組織を牽引していくにあたり、業務を円滑に進めるために、部下に対して「業務命令」を出す場面も少なくありません。
一方、業務命令を出すときに、認識齟齬が発生しトラブルになりかけたことに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務命令の概要と正しく伝えるポイントを中心にご紹介します。
- 業務命令について理解を深めたい
- 業務命令で押さえるべきポイントや実施方法を知りたい
- 業務命令の記録を確実に残し、トラブルを避けたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、業務命令で気をつけるべきポイントを理解しながら、部下への指示を的確に実施するヒントを得られます。
目次
業務命令とは
まず、業務命令の概要や具体的な例を解説します。業務命令について、まだ深く理解していない方は必見です。
業務命令の概要
「業務命令」とは業務遂行を目的に、使用者が労働者に発する命令のことです。
ここでの「使用者」は企業の経営陣やチームリーダーを指しており、社内の経営陣（役職者）は「業務命令権」を有しています。
この業務命令が効力を持つのは、企業と労働者の間に「労働契約法」によって雇用関係が結ばれているからです。この労働契約法によって、労働者が業務命令を受けることに同意されているので、従業員は基本的に受けた業務命令を拒否できません。
一方、使用者が発する業務命令にも認められない場合もあります。それは「合理性のある命令か」という点です。労働者にとって不合理な命令だったり、人権を侵害したりするような命令の場合は「違法」のため、当然業務命令は認められません。
業務命令の具体例
業務命令の具体的な例として、おもに以下が挙げられます。
| 残業 | 業務の進捗状況に応じて、残業を命じることがあります。 |
|---|---|
| 配置転換 | 従業員のスキルや社内状況を考慮し、部署や勤務地変更を命じることがあります。 |
| 出向 | ほかの会社で一定期間働くことを命じることがあります。 |
| 出張 | 業務遂行を目的に、従業員を普段の勤務地とは異なる場所に出向くように命じることがあります。 |
| 研修への参加 | 従業員のスキルや業務理解度を高めるために、研修への参加を命じることがあります。 |
| 健康診断の受診 | 従業員の健康管理のため、健康診断の受診を命じることがあります。 |
上の表で挙げたものは、あくまで一例であり、業務命令に該当するものはほかにも多くあります。そのため、従わなければならない業務命令であるかどうか分からない場合は、「合理性のある命令か」で判別しましょう。
業務命令と業務指示の違いとは
業務命令と業務指示の明確な違いは、「権利があるかないか」という点です。
業務命令は使用者が命令をする権利を有していますが、業務指示は命令する権利がありません。たとえば、部長や課長などの役職に就いていない先輩社員や同僚が出すのは「業務指示」に該当します。
一方、経営陣の指示すべてが業務命令ではありません。たとえば、業務命令に該当するものとして、残業・配置転換・出向（在籍、転籍）・出張などが挙げられます。
業務命令で気をつけるべきポイント3選
ここでは、業務命令で気をつけるべきポイント3選を解説します。企業の担当者は、従業員との間で認識齟齬が発生させないために、以下を必ず押さえておきましょう。
（1）業務の目的を伝える
業務命令を出すときは、業務の目的を的確に伝えるようにしましょう。
指示を出すとき、業務内容や期限を伝えるだけでなく「何のためにやるか」も伝えなければなりません。上司から業務内容や期限だけを伝えられた仕事は、受動的になりやすく、タスクだけを完了させるだけの形式的な業務となってしまうのです。
一方で業務の目的や背景を伝えれば、ゴールにむけて解決策を主体的に考え実行できるうえ、仕事のモチベーションを向上させ、業務の生産性にも貢献します。そのため、部下に対して正しく指示の目的を伝えれば、納得感を持って業務を進められるのです。
（2）情報を過不足なく伝える
情報を過不足なく伝えることも、業務命令を出すときに気をつけたいポイントです。
部下に向けて命令するときに「これくらいわかるだろう」という先入観から抽象的に情報共有すると、上司と部下間での経験値の違いから認識齟齬が発生します。
命令の内容が不足していれば、部下は指示に対して何をすればいいのかが曖昧になってしまう一方、具体的すぎると、部下の行動を制限してしまう要因になりかねません。
したがって、業務命令では部下の経験値を考慮した「過不足のない情報共有」を意識し、適切なコミュニケーションを図りながら、士気を高めていきましょう。
（3）報告をルール化する
業務命令で気を付けるべきポイントの最後は、報告のルール化です。
職場では、上司が部下に対して業務上の指示をする場面が多いですが、命令に対してのレスポンスがないと「業務理解が追い付いているのか」「タスクは完了したのか」が分からなくなってしまいます。
そこで、報告をルール化すれば、部下の進捗や必要なサポートが把握でき、的確なマネジメントがしやすくなります。また、上司が報告に必ずフィードバックをする環境では、部下の報告作業も形式的なものから能動的なコミュニケーションへ発展しやすいのです。
業務命令を実施する代表的な2つの方法
ここでは、業務命令を実施するための代表的な2つの方法について解説します。以下を参考に、自社の状況に沿った業務命令を実施しましょう。
アナログな共有方法
業務命令でよく使われる方法が、口頭や書面を活用したアナログな共有方法です。
口頭では、テキストよりもスピーディなうえ直接顔を合わせられるため、認識のズレが発生しにくい点が特徴です。また、書面では定量的な数値を記載可能なので、誰でも客観的に内容を把握できます。
ただし、口頭では内容を記録として残せないため、後日、当事者間で「言った言わない」問題が発生してしまう可能性があります。また、書面は紛失・情報漏えいのリスクや、管理に工数がかかるといったデメリットがあるのです。
そのため、アナログな手法は非IT企業において一般的な一方で、共有から管理までの作業工数に無駄があり、注意しなければかえって認識齟齬を招く原因になってしまうのです。
デジタルな共有方法
今日では、テレワークの増加も相まって、デジタルな共有方法を取り入れる企業が増加しています。
業務命令をデジタル化すれば、ITツールによって場所やタイミングを選ばずに情報共有が可能です。わざわざオフィスに出社しなくても任意のメンバー同士で業務指示を共有できるため、仕事のスピード感向上にも貢献します。
そして、口頭や書面の課題である「情報の蓄積」も可能です。社内情報をツール上でまとめて管理すれば、後から簡単に振り返れるアクセス面に優れるだけでなく、紙媒体で発生しがちな「かさばるストレス」や「物理的なスペースの必要性」もありません。
このように、デジタルな共有方法では、メンバーの認識齟齬や情報共有不足を防止でき、業務の効率化が見込めるのです。たとえば、業務命令を任意のメンバーにリアルタイムで共有できる「Stock」のようなツールであれば、円滑にコミュニケーションを図れます。
【非IT企業向け】業務命令が確実に「伝わる」おすすめのツール
以下では、業務上の命令が正しく社内に「伝わる」ツールをご紹介します。
企業では、業務命令として、出張や転勤のほか、健康診断を受診させることも可能です。しかし、社員にとって重要な内容をお知らせしても、社内に確実に伝達されなければ意味がありません。
しかし、シフト制やリモート勤務などで全員が一同に集まらない場合は、情報共有が行き届かない恐れがあります。そのため、ITツールを活用し、「全員に重要なお知らせが伝わる仕組み」を作りましょう。
したがって、自社に導入すべきツールは、重要な業務命令を全員へ確実に伝達できる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に業務命令を記録することで、メールを使うことなく社内メンバーに情報を共有できます。また、ノートには「メッセージ」機能が紐づけられており、メッセージ内で社員をメンションすることで、確実に業務命令が行き届く仕組みがつくれます。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務命令でよくある質問
以下では、業務命令でよくある質問をご紹介します。疑問に感じやすい点であるため、あらかじめ押さえておきましょう。
会社の命令はどこまで守るべき？
会社の命令は、契約で定められた範囲内で守る必要があります。
たとえば、労働契約に基づく労働指揮権には、「残業命令」「配置転換」などが含まれ、会社は労働者に対して行使できるのです。
業務命令が無効となる場合もありますが、合理性が認められるものは従わなければなりません。
業務命令は拒否できる？
原則として、業務命令は拒否できません。
しかし、正当な理由があれば、拒否することができます。たとえば、「偽造・虚偽報告などのコンプライアンス違反に当たる命令」「不当な長期間の研修などの嫌がらせに当たる命令」が該当します。
上記の命令を含め、業務命令が合理性を欠く場合は、拒否できるのです。
業務命令はパワハラに該当する？
「業務上必要かつ相当な範囲」を超えた業務命令が、パワハラに該当してしまう場合があります。
まず、業務上の必要性が全くない言動に関しては、業務命令とは言えないため、当然パワハラです。また、業務上の必要性があるものの、労働者が身体的・精神的な攻撃を受けたり、使用者がわざと遂行不可能な命令を出したりした場合も、パワハラにあたります。
このように、業務上の必要性がある業務命令であっても、パワハラにあたるケースが存在するため、使用者は注意しましょう。
不当な業務命令の断り方とは
ここでは、不当な業務命令の断り方の例をご紹介します。実際に、「不当な業務命令を出されたが断り方が分からない」と悩む方は必見です。
- 企業側と交渉する
- 公的機関に相談する
まず、不当だと感じる業務命令を受けた場合は企業と直接交渉しましょう。「労働契約法」の契約内容に違反していたり、法令に違反するような業務を求められたりしたなど、「断る正当な理由」がある場合は、まずは直属の上司に相談すべきです。
企業側と交渉して拒否が認められなかった場合は、労働基準監督署や都道府県の労働局などの公的機関を頼りましょう。公的機関のような第三者に相談することで、受けた業務命令の合理性を正しく判断できます。
このように、「企業⇒公的機関」と順番に相談することで、自身の状況を整理でき、次のアクションが起こしやすくなります。
業務命令のポイントや手法まとめ
ここまで、業務命令のポイントや手法を中心に解説してきました。
部下への命令では、目的を明確にしたうえで、過不足のない情報共有が求められます。そして、命令後は報告をルール化することで、部下の進捗把握やアドバイスが可能になり、マネジメントしやすくなるのです。
ただし、アナログな情報共有では命令の抜け漏れはもちろん、伝達忘れなどの問題も発生します。そこで、ITツールを用いて、過不足なく正確に情報共有でき、認識齟齬が発生しないような環境を構築することが重要です。
したがって、業務命令を伝えるには、業務命令の記録を過不足なく全員へ伝達できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でデジタルな共有方法に刷新し、業務命令を的確に実施しましょう。
