紙での請求書の作成・管理には「印刷コスト」や「保管スペース」が必要になったり、すぐに修正するのが難しかったりするデメリットがあります。そのため、昨今では、請求書の発行・管理に電子システムを利用する企業が増えているのです。
とはいえ、「請求書管理システムを導入したいが、どれが自社に適しているのか分からない」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、請求書を一元管理できるおすすめのシステム6選と、選定ポイントを中心にご紹介します。
- 複数の請求書管理システムの機能や料金を比較検討したい
- 選び方のポイントを参考に自社に合った管理システムを導入したい
- 請求書をはじめ、さまざまな書類を一元管理できるツールが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、選定ポイントに当てはまる請求書システムが見つけられ、請求書の作成・管理における工数を削減できます。
目次
請求の発行・管理とは
以下では、「請求の発行とは何か」「請求書発行・管理システムとは」「請求書の保管方法とは」について解説します。請求に関する基本的な考え方を知りたい方は必見です。
請求書発行・管理システムとは
請求書発行・管理システムとは、請求書の作成・管理における工数の削減によって、作業の効率化やミスの防止を図れるシステムです。
たとえば、WordやExcelで請求書を手作業で作成するのは手間がかかるほか、人的ミスが発生しやすくなります。しかし、請求書管理システムを利用すれば、請求書の作成を自動化できるのはもちろん、そのほかにも便利な機能で業務を効率化できます。
つまり、請求書を作成する負担を軽減したい場合は、システムの導入が不可欠なのです。
請求書の保管方法とは
請求書は取引の証拠となる重要な書類であり、証憑書類としての保存期間が法律で決められています。
保管方法としては「紙」と「電子化」の2種類が一般的です。「紙」で保管する場合はファイリングし、「電子化」の場合は請求書の紙原本をスキャンしてPDFにするか、電子データの請求書をそのまま電子保存します。
いずれの場合も、保管する請求書の数が増えるにつれ管理が煩雑になりやすいです。そのため、請求書をフォルダごとに分けて整理したり、検索機能を使ったりして「あとから簡単に確認できるITツール」の利用がおすすめです。
無料あり｜おすすめの請求書発行システム6選
以下では、請求書管理におすすめのシステムを6選紹介します。それぞれの特徴や注意点を押さえ、自社に合ったシステムを選定しましょう。
【freee会計】簡単に使える！請求書発行システム
freee会計の特徴
- 経営に必要な情報がまとまる
- 法改正にも対応している
収益情報や費用・売り上げなどの経営に必要な最新情報をいつでも確認できます。そのため、会議の度に必要な資料を作るといった手間を省けるのです。
「インボイス制度」や「電子帳簿保存法」にも完全対応しているので、システムをアップデートする必要がありません。
freee会計の機能・使用感
- 銀行口座・クレジットカードと連携できる
- 書類を変換できる
銀行口座・クレジットカードと連携すると、明細を自動で取り込めるため、明細入力の手間を省けます。
書類変換機能を使うと「見積書を納品書に変換する」「納品書を請求書に変換する」ことができるので、スムーズな書類作成に役立ちます。
freee会計の注意点
- 操作が難しい
ユーザーの口コミでは「機能が充実している分、久しぶりに使うとなった時に思い出せず使い方ガイドなど見なくてはならないケースも。」という声も挙がっています。（引用：ITreview）
freee会計の料金体系
以下はすべて新設法人向けのプランの税抜の料金です。
- ひとり法人：3,980円/月（月払い）
- スターター：7,280円/月+従量課金（月払い）
- スタンダード：11,980円/月+従量課金（月払い）
【MakeLeaps】見積書や発注書も作成・管理できるシステム
MakeLeapsの特徴
- 直感的に操作できる
- テンプレート機能がある
グッドデザイン賞を受賞するほど分かりやすい操作性なので、従来の業務からスムーズに移行できます。
見積書・納品書・請求書など10種類の書類の作成が可能です。また、テンプレートを使うことでミスなく簡単に種類を作成できます。
MakeLeapsの機能・使用感
- 請求書の作成を予約できる
- 商品一覧を作成できる
作成予約機能を活用すると送付スケジュールを設定できるので、定期的に送付する請求書の管理に貢献します。
「商品項目名」と「単価」を一覧として登録し書類作成時に反映させられるので、ミスの防止に役立ちます。
MakeLeapsの注意点
- プランによって連携機能に制限がある
- 書類整理のカスタマイズ性が低い
口座連携や承認フロー機能は、法人プランとエンタープライズプランでしか使えません。他にもプランによって使える機能は異なるため、詳細をよく確認する必要があります。
ユーザーの口コミでは、「請求書や発注書など、発行順でなく、書類番号順でも並べたい。
番号を書類に識別できるように振っているのでその順番通りに並べれたら助かります。」という意見もあります。（引用：ITreview）
MakeLeapsの料金体系
以下はすべて税抜の料金となっています。
- 無料プラン：0円
- 個人プラン：1,000円/ユーザー
- 法人プラン：1,300円/ユーザー
- エンタープライズプラン：33,000円〜/社
【Misoca】利用する場所や端末を選ばず手軽に使えるシステム
Misocaの特徴
- デバイスを問わず請求書を作成できる
- ロゴの挿入も簡単にできる
PCだけでなくタブレットやスマホからでも直感的な操作で請求書が作成できるので、移動中や外出先などでも時間を有効に使えます。
14種類ものテンプレートから選んで各種帳票を作成できるだけでなく、自社のロゴや印影も画像データから反映できます。
Misocaの機能・使用感
- 会計ソフトと連携できる
- チームで請求業務を進められる
請求業務・記帳を自動化したい場面では「弥生の会計ソフト」「freee」「MFクラウド」などと連携すれば、Misocaで作成した請求データを自動で取込・仕訳できます。
有償プランでは複数人での同時利用が可能なので、メンバー個々で担当の取引先の請求業務に取り組みたい場面で便利です。
Misocaの注意点
- 大規模な事業者には不向きな場合がある
- 過去の請求書を探しにくい
有料プランでも、最大30名までしか同時に利用できないため、大規模な事業者にとってはかえって効率が下がる恐れがあります。
ユーザーの口コミでは、「過去の請求書を年度や期毎にソート出来ればより便利かなと思います。」という声が挙がっています。（引用：ITreview）
Misocaの料金体系
以下はすべて税抜の料金となっています。
- 無料プラン：0円
- プラン15：キャンペーン中につき1年間無料、次年度以降8,800円/年
- プラン100：キャンペーン中につき1年間無料、次年度以降33,500円/年
- プラン1000：キャンペーン中につき1年間無料、次年度以降114,000円/年
【クロジカサブスク請求管理】 請求書の郵送やメール送信が簡単なシステム
クロジカサブスク請求管理の特徴
- 請求書をCSVファイルで一括作成できる
- 請求書の定期作成
定額や従量課金の請求データをCSVファイルでインポートして、請求書を一括作成できます。
請求書の定期的な作成を予約できるので、作成漏れのミスを防げます。
クロジカサブスク請求管理の機能・使用感
- 印鑑付きの請求書を作成できる
- ワンクリックで請求書を送付できる
印鑑表示に対応しているので、印鑑付き請求書の作成にも役立ちます。
ワンクリックで請求書をメール送信できるため、一からメールを作成する手間が省けます。
クロジカサブスク請求管理の注意点
- 無料プランは請求管理機能しか使えない
- 十分なサポートとセキュリティは一部のプランのみ
無料プランでは請求管理機能しか利用できないため、大規模な企業には不向きである点に注意しましょう。
電話でのサポートや強固なセキュリティを必要とする場合、プレミアムプランの利用が求められる点に注意です。
クロジカサブスク請求管理の料金体系
以下はすべて税抜の料金となっています。
- フリープラン：0円
- スタンダードプラン：4,980円/月※1ユーザーまで
- プレミアムプラン：29,800円/月※3ユーザーから
【INVOY】基本機能を永久無料で利用できるシステム
INVOYの特徴
- 簡単に請求書を作成・発行できる
- メンバー招待や権限を管理できる
必要項目を順番に入力するだけで請求書を作成でき、作成後はINVOY上ですぐにメールを送れます。
メンバーを招待すれば複数人で使えるほか、すべての機能を利用できる「管理者」と、帳票作成と取引先管理ができる「請求担当者」の権限に分けられます。
INVOYの機能・使用感
