企業では「メールでの情報共有」が一般的です。メールは年齢層を問わず誰でも活用できるため、情報共有の方法として選ばれやすいと言えます。
一方、近年、LINEなどのチャットツールが普及したことで、企業における情報共有にも「スピーディーさ」「手軽さ」が求められるようになりました。しかし、なかなか連絡手段を変えられないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールのみで連絡をする3つのデメリットと解決策を中心に紹介します。
- 業務連絡の手間を解消したい
- メールの確認が追い付かず、対応が漏れてしまう
- 一方的な業務連絡になってしまい、社員とスムーズなやりとりができていない
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、メールのみで業務連絡をするデメリットが分かるほか、業務連絡に適した手段も見つかります。
目次
業務連絡するときの3つのポイントとは
まず、はじめに社内で業務連絡するときの伝え方についてポイントを3つ紹介します。
- 迅速な連絡を心がける
- 要件が瞬時に分かるように記載する
- テンプレートを活用する
業務連絡では「周知」以外にも、従業員アンケートや懇親会への参加人数を把握するための「回答」を目的としている場合があります、そのため、社員が余裕をもって返信できるように、スピーディーな業務連絡が必要なのです。
件名に要件や期日などを記載することで、社員は急ぎの案件を一目で把握でき、優先順位をつけながら業務に取り組めるようになります。
テンプレートを活用すれば、業務連絡の書式を一から作成する手間が削減できます。さらに、書式が統一されるので、記載内容に不備がないかを確認する煩わしさも解消されるのです。
メールで業務連絡をするときは、以下のポイントを押さえることで、業務連絡にかかる手間や煩わしさを軽減できるのです。
業務連絡で使えるテンプレートとは
以下は、社内の業務連絡で使えるテンプレートを紹介します。
以下の「従業員満足度調査」のような業務連絡は、依頼内容を簡潔に書いて分かりやすくしましょう。また、アンケートの回答期限が目に付くように、件名を工夫する必要があります。
【回答期日〇〇日まで】従業員満足度に関するアンケート依頼
各位
お疲れ様です。人事部〇〇です。
掲題の件について、お願い申し上げます。
従業員満足度を調査するにあたり、以下ご確認のうえ〇〇までに回答をお願いいたします。
従業員満足度調査URL：https://www.stock-app.info/jyuugyoinn-mannzokudo
回答期日：〇月〇日（〇）〇時まで
ご不明点があればいつでもご連絡ください。
それでは、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
———————————
株式会社〇〇 人事部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
以上のように、確認の業務連絡では文面をシンプルにして、情報が確実に伝わるようにしましょう。
メールだけでやりとりする3つのデメリット
ここでは、メールのみで業務連絡をするデメリットを紹介します。以下のデメリットを解消できない場合、業務連絡の手段として適切とは言えないので注意が必要です。
（1）情報をすぐに確認できない
メールのみの業務連絡では、情報をすぐに確認できません。
状況によってはすぐにメールを確認できないので、メールが溜まってしまう場合があります。そのため、埋もれたメールを探したり、メールをクリックして開いたりするなど「手間」がかかります。
また、受信ボックスにまとめて届くので、ほかのメールと混ざりやすく、未読のままゴミ箱に移されてしまったり、確認が漏れてしまったりするケースも少なくありません。つまり、メールはアクセス性が悪く、情報を探すのに時間を要するのです。
（2）コミュニケーションがスムーズにとれない
やりとりがスムーズにできない点もデメリットです。
ビジネスメールには、Cc設定や書き方などの面倒なルールがあります。その結果、ひとつのメールを作成するのに多くの時間がかかり、やりとりが遅くなってしまうのです。
（3）複数人でのやりとりに向いていない
最後に、複数人でのやりとりに向いていないこともデメリットです。
メールは、複数人でのやりとりには適していないと言えます。たとえば、複数人と面談を調整する場合では、返信が増えるほど「誰と、どのようなやりとりをしたか」が混ざってしまい、メールの差出人にとって負担となるからです。
そこで、ノートごとにメッセージが紐づいており、やりとりが入り乱れることがない「Stock」のようなツールを導入する企業が増えています。
LINEでやりとりする2つのデメリット
メールの代替品としてLINEなどの「チャットツール」がありますが、チャットツールにもデメリットがあります。以下で解説する2つのデメリットを留意して、業務連絡に最適な手段が何か見極めましょう。
（1）情報が流れてしまう
はじめに、LINEで業務連絡するデメリットとして、情報が流れてしまうことがあります。
LINEでのやりとりはスムーズである反面、重要な情報がすべて流れてしまいます。そのため、「過去のやりとりを確認しても、なかなか見つからない」といった事態が起こり、業務に支障が出るのです。
また、途中からLINEのグループに参加した場合、過去のやりとりは表示されません、そのため、話題に付いていくことができず、結局は誰かに確認しなくてはならず面倒です。
（2）公私混同しやすい
最後に、LINEは公私混同しやすいことがデメリットです。
一般的に、LINEは家族や友人とのやりとりに使用されているケースが多いので、個人的なやりとりを誤って会社のグループに送ってしまうことも懸念されます。逆に、会社の情報を家族や友人に送ってしまうと、立派な情報漏洩となるのです。
また、LINEはプライベートの感覚で使われることが多く、既読無視（確認をしたのに返信をしないこと）などをする従業員も増えてしまいます。以上のように、LINEを仕事で使うとプライベートとの差がなくなるので注意しましょう。
【非IT企業でも簡単！】メールやLINEの業務連絡よりも最適なツール
ここでは、メールやLINEよりも業務連絡に適したツールを紹介します。
業務連絡のメールは次々に埋もれてしまうので、探し出すのに手間がかかります。しかし、LINEのようなチャットツールでは連絡が流れてしまうだけでなく、仕事とプライベートを混同する従業員が増えてしまうのです。
そのため、「あらゆる業務連絡を適切に保存できるビジネス向けツール」が求められます。ただし、多機能なツールではITに詳しくないと使いこなせないため、必要な機能に過不足がないものを選びましょう。
つまり、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に大切な業務連絡を残せば、わずかな操作で目的の情報を見つけられます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、メールのように話題が入り乱れる心配がありません。
最も簡単に業務連絡ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メールだけでやりとりするデメリットとおすすめツールまとめ
これまで、「メールのみで業務連絡をするデメリット」や「おすすめのツール」を中心に紹介しました。
メールで業務連絡をすると、迷惑メールなどに埋もれてしまい探し出すのに苦労します。また、LINEはチャットが次々と流れてしまうだけでなく、プライベート向けなので情報漏洩の心配もあるのです。
そのため、業務連絡には「欲しい情報をすぐに見つけられる機能」と「大手企業が安心して使えるセキュリティ機能」の2つが必須です。
結論、企業の業務連絡に必要なのは、クレジットカードにも使われるセキュリティを備えており、あらゆる情報に簡単にアクセスできる「ノート」がある『Stock』一択だと言えます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入して、社員が手間なく情報を発信・確認できる環境を整えましょう。
