人事管理に役立つExcelテンプレート3選【無料】

人事管理に役立つExcelテンプレートをお探しの方の中には、「どのテンプレートを使えばよいかわからない」「人事管理の手間を減らしたい」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

しかし、テンプレートで作っても保存場所を考えないと、どこに何があるかわからなくなり管理に手間がかかる可能性があります。

そこで今回は、人事管理に役立つ無料のExcelテンプレート3選や、作成したファイルを効率よく管理する方法をご紹介します。

この記事でわかること

従業員名簿・社員管理表・人事評価シートという、人事管理に役立つ無料のExcelテンプレート3選について、それぞれの特徴や役立つ場面を紹介しています。自社の人事管理に合ったテンプレートを選べます。
デスクトップ・PC内のフォルダ、Google Driveなどのクラウドツール、情報共有ツールという、Excelテンプレートの3つの保存場所について、それぞれの使い勝手や注意点がわかります。自社に合った保存場所を判断できます。
ファイルの保管場所を1か所にまとめたり、関連する情報をファイルと一緒に残したりと、作成したExcelテンプレートを効率よく管理する方法がわかります。どこに何があるのかわからなくなるのを防げます。

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＜無料＞Excelで使える人事管理に役立つテンプレート３選

人事管理は、テンプレートを使うことで担当者の負担を削減して簡単に書式を整えられます。自社に合うテンプレートを探しましょう。

従業員名簿のテンプレート

こちらは、Microsoft社が提供する、従業員名簿のテンプレートです。「一般的な名簿」と「顔写真入りの名簿」の2種類から選択できます。

顔写真はワンクリックで記載できるほか、表の色が自由に変えられる点も特徴です。

「Microsoft」の従業員名簿テンプレートはこちら

社員管理表のテンプレート

こちらは、社員管理表のテンプレートです。部署ごとの要員を一覧で把握できるため、人事異動のときに役立ちます。

各部署の必要な社員数を理由とともに記載できるほか、「新卒」「中途採用」「異動」といった社員の内訳欄があるので、部署ごとにバランスよく人員を割り振れるのです。

「テンプレートの無料ダウンロード」の人員管理表テンプレートはこちら

人事評価シートのテンプレート

こちらは、従業員の人事評価を管理するときに使える、評価シートのテンプレートです。半期に1回分作成できます。

シンプルなテンプレートであるため、会社独自の基準を定めたり、役職によって変えたりして作成することが可能です。また、5段階で評価できるので、評価対象者が目標の達成度に対する評価を認識しやすく、次の目標を立てるときの目安にできます。

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Excelテンプレートの保存場所と特徴

人事管理に使うExcelテンプレートは保存場所によって使い勝手が大きく変わるので、自社に合った保存方法を選びましょう。

デスクトップ・PC内のフォルダ

デスクトップやPC内のフォルダは、ファイルを保存するだけで管理を始められる手軽な方法です。しかし、従業員名簿や年度ごとの人事評価シートなどが増えていくと、どのファイルにどの情報が入っているのかをファイル名だけで判断しなければならず、目的の情報を探すのに手間がかかってしまいます。

さらに、PC内に保存したファイルは、そのPCからしか開けません。そのため、外出先や在宅勤務中に、面談前に人事評価シートを見返したい、急に従業員の連絡先が必要になったといった場面でも、すぐに確認できず業務が滞ってしまうのです。

Google Driveなどのクラウドツール

Google Driveなどのクラウドツールに保存すれば、インターネット環境さえあれば外出先からでもファイルを確認できます。しかし、ファイルに関連する情報を一緒に残しにくいのが難点です。その結果、補足情報だけが別のファイルやチャットに散らばり、どこに何があるのかわからなくなってしまいます。

さらに、フォルダごとの閲覧権限や共有設定など、使いこなすには細かい操作を覚えなければなりません。とくに、人事情報は限られたメンバーだけが見られるように管理する必要があるため、ITに不慣れな担当者にとっては設定が負担になりやすいです。

情報共有ツール

情報共有ツールであれば、Excelファイルを保存できるだけでなく、ファイルに関連する情報もあわせて残せます。また、外出先からでもスマホやタブレットで確認できるので、これまでの保存場所で挙げた問題を解消しやすいのです。

一方で、多くの情報共有ツールは有料のため、導入や運用にコストがかかる点に注意が必要です。ただし、無料プランや無料トライアルが用意されているツールもあるため、まずは試してから自社に合うかを判断するのがおすすめです。

人事管理におすすめの情報共有ツール

人事管理では、業務が多岐に渡るうえ、情報の一元管理が難しいです。とくにExcelで書類を作成する場合、関係者に共有するときにメールを使う手間がかかります。そのため、ファイル検索機能や、特定のメンバーへ情報を共有できる機能を備えたツールを利用するべきです。

しかし、多機能なツールはITに不慣れな社員にとって扱いづらく、社内に定着しないおそれがあります。そのため、過不足なく機能を備えているシンプルなツールを利用するのがおすすめです。

したがって、自社の人事管理には、情報を簡単に一元管理できるツール「Stock」がおすすめです。

Stockの「ノート」はアクセス権を細かく設定することで関係者へリアルタイムで共有できるため、メールを使う必要はありません。

人事情報を簡単に一元管理できるツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
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作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
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＜Stockの口コミ・評判＞

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
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特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」
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元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。