チームの業務効率を向上するには、無駄な業務の削減が必要不可欠です。その方法のひとつとして、チームがストレスなく情報共有をするための「報連相」が挙げられます。
しかし、報連相の手段が確立されていなかったり、メモや口頭などのアナログな手法によって「認識のズレ」や「確認漏れ」が生じたりすることで、業務効率が向上されない問題を抱える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、報連相ができずに業務効率が低下する原因と対策を紹介します。
- チャットや口頭での報連相が増えすぎて、情報整理に追われている管理職
- 報連相を徹底したいのに、共有漏れや認識ズレが減らず困っている現場リーダー
- 情報が蓄積されず、同じ質問の繰り返しに疲弊している業務改善担当者
という方は今回の記事を参考にすると、業務効率が低下する原因と対策を理解でき、報連相を通じた業務効率化を実現できます。
目次
報連相とは
ここでは、報連相の意味や役割、業務効率との関係について解説します。
報連相の定義と基本的概念
報連相とは、組織内で円滑な情報共有や意思決定をするためのコミュニケーション手法であり、「必要な情報を適切なタイミングで、正確に伝える」ことを目的とした行動を指します。
- 報告→上司や関係者に、業務の進捗や結果、問題発生などの事実を伝えること
- 連絡→業務に関わる情報や予定変更などを関係者に共有すること
- 相談→判断に迷うときや解決が難しい課題に直面したとき、上司や同僚に意見を求めること
目的：現状把握と意思決定の材料提供のため
目的：関係者間の認識を揃え、ミスや手戻りを防ぐため
目的：早期に適切な対応策を見つけるため
このように、報連相はチーム全体で円滑に仕事が進むように、自発的におこなうべき行動だと言えます。
報連相と業務効率との関係
報連相は、業務の進行状況や判断材料を関係者間で共有し、作業のズレや手戻りを防ぐための重要な仕組みです。
しかし、報告が形式的になりすぎたり、頻度が高すぎたりすると、確認作業ばかりが増えて生産性が下がってしまいます。また、相談のハードルが高い環境での報連相では、問題が深刻化するまで発覚しないなど、逆に業務効率を損なうこともあるのです。
そのため、報連相は「量」ではなく「質」を意識しなければ、かえって業務効率を下げてしまう点に注意しましょう。
業務効率を下げてしまう報連相の失敗例
多くのチームで報連相を徹底する取り組みが見られますが、一歩間違えると業務効率を下げかねません。ここでは、逆効果になってしまう報連相の失敗例をご紹介します。
チャットや口頭での共有で情報が流れる
チャットや口頭での共有に頼りすぎると、必要な情報が流れてしまい、業務のスピードや正確性に影響が出やすくなります。
リアルタイムのやり取りは便利でも、時間が経つと重要な報告が埋もれ、後から探し出すのに手間がかかります。また、記録として残らない共有が続くと、誰が何を把握しているのかが不明確になり、認識のズレや二度手間が発生して業務効率を下げてしまいます。
そのため、流れてしまう共有方法に依存せず、必要な情報を確実に蓄積できる仕組みを整えることが欠かせません。
「とりあえず共有」で情報量が増えすぎる
「とりあえず共有」を繰り返すと、必要な情報と不要な情報が混在し、業務に必要な判断がかえって難しくなります。
本来共有すべき内容の基準が曖昧なまま情報が大量に流れ込むと、重要な連絡が埋もれて見落としが発生し、確認作業に時間がかかります。また、受け手側も常に大量のメッセージを処理する必要が生じ、集中すべき業務が中断されて生産性が低下するのです。
そのため、共有の基準を明確にし、必要な情報だけが適切な形で届く状態を整えましょう。
同じ質問・確認が繰り返される
同じ質問や確認が繰り返される状況は、報連相が機能していない典型的な失敗例の1つです。
必要な情報がブラックボックス化している場合、メンバーは情報を見つけられず、結果として同じ質問が何度も発生します。また、回答する側も同じ説明を繰り返すことになり、双方の時間が奪われ、業務の流れが断続的に中断されてしまうのです。
したがって、必要な情報に関係者がアクセスできる状態を整え、同じような確認作業が発生しない仕組みをつくることが重要になります。
【できる人がやっている】報連相で業務効率を上げる3つの対策
ここからは、報連相で業務効率を上げるための対策を紹介します。報連相によって業務を円滑に進めているチームは、現場はもちろんマネジメント層まで以下の施策が浸透しているのです。
（1）客観的事実と意見は分ける
