業務に潜む「非効率な作業」を改善して生産性を高めることは、業界業種を問わず求められます。そこで、現場で働く社員が「実体験の気づき」から改善点を見つけ出し、改善を訴えかける手段として、「業務改善提案書」の作成が挙げられます。
しかし、「早急に課題解決すべきだ」と経営陣に認識させるような業務改善提案書を、うまく作成できずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、採用される業務改善提案書の書き方を中心に解説します。
- 業務改善提案書の作成手順や例文、記載する内容の具体例を知りたい
- 業務改善提案書のテンプレートを比較して使用したい
- 業務改善提案書の作成・共有・管理を効率化できるツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、採用される業務改善提案書の書き方が理解でき、職場環境の改善につなげられます。
目次
業務改善提案書とは
以下では、業務改善提案書を作成する目的や業務改善の3要素について説明します。業務改善提案書作成の必要がある方は必見です。
業務改善提案書を作成する目的
業務改善提案書を作成する目的は「業務の課題や改善策を社内のメンバー・関係者へ共有する」「改善策に向けての意思決定を取り付け、企業の利益向上・労働環境を改善する」ことです。
まず業務改善提案書とは、社内の特定の業務における改善点に対して、具体的な改善提案を実施するための文書を指し、職種や業界問わず多様な場面で活用されます。つまり業務改善提案書は、問題・改善策に対して共通認識を持ち、理解するため文書なのです。
一般的に、業務改善提案書は、現場の状況を把握している社員から管理職向けに「ボトムアップ」の形式で発案されます。そのため、提案書を作成するときは、現場から離れている管理職が読んでもすぐに理解できるようにポイントを押さえて作成しましょう。
業務改善の3要素
業務改善を進める上で考えるべき要素として「QCD」が挙げられます。それぞれ「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の頭文字です。
3つの要素は独立しておらず互いに関係しているため、どれか一つに偏ると改善前より悪化する場合があります。たとえば、コスト削減を重視しすぎると、人件費や輸送費の削減により品質が低下し、納期にも影響が出るおそれがあります。
つまり、業務改善は、品質の向上・コスト削減・納期の遵守・短縮のすべてを考慮しながら進めることが重要です。改善内容が特定の要素に偏りすぎていないか、常に確認するようにしましょう。
業務改善提案書に必要な項目
実際に業務改善提案書を作成するときに、盛り込むべき主な項目は以下のとおりです。
- 全体概要
- 現状の問題点・原因
「分析した現状の課題」を定量的に記載します。
- 業務改善のアプローチ・解決策
課題に対しての具体的なアプローチ方法をまとめます。
- 予想されるメリット・効果
「課題解決すると企業にどのようなメリットがあるか」という視点で記載します。
- 必要な経費・時間・実施スケジュール
どのようなリソースが必要なのかを数値を使って明確にしましょう。
- リスク
想定されるリスクも記入することで、提案に対する解像度が向上します。
提案書の概要と要点を短くまとめます。
提案書の作成時には、以上の項目に沿って情報を整理しましょう。「必要に応じて箇条書きを使う」「結論から書く」ことを意識すると、さらに読みやすい提案書を作れます。
【4ステップ】業務善提案書の基本的な作成手順
以下では、業務改善提案書の作成フローを「4ステップ」で解説します。「採用される提案書の作り方」をステップごとに解説しているので、手順通りに作成しましょう。
ステップ1. 課題を可視化する
まずは、業務に潜む課題を明確にしましょう。
改善点発見の指標として、「3M（ムリ・ムダ・ムラ）」があり、業務に潜む3Mを改善することで業務効率の向上が見込めます。そこで、3Mを見つけ出すために業務内容を洗い出して課題を可視化しましょう。
また、実際に現場で働く社員に聞き取り調査を実施すると、より具体的な課題が把握でき、今後の対策に反映させやすくなります。調査が十分でないと解決策にも反映しにくいため、課題を明確にする調査は丁寧に進めましょう。
ステップ2. 原因から現実的な解決策を立案する
次に、明確になった原因をもとに具体的な解決策を作成します。原因を細分化して考えることで、現実的で実行しやすい施策を立案できるようになります。
たとえば、「残業が多い」という課題の原因を掘り下げると「タスク管理が不十分」「適材適所での仕事の割り振りができていない」などの可能性が考えられます。課題を細分化せずにいきなり「週3日ノー残業デー」といった施策を提案しても、実現は難しいです。
以上のように、課題を細分化して正しい原因を特定することが、有効で現実的な解決策を考案するためのポイントとなるのです。
ステップ3. コストや期間を検討する
解決策を考案したら、「コストや期間」といった定量的な要素から実現可能性を検討しましょう。
業務改善提案を実現するには、企業は人材や費用のリソースを投入する必要があります。そのため「コスト」や「期間」の項目は厳しく確認されるため、提案前の十分な検討が不可欠です。