- 手順の説明が表示されている
- 請求書を自動でデータ化できる
ホーム画面で「請求書の発行」「受取請求書のアップロード」のステップが示されているので、手順を確認しながら作業を進めたい場面で便利です。
INVOYでは、受け取った請求書を瞬時に読み取り、そのままカード支払いが可能です。スピーディーに支払いを進めたい場面において便利です。
INVOYの注意点
- 一部の端末では使えない機能がある
- 承認フローがない
INVOYはスマホやタブレットからも操作可能ですが、端末の種類によってはサポート対象外となっておりアラートが表示される点に注意が必要です。
システム上で請求書を申請・承認できないため、承認フローまで完結させたい場合は注意しましょう。
INVOYの料金体系
- Free：0円（月払い）
- Standard：980円/月（月払い）
【Bill One】請求書のやり取りをデジタル化できるシステム
Bill Oneの特徴
- 支払いに関するあらゆるフローを一元化
- 法改正に対応
請求書にかかる「支払い申請～上長の承認」「経理部による仕訳作成」までの一連の流れを完結できます。
インボイス制度や電子帳簿保存法にはBill Oneが対応するため、法改正のたびに業務改善に悩む必要はありません。
Bill Oneの機能・使用感
- スキャン代行機能
- 帳票の作成が簡単
代理受領した紙の請求書を素早くスキャンし、Bill Oneに登録できます。
ビジネス向けやカジュアルデザインなどのさまざまなテンプレートが登録されており、必要項目を入力するだけで、見積書、請求書、納品書や領収書などの帳票を作成可能です。
INVOYの注意点
- アカウントの統合が難しい
- 一部の情報は手動入力が必要
ユーザーからは「紐づけのアカウント次第で変わってしまうため、1つのアカウントの中で色々な従業員を統合できればうれしいなと思います。」という意見もあります。（引用：ITreview）
ユーザーの口コミでは「請求書発行先（見積書提出先）など、入力が必要な項目もあります。データ上からの読み込みで登録できるようになってくれればより扱いやすくなると思います。」という声も挙がっています。（引用：ITreview）
Bill Oneの料金体系
- 詳細は要問合せ
＜比較表＞おすすめの請求書発行システム6選
以下は、請求書発行システム・ソフト6選の比較表です。
| freee会計 | MakeLeaps | Misoca | クロジカ請求管理 | INVOY | Bill One | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
簡単に使える！請求書発行システム |
見積書や発注書も作成・管理できるシステム |
利用する場所や端末を選ばず手軽に使えるシステム |
請求書の郵送やメール送信が簡単なシステム |
基本機能を永久無料で利用できるシステム |
請求書のやり取りをデジタル化できるシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
使用人数は要検討 |
書類整理のカスタマイズ性が低い |
大規模な事業者には不向きな場合がある |
無料プランは請求管理機能しか使えない |
一部の端末では使えない機能がある |
一部の情報は手動入力が必要 |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは3,980円/月～（年払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,000円/ユーザー～ |
・無料プランあり
・有料プランは1年間無料、次年度以降8,800円/年～ |
・無料プランあり
・有料プランは4,980円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは980円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは要問合せ |
| 公式サイト |
「freee会計」の詳細はこちら |
「MakeLeaps」の詳細はこちら |
「Misoca」の詳細はこちら |
「クロジカ請求管理」の詳細はこちら |
「INVOY」の詳細はこちら |
「Bill One」の詳細はこちら |
導入コストを検討したうえで「自社の課題を解決するのに必要な機能に過不足のないツール」を選びましょう。
エクセルよりも簡単！請求書を一元管理できるツール
以下では、請求書の一元管理におすすめのツールを紹介します。
請求書管理システムを導入すれば、請求書の作成する手間が省け、業務を効率化できます。しかし、請求書は内部監査などで提出を求められるケースがあるため、あとからでも確認しやすい状態で管理しておかなければなりません。
そこで、請求書をまとめて管理できる情報共有ツールを導入し、任意の請求書に即アクセスできるようにしましょう。また、請求書だけでなく、顧客情報や商談記録など「幅広い情報を管理できるツール」であれば、一つのツールであらゆる用途に対応でき便利です。
結論、効率的な請求書の管理には、請求書を含むあらゆる情報情報を一元管理できるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には請求内容やファイルを保存可能なうえ情報が更新と同時に共有されるため、請求書の管理・共有が一つのツールで完結します。また、ノートに紐づく「メッセージ」を活用すれば、情報が流れることなく請求書に関するやり取りができます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
請求書管理システムの4つの選定ポイントとは
最後に、請求書管理システムの選定ポイントをご紹介します。システム導入後にトラブルにならないように、以下は確実に押さえましょう。
（1）簡単に使いこなせるか
はじめに、「誰でも簡単に使いこなせるシステムか」を確認しましょう。
ITツールを導入したはいいものの、デザインがわかりにくかったり、操作が難しかったりすれば、ITに不慣れな社員は使いこなせず徐々に形骸化してしまいます。
したがって、ツールを継続的に運用するには、直感的に操作できるツールを使うと社内全体に浸透しやすくなります。
（2）機能に過不足ないか
次に、システムを選定するうえで「機能に過不足がないか」は重要ポイントです。
多機能なシステムは便利な反面、自社であまり使われない機能があると余計な費用がかかります。一方で、機能が限定されすぎていてもシステムの必要性が低くなり不便に感じてしまいます。
したがって、必要な機能は備えつつ簡単に管理・運用ができる「Stock」の導入がおすすめです。
（3）インボイス制度に対応できるか
次に、「インボイス制度に対応できているか」も選定ポイントとなります。
2023年10月に導入されたインボイス制度では、請求書には以下の6項目の記載が義務付けられています。（簡易インボイスは1〜5まで）
1. インボイスの交付先である相手方の氏名または名称2. 売手(自社)の氏名又は名称及び登録番号3. 取引年月日4.取引内容(軽減税率の対象品目である旨)5. 10％・8％それぞれの対象となる対価の総額及び適用税率6. 10％・8％それぞれの消費税額等インボイス制度に対応していないシステムでは、今後対応できなくなる可能性があるため慎重に選定をしましょう。（4）確認する手間を省けるか
最後に、請求書管理をスムーズに進めるには「確認作業を簡単にできるシステム」を選ぶことも重要です。企業では「毎月発生する支払い」と「稀に発生する支払い」があります。とくに、「毎月発生する支払い」では、請求書の確認漏れがあると通常業務に大きな支障が出ます。そこで、月ごとに「フォルダ」で整理して請求書を格納しておくことで、情報が混在せず確認作業が簡単にできるようになります。さらに、「Stock」のような優れた検索機能があれば、多階層のフォルダでもすぐに目的の情報を探せるので便利です。請求書管理システムと選定ポイントまとめ
これまで「請求書の作成におすすめのシステム6選」と「請求書管理に最適のシステム」をご紹介しました。請求書管理システムはセキュリティが万全であることはもちろん、簡単に目的の情報の書類を見つけられるかが重要です。そこで、単純に請求書を保管できるだけでは「どこに保存したのか分からない」ため、検索機能が優れたツールを導入すべきです。また、社内で複数のツールを導入するとそれぞれに費用がかかったり、教育に時間がかかったりするため、請求書だけでなく「幅広い情報を管理できるツール」で情報の作成・共有・管理を完結させるべきです。結論、効率的な請求書の管理に自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理できるうえ、シンプルな操作でメンバーがすぐに使える情報共有ツール「Stock」一択です。ぜひ「Stock」を導入して、適切に請求書データを管理しましょう。
