仕事で書類の提出期限を間違えたりメールの件名を書き忘れたりなど、気をつけているはずがうっかりミスをしてしまうケースが後を絶ちません。しかし、うっかりミスは、上司や同僚・顧客などからの信頼喪失にもつながってしまいます。
また、「忘れていた」では済まないような大きなトラブルの原因にもなりかねません。そのため、日々の仕事のなかでうっかりミスをなくすには何をすべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事でのうっかりミスを防止する6つの対策を中心にご紹介します。
- 仕事のうっかりミスを減らしたい
- うっかりミスの原因を理解して、防止策を導入したい
- うっかりミスを防止できるようなツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、仕事のうっかりミスを防止できるうえ、全社でのミスも削減できるヒントが得られます。
目次
仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴とは
多くの場合、仕事でうっかりミスをしてしまう人には共通点があります。以下の特徴を押さえて、メンバーに当てはまる項目がないか確認しましょう。
PCのなかで情報が散らかっている
PCのなかの情報が整理されていない人は、うっかりミスが多い傾向にあります。
業務を遂行するときには、多くの場合、何らかの情報を参照する必要があります。しかし、PC内が散らかっていると、適切な情報を見つけられないため、あいまいなまま対応して、ミスにつながってしまうのです。
そのため、作業を進めるうえでの注意点やマニュアルなど、業務に必要な情報を1か所にまとめておく仕組みづくりが必要です。
仕事に慣れていない
仕事に慣れていない人も、うっかりミスをしやすいです。
仕事に慣れていないうちは、やり方や対応方法が分からないことがあります。そこで、認識のすり合わせができていないまま自己判断で進めてしまうと、ミスにつながる原因になります。
したがって、認識のすり合わせや確認をしない人は、防止できるミスも発見できずに業務を進めてしまうのです。ミスは大きなトラブルへとつながりかねないので、管理者は「認識のすり合わせがスピーディにできるような環境か」を見直さなければなりません。
うっかりミスが多い原因5選
ここでは、うっかりミスが多い原因を5選ご紹介します。なぜうっかりミスが起きてしまうのか、詳しく見ていきましょう。
（1）時間や締め切りに追われている
時間や締め切りに追われていると、余裕が無くなりうっかりミスを起こしやすくなります。
通常なら見落とすはずがない誤字や脱字、数字の桁違いなども、入念なチェックができていないため、見落としやすくなるのです。
また、周囲とのコミュニケーションも疎かになりやすい傾向があるため、チームでこなしているプロジェクトも、重要な事柄が伝わらずトラブルになるリスクがあります。
（2）メモの取り忘れや確認不足がある
重要な点をメモしない、またセルフチェックや上司への確認を行わない場合も、うっかりミスが発生しやすくなります。
「メモを取らなければ」と思っていても、何をメモしていいのか分からなかったり、習慣がなくつい忘れてしまったりと、メモを取り忘れる原因はさまざまです。
そのため、メモを取る習慣づけと、作業前後のセルフチェック・確認を徹底することが重要です。
（3）自分は大丈夫だと思っている
自分の能力や今までの経験を過信し「私は大丈夫」と思っている人も、うっかりミスが多くなります。
過去の成功経験からこの仕事でミスをすることはないと思い込んだり、確認作業を面倒くさがり、必要な確認を省略してしまうなどの理由が考えられます。
このように、自分は大丈夫だと思っている人は、過信から確認作業を怠り、うっかりミスに繋がってしまうリスクが高まります。
（4）集中力が低下している
集中力が低下していると、うっかりミスが発生しやすくなります。
たとえば、単純作業の連続やマルチタスク、睡眠不足、段取り不足などが原因となり、集中力が低下するケースがあります。その結果、確認作業が甘くなり、うっかりミスを招きやすくなるのです。