また、検討したスケジュールには「期間ごとの中間目標」を記載するのもポイントです。「いつまでに何を達成するか」が明確になることで、提案の説得力が高まります。
ステップ4. 提案書にする
最後に、3ステップで確認した要素を踏まえて項目を整理し、提案書にまとめます。
提案書にまとめるときは、できるだけ簡潔に記載し、1～2ページに収めましょう。冗長な文章では内容が頭に入りにくく、何を伝えたいのかも分かりづらくなるからです。
文章を書くときは、「一段落2文まで」「ひらがな3割・漢字7割」を意識すると、読みやすくなります。以上のように、段階を踏んで検討した内容を整理し、簡潔かつ説得力のある提案書にまとめることが重要です。
業務改善提案書の共有・管理に役立つツール
以下では業務改善提案書を一元的に作成・管理・共有ができるツールをご紹介します。
Word・Excel・PowerPointで業務改善提案書を作成すると、「目的のファイルがどこにあるかわからない」「他者との共有にメールを使う必要があり面倒」という問題が生じます。そのため、情報のフォルダ管理や共有が円滑にできるツールを利用するべきです。
しかし、多機能なツールはITに不慣れな社員にとって扱いづらく、社内に定着しないおそれがあります。そのため、過不足なく機能を備えているシンプルなツールを利用するのがおすすめです。
結論、業務改善提案書の作成・管理・共有に最適なツールは、ITが苦手な65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockにはキーワード検索機能が搭載されており、探したい情報をすぐに見つけることができます。また、Stockで作成・編集した業務改善提案書はリアルタイムでチームメンバーへ共有されるため、メールにファイルを添付する手間がかかりません。
業務改善提案書を一元管理できるITツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを活用した業務改善提案書の例
Stockを活用することで、以下のような業務改善提案書を作成できます。
Stockでは、太字や箇条書き、表などを使って分かりやすく情報をまとめられるほか、図やファイルを添付することも可能です。また、作成・更新と同時にメンバーに共有されるため、共有のための作業は一切必要ありません。
業務改善提案書の例文
以下は、業務改善提案書の例文です。各項目のまとめ方を確認しましょう。
業務改善提案書
1）全体概要
○○部で週に1回実施している、在庫調査についての改善提案です。こちらの業務を以下の通り改善することで、○○部全体で2時間/週の残業時間削減を見込めます。
2）現状の問題点・原因
A. 問題点
毎週金曜夜に実施している在庫調査が業務時間内に終了せず、2時間/週の残業を生んでいる。
B. 原因
a. 1週間分をまとめて調査しているので、在庫が合わなかったときの調査に時間を要している。
b. 手書きの台帳に記入しているため、記載や修正に時間がかかっている。
3）業務改善のアプローチ・解決策
A. 毎日、17時～17時30分に在庫調査を実施する。
→現在、毎日17時～17時30分に対応している△△業務には3人必要だが、今後は他部署から応援を1人要請して、浮いた1人が上記の対応をする。
B. Stockの「ノート」に台帳のテンプレートを作ったので、今後はそちらに記載する。
4）予想されるメリット·効果
- ○○部全体で2時間/週の残業時間削減を削減できる。
- 在庫調査を勤務時間内に収められるようになるため、以下の人件費を削減できる。
- 時間外手当○○円×2h/週
5）実施スケジュール
- 11/1(水) 部長へ応援依頼提出
- 11/6(月) マニュアル完成
- 11/7(火)~11/10(金) 説明 · 教育
- 11/13 (月) 運用開始
6）リスク
繁忙期は在庫数が1.5倍になるため、1人/日では足りなくなる可能性がある。
以上の例文をコピペして使うと、ExcelやWord、PowerPointで簡単に業務改善提案書を作れます。
ただし、ファイル形式で提案書を作成すると「どこに保存したか分からなくなる」などの問題が起こります。そのため、「Stock」のように「提案内容を記載したファイルを、フォルダごとに分かりやすく整理できるツール」を使いましょう。
業務改善提案のアプローチ・ネタ
個人目標などで「半期に1つ以上の改善提案をしなければならないが、改善点を見つけられない」と悩む場合、ECRS（イクルス）のフレームワークに沿って考えることをおすすめします。
「ECRS」とは、Eliminate（排除する）、Combine（結合する）、Rearrange（代替する）、Simplify（簡素化する）のスペルの頭文字をとったものです。以下でそれぞれの事例を紹介するので、改善点が思いつかない方は必見です。
- Eliminate（排除する）
- Combine（結合する）
- Rearrange（代替する）
- Simplify（簡素化する）
「慣例として実施しているだけの業務」「無駄な会議」など、不要な業務はないか検討します。
複数のタスクや類似業務などを一つの業務に結合できないか検討します。提案の例として、「2つの部署が実施している類似業務を一本化する」「複数のITシステムを単一のプラットフォームに統合する」などが挙げられます。
