新型コロナウイルスの感染拡大以降、日々の業務進捗を上司やチームメンバーに報告する「メールでの日報」が、情報共有の手段の一つとして注目されています。
しかし、「書くことがなく、何をどのように書けば良いか分からない」「部下の業務状況を正しく把握できているか不安だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メール日報の書き方を中心に例文つきでご紹介します。
- 上司に伝わるメール日報を作成したい
- メール日報の注意点を知りたい
- 日報をスムーズに提出できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、メール日報を書くときのポイントだけでなく、日報の作成・管理を効率化できるおすすめのツールまで分かります。
目次
メール日報の書き方
以下では、メール日報の書き方をご紹介します。以下の内容をテンプレート(ひな形)にしておけば、日報作成のたびに構成を考える手間が省けます。
メール日報に必要な項目
メール日報に求められる基本的な項目は以下の通りです。
- 本日の目標
- 本日の業務内容・成果
- 良かった点
- 反省点・改善点
- 所感
- 翌日の目標
- そのほかの共有事項
前日に設定した目標を記載すれば、達成度が一目で把握できます。
業務内容や成果を記載します。日報の内容を分かりやすくするために、業務内容の部分には当日のスケジュールを時系列順に記載します。
当日おこなった業務について、良かった点や気付きを記載します。良かった点を記載することで、仕事へのモチベーション向上にも繋がります。
現状の課題を把握するために、反省点・改善点を記載します。併せて解決策を記載すれば、繰り返しのミスを防止します。
業務や自分の行動に対する感想を受けて、次回以降の方針や自身のネクストアクションを記載します。明記することで、次はどのように動くべきかを正確に捉えられます。
翌日の目標を具体的に記載します。とくに、時間の区分まで明確にしておくと、優先度を把握しながらすぐに仕事へ取り掛かれます。
そのほかに共有事項がある場合は、備考欄などを使って記載します。
業務内容が漏れなく伝わるように、あらかじめ報告すべき内容を定めることが必要です。
メール日報の例文
こちらはすぐにコピペして使える、メール日報の例文になります。
件名：（日報）10月31日（月）
本文：
営業部 大道部長
本日の業務につきまして、下記の通り報告いたします。
【本日の目標】
新商品の新規顧客獲得に向けた営業5件
【本日の業務内容】
9:00～10:00 チームミーティング、メール対応
10:00～12:00 A株式会社とのZoom
13:00～14:00 メール営業6件、電話営業2件
14:00～16:00 B株式会社とのZoom
16:00～18:00 開発部とのミーティング
【良かった点】
営業の目標件数を達成いたしました。
【反省点・改善点】
A社とのやり取りにて、新商品の詳細な仕様に関するご質問に対し、即座に回答できず確認に時間を要してしまいました。事前準備として、想定される質問への回答を整理し、開発部との共有事項をより深く読み込んでおくべきだったと反省しております。今後は商談前に「顧客が最も懸念するポイント」を予測し、資料を即座に提示できるよう徹底いたします。
【所感】
本日のB社とのZoomにおける新商品サンプルに関するヒアリングでは、「従来品に比べて操作性が格段に向上している」と非常に前向きな評価をいただくことができました。明日の営業活動でも、単なる機能紹介に留まらず、顧客の運用面に踏み込んだ提案を意識してまいります。
【明日の目標】
新商品の新規顧客獲得に向けた営業5件
さまざまなメールが混在するなかでも日報を瞬時に見つけられるように「件名」は短く設定しましょう。また、業務内容を時系列で表すと、メールでも簡潔かつ具体的に業務報告できます。
メール日報を書くときのポイント3選
以下では、メール日報における3つのポイントを紹介します。ポイントを押さえて相手に伝わる日報を作成しましょう。
目的を意識する
1つ目のポイントは、目的を意識することです。
日報では、上司・チームへ業務の進捗状況を共有します。そのため、日報を読む人が状況を把握しやすいかを確認する必要があります。
日報は、自分が頑張ったことを報告するためのものではないため、上司・チームへ内容を的確に伝えられるよう注意が必要です。
テンプレートを作っておく
2つ目のポイントは、テンプレートを作っておくことです。
メール日報を毎日白紙の状態から作るのは大変です。したがって、必要な項目を記したテンプレートを用意し、速く、分かりやすく書けるようにしておくべきです。
複数人のメール日報に目を通さなければならない上司の負担を軽減するためにも、日報は毎日同じ型で簡潔にまとめましょう。
定量的に表現する
3つ目のポイントは、定量的に表現することです。
