業務を社外へ外注するときには、指示書や依頼書を作成します。ただし、外注指示書は依頼内容によって項目が異なることも多く、毎回作成するのが面倒な書類でもあるのです。
そのため、「外注指示書・作業依頼書の書き方がよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、外注指示書・作業依頼書の書き方やコツ、テンプレートを中心にご紹介します。
- 外注指示書・作業依頼書の書き方やコツを知りたい
- 外注指示書・作業依頼書の作成に便利なテンプレートを把握したい
- 作成した書類や情報を一元管理できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、外注指示書・作業依頼書をスムーズに作れるようになるうえ、簡単に書類を管理する方法も見つかります。
目次
外注指示書・作業依頼書とは
外注指示書・作業依頼書とは、指示内容や納期などを詳細にまとめた書類のことで、外注先の業者は書類の内容に沿って仕事をします。
要点が分かりやすい指示書であれば、外注先との認識のズレを防げるので、何度も訂正や確認の連絡をする手間はかかりません。
さらに、外注依頼書を提出するにあたり、依頼内容を確認する「要件定義書」が送られてくる場合があります。要件定義書があれば、依頼会社と外注先の会社との認識を確実にすり合わせることができるのです。
外注指示書・作業依頼書で必要な項目
外注指示書・作業依頼書は、以下の項目を含めて記載しましょう。
| ＜項目＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
| 件名・契約者名 |
外注を依頼する件名や、契約者の情報を記録します。 |
| 依頼内容 |
具体的な作業内容や期間、契約区分などを記載します。とくに、期間は「開始日」「完了日」のいずれも細かく記載しましょう。 |
| 作業場所・人数 |
依頼内容を実際に作業する場所や、作業に必要な人数を記載します。 |
| 使用するもの |
作業を進めるにあたり、必要な備品・機械があれば記載します。 |
| 発注金額・支払い条件 |
外注する金額や、支払い条件を記載しましょう。 |
| 特記事項 |
補足事項がある場合は、特記事項の欄を作成します。 |
外注先と受注先で認識の齟齬によるトラブルを防ぐには、作業内容を具体的に述べることが重要です。また、とくに建設工事では安全な作業を実現するために、作業中の注意事項（安全衛生指示事項）も記載しましょう。
【4ステップ】外注指示書・作業依頼書の書き方
ここでは、外注指示書・作業依頼書の書き方をご紹介します。以下の内容を社内で共有しておけば、情報に抜け漏れのない外注指示書が誰でも簡単に作成できます。
ステップ1｜業務目的を記載する
まずは、業務の目的を記載しましょう。
何を目的としている依頼なのかを外注先が把握できていなければ、認識の齟齬によるトラブルに発展する恐れがあります。そこで、目的を明示すればどのような背景で外注したのかを受注先が把握でき、認識の統一が取れるのです。
目的を記載するときには、自社の事情を細かく知らない他社が見ても内容が分かるように、具体的に説明しましょう。
ステップ2｜指示内容を記載する
次に、指示内容を記載しましょう。
たとえば、自社ホームページの作成を依頼する場合は「問い合わせページにワンクリックで遷移させたい」「読み上げ機能を備え付けたい」など、外注先の会社がイメージできるように記載します。
また、参考とするホームページのURLを添付したり、画像を載せたりすればよりイメージしやすくなるのです。このように、指示が分かりやすくなるように細部まで詳細に記載する必要があります。
ステップ3｜開始日・納期を記載する
続いて、納期も忘れずに伝えましょう。
契約期間によって料金の変動が発生するため、開始日と納期を明確にすることが重要なのです。
また、納期までに希望したものが100%の出来で仕上がるとは限りません。したがって、余裕をもった納期を伝えて、イレギュラーな事態にも対応できるようにしましょう。
ステップ4｜見積りを記載する
最後に、正確な見積もりも記載しましょう。
見積書には、発行日や宛先、見積内容、有効期限といった項目を漏れがないように注意しながら記載します。
また、「源泉徴収税額や消費税額を含むのか」についても記載すれば、金銭面でのトラブルを回避できます。
外注指示書・作業依頼書の無料テンプレート・フォーマット
以下では、外注指示書・作業依頼書の無料テンプレート・フォーマットをご紹介します。テンプレートを活用すれば、工数をかけずに書類を作成できるため必見です。
社外向けにも使える業務依頼書テンプレート
こちらは、社外向けにも使える業務依頼書の雛形です。
依頼関係や依頼内容を項目ごとに記載できる仕様になっているため、作業依頼書としても利用することができます。また、Excel・Word・PDF形式に対応しており、自社に合ったファイル形式を選べる点もポイントです。
製造業向けの作業指示書テンプレート
こちらは、Excelで使える製造業向け作業指示書のテンプレートです。
シンプルなデザインですが、製造業向けのテンプレートとなっており、「使用する治具・計器」や「型番」といった項目があるのが特徴です。
外注指示書・作業依頼書作成で押さえるべき3つのコツ
ここでは、外注指示書・作業依頼書作成で押さえるべきコツをご紹介します。以下の内容を踏まえて、正しく書類を作成しましょう。
（1）指示要件を明確に記載する
はじめに、指示要件を明確に記載することが挙げられます。
指示要件が明確でない場合、誤った認識で委託業務が進められてしまいトラブルになりかねません。また、作業をやり直してもらうにしても、時間的コストや金銭的コストが想定よりも多くかかるので、双方にとって負担となってしまうのです。
したがって、無事に依頼を完遂してもらうために指示要件は必ず明確にしましょう。
（2）スケジュールを詳細に記載する
次に、スケジュールを詳細に記載することもコツのひとつです。
たとえば、「提出日は〇月〇日」だけでは納期を指すのか、一次的な締切を指すのかが分かりません。ただし、依頼してから期日まで一切連絡がとれていない状況では、進捗やクオリティに懸念が残るので、少なくとも1度は確認作業を挟むのが望ましいです。
そのため、「〇月〇日を一次納期とする。また、達成率は60％以上であること」というように詳細に明示して、互いの認識がズレないようにしましょう。
（3）外注指示書のテンプレートを活用する
最後に、外注指示書・作業依頼書のテンプレートを活用することもコツのひとつです。
テンプレートを使えば、手間をかけずに書類を作成できるほか、重要な項目が抜け漏れる心配がありません。また、社内で決まったテンプレートを使えば、書類のフォーマットを統一できるため、複数人で作成するときに混乱が生じません。
しかし、テンプレートを使って簡単に書類を作成しても、整理して管理されていなければ、書類を探すのに手間がかかります。そこで、「Stock」のようなITツールを導入すれば、Excelで作成した書類を一元管理し、すぐに振り返れます。
【必見】外注指示書・作業依頼書の管理に最適なツール
以下では、外注指示書・作業依頼書の管理に最適なツールをご紹介します。
外注指示書や作業依頼書は、WordやExcelのテンプレートを使えば工数をかけずに作成できます。しかし、業務の依頼・委託に関する書類データは重要な記録になるので、社内で正しく管理すべきです。
そのため、書類データを見やすく管理できるツールの導入が有効です。さらに、WordやExcelを使わず、情報共有ツール上で依頼書の作成からメッセージのやりとり、タスク管理まで一元化できれば、情報の分散を防ぎ、業務をよりスムーズに進められます。
結論、自社で導入すべきは、外注指示書・作業依頼書をはじめとするあらゆる情報を一元管理し、直感的な操作で情報を振り返れるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなくファイルも添付できるため、ExcelやWordで作成した書類データの管理に最適です。また、「タスク機能」があるので、対面で作業を依頼する時間がなくても、オンライン上で円滑に作業の指示・依頼が可能です。
あらゆる情報を見やすく簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク機能＞
Stockの「タスク機能」では、自分やほかのメンバーにタスクを設定できるため、自身のタスク管理や、作業をほかのメンバーに依頼したいときに便利です。
また、自分が担当になっているタスクは一覧で確認できるため、忘れる心配がありません。さらに、設定したタスクはノートに紐づいているため、詳細を簡単に確認できます。
外注指示書・作業依頼書の書き方とコツまとめ
これまで、外注指示書・作業依頼書の書き方とコツを中心にご紹介しました。
外注指示書・作業依頼書は、指示内容やスケジュールを具体的に記載することが重要です。ただし、作成した外注指示書を適切に管理していなければ「どこに保存されているのか分からない」状態になってしまいます。
そこで、「あらゆる書類データを一元管理できるツール」を導入しましょう。また、ツール上に直接情報を残せ、メッセージのやりとりやタスク設定が可能なツールであれば、よりチームでの業務が円滑になります。
結論、自社が導入すべきなのは、書類データをはじめとする社内情報を一元管理し、シンプルな操作で情報共有ができるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、外注指示書をはじめとしたあらゆる書類管理の悩みを解消しましょう。