そのため、適度な休憩を取り、心身ともにリフレッシュすることは、集中力の低下を防止するためにも重要です。
（5）ストレスや疲れがある
ストレスや疲れも、うっかりミスを招く原因となります。
ストレスや疲れがたまると脳が疲弊し、集中力が維持できなくなります。その他にも、注意力が散漫になったり、判断力が低下したりするなど、さまざまなデメリットが存在します。
また、ストレスや疲れは、睡眠不足や食欲不振などの体調不良にも繋がり、さらなるうっかりミスを誘発する悪循環に陥る可能性があります。
このように、さまざまな原因が絡み合って、うっかりミスを引き起こしてしまっているのです。
【個人編】うっかりミスを防止する4つの対策
ここでは、個人ができるうっかりミスを防止する4つの対策をご紹介します。業務を効率的に進められている企業は、以下の対策が個人レベルでも浸透しているのです。
確実にメモをとる
伝達事項や期日、上司から受けたアドバイスは直後にメモをとり可視化させましょう。
メモに情報を残しておけば、仮に忘れてしまっても見返せます。また、業務中ミスをした箇所を詳細に書くことで、次回以降に同じ業務へ取り組むときに、同じミスを繰り返しにくくなります。
ただし、単にメモをとるのではなく見返すためにメモを作成するので、時間や場所を問わず振り返りができるように、わかりやすくまとめておくことが必要です。
チェックリストを作る
ミスの防止策として、確認用のチェックリストを作成しましょう。
業務ごとにチェックリストを作成すれば「ある業務をすることをうっかり忘れていた」場合でも事前に気づけます。また、ミスの多い箇所を把握してリスト化し、業務中に確認すれば、同じミスが起こりません。
チェックリストは形骸化しやすいため、定期的に更新をしないと「完了していない業務にチェックを入れる」リスクがあります。そのため、チェックリストを作成し、定期的に更新することでミスを防ぎましょう。
テンプレートを作成する
使用する頻度の高い情報や表現はあらかじめテンプレート化すれば、ミスが減ります。
たとえば、社員の名前とアドレスや、社内文書で用いる挨拶文をテンプレート化するとミスを減らせます。また、ミスを防げるだけでなく作業スピードも早くなるので、効率化できた分の時間をほかの業務へ割けるようになるのです。
以上のように、テンプレートを作成すると入力工数が減り、入力によるうっかりミスが減らせるのでおすすめです。
最終確認をする
ミス防止のために、最終確認をすることを徹底しましょう。
最終確認の方法としては、メモの振り返りやチェックリストに漏れがないかを確認するなどが挙げられます。また、重要度の高い業務では、社員ひとりでは気づけなかったミスを他者が発見できるように、ダブルチェックをするのがおすすめです。
ミスがないか最終確認し、重要度に応じてダブルチェックを実施することが、ミスの防止につながります。
【組織編】うっかりミスを防止する2つの対策
以下では、組織ができるうっかりミスを防止する2つの対策をご紹介します。社員のうっかりミスを無くしたいと考えている管理職の方は必見です。
マニュアルを作る
マニュアルの作成は、ミスの防止に効果的です。
マニュアルを作成することで、社員が我流で作業せず、正しい方法で業務を遂行できます。また、チェックリストによる最終確認を業務フローに組み込むなど、事前にミスを予防する対策を盛り込んだマニュアルがあれば、ミスの数を減らせるのです。
以上のように、マニュアルは業務の不明点を解消できるうえに、ミスの対策としても役立ちます。
失敗事例を蓄積する
過去の失敗事例を蓄積しておくと、ミスの予防に役立ちます。
事例をいつでも振り返れる状態にしておけば、同じミスを繰り返すリスクを減らせます。また、ミスが発生しやすい業務が明確になるため、マニュアルの見直しなど具体的な対策を検討しやすくなります。
このように、失敗事例を蓄積して活用することで、組織全体でミスを防ぐ体制を整えられます。
【非IT企業向け】社内のミスを削減できるおすすめのツール
