企業では「メールでの情報共有」が一般的です。メールは年齢層を問わず誰もが活用できるため、情報共有の方法として選ばれやすくなっています。
 
しかし、近年のチャットツールの普及に伴って「メールは使いづらい」などの批判を受けるようになりました。そのため、「業務連絡の方法を、メールからチャットツールへ移行すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、メールのみで業務連絡をする3つの問題点を紹介します。
 
  • 業務連絡の手間を解消したい
  • メールだけの業務連絡はやりづらいので、ほかの方法を取り入れたい
  • 情報が投げっぱなしになり社員に行き渡らない状況を改善したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、メールのみで業務連絡をする問題点が理解できるほか、業務連絡に適したツールも見つかります。


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メールのみで業務連絡をする問題点

ここでは、メールのみで業務連絡をする問題点を紹介します。以下を読み、自社が直面している問題について理解を深めましょう。

情報をすぐに確認できない

メールのみの業務連絡では、情報をすぐに確認できない点がデメリットです。
 
メールの情報を確認する際には、各メールをクリックして開くという手間がかかります。たとえば、明日の会議の場所を確認する際には、関連するメールをひとつずつ開き、情報が載っている箇所を探さなければなりません。
 
このように、メールは情報へのアクセス性が悪く、情報探しに時間を要してしまうのです。したがって、業務連絡はメールではなく「必要な情報へすぐにアクセスできるツール」で実施して、情報を簡単に見つけられる環境を整えましょう。

やりとりがスムーズにできない

メールのみの業務連絡では、やりとりがスムーズにできない点がデメリットです。
 
ビジネスメールには、CCの設定や挨拶文の書き方などさまざまなルールがあります。その結果、ひとつのメールを作成する際に多くの時間がかかり、やりとりのスピードが遅くなってしまうのです。
 
そのため、「ルールに縛られることなく迅速に情報をやりとりできるツール」を導入して、業務連絡のスピードを向上させていきましょう。

複数人とのやりとりに向いていない

メールのみの業務連絡は、複数人とのやりとりに向いていない点に注意しましょう。
 
メールは一斉送信ができますが、複数人とのやりとりには対応していません。たとえば、10人と面談の日程を調整する際、一人ひとりとメールをやりとりしながら日程を決めなければならず、メールの差出人に大きな負担がかかるのです。
 
このように、メールは複数人とのやりとりに適しておらず、社員の業務を増やす要因となっています。そのため、業務連絡はメールではなく「複数人と同時にやりとりできるツール」を導入して、業務連絡の手間を解消していきましょう。


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チャットツールで業務連絡をするデメリット

メールの代替品としてLINEなどの「チャットツール」がありますが、そのチャットツールにもデメリットがあります。以下で解説する2つのデメリットを参考に、自社が導入すべきツールを見極めましょう。

情報が流れてしまう

チャットツールで業務連絡をするデメリットとして、情報が流れる点があります。
 
チャットツールの場合、情報は重要性を問わずすべて流れてしまいます。そのため、過去にやりとりした情報を確認しようとしても「なかなか見つからない」といった事態が起こり、業務に支障が出るのです。
 
したがって、業務連絡は情報を見つけづらいチャットツールではなく「必要な情報へ瞬時にアクセスできる情報共有ツール」を導入して、業務をスムーズに進められる環境を整えましょう。

使いこなせない恐れがある

チャットツールは社員が使いこなせず、結果として業務連絡が滞る恐れがあります。
 
チャットツールには「業務を自動化できる機能」など、便利な機能が揃ったものも多いです。しかし、機能が豊富なツールは使い方が複雑な場合が多く、活用の際には高いITリテラシーが求められます。
 
したがって、ITが苦手な社員がチャットツールを使いこなせず、結果として業務連絡が滞る事態が発生しかねません。そのため、自社には機能に過不足がないシンプルなツールを導入して、すべての社員が簡単に情報をやりとりできる環境を整えましょう。


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【必見】メール/チャットよりも業務連絡に適したツール

以下では、メール/チャットよりも業務連絡に適したツールを紹介します。
 
メールで業務連絡する場合、細かなルールがあるのでメールの作成に時間を要するほか、複数人とのやりとりの場合は一人ひとりに返信する手間がかかります。すなわち、メールでの業務連絡は差出人に大きな負担がかかるため、早急に改善すべきです。
 
しかし、チャットツールには「情報へのアクセス性が悪い」「使いこなせない社員が出る」などの問題があり、メールの代替として適切ではありません。したがって、業務連絡はメール/チャットのデメリットがすべて解消されたツールで実施する必要があるのです。
 
以上のことからも、業務連絡の課題を解消するために導入すべきなのは、CCやBCCを使わずにメンバーと簡単にやりとりができ、65歳の社員でも導入即日から使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に残した情報は、チャットツールのように流れないので、大切な連絡を見逃すことが減ります。また、「メッセージ」では複数人のグループでやりとりができるため、メールのように一人ひとりと個別にやりとりすることもなくなるので便利です。

最も簡単に業務連絡ができるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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メールのみで業務連絡をする問題点まとめ

ここまで、メールのみで業務連絡をする問題点からおすすめのツールまでを紹介しました。メールでの業務連絡の問題点は、以下の3点です。
 
  • 情報をすぐに確認できない
  • やりとりがスムーズにできない
  • 複数人とのやりとりに向いていない
一方で、チャットツールには「情報が流れる」「社員が使いこなせない」などのデメリットがあり、業務連絡には適しません。したがって、全情報をストックできる使いやすい情報共有ツールを導入して、業務連絡における負担を解消する必要があるのです。
 
たとえば、大切な業務連絡が流れないようにