チームの業務効率を向上するには、無駄な業務の削減が必要不可欠です。その方法のひとつとして、チームがストレスなく情報共有をするための「報連相」が挙げられます。
しかし、報連相の手段が確立されていなかったり、メモや口頭などのアナログな手法によって「認識のズレ」や「確認漏れ」が生じたりすることで、業務効率が向上されない問題を抱える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、報連相ができずに業務効率が低下する原因と対策を紹介します。
- チームでの報連相が上手くいかず、業務がスムーズに進まない状況に悩んでいる
- 報連相ができずに業務効率が低下する原因と対策を知りたい
- アナログな報連相の手法を刷新したく、ITツールの導入を検討している
という方は今回の記事を参考にすると、業務効率が低下する原因と対策を理解でき、報連相を通じた業務効率化の実現につながります。
目次
報連相ができず業務効率が下がる原因とは
ここからは、報連相ができずに業務効率が低下する原因を解説します。業務効率が向上しないチームは、以下のような原因を抱えている可能性があります。
報連相の重要性を理解していない
個人やチームに報連相の重要性が浸透していなければ、業務効率の向上は見込めません。
報連相は業務遂行における重要なコミュニケーションであり、進捗などの情報を共有する手法です。一方、報連相ができていないチームは情報共有が遅れたり、無駄な情報が蓄積されて必要な情報がすぐに手に入らなかったりと、業務効率が低下してしまうのです。
したがって、業務効率の低下を防ぐためにも「なぜ報連相が業務効率を向上させるのか」を全社で把握する必要があります。報連相の重要性を個人単位で認識していれば、チームでも円滑な情報共有が実現し、業務効率を向上できます。
報連相の環境が整っていない
報連相ができる環境が整備されていないことも、報連相が機能しない原因です。
非IT企業にありがちな報連相の方法に、メモや口頭での情報共有が挙げられます。しかし、アナログな手法ではメモがなければ情報の確認ができなかったり、発信者と受け手の間で認識齟齬が生じやすかったりするデメリットがあります。
そのため、報連相に必要な「情報共有」の機能に過不足がなく、情報を一括管理できる「Stock」のようなITツールを使って、報連相が気軽にできる環境を構築するチームも多いのです。
具体的な基準を定めていない
報連相の具体的な基準を定めていないのも、業務効率が下がる原因です。
基準がなければ、報連相のタイミングや情報の粒度が異なり「誰に何の情報を伝えるべきか」が不明瞭になってしまいます。逆に、明確な基準を定めているチームはルールが浸透しており、個人が「過不足なく」情報を共有するため、共有漏れも起こりません。
このように、報連相の基準が明確であれば、社員が的確に行動をとれるようになるのです。とくに、ルールを設けるときは「調査を30分行ったが個人の実力では業務が進まないとき」など、定量的な数字と事象を基準に設定するのがおすすめです。
報連相で業務効率を上げる3つの対策とは
ここからは、報連相で業務効率を上げるための対策を紹介します。報連相によって業務を円滑に進めているチームは、現場はもちろんマネジメント層まで以下の施策が浸透しているのです。
(1)客観的事実と意見は分ける
報連相をするときは、客観的事実と個人の意見を混合しないようにしましょう。
状況によって「共有すべき情報」「共有すべきでない情報」は異なります。たとえば、業務上のトラブルが発生した場合は、客観的事実をベースに現状把握をしなければならないため、個人の意見や推測を述べてしまうと聞き手の誤解を招く危険性があります。
逆に、問題に対する解決策やアイデアを生み出さなければならないシーンでは、個人の意見も求められます。このように、報連相は利用シーンによって客観的事実と意見を使い分ける必要があるのです。
(2)重要度に合わせて情報共有を行う
情報の重要性に合わせて情報共有の頻度を考慮しましょう。
チームに共有すべき重要度の高い情報が属人的に管理されていると、業務スピードを阻害します。逆に、重要性が低い情報や周知の情報は、頻繁に共有する必要はなく、不要な情報が蓄積されて情報が錯綜する原因にもなります。
したがって、個人やチームにとって重要な連絡は情報共有の頻度を上げたり、不要な連絡は削減したりする必要があるのです。また、ノウハウとして活用できる情報は「Stock」のようなツールに蓄積しておけば、時間を問わず振り返れるようになります。
(3)個人で解決できない問題はすぐに相談する
個人で解決できない問題はすぐに上司やチームに相談しましょう。
一人では対処できない問題に対して悩み続けても効果的な解決策は生まれません。そこで、問題の初期段階でチームへ報連相をすれば、業務全体のスピードを落とさずに進められるほか、メンバーのストレスもかかりません。
一方、個人が相談しやすい環境が整っているかもポイントとなるので、時間や場所を問わずにテキストでコミュニケーションがとれるITツールを使うなどの対策も必要です。
報連相による業務効率の向上に役立つおすすめのツール
以下では、報連相による業務効率の向上に役立つツールをご紹介します。
報連相ができずに業務効率が下がっている大きな原因は「環境づくり」の整備ができていないことです。たとえば、非IT企業にありがちなメモや口頭での情報共有では、認識齟齬が生じたり必要な情報を探し出せなかったりするので、報連相が上手く機能しません。
したがって、連絡事項を流さずに蓄積し、アクセス性を高めながら管理できるITツールの導入が必要になります。とくに、操作が簡単なものであれば、ITに詳しくない社員でもすぐに使いこなせるので、浸透もスムーズです。
結論、報連相によって業務効率を向上させるには、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるほどシンプルで、報連相ができる環境づくりに役立つ「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」へ情報を残し、直感的な「フォルダ」で管理すれば、後から見返す場合もすぐに情報を確認できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」は話題が混ざらないので、ストレスなくコミュニケーションがとれます。
最も簡単に報連相を浸透させられる情報共有ツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
報連相で業務効率が下がる原因と対策まとめ
ここまで、報連相ができずに業務効率が下がる原因と対策を解説してきました。
報連相で業務効率が下がるチームに必要なポイントとして、重要性の認知やルール作りなどが挙げられます。また、シーンによって情報の粒度を考慮したり、報連相がしやすい環境を整えたりして「正しい報連相が自発的に行われる」ようにすることが重要です。
しかし、メモや口頭などのアナログな手法ではスムーズな情報共有ができず、情報の蓄積が不可能であったり、重要な情報が錯綜したりするので報連相が上手くいきません。そのため、誰でも使えるITツールで社内の情報を網羅的に管理しましょう。
結論、アナログな報連相から脱却し業務効率を上げるには、誰でも報連相の情報共有・管理ができる非IT企業向けの情報管理ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して報連相を活発にし、業務効率を向上させましょう。