無料テンプレート｜エクセルで名刺管理する方法やメリット・デメリット

名刺交換は、相手に自身や自社のことを知ってもらうための「自己紹介」の手段としてだけでなく、ビジネスチャンスを拡大するための戦略的なアイテムにもなり得ます。そのため、Excelに名刺情報を反映させ、データ管理している企業は少なくありません。

 

しかし、なかには「Excelで名刺管理したいが、適切な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、Excelを活用した名刺管理の方法や役立つテンプレート4選を中心にご紹介します。

 

という方はこの記事を参考にすると、Excelを活用した名刺管理の方法だけでなく、名刺を含めた顧客情報を効率的に管理する方法を社内に取り入れられます。

名刺管理が重要な理由として、「セキュリティリスクを軽減できる」「情報資産として活用できる」といった点が挙げられます。

 

名刺には個人の企業名や連絡先が記載されるので、適切に管理して、紛失や外部への漏えいを防ぐ必要があります。また、訪問履歴や商談記録の顧客情報を名刺に紐づけて管理しておけば、今後の業務に役立つ情報資産となるのです。

 

さらに、名刺を一元管理し、社内で共有しておけば「誰と誰が接点を持っているか」が分かります。その結果、人脈を広げたり商談につながったりと、ビジネス機会の見落としを防げるのです。

 

このように、名刺は企業にとって大切な情報資産となるので、適切に管理・共有できる仕組みを社内に構築しましょう。

ここでは、Excelで自作の名刺管理表を作成する方法を解説します。以下の手順を踏まえると、下記画像のように名刺をリスト化できるので必見です。

 

はじめに、Excelで名刺を管理するときに必要な項目を入力します。

 

上記の項目のほかにも、自社の用途に合わせて適宜項目を追加しましょう。また、「備考欄」には、補足事項やその後のやりとりなどを追記していき、顧客情報を一元管理すると業務に活用しやすいです。

次に、項目を記載し枠線を整えたら、名刺情報の入力や確認に便利な関数をセルに埋め込みましょう。以下では、名刺管理を効率化する主な関数を2つ紹介します。

 

 

 

PHONETIC関数を使えば、企業名や氏名を入力したときに、自動でふりがなが入力される仕様にできます。手順は、ふりがなを記載したいセルに上図の数式を入れ、青背景の箇所に反映させたい対象のセルを入れるだけです。

 

COUNTIF関数を使うと、各社員が回収した名刺を収集したときに、情報が重複する事態を防げます。

 

手順として、上図のように「=COUNTIF」と入力したら、検索範囲を指定して、検索をかけたいセルを入れれば完了です。なお、「$」で挟むと「A4~A20の検索範囲を固定する」という指示になります。

最後に、Excelファイルにパスワードを設定して、セキュリティを強化しましょう。

 

パスワードは、「ファイル」タブの[名前を付けて保存] > [参照] > [ツール] > [全般オプション]から設定できます。

 

 

 

このように、Excelではファイルにパスワードを設定することで、外部に顧客情報が漏えいするリスクを軽減できます。ただし、万が一パスワードを忘れてしまうと、ファイルを開けなくなるので注意しましょう。

 

また、パスワード自体が流出してしまえば、外部のユーザーでも簡単にファイルを閲覧できてしまいます。したがって、より安全かつ確実に名刺を管理したい方は、任意のメンバーにのみ共有できる「Stock」のようなツールがおすすめです。

以下では、Excel用の名刺管理テンプレートを4選をご紹介します。テンプレートを使うと、関数やマクロの知識がない方でも、手軽に管理表を作れます。

 

こちらは、Microsoft社が提供する、見やすい名刺管理表のテンプレートです。

 

行ごとにセルが色分けされているので視覚的に見やすく、各項目にフィルター機能があるので、必要な情報を簡単に検索できます。また、ファイルをダウンロードすると使用方法が書かれたシートがあるので、Excelを使い慣れていない方でも安心です。

 

 

こちらは、「業務用テンプレート」が提供する名刺管理表のテンプレートです。

 

名刺管理に必要な項目が過不足なく揃った、シンプルなデザインとなっています。また、「会社名」が先頭にあるため、名刺を会社の部署ごとにわかりやすく管理できます。

 

 

こちらは、「[文書]テンプレート」が提供する名刺管理表のテンプレートです。

 

メールアドレスや電話番号、FAX番号の顧客情報を詳細に管理できます。「氏名フリガナ」や「会社名フリガナ」など入力する項目が多い代わりに、フィルター機能を用いた並び替えや検索がスムーズです。

 

 

こちらは、「Excel Form」が提供する名刺管理表のテンプレートです。

 

マクロを使ってプログラミングされているため、入力フォームに任意の項目を入力するだけで、簡単に名刺管理表を作成できます。また、項目ごとに並び替えて出力する機能があるため、必要な情報をすぐに取り出せるのです。

 

ここでは、Excelで名刺管理するメリット・デメリットを解説します。Excelで名刺管理したい方は、メリット・デメリットの両者を踏まえたうえで利用しましょう。

Excelで名刺管理するメリットとして、以下の2点が挙げられます。

 

• 導入のハードルが低い
Excelは多くの企業で既に利用されているツールなので、導入時の初期費用や利用料金を押さえることができ、心理的ハードルが低いと言えます。また、日常業務でも使われているので、操作を覚えるための教育コストがかかりません。
 
• カスタマイズ性が高い
Excelでは、豊富な無料テンプレートを使用できるほか、関数やマクロを活用したり、図や表を挿入したりして自由にカスタマイズ可能です。それゆえ、自社の用途に合った最適な名刺管理表を作れます。

 

このように、Excelはあらゆるコストを抑えながら、手軽に名刺管理できる点がメリットです。

Excelで名刺管理するデメリットとして、以下の4点が挙げられます。

 

• 情報漏えいのリスクがある
ExcelファイルをPCやUSBで保存すると、破損や紛失によって情報が漏れるリスクがあります。また、近年では設定されたパスワードを解析するソフトもあるので、パスワードだけでなくセキュリティソフトを用意するといった対策も必要です。
 
• 属人化しやすい
Excelでは、関数やマクロで入力作業を効率化できますが、専門知識が求められるため作業が属人化しやすいです。それゆえ、担当者が異動や退職した場合に、引き継ぎが上手くいかず、従来通りの管理が難しくなる恐れがあります。
 
• スマホで操作しづらい
ExcelはPC向けのツールであるため、スマホでは操作しづらいのがデメリットです。とくに、取引先との交流が多い営業職は、オフィス外にいる時間が多いため、手元ですぐに名刺データを確認できない状況は不便だと言えます。
 
• 検索性が低い
Excelは検索性が低く、目的の情報を見つけるのに都度ファイルを開かなければならないため面倒です。また、大量のデータをExcelに入力すると、動作が重くなる可能性があるため、必要な情報がすぐに見つからずストレスになってしまいます。

 

以上のように、Excelはメリットだけでなく「情報漏えいのリスク」や「検索性の低さ」など、デメリットも多く挙げられます。そのため、セキュリティが万全で、情報へのアクセス性が高い「Stock」のようなツールで名刺管理すべきです。

名刺を整理できていないと、大事な取引先情報がどこにあるのか分からなくなってしまい、ビジネスチャンスを逃してしまいます。

 

名刺は、長く会っていない取引先との関係を保ったり、相手の情報を引き継いだりするときにとても重要です。そのため、名刺に書いてある情報をすぐに確認できる環境を整えなければ、貴重な人脈を失ってしまうのです。

 

また、名刺の紛失は個人情報の流失につながる恐れもあります。そこで、名刺は「Stock」のような情報の管理・共有ができるツールで保管しましょう。

ここでは、Excel以外のツールを用いた名刺管理方法をご紹介します。Excelの名刺管理に不安を感じる方は、以下の方法も検討しましょう。

 

• スプレッドシート
スプレッドシートは、Googleアカウントがあれば利用できるうえ、複数人での同時編集可能な点が特徴です。しかし、Excelと操作感が似ているため、「管理が属人化しやすい」うえ「スマホから操作しにくい」というデメリットがあります。
 
• 名刺管理専用ツール
名刺管理に特化したツールは、名刺やコメントをまとめて管理可能です。ただ、価格によっては費用対効果が悪かったり、取引に関する詳細な情報は管理できなかったりする恐れがあります。
 
• 情報管理ツール
情報の管理に最適なツールであれば、名刺情報を体系的に管理できます。また、名刺情報だけでなくファイルや画像で取引状況を管理したり、検索機能で情報がさかのぼりやすいことも特徴です。

 

このように、ツールの種類によってできることが異なるため、自社の目的に合ったツールを選びましょう。とくに、情報管理ツールは、名刺に限らず社内の幅広い情報の管理を効率化できるので、費用対効果の良いツールを求めている方におすすめです。

