「情報共有を改善したいものの、会議で承認を得るための根拠がない」「『あの資料どこですか』という質問が毎日届く」と、情報共有による生産性の向上に悩んでいませんか？
置き場所や書き方を整えるだけでなく、外部データで現状の損失を示し、情報を探す時間そのものを減らす仕組みまで作ることが重要です。
本記事では、情報共有で生産性を向上させる3つの方法と、改善提案に使える外部データ、情報を探す時間を減らすツールについて解説します。
- この記事でわかること
- 情報共有で生産性を向上させるには、置き場所の決定、書き方の統一、情報を一箇所に集約できるツールの導入が有効です。
- 改善提案を経営層に出すには、「業務時間のうち情報を探す時間が占める割合」や「雑務が占める割合」といった外部データが根拠になります。
- Slack、メール、Googleドライブに分散した情報は、チャットと分けて1か所に集約すると探しやすくなります。
情報共有で生産性を向上させる方法
以下では、情報の置き場所を決める方法、書き方を統一する方法、情報を一箇所に集約できるツールを使う方法の3つについて解説します。
情報の置き場所を決める
情報の置き場所は、情報の種類ごとに「ここに置く」と1か所ずつ決めておくのが基本です。
例えば、Slack、メール、Googleドライブ、スプレッドシートを併用している会社では、同じ内容の情報がどこにあるのか人によって認識が異なります。その結果、管理部門のマネージャーのもとには「あの資料どこですか」という質問が毎日のように届きます。
置き場所を種類ごとに決め、全員に周知しておけば、探す手間と問い合わせの回数を減らせます。まずは、よく聞かれる資料から置き場所を決めるのが現実的です。
書き方を統一する
情報共有で生産性を向上させるには、タイトルや記載項目などの書き方を統一することも欠かせません。
例えば、同じ手順書でも「経費精算の流れ」「経理メモ」と人によって名前が異なると、検索しても見つかりません。退職者が出たとき、引き継ぎ資料の名前や構成が本人しか分からない状態だと、対応が2週間止まるような事態が起こります。
タイトルの付け方、記載する項目、更新日の書き方などをあらかじめ決めておくと、だれが書いても同じ形で探せる状態になります。書き方の統一は、属人化を防ぐ第一歩です。
情報を一箇所に集約できるツールを使う
置き場所と書き方を決めても、運用を続けるには、情報を一箇所に集約できるツールを使うのが効果的です。
Slackに流した情報は時系列で埋もれ、ドライブのフォルダは人によって分け方が異なります。ルールを決めても、メンバーが増えたり異動があったりするたびに、運用はずれていきます。ストック情報を1か所に集約し、検索できるツールを使えば、「どこにあるか」を考えずに探せます。
ルールの徹底に労力をかけるより、「Stock」のように、情報が自然と1か所に集まる仕組みを選ぶほうが、継続しやすいです。
情報共有と生産性に関するデータ
以下では、情報共有の非効率が生産性に与える影響を示す外部データとして、業務時間のうち情報を探す時間が占める割合と、雑務が占める割合について解説します。
業務時間のうち情報を探す時間が占める割合
オウケイウェイヴ総研が2019年4月に全国の会社員1,000名を対象に実施した「社内業務」に関する調査では、1日の業務のうち、調べものをする時間で最も多かったのは「1～2時間未満（69.2％）」であり、業務時間のうち平均1.6時間が情報を探す時間に充てられていることが分かりました。
さらに、仕事中に調べものをする上で職場に望むこととして、34.0％が「社内の情報共有体制の整備」と回答しました。
以上のように、情報を探す時間が1日平均1.6時間にのぼり、3割を超える会社員が社内の情報共有体制の整備を望んでいる以上、情報共有は個人の工夫に任せず、組織として見直すべき課題です。探す時間が積み上がるほど、本来の業務に使える時間は減っていきます。
出典：オウケイウェイヴ総研「『社内業務』に関する調査」（2019年4月調査／全国の会社員1,000名）
業務時間のうち雑務が占める割合
Dropbox Japan 株式会社が2025年8月に働く人9,387人を対象に実施した生産性と働き方に関するグローバル調査では、42.0%が、メール処理、スケジュール調整、文書処理などの管理業務や雑務に週に最大 5 時間を費やしていると回答しました。
週に最大5時間は、1日あたりに換算すると約1時間にあたります。情報を探す時間と雑務の時間が重なることで、本来の業務に使える時間はさらに削られていきます。
また、4割を超える人が雑務に時間を取られているということは、これは一部の部署だけの悩みではなく、多くの職場に共通する課題といえます。前の項目の「情報を探す時間」とあわせて示せば、情報共有の非効率が複数の面から損失になっていると、経営会議でも説明できます。
出典：Dropbox Japan株式会社「生産性と働き方に関するグローバル調査」（2025年8月調査／働く人9,387人）
情報を探す時間を減らすツール
以下では、情報を探す時間を減らすために役立つツールをご紹介します。
情報を探す時間を放置すれば、毎日の「あの資料どこですか」が積み上がり、退職や異動のたびに引き継ぎが止まります。メンバーは資料探しに時間を取られ続け、管理部門のマネージャーも問い合わせ対応から離れられません。
チャットは時系列で埋もれて、あとから振り返りにくく、フォルダ管理も人によって置き場所がずれて整理が属人化します。ルールを決めても、メンバーの増加や異動のたびに運用がずれるため、根本的な解決は難しいです。
そのため、従来どおりの方法を続けるか、情報をチャットと分けて1か所に集約する仕組みから見直すか、考え直す必要があります。
こうした条件に最も当てはまるのが、情報をメッセージやタスクと紐づけて管理できる情報共有ツール「Stock」です。ノートに手順や決定事項を残せるため、メンバーが同じ質問を繰り返さずに済みます。また、ノート内でタスクに担当者と期限を設定できるため、「だれがいつまでにやるのか」を聞き返されることもありません。
情報をリアルタイムで共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有で生産性を向上させる方法まとめ
これまで、情報共有で生産性を向上させる方法を中心にご紹介しました。
「あの資料どこですか」という質問が毎日届き、退職者の引き継ぎ資料が見つからず対応が2週間止まるのは、個人の頑張りが足りないからではありません。置き場所と書き方を決めたうえで、外部データで損失を示せば、現状のままでは回っていないと経営層に説明できます。
改善提案を出すかどうかを判断するときは、探す時間を減らせるかという視点で、仕組みから見直すのがおすすめです。ルールを守る負担を現場に増やさず、情報が自然と1か所に集まる運用を選べば、提案の費用対効果も説明しやすくなります。
なかでも、探す時間を減らして引き継ぎが止まらない状態を実現するには、ノートに情報を蓄積し、タスクと紐づけて検索できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、「あの資料どこですか」と聞かれない職場を実現しましょう。