「作業の順序を入れ替える」「タスクの担当者などを変更する」など、業務のプロセスを見直すことで改善につながるか検討します。これにより、新たな視点やアイデアが生まれ、課題解決につながることがあります。
タスクの自動化や業務のパターン化ができないか検討します。提案の例として、「マニュアル作成による業務の標準化」「見積もりプロセスの単純化」などが挙げられます。これにより、業務の属人化を防ぎ、人材不足の解消につながります。
このような切り口から改善提案のネタを見つけられます。提案のために「無駄だと感じた業務工程」や「類似業務」などを書き留めておきましょう。
採用される業務改善提案書の書き方のコツ
以下では、採用される業務改善提案書の書き方を紹介します。以下のコツを押さえると誰が見てもわかる提案書になるだけではなく、ほかの資料作成にも応用できます。
（1）FPSEに当てはめる
1つ目のコツとして、「FPSE」の構成に当てはめて作成するのが効果的です。
「FPSE」とは、Fact（事実） Problem（課題） Solution（解決策） Effect（効果） の4つの要素を取り入れた構成です。とくに、Factを起点に問題を提起していくため「客観的な見方」が求められる、業務改善提案書を作成するのに最適だと言えます。
以上のような論理的な構造を起用すれば、提案書を作成する手間を省きつつ、要点を押さえた提案書の作成が見込めるのです。
（2）客観的に分かりやすく記載する
2つ目のコツは、客観的で分かりやすい記載がしてあることです。
採用されやすい提案書の多くは、課題と改善点が明確で分かりやすく、第三者視点で客観的に記載されています。つまり、採用される提案とは、早急な業務改善の必要性が伝わる提案なのです。
また、提案内容が正確に伝わるよう、「結論ファースト」「箇条書きを使って情報を構造化する」など、文章の書き方のテクニックを取り入れるようにしましょう。
（3）目的と期限を定量的に記載する
3つ目のコツは、上司に作成者の意図を正しく伝えるために、「目的と期限を定量的に記載すること」です。
業務改善提案書を確認する上司にとって、改善する「目的と期限」は重要な項目です。なぜなら、目的や期限が不明瞭な業務改善提案書では、改善策が途中で頓挫したり、完了目処の立たないプロジェクトになったりするからです。
そのため、記載した提案内容に「5W1H」「数字」の漏れがないか確認してみましょう。5W1Hで文章に具体性を持たせ、期限やスケジュールをもれなく記載すれば、説得力のある提案書が作成できます。
（4）テンプレートを活用する
4つ目のコツは、質の高い業務改善提案書を短時間で作成するために「テンプレートを活用すること」です。
提案書は通常業務と並行して作成する必要があり、多くのリソースを割けません。また、書類の構成を毎回考えさせると社員の負担になり、体裁のバラツキも出るため、管理が難しくなります。
そこで、一度型を定めた提案書をテンプレートとして社内で統一すると、作成の負担を軽減できます。ExcelやWordでは提案書が増えると管理が煩雑になるため、直感的に作成でき、フォルダ管理も可能な「Stock」のようなITツールの活用がおすすめです。
【無料】業務改善提案書のテンプレート
以下では、無料で使える業務改善提案書のテンプレートをご紹介します。テンプレートを使用すれば、提案書を作成する時間を大幅に短縮できるため必見です。
【Word】シンプルな業務改善提案書のテンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する業務改善提案書のテンプレートです。
不要なデザインが加えられてない、シンプルで実用本位のフォーマットです。第三者が見た場合でも、一見して分かるようなデザインが特徴です。
【Excel】10項目記載できる業務改善企画書のフォーマット
こちらのテンプレートは、業務用テンプレートが提供する業務改善提案書のテンプレートです。
Excel形式で使用可能な点が大きな特徴です。また、10項目のシンプルなフォーマットとなっており、誰でも簡単に業務改善提案書を作成できます。
【PowerPoint】プレゼンで使える業務改善提案書のテンプレート
こちらのテンプレートは、Canvaが提供しているPowerPointの業務改善提案書のテンプレートです。
Canvaで編集したものをPowerPointの形式で保存できます。また、保存後PowerPointとしての編集も可能です。
業務改善提案書の作り方とポイントまとめ
ここまで業務改善提案書の作り方とポイントを中心に紹介しました。
業務改善提案書を作成・管理・共有する環境が整備されると、社員各々が日々の業務で得た「気づき」が「業務改善」に繋がります。しかし、Word・Excel・PowerPointで提案書を作成すると、ファイルを共有するときに他のツールを使わなければならず面倒です。
また、ファイル数が増えていくとほかの業務で使うファイルに改善提案書が埋もれ、探すのにも手間がかかってしまいます。そこで、「管理や共有が簡単で、検索機能で目的の情報をすぐに見つけられるツール」を選びましょう。
結論、業務改善提案書の作成・管理・共有に最適なのは、社内情報を一元管理でき、検索機能も備わっているツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、質の高い業務改善提案書を作成・管理しましょう。
