自社の製品を他社に説明するときに役立つのが提案書です。顧客に刺さる効果的な提案は、ビジネスチャンスを得る契機になるため、重要な業務だと言えます。
 
しかし、「提案書の作成に時間がかかっており、ほかの業務を圧迫している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで、今回は提案書作成におけるポイントやおすすめのテンプレートを中心にご紹介します。
 
  • 提案書作成のコツを理解して、顧客に刺さる提案書のノウハウを社内で共有したい
  • 自社に適したテンプレートを導入して、提案書の作成時間を削減したい
  • すでにテンプレートは活用しているが、必要なときに探し出せないため困っている
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートが見つかるほか、相手に刺さる効果的な提案書を短時間で作成できるようになります。


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提案書とは

以下では、提案書の目的や企画書との違いを紹介します。まず、提案書とは何か確認しましょう。

【社内・社外別!】提案書の目的とは

提案書とは、自社や取引先の抱えているニーズ・課題に対し、解決策を提案する資料です。
 
社外の提案書の目的とは、「クライアントに自社商品やサービスを導入してもらうこと」です。そのため、社外向けの提案書は自社商品・サービスがクライアントの課題にどうアプローチできるかを意識して書きます。
 
それに対して、社内の提案書は「業務改善や新規事業を提案し、社内の課題を解決すること」が目的です。したがって、業務上の課題を提示し、改善するためのプロセスを示したものを指します。

「企画書」との違い

企画書は、提案書以上に具体的な詳細を落とし込んだ資料です。
 
企画書には実務レベルのスケジュールやプロセスなどを含め、費用対効果まで算出して記載します。一方、提案書は企画書と比べて、新たなアイデアの大枠を提示するものです。
 
しかし、両者の定義に厳密な違いはないため、業界や企業によって独自の使い分けがある点には注意しましょう。


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【Word/Excel】提案書のテンプレート・フォーマット4選

質の高い提案書を素早く作成するには、テンプレートの活用が有効です。以下では、提案書の作成に使えるテンプレートをご紹介します。

【Word】メリットを記載できる提案書テンプレート

メリットを記載できる提案書テンプレート
 
こちらは、Misocaが公開している提案書のテンプレートです。
 
施策によるメリットを記載する欄があるので、顧客に伝わりやすい提案書を簡単に作成できます。
 

【Excel】使いやすいシンプルな企画提案書テンプレート

シンプルな提案書テンプレート
 
こちらは、業務用テンプレートが公開している、Excel向けのシンプルな企画提案書テンプレートです。
 
提案書に必要な基本項目が組み込まれているので、幅広い用途に使えます。また、簡単に項目を追加できるため、自社オリジナルの提案書テンプレートとして利用することも可能です。
 

【Excel】情報を抜け漏れなく記載できる提案書テンプレート

情報を抜け漏れなく記載できる提案書テンプレート
 
こちらは、スマートドキュメントが公開しているExcel向けの提案書テンプレートです。
 
情報を書き込む欄が広いので、伝えたい内容を抜け漏れなく記載できます。
 

【Excel】課題の分析に重点を置いた提案書テンプレート

課題の分析に重点を置いた提案書テンプレート
 
こちらは、[文書]テンプレートが公開しているExcel向けの提案書テンプレートです。
 
課題の分析に必要な項目があらかじめ用意されているので、「現状分析」「問題点の抽出」「解決策の提案」と順序立てて進めたいチームにおすすめです。
 


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WordやExcelで提案書を作る3つのデメリットとは

提案書の作成にWordやExcelのテンプレートを使うときは、以下の点に注意しましょう。

(1)ファイルが乱立する

まずは、ファイルが乱立してしまうことです。
 
具体的には、「似た名前のファイルが乱立しているので、都度ファイルを開いて確認しなければならない」というデメリットがあります。社内でファイルを階層管理しても、必要なファイルを見つけるのに時間がかかってしまうのです。
 
