画書は筋道が通っていて分かりやすい流れになっているかが大切です。
話の展開を工夫し、どんな良いことがあるのかを分かりやすく示せると、読む人を自然に結論まで導けます。文章を工夫するだけでなく、図や表を上手に使えば、内容をより印象的に伝えられるのです。
また、一度作成した提案書や企画書をテンプレートとして登録できる「Stock」のようなツールを導入すると、「作成者によって見やすさ・わかりやすさが異なる」といった状況がなくなるほか、作成にかかる時間を短縮できます。
（4）誰にでもわかる表現にする
提案書や企画書は誰にでも分かる言葉を使い、読む人に合わせた表現を心がけましょう。
事前の話し合いで相手がどのくらい詳しいかを理解し、すでに知っていることは省いて、要点を簡潔に伝えます。難しい言葉は使いすぎず、具体的な例を交えながら分かりやすく説明しましょう。
このように、読む人の立場に立った表現を選ぶと、伝えたい内容を確実に届けることができます。
（5）第三者のチェックをはさむ
提案書や企画書の質を高めるには、第三者の目線での確認が欠かせません。
論理の飛躍や分かりにくい表現をチェックし、想定される質問への答えを用意すれば、プレゼンの時の説得力も上がります。また、社内の仲間からの意見により、様々な角度からの改善点が見つかります。
多くの人の目を通した確認により、お客様の期待に応える質の高い資料に仕上がります。
提案書・企画書の作成でよくある失敗と解決策
提案書・企画書作成でよくある失敗は以下の3つです。
- 失敗1：目的が曖昧で伝わらない
- 失敗2：相手の課題を十分に分析できていない
- 失敗3：メリットが分かりにくい
（解決策）提案のゴールを明確にし、最初に結論を述べる。
（解決策）市場調査やヒアリングを実施し、客観的なデータを示す。
（解決策）定量的な数値や事例を用いて、導入後の変化を具体的に伝える。
提案書や企画書は「目的」「課題」「メリット」を明確にし、分かりやすく伝えることが重要です。 相手に納得してもらうために、論理的かつ具体的な情報を盛り込みましょう。
提案書・企画書作成に役立つおすすめのテンプレートまとめ
ここまで、提案書・企画書作成時のポイントとテンプレートをご紹介しました。
ExcelやWordのテンプレートを利用すると、提案書や企画書の作成を効率化できます。しかし、次第に社内の資料が増えると、ファイル管理には「管理が煩雑になる」「共有が面倒」などの問題が生じて、情報へのアクセス性が悪くなってしまうのです。
したがって、「提案書や企画書の作成から共有までを一元化できるITツール」を活用しましょう。ただし、操作が複雑だと社内で浸透せずツールが形骸化してしまうため、誰でも簡単に使えるツールを選択すべきです。
結論、提案書や企画書の作成・共有・管理には、シンプルな操作性で文書の作成・共有が簡単で、あらゆる情報に即アクセスできるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、提案書や企画書の作成・共有・管理を効率化しましょう。