以下では、最も簡単かつ安全に名刺管理できるツールをご紹介します。

 

Excelで名刺管理すると、関数やマクロ機能で入力操作を効率化できる一方、「ファイルを開く手間が生じる」「検索性が悪い」といったデメリットがあります。加えて、そもそも名刺に記載されている情報を、Excelに書き写していかなければならず面倒です。

 

また、大企業の場合、交換する名刺の量は膨大なため、必要な情報が埋もれてしまっては、ビジネスチャンスに活かせません。そのため、名刺管理にはExcelではなく「名刺を簡単にデータ化でき、情報へのアクセス性に優れたツール」を使いましょう。

 

結論、自社の名刺管理に最適なのは、エクセルのように無駄な工数がかからず、顧客情報にすばやくアクセスできるツール「Stock」一択です。

 

Stockでは「ノート」にスマホで撮影した名刺を貼り付ければ、周辺情報と一緒にそのまま管理できるうえ、任意のメンバーに即共有可能です。また、ノートには「メッセージ」が紐づいており、情報の周知やメンバーとのやり取りも完結します。

 

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

以下は、Stockで名刺管理をする例です。

 

 

Stockは、名刺の画像だけでなくテキストや表を使って、周辺情報とともに名刺を管理できます。また、「高精度の検索機能」によって欲しい情報に即アクセスが可能なので、名刺管理の工数削減に貢献します。

ここでは、簡単かつ安全に名刺管理できるおすすめの情報管理ツール「Stock」「ナレカン」「Eight」を表にして、比較していきます。

 

	Stock	ナレカン	Eight team
特徴	顧客とのやり取りを社内で共有できるツール	名刺ごとに顧客情報を残せる情報管理ツール	名刺情報を一元管理できる情報管理ツール
検索機能	【〇】	【〇】	【〇】
セキュリティ機能	【〇】	【〇】	【〇】
スマホから使えるか	【〇】	【〇】	【〇】
メッセージ機能	【〇】	【〇】	【×】
フォルダ管理機能	【〇】	【〇】	【×】
メリット	ITに不慣れな人でも即日使いこなせる	名刺データを貼り付けるだけで管理・共有できる	名刺管理に特化している
デメリット	5名以上での利用が前提	法人での利用が前提なので、個人利用は不可	用途が限定的
料金	・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜	・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認	・無料プランなし ・有料プランは、※基本料19,800円/契約/月＋アカウント料500円/1ユーザー/月
公式サイト	「Stock」の詳細はこちら	「ナレカン」の詳細はこちら	「Eight team」の詳細はこちら

アプリによって機能や特徴が異なるので、「顧客情報を残してどのように活用したいか」を軸に比較して、自社とマッチするアプリを選定しましょう。

ここでは、Excelで名刺管理するときに便利な2つの機能をご紹介します。Excelで効率的に作業を進めたい方は必見です。

条件付き書式は、Excelで重複データをチェックするときに便利な機能です。条件付き書式を用いることで、記載漏れや同じ内容のデータがあった場合に、セルの色を変えるなどの設定が可能となり、重複データを容易に検出できます。

 

具体的な方法としては、対象のデータを選択し「ホーム」タブ＞「条件付き書式」＞「新しいルール」をクリックし、ルールを決めることで簡単に設定可能です。

 

オートコンプリートは、セルに文字を入力したときに、その読みから始まるデータが同じ列にあると、自動でデータを入力してくれる機能です。また、自動で発動する機能であるため、事前に設定をおこなう必要はなく、以下のように入力するだけで使えます。

 

これまで、Excelを活用した名刺管理の方法やテンプレート4選を中心にご紹介しました。

 

名刺管理にExcelを活用する方法として、自社の運用に合うようにカスタマイズした管理表を自作するか、テンプレートを使う方法があります。しかし、いずれのケースでも情報漏れやデータの改ざんリスク、検索速度の低さなどのデメリットが伴うのです。

 

したがって、名刺を安全かつ効率的に管理するには、Excelではなく「セキュリティが強固で、検索性にも優れたツール」を使いましょう。ただし、名刺管理だけでの活用は費用対効果が低いので、名刺情報に加えて”商談記録”などもまとめて管理できると便利です。

 

結論、名刺を含めた顧客情報の管理には、名刺（画像）と商談記録（テキスト）を一元管理でき、検索性に優れたシンプルなツール「Stock」一択です。

 

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、名刺管理を効率化しましょう。