気軽に始められることから、WordやExcelで提案書を作成する企業は多くあるものの、情報へのアクセス性に欠けていると言えます。そこで、面倒なファイル管理を解消する「ナレカン」のような”ノート型”ツールで、提案書を簡単に管理しましょう。

(2)共有に手間がかかる

次に、共有に手間がかかることです。
 
ExcelやWordファイルで作成した提案書をメンバー間で共有するには、メールやチャットツールを使う必要があります。この際、手間がかかる上に、誤送信してしまったり、ファイルを間違えて外部に流出させてしまうリスクがあるのです。
 
さらに、”提案書に関するやりとり”や”ファイル”をメールやチャットで共有すると、次第にほかのやりとりで埋もれてしまいます。そのため、ExcelやWordではなく「提案書の作成・共有を一元化できるクラウド型のツール」がおすすめです。

(3)更新漏れが発生する

最後に、更新漏れが発生することです。
 
提案内容が変更されたときは、その都度ファイルを開いて更新・保存しなければなりません。そのため、手軽に情報を更新できず、最新の状態に保つのが難しくなります
 
また、WordやExcelにありがちな更新忘れは、再度編集する手間がかかるうえに情報の抜け漏れを招きます。さらに、「最新の課題やニーズ」をすぐに提案書に反映させることができないといった問題もあるのです。


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提案書の作成から共有を効率化するITツール

以下では、提案書の作成から共有を効率化するITツールを紹介します。
 
テンプレートを活用すると提案書の作成を効率化できる一方、ファイルが増えると適切な管理が難しくなります。さらに、提案書のやりとりをメールでしていると埋もれてしまい、目的の情報を見つけるにも時間がかかるのです。
 
そこで、「提案書の作成・管理・共有を一元化できるツール」を導入すれば、必要な情報にすぐにたどり着けます。ただし、ExcelやWordを使っていた現場に、多機能なツールを導入しても馴染まないので、「シンプルな機能性」であることが大前提です。
 
結論、自社の提案書の作成・管理には、情報をノートに書き込むだけで簡単に共有できて、社内の資料作成に必要な機能を過不足なく備えた「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンで作成した提案書は、任意のメンバーと簡単に共有でき、「フォルダ」で整理すれば欲しい情報がすぐに見つかります。また、テンプレート機能によって、自社独自の提案書のテンプレートをわずかな操作で呼び出せる点も便利です。

最も簡単に提案書を管理できる「ナレカン」

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「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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分かりやすい提案書の基本項目

以下では、分かりやすい提案書の基本項目と書き方を紹介します。「何を書くべきか分からない」という方は必見です。
 
<項目> <書き方>
タイトル
一目で課題や価値が分かるよう、簡潔に書きます。
課題
課題の背景まで整理して記載すると、提案内容の根拠が明確になります。
提案内容
課題を解決する方法を、要点を整理して簡潔かつ具体的に記載します。
得られるメリット
提案の採用に大きく関わる事項なので、相手のニーズに合った価値のあるメリットを具体的に記載します。
成功事例
採用のイメージをしやすくするために、過去の類似の成功事例がある場合には記載しましょう。
予算・スケジュール
予算は内訳まで丁寧に記載し、スケジュールについては「いつ・誰が・何をする」といった人員計画も記載します。
補足情報
最後に、現状分析や予算の見積もりなどに使った資料を掲示します。
 
上記は社内向けの提案書の基本項目になります。したがって、社外向けの提案書を書く場合には、”会社概要”や”実績”などを書く必要があります。


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ナレカンを使った提案書の書き方の例

以下では、「ナレカン」を使った提案書の書き方の例を紹介します。
 
タイトルに提案内容を入力して、「施策の具体的な内容」や「得られるメリット」を、ノートにテキストベースで記入できます。また、画像やファイルの添付も可能です。
 
提案書の作成例1
 
また、以下のように、提案書にコメント機能が紐づいているため、社内での”提案内容に関するやり取り”を効率化できます。
 
提案書の作成例2


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提案書を上手に書くための5つのコツとは

「既存のテンプレートでは、自社に合わない」という場合は、自身で提案書を作成しなければなりません。以下では、提案書を上手に書くための5つのコツをご紹介するので、担当者の方は必見です。

