トラブルを未然に防止して業務を円滑に進めるには、作業のポイントや見落としやすい項目を確認できるチェックリストが効果的です。
しかし、見やすいチェックリストを作成するには、項目の整理やデザイン作成に時間がかかります。そのため、「チェックリストを作成したいが時間が確保できない」と悩む方も少なくありません。
そこで今回は、見やすいチェックリストを作成できるテンプレートサイトや作成ポイントを中心にご紹介します。
- チェックリストを活用して業務の抜け漏れを防止したい
- 無料のテンプレートで業務チェックリストをすぐに作成したい
- チェックリストを簡単に作成でき、管理や共有にも優れたツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートを見つけられるほか、手間をかけずにチェックリストを運用する方法が分かります。
目次
チェックリストとは？チェックシートとの違い
チェックリストとは、タスクや作業項目を一覧にし、完了した項目を順番に確認・チェックしていくためのリストです。主に、業務の抜け漏れ防止や進捗管理に活用されます。
一方で、チェックシートはデータを記録・整理するためのツールであり、品質管理や統計的な分析に使われます。形式にも違いがあり、チェックリストはチェックボックス付きのリスト形式で、チェックシートは数値や結果を記録しやすい表形式が一般的です。
つまり、チェックリストはタスク管理が主な目的であり、チェックシートはデータ収集と分析を目的とするものです。
チェックリストを利用するメリット
ここでは、チェックリストを利用するメリットを3つ解説します。メリットを理解したうえで、効果的にチェックリストを活用していきましょう。
（1）引き継ぎがしやすい
1つ目のメリットは、引き継ぎしやすいことです。
チェックリストは業務の手順が行動単位で簡潔に整理されているため、口頭説明や長文よりも後任者にとって理解しやすいと言えます。また、リスト形式で引き継ぎ内容をまとめることで、伝え漏れのリスクを減らし、確実な業務移行を実現できるのです。
したがって、スムーズな引き継ぎを達成するためには、チェックリスト形式で業務内容を整理することが有効です。
（2）進捗状況が把握しやすい
2つ目のメリットは、進捗状況を把握しやすいことです。
チェックリストに業務工程をリストアップすれば、担当者が「何をどこまで終えたか」をチェックの有無だけで一目で確認できます。そのため、同じ作業を繰り返したり、工程を飛ばしてしまうといったミスを防ぐことができ、業務の効率化につながります。
このように、チェックリストを活用することで、進捗状況が適切に把握できるようになり、業務がスムーズに進みます。
（3）業務上のミスを防げる
3つ目のメリットは、業務上のミスを防げることです。
チェックリストに沿って手順を確認しながら作業を進めれば、抜けや勘違いによるミスを減らすことができます。たとえば、機器の操作手順や書類の提出項目などの細かな内容をリスト化しておけば、必要な作業を確実に実行できるため、確認漏れによるトラブルを未然に防げます。
このように、チェックリストはミスの防止、さらに業務品質の向上にも役立つため、仕事で成果を上げるうえで有効なツールといえます。
＜Excel・Word＞業務チェックリストの無料テンプレートサイト6選
以下では、無料で使えるチェックリストのテンプレートサイト6選と、代表的なテンプレートをご紹介します。テンプレートを用意しておけば、項目を入力するだけで簡単にチェックリストを作成できます。
（1）【Microsoft Office】職種を問わず使える汎用型テンプレート
こちらのサイトには、請求書支払いチェックリストからイベント実施のためのチェックリストまで、多種多様なテンプレートが用意されています。
色使いやデザインが洗練されていて、どのような職種でも取り入れやすいテンプレートが多いことが特徴です。ただし、有料のテンプレートも含まれているので、ダウンロードをするときには料金が発生するかを確認しましょう。
例）＜Word＞保存・共有できるチェック表のテンプレート
こちらは、Microsoft Officeが提供する、「各書類を誰に共有すべきか」を確認できるチェック表のテンプレートです。とくに、書類や顧客が多い企業で役立ちます。
（2）【ビズ研】業務に合わせて使えるビジネス書式テンプレート
こちらのサイトでは、ビジネス書式のテンプレートを無料かつ登録不要でダウンロードできます。業務内容に応じてカテゴリに分けられていて、チェックリストだけでなく、ガントチャートやスケジュール表など、進捗管理に役立つテンプレートも用意されています。
例）＜Excel＞おしゃれなチェックシートのテンプレート
こちらは、ビズ研で無料ダウンロードできるおしゃれなチェックシートのテンプレートです。チェックリストに豊富な色合いを取り入れたい場合はおすすめです。
（3）【k-solution】仕事・プライベートで使える多目的型テンプレート
このサイトでは、WordやExcelに対応した各種テンプレートを無料でダウンロードできます。手紙やはがき用のテンプレートも充実しており、個人利用からビジネスまで幅広く役立ちます。
例）＜Word＞ミス防止に役立つ確認書テンプレート
こちらは、k-solutionが提供する、確認書テンプレートです。シンプルな構成なので業界業種問わず利用でき、タスクを確実に実行するのに役立ちます。
（4）【経費削減実行委員会】経費削減に貢献する見やすいテンプレート
こちらのサイトでは、製品出荷検品表、コスト削減チェックリスト、生産管理チェック表など、経費削減につながるテンプレートを中心にダウンロードできます。ただし、ダウンロードには会員登録の手続きが必要なので注意しましょう。
例）＜Excel＞コスト削減チェックリストのテンプレート
こちらは、経費削減実行委員会でダウンロードできる、コスト削減チェックリストです。「接待交際費」や「旅費・通信費」などの項目ごとに、削減の余地があるかをチェックできるため、無駄な支出の見直しやコスト意識の向上に役立ちます。
（5）【RICOH】業務に欠かせない管理表テンプレート
こちらのサイトでは、Excelのテンプレートをダウンロードできます。
勤務チェックリストや生産管理表、棚卸表など、業務に欠かせないチェックリストのテンプレートがすべて無料で提供されており、ミスの防止にも役立つ実用的なフォーマットをすぐに利用できます。ただし、ダウンロードするには会員登録が必要です。
例）＜Excel＞勤務チェックリストのテンプレート
こちらは、RICOHが提供する、従業員の健康や勤怠・就業への姿勢をチェックできるリストのテンプレートです。とくに、1on1ミーティングなどの面談中に活用できます。
（6）【Canva】洗練されたデザインのビジネス向けテンプレート
こちらのサイトでは、Power Pointのテンプレートをダウンロードできます。
Canvaではデザイン性に優れたテンプレートをダウンロード可能です。ただし、テンプレートによっては有料のものもあります。
例）＜Power Point＞おしゃれな業務チェック表テンプレート
こちらは、Canvaが提供するおしゃれでかわいい業務チェック表テンプレートです。操作が簡単で、業務にすぐに取り入れやすいうえに、デザイン性も高いため、視認性にもこだわりたい方におすすめです。
＜注意＞チェックリストをExcelやWordで管理するデメリット2選
ExcelやWordのテンプレートはチェックリストの作成にかかる手間を解消できる一方で、以下の2つのデメリットもあります。上手く対処しなければ、運用が失敗する可能性があるので注意しましょう。
（1）更新状況が分かりにくい
1つ目のデメリットは、ExcelやWordでは更新状況が分かりにくいことです。
ExcelやWordでチェックリストを作成すると、更新内容や更新日の確認にはわざわざファイルを開く必要があります。またどのファイルが最新かわかりづらく、次第に利用されなくなり「実際にチェックリストを活用できているのか」が不透明になってしまうのです。
その結果、ルールどおりに作業が進まなくなり、製品やサービスの品質に関するマネジメント面で支障が出てしまう恐れがあります。
（2）確認漏れの差し戻しに手間がかかる
2つ目のデメリットは、確認漏れの差し戻しに手間がかかることです。
チェックリストをExcelやWordで管理していると、確認漏れがあった場合には「確認漏れの指摘をする＞チェックリストを更新する＞チェックリストを共有・アップロードし直す」という手間がかかります。