たとえば、1日の業務内容を記入するときは「多くの企業にメール営業をする」ではなく「10:00～12:00までに30件のメール営業をする」と書きましょう。
作業時間、対応件数、進捗率を数字で記し、進捗や成果が一目で把握できるように分かりやすく示すことを心がけましょう。
メール日報における4つのデメリット
以下では、メール日報の4つのデメリットをご紹介します。デメリットを放置していると、日報作成のモチベーションが低下したり日報作成が形骸化したりする可能性があるので、あらかじめ対策しておかなければなりません。
提出状況が分かりづらい
1つ目のデメリットは、提出状況が分かりづらいことです。
受信メール一覧を見ただけでは「日報をメンバーの誰から受け取り、誰から受け取っていないのか」を瞬時に把握できません。上司は部下の日報を参考にスケジュールを調整するため、提出状況の分かりづらさはチーム全体の業務スピードに大きく影響します。
したがって、メール日報では日報の提出時間や件名など、細かいルールを設定する必要があるのです。
過去の日報が埋もれる
2つ目のデメリットは、過去の日報が埋もれてしまうことです。
メールは日報以外の対外的なやりとりや業務連絡にも利用されるので、日報が埋もれて探し出すのに苦労します。日報へすぐにアクセスできなければ、過去の業務の振り返りやほかのメンバーが共有したノウハウの活用が困難です。
日報へのアクセス性を高めて無駄なく日報を活用するには、運用で「情報を流さずに蓄積しながら、日報を管理する」必要があるのです。
日報とコメントをまとめられない
3つ目のデメリットは、日報とコメントをまとめられないことです。
提出されたメール日報にはコメントを直接書き込めないので新規でメールを作成するか、チャットアプリなど別の手段を使わなければなりません。しかし、いずれの方法でも日報とコメントの場所が分散し、確認するたびに探す必要があるのでストレスが発生します。
そのため、日報における提出フローの効率化など、日報とコメントを常に照らし合わせて確認できる管理方法を採用しましょう。
提出までに手間がかかる
4つ目のデメリットは、提出までに手間がかかることです。
メールを使った日報作成では、内容の記入以外にも「メーリングリストの設定」や「定型文の挿入」などの細かい作業が必要です。そのため、日報提出における部下の負担が増えてしまい、内容がおろそかになる可能性があります。
日報提出までの手間を削減するためには日報に必要な項目をテンプレート化するなど、部下がストレスなく業務報告できる環境を整える必要があるのです。
さらに、日報を別ツールで送信せずにそのままチームへ共有できる、「Stock」のような即日で使えるITツールを活用すれば、面倒な手間を一気に減らせます。
メール日報のストレスを解消するおすすめのツール
以下では、メール日報のストレスを解消するツールをご紹介します。
1日の就業時間のうち日報作成にかけられる時間は限られているため、メール日報のように作成・提出に手間がかかると内容が薄くなり、次第に形骸化する可能性があります。
そのため、業務内容を漏れなく伝えるために、メール日報の作成・提出の手間を取り除き、誰でも簡単に運用できる方法が求められるのです。
結論、メール日報のストレスを解消するのは、シンプルな操作性で日報の作成・提出を簡単に効率化できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」を使えば、テキスト形式で日報を作成できます。また、作成した日報はすぐに任意のメンバーへ共有されるため、提出に手間もかかりません。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと、それぞれの日報に対するコメントを送信できるので、情報が混在せずに済みます。
日報の作成から管理までを効率化する「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メール日報の書き方まとめ
ここまで、メール日報の書き方をご紹介しました。
社員の業務進捗を把握するためには、日報で情報を漏れなく共有する必要があります。しかし、作成・提出に手間がかかり内容に時間を割くのが難しいメール日報は、最適な形態であるとはいえません。
また、「メールを使った日報の共有」は提出や確認に時間がかかるので非効率です。したがって、非IT企業であっても「シンプルな情報共有ツール」を使って日報管理を効率化させつつ、情報資産として活用できる形へと昇華させましょう。
そこでたとえば、Stockのように、誰でも簡単かつ時間をかけずに日報を作成・共有できる情報共有ツールが必須です。メール日報におけるデメリットを解消しつつ横展開させると、チームにおけるあらゆる情報共有の効率化を図れます。
無料登録は１分で完了するので、ぜひ「Stock」で日報作成から提出までを効率化しましょう。