(1)目的を明確に記載する

はじめに、採用される提案書は目的が分かりやすく、相手のニーズを正しく捉えています。
 
提案書は、「顧客の抱える課題に対して、自社の提案がどのように課題を解決できるか」を説明する書類です。そのため、要点が過不足なく整理されており、提案書を一読するだけで伝えたい内容がすぐに分かるものでなければなりません。
 
したがって、提案書作成時は、提案の目的を明確に記載したうえで、読みやすい体裁に整えましょう。

(2)提案先の課題を分析する

2つ目に、提案書には、提案先の課題を分析した結果を記載しましょう。
 
課題分析の結果を記載すれば、説得力が増すので顧客の納得を得やすくなります。また、課題分析のときには、内部環境・外部環境を分析する「SWOT分析」や、市場・競合・自社の動きから客観的に分析できる「3C分析」などのフレームワークの利用が有効です。
 
このように、顧客の課題を定量的に把握することで、適切なアプローチ方法を提案できるのです。

(3)メリットを分かりやすく記載する

3つ目に、採用される提案書には、メリットが分かりやすく記載されています。
 
企画を提案するうえで、「提案を受諾したら顧客がどのようなメリットをどれほど得られるのか」は採用可否を決める重要な項目です。そのため、メリットは数値やグラフなどを用いて具体的に表しましょう
 
そこで、「ナレカン」のような提案書に画像や資料を添付できるツールが役立つのです。

(4)難しい表現を使わない

提案書を上手に書くための4つ目のコツは、難しい表現を含めないことです。
 
相手にとって難しい表現を使うと、提案内容が伝わらないだけではなく、誤解が生まれる可能性もあります。そのため、提案先特有の表現を除いて、伝わりづらい表現は避けたり、注釈を入れたりしましょう。
 
また、分かりきったことをわざわざ記載しても、提案先はわずらわしく感じる可能性があります。そのため、事前のコミュニケーションを通して、相手の知識レベルを把握しておくことも重要です。

(5)全体像が分かるスケジュールを記載する

最後に、提案後のプロジェクトにおけるスケジュールの記載も、通りやすい提案書の作成において欠かせません。
 
スケジュール感が分からなければ、顧客は「いつまでに提案の効果が現れるのか」が分かりません。そこで、提案後のスケジュールを一目で理解できる状態にしましょう。たとえば、図やグラフを使って全体像を把握できるようにすると効果的です。
 
ただし、提案した内容であっても期限間近で間に合わせるようなスケジュールは控えるべきです。現場における社員のリソースを考慮して、無理のない期日を設定しましょう。


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提案書作成に役立つおすすめのテンプレートまとめ

ここまで、提案書作成時のポイントと提案書作成に役立つテンプレートを紹介しました。
 
ExcelやWordのテンプレートを利用すると、提案書作成を効率化できます。しかし、社内で提案書が次第に増えると、ファイル管理には「管理が煩雑になる」「共有が面倒」などの問題が生じて、情報のアクセス性が悪くなってしまうのです。
 
したがって、提案書の作成から共有までを一括管理でき、情報へのアクセス性が良いITツールを活用しましょう。ただし、多機能なツールでは教育コストがかかるので、シンプルなツールを導入するのがおすすめです。
 
結論、「ナレカン」のように、シンプルな操作性で提案書の作成・共有・更新を一元管理できるナレッジ管理ツールが最適と言えます。
 
ぜひ「ナレカン」で提案書の作成・管理を簡単に効率化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。