こうした手間が積み重なると、プロジェクト全体の進行にも影響を与え、スケジュール遅延の原因となります。一方、作成したチェックリストをリアルタイムで共有・編集できる「Stock」のようなITツールであれば、差し戻しの工数を一気に省けます。
見やすいチェックリストを簡単に作成・共有できるおすすめのアプリ
以下では、テンプレート機能が備わったおすすめのツールをご紹介します。
Excel・Wordのテンプレートを利用したチェックリストは、逐一ファイルを開かなければ中身がわからないため、管理が煩雑化しやすいです。また、共有にはメールやチャットツールなどを併用する必要があり、手間がかかってしまいます。
結果的に、確認作業や進捗共有がスムーズにできず、わざわざ新しく作成しても放置されて「形骸化したチェックリスト」になるのです。こうした事態を防ぐには、チェックリストの作成だけでなく、管理・共有が簡単にできるツールが求められます。
結論、自社が導入すべきは、チェックリストの作成・管理・共有を円滑化するツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、チェックリストをすぐに作成できるほか、「テンプレート機能」で任意のテンプレートの保存が可能です。また、内容を一目で確認できる「ノート」とノートの整理整頓に使える「フォルダ」で煩雑な管理から脱却します。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
＜チェックリスト作成＞
Stockでは、紙のノートに書くような感覚で、誰でも簡単にチェックリストを作成できます。そのため、ITに不慣れな方でも安心して活用でき、現場への定着もスムーズです。
＜チェックシートのテンプレート作成＞
作成したチェック表はテンプレートとして登録しておくことで、次回以降、簡単に呼び起こせるようになります。そのため、チェックシートを活用しやすくなり、チェックシートの形骸化を防げます。
【5ステップ】見やすいチェックリストの作り方
ここでは、チェックリストの作り方を解説します。以下の手順で作成すれば、見やすいチェックリストが作れます。
（1）管理したい項目のリストアップ
まずは、チェックリストで管理したい項目を過不足なくリストアップします。
業務の全体像や目的を想像して項目を洗い出します。たとえば、備品の品質管理を目的とした場合、「購入数」や「値段」、「保管場所」の確認などの項目を追加します。
したがって、業務に応じてチェック項目を加減し、項目の過不足がないようにリストアップしましょう。
（2）項目の粒度を整理する
次に、項目の粒度を整理します。
たとえば、精密機械を使う作業では、工程を細かく分けないと見落としやミスの原因となるため、詳細な項目設定が必要です。一方、単純な事務作業に対して細かすぎる項目を設けると、逆に手間が増えて効率が下がるため、過度な分割は避けるべきです。
このように、作業の内容に応じて、チェック項目を適宜追加・削除することが、実用的なチェックリスト作成のポイントです。
（3）時系列で項目をリスト化
次は、チェック項目のリスト化です。
チェック項目を実際の作業順（時系列）で並べます。このとき、実際に作業することを想定しながらリスト化しましょう。
業務によって項目をどれほど細分化するべきか変わりますが、優先順位をつけながら過不足の無いリストにしましょう。
（4）現場の意見を取り入れる
また、作業内容は必ず現場のフィードバックを取り入れましょう。
現行の作業内容とチェックリストの中身が異なっていれば、適切にチェックリストが活用されず、作業の抜け漏れや二重対応につながってしまいます。
そのため、チェックリストの中身は管理者のみでなく、実際にリストを利用する人の意見を取り入れて作成するのが効果的です。
（5）共有しやすい環境での管理
最後に、共有しやすい環境でチェックリストを管理します。
チェックリストは進捗を確認したりダブルチェックをしたりと、社内で共有する機会が多いです。しかし、ExcelやWordでチェックリストを作成すると、逐一メールやSMSなどの別ツールを使わなければ共有できません。
したがって、共有のしやすさを考慮して、ノートに残したチェックリストをリアルタイムで共有できる、「Stock」のような情報共有ツールを使って管理しましょう。
Excelでのチェックリストの作り方
ここでは、Excelでチェックリストを作る手順を紹介します。
- Excelを開いて、チェックリストを作りたいセルを選択します
- [挿入]＞[チェックボックス]をクリックします
この方法を活用することで、以下のようなチェックリスト表を作成できます。
チェックリスト作成上の注意点
チェックリストを作成するときは、以下の2点に注意しましょう。
- 簡潔な文章であるか
- 重要な点は分かりやすいか
誰が見ても瞬時に内容が理解できるようにするために、簡潔な文章を心がけましょう。文章作成後に、「相手に誤解を与える言い回しではないか」「短くまとめられるところはないか」を確認することがポイントです。
重要なポイントは目立たせるために色を変えたり、マーカーを引いたりするようにしましょう。集中力が低下している作業者でも大切な箇所を読み落とすことのないよう、工夫を凝らさなければなりません。
以上の2点を意識しながら、チェックリストをつくるとより効果を感じられやすいです。
【必見】チェックリスト運用を定着させるためのポイント
以下では、チェックリスト運用を定着させ、効果的に活用するための4つの条件を解説します。チェックリストを活用するときには、これらのポイントを押さえましょう。
チェックリストの目的を伝える
チェックリスト運用を定着させるために、作成する目的や活用する意義を明確に伝えましょう。
たとえば、「作業ミスの防止」や「業務の進捗確認」など、チェックリストがどのような効果をもたらすのかを説明すれば、利用者の理解を深められます。
以上によって、社員が自発的にチェックリストを活用し、業務効率化や品質向上を実現しやすくなります。
適宜内容を更新する
チェックリストは、一度作成したら終わりではなく、常に最新の情報に更新しましょう。
たとえば、新しい作業工程が増えたり、手順の変更があったりした場合、現場からのフィードバックを積極的に収集し、それを基にチェックリストを更新します。これにより、実際の業務に即した内容を反映できるため、チェックリストの実効性が向上します。
こうした更新プロセスを定期的に実施すれば、最新の状況に対応したチェックリストを維持し、業務の効率化とミス防止に役立てられます。
確認しやすくする
チェックリストをスムーズに運用するためには、簡単に確認できる形での提供が大切です。
具体的には、チェックリストをフォルダで整理したり、必要な項目をすぐに探し出せる検索性能が高いツールを導入するなど、利便性を高める工夫をします。
たとえば、高度な検索機能を備えている「Stock」のようなツールを使用すれば、すぐに必要な情報にたどり着けます。
マルチデバイスに対応する
チェックリストがスマートフォンやタブレット、PCなど複数のデバイスで利用可能であれば、場所を選ばずに確認できるため便利です。
たとえば、外出先でもスマートフォンからチェックリストにアクセスできれば、現場での確認漏れを防いだり、即時対応が可能になります。反対に、PCでしかアクセスできないと、現場対応が遅れたり確認作業に支障が出る恐れがあります。
このように、いつでもどこでもアクセスできる環境を整えることで、業務全体の柔軟性と効率性の向上が期待できます。
見やすいチェックリストのポイントやテンプレートまとめ
ここまで、見やすいチェックリストの作成ポイントや、おすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
チェックリストには、「引き継ぎがしやすい」「進捗状況が把握しやすい」などのメリットがあります。また、WordやExcelの無料テンプレートを使えば、一から作成する手間がかかりません。
ただし、WordやExcelでは、更新するたびにファイルを開いたりアップロードしたりと面倒です。したがって、「わずかな工数で確認や共有ができるITツール」を使い、チェックリストが活用しやすい仕組みをつくりましょう。
結論、自社がチェックリストの作成に導入すべきは、チェックリストを簡単に残せて、リアルタイムで更新・共有ができる『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、形骸化しないチェックリストを運用しましょう。
