パワーポイントは、デザインの柔軟性や汎用性の高さから、多くの企業で資料作成に利用されています。デザインを工夫して視覚的にわかりやすくすることで、内容をより効果的に伝えられます。
しかし、「パワーポイントで資料がうまく作れず悩んでいる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パワーポイントでの資料作成のコツを中心にご紹介します。
- パワーポイントで資料作成するコツやテクニックがわからない
- 見やすいパワーポイントの例を教えてほしい
- 社内で資料を一元管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでの資料作成のコツがわかるだけでなく、作成した資料を効果的に管理できるようになります。
目次
パワーポイントでできることとは
そもそもパワーポイント（PowerPoint）とは、Microsoft社が提供するプレゼンテーションソフトのことです。
テキストやグラフ、写真などを活用して視覚的にわかりやすいプレゼンテーション資料を作成できます。さらに、モニターなどに資料を投影することも可能なため、資料作成から発表までをトータルでサポートしてくれる点が特徴です。
また、類似したソフトにWordやExcelがありますが、Wordはビジネス文書などの文章作成に適した「文書作成ソフト」で、Excelはデータ集計や計算に適した「表計算ソフト」です。そのため、各ソフトの特性を理解した上で目的に応じて使い分けましょう。
パワポ作成時に押さえるべきポイント
以下では、パワーポイントでの資料作成時に押さえるべきポイントを解説します。“パワポ資料を作成することになったが、何を意識すればよいかわからない”という方は、参考にしましょう。
- 伝えたいことを明確にする
- 事前に構成を考える
- 読み手に負担をかけない
目的が曖昧なまま作成すると、“結局何を伝えたいのかわからない”となりかねません。したがって、まずは「資料を通じて何を伝えたいのか」を明確にしましょう。
次に、どのような構成にするのかを考えます。資料作成前に必要な項目を挙げておくことで、伝えたいメッセージに沿ったわかりやすい資料を作成できるうえ、抜け漏れや内容の大幅な変更も防げます。
最後に重要なのは、「読み手に負担をかけない」ことです。情報量の多い資料は理解するのに時間がかかり、読み手の負担になってしまうため「情報を絞る」「図やグラフを活用する」といった工夫をしましょう。
以上3つのポイントを意識して、読み手に寄り添ったわかりやすいパワーポイント資料を作成しましょう。
【実例あり】パワポ資料のデザインのコツ9選
以下では、パワーポイント資料のデザインのコツを9つ紹介します。より見やすい資料を作成したいという方は必見です。
（1）スライド1枚当たりの情報量を絞る
1つ目のコツは、スライド1枚当たりの情報量を絞ることです。
スライドに詰め込む情報が多すぎると、読み手の理解に時間がかかり重要な情報が埋もれてしまいます。そこで、情報量を適切に絞ることによって、各スライドで伝えたいメッセージが明確になり、読み手が内容を理解しやすくなるのです。
具体的には、「1スライドにつき1つの主題」を意識して作成しましょう。また、一文はできるだけ短く簡潔にまとめると、内容を理解しやすくなります。
（2）見やすいフォントを選ぶ
2つ目のコツは、見やすいフォントを選ぶことです。
フォントはプレゼンの印象に大きく影響するため、読みやすいフォントを選ぶことで読み手が内容をスムーズに理解できます。Windows標準では「メイリオ」「游ゴシック」、Mac標準では「ヒラギノ角ゴシック」など、文字の太さを選べるものがおすすめです。
また、フォントだけではなく文字のサイズも重要です。一般的には「18pt〜24pt以上」が見やすいとされているため、伝えたい内容の重要度に応じて設定しましょう。
（3）配色のルールを設ける
3つ目のコツは、配色のルールを設けることです。
配色は視覚的な印象を大きく左右するため、メッセージを効果的に伝えるのに役立ちます。ただし、色を多用すると重要な情報がわからなくなるため、基本となる配色を3色までに絞り、それを基にスライド全体で統一感を持たせることが重要です。
具体的には、背景となる「ベースカラー70％」、本文色である「メインカラー25%」特に目立たせたい箇所に使う「アクセントカラー5%」の比率で使い分けると、見やすい配色に仕上がります。
（4）スライドマスターを活用する
4つ目のコツは、スライドマスターを活用することです。
スライドマスターとは、スライド全体のレイアウトを設定できる機能です。スライドマスターを活用することで、全体のデザインや文字のフォント、色などを一括で管理でき、プレゼン資料全体のクオリティを向上させることができます。
また、1枚ずつ手動で調整する手間が省けるうえ、後から修正が必要になった場合も効率的に対応できるため、作業時間の短縮が可能になるのです。
（5）配置をそろえる
5つ目のコツは、配置をそろえることです。
スライド内のテキストや画像の配置が揃っていると視覚的に整った印象を与え、資料が見やすくなります。一方で、配置がバラバラだと読み手が情報を追いづらく、内容が適切に伝わらない可能性があるため注意が必要です。
具体的には、重要度の高い要素が目立つ配置にしたり、文章同士の間隔を均等に揃えたりすると効果的です。パワーポイントの「配置」機能や「ガイド線」を活用すると、簡単に均一な配置ができるようになります。
（6）視線の動きに合わせて配置する
6つ目のコツは、視線の動きに合わせて配置することです。
資料を効果的に作成するためには、読み手が自然に視線を動かす方向を意識することが重要です。たとえば、視線がスライド上で「Z」の形を描くように動く「Zの法則」と、視線がスライド上で「F」の形を描くように動く「Fの法則」が役立ちます。
上図のように、それぞれの視線の動きに合わせて伝えたい情報を配置することで、読み手はスムーズに内容を把握しやすくなります。
（7）余白を多めに設定する
7つ目のコツは、あえて余白を設定することです。
余白が適切に確保されていると、視覚的に整理された印象を与え、情報をより把握しやすくなります。一方で、余白が少なく情報が詰め込まれていると、読み手の負担となり重要なメッセージが埋もれてしまう可能性があるのです。
また、余白は均等に設定することで、読み手の視線の動きを最小限に抑えることが可能です。具体的には、選択したオブジェクトを右クリックし、【配置とサイズ】から余白を調整できます。
（8）図の作成にはSmart Art機能を使う
8つ目のコツは、Smart Art機能を使って図を作成することです。以下でその手順をご紹介します。
- Smart Artのアイコンをクリックする
- 使いたいフレームを選択する
- テキストを入力する
まず、上のタブの＜挿入＞をクリックし＜Smart Art＞のアイコンをクリックします。
次に内容に合わせて、使いたいフレームや図形を選択します。
最後に該当箇所にテキストを入力します。
このようにSmart Artを活用すると、視覚的にわかりやすいスライドを簡単に作成できるのです。
（9）グラフを目的によって使い分ける
9つ目のコツは、グラフを目的によって使い分けることです。数字を用いることで説明の「信頼性」が高まるため、各グラフの役割を理解した上で、最適なグラフを活用しましょう。
- 棒グラフ
- 帯グラフ
- 折れ線グラフ
- 散布図
- 円グラフ
- レーダーチャート
項目間の数量の大小や、時間経過による数量の変化を比較するのに役立ちます。
（例）施策Aと施策Bの売上比較
全体を構成する内訳の割合が、項目間や時間経過でどのように変化したかを比較するのに役立ちます。
（例）製品カテゴリごとの市場占有率の推移
時間や順序に沿った連続的な変化の傾向や、複数のデータの変化の推移を示します。
（例）過去5年間の株価の変動
二つの異なる変数間の相関関係の有無や強さを示すのに役立ちます。
（例）広告費用と売上高の関係
構成比を視覚的に把握するのに役立ちます。
（例）アンケート回答者の年齢層の割合
複数の評価項目における一つの対象のバランスや得意・不得意を、他の対象と比較して示すのに役立ちます。
（例）自社製品と競合製品の評価
このように、どのグラフを活用するかによって聞き手に与える印象が変わるため、内容によって使い分けることが重要です。
【社会人必見】パワーポイントの管理・共有に最適な方法
以下では、パワーポイント資料を有効活用する方法をご紹介します。
パワーポイントで作成した資料を活用するには、メンバーへ簡単に共有でき、いつでも見返せるよう管理する必要があります。しかし、ファイルストレージに保管すると、どこに何のファイルを格納しているのか把握できず、共有したり必要な資料を探したりするのが困難です。
そこで、「簡単に資料を管理でき、共有に手間がかからないツール」を導入しましょう。ただし、多機能なアプリを選ぶと、ITが苦手なメンバーは使いこなせないため、「誰でも使えるシンプルなツール」を選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報を一元管理・共有でき、ITに詳しくない方でも簡単に使えるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、メンバーの進捗やプロジェクト概要を簡単に残せるうえ、メンバーに瞬時に共有できます。また、ノートには「タスク」が紐づけられるため、プロジェクトの情報とToDoを一元管理することが可能です。
最もシンプルに情報を管理・共有できるツール『Stock』
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
パワーポイントでの資料作成のコツまとめ
これまで、パワーポイントでの資料作成のコツや、資料の共有・管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。
パワーポイントでの資料作成では、デザインを工夫して読み手に負担をかけないことが最も重要です。しかし、わかりやすい資料を作成しても、後からすぐに見返せる仕組みが整っていなければ、活用されないまま放置されてしまいます。
そこで、「資料を適切に管理し、共有の手間を最小限に抑えられるツール」を導入すべきです。ただし、社内のITが苦手なメンバーが使いこなせる、誰でも使えるシンプルなツールを選択しましょう。
結論、パワポ資料の管理には、社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、ITに詳しくない方でも直感的に使える『Stock』が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、簡単かつ社内のあらゆる情報を管理・共有できる環境を作りましょう。