以下では、社内のミスを削減できるツールをご紹介します。
仕事のうっかりミスをなくすためには、個人がミスを減らすように心がけることが重要です。しかし、心がけだけでミスを無くすのは難しいので、組織でミスが起こらないような仕組みを構築する必要があります。
そこで重要なのが、「業務に必要な情報を誰でもすぐ確認できる状態」をつくることです。過去の対応内容や注意点、手順がバラバラに管理されていると、「知らなかった」「確認できなかった」といった理由で、同じミスが繰り返されてしまいます。
結論、ビジネスでのうっかりミスを減らすには、社内情報を1か所にまとめられ、情報をシンプルに管理・共有できるツール「Stock」一択です。一択です。
Stockの「ノート」には、業務情報や注意点を分かりやすく蓄積でき、ファイルや画像も一緒に保存できます。また、情報ごとに関係するメンバーへ「メッセージ」を使い共有できるため、必要な情報が伝わっていない、確認漏れが起きるといったミスを防止できます。
社内情報を共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【やらかした】うっかりミスをしてしまった後の対応
仕事でうっかりミスをしてしまったら以下の対応をしましょう。トラブルにつながらないように迅速に対応することが必要です。
- 上司に報告する
- 謝罪をする
- 原因を突き止め、対応策を練る
ミスが判明したら、すぐに上司に報告しましょう。このとき、言い訳をすることなく、事実を正確に述べることが重要です。
ミスによって被害を被ったお客様や、カバーしてくれた上司や同僚など、迷惑をかけたすべての人に素直に謝りましょう。外部の方に迷惑をかけた場合は、電話をして直接お詫びに伺うのが基本です。
ミスが発生した原因を突き止めて、対応策を検討しましょう。検討後は、対応策を実行・共有し、二度と同じミスを繰り返さない仕組みを構築することが大切です。
以上のように、ミスが起こったら、誠心誠意対応することが重要です。
組織でのうっかりミスへの対策
組織で取り入れられるうっかりミスへの対策は、主に以下の3つです。
- 業務フローを整える
- ダブルチェック体制を整える
- 組織でタスク共有できる仕組みを作る
ミスの原因が解消できる業務フローを整えると、組織でのうっかりミス防止が可能です。業務フローが整っていないと、確認不足や判断不足によるうっかりミスが起こりやすくなるため、現在の業務を洗い出し、改善できるか検討しましょう。
ダブルチェック体制を整えることも、組織のうっかりミス防止に役立ちます。担当者は業務に深く関わっているため大丈夫と思い込み、ミスを見落としやすいです、そこで第三者の目を入れることで、誤字脱字などをチェックします。
タスクが共有できていれば、進捗の遅れやタスク漏れに気づきやすくなり、チーム全体の業務に悪影響ができることを防止できます。そこで、「Stock」のような簡単にタスク管理できるITツールを活用してみましょう。
このように、うっかりミスを防止するためにも、個人だけではなく、組織全体として取り組むことも可能なのです。
うっかりミスをしてしまう人の特徴と対策まとめ
これまで、仕事でうっかりミスをする人の特徴や防止策、社内のミスを削減できるツールを中心にご紹介しました。
仕事のうっかりミスは、日常的にメモに残して確認すれば防げる場合が多いです。しかし、メモを取らない、メモを取ったとしても見返すのに手間がかかれば、確認が面倒になり誰も振り返りません。
そこで、情報共有ツールを活用してメモの作成から管理までを一元化させ、メモを取りやすい環境を構築しつつミスを防止しましょう。一方、全社でミスを防止するには、全メンバーがストレスなく情報共有ができる簡単なツールを使う必要があります。
結論、うっかりミスを防止するには、社内情報を1か所にまとめられ、情報をシンプルに管理・共有できるツール「Stock」一択です。StockではPCやスマホで簡単にタスク設定・確認ができるので抜け漏れが起こりにくいです。
ぜひ「Stock」を使って、うっかりミスを防止する仕組みを整えましょう。