報連相をするときは、客観的事実と個人の意見を混合しないようにしましょう。
状況によって「共有すべき情報」「共有すべきでない情報」は異なります。たとえば、業務上のトラブルが発生した場合は、客観的事実をベースに現状把握をしなければならないため、個人の意見や推測を述べてしまうと聞き手の誤解を招く危険性があります。
逆に、問題に対する解決策やアイデアを生み出さなければならないシーンでは、個人の意見も求められます。このように、報連相は利用シーンによって客観的事実と意見を使い分ける必要があるのです。
（2）緊急度に応じて共有方法を使い分ける
情報の緊急度に応じて情報共有の手段を使い分けましょう。
急ぎの対応が必要な内容は電話で、事前に伝えるべき内容はメールで共有するなど、緊急度に応じて手段を使い分けることで、効果的な情報伝達が可能です。また、チャットはすぐ返せる軽い連絡や、進捗共有などに限定すれば、通知過多による混乱を避けられます。
このように、共有手段の使い分けルールを明確にし、全員が同じ基準で運用できる状態を整えることが重要です。
（3）判断基準や経緯を「残る形」で共有する
判断基準や経緯を「残る形」で共有することは、報連相の質を高め、業務効率を向上させるための重要な対策です。
口頭やチャットでの情報共有では、重要な判断の内容が埋もれ、なぜその結論に至ったのかを後から確認できません。また、記録が残っていなければ、同じ説明を繰り返したり、担当者の引き継ぎが滞ったりするなど、組織全体の作業効率が下がる原因になります。
そのため、判断の根拠や検討の経緯は、文書や共有ツールなど「後から参照できる形」で整理して残すことが欠かせません。
報連相による業務効率の向上に役立つおすすめのツール
以下では、チャットや口頭で流れがちな報連相を整理し、業務の経緯や判断内容をチームで共有・蓄積できるツールをご紹介します。
報連相の運用を見直さないままだと、「共有したつもり」が増え、同じ質問や確認作業が繰り返されるようになります。また、情報がチャットや口頭で流れてしまい、担当者が不在になるたびに業務が止まってしまうのです。
実際、報連相を徹底しようとしてチャットや会議を増やしても、情報が蓄積されなければ根本的な解決にはなりません。共有ルールを細かく決めても、現場で「残らない・見返されない」状態では、結局その場限りの報連相になります。
そこで重要なのが、報連相の内容をその場の会話で終わらせず、誰でも後から確認できる形で残せる仕組みを作ることです。このようなツールを活用すれば、確認回数を減らしつつ、チーム全体で同じ情報を共有できるようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、情報を簡単に蓄積・共有できる情報管理ツール「Stock」です。Stockでは記録として残したい内容を「ノート」で整理できるほか、ノートに紐づく「メッセージ」ではチャット感覚で情報を共有できるので、業務効率化につながる報連相を実現できます。
最も簡単に報連相を浸透させられる情報共有ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
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「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
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- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
報連相で業務効率が下がる原因と対策まとめ
ここまで、報連相ができずに業務効率が下がる原因と対策を解説してきました。
業務効率を改善したいチームに必要な報連相のポイントとして、重要性の認知やルール作りが挙げられます。また、シーンによって情報の粒度を考慮したり、情報共有しやすい環境を整えたりして「正しい報連相が自発的におこなわれる」ようにすることが重要です。
しかし、メモや口頭などのアナログな手法では、情報を蓄積できなかったり、重要な情報が錯綜したりするので報連相が上手くいきません。そこで、誰でも使えるITツールで社内の情報を一元的に管理・共有しましょう。
したがって、アナログな報連相から脱却し業務効率を上げるには、誰でも社内の情報管理・共有ができる非IT企業向けの情報管理ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して報連相を活発にし、業務効率を向上させましょう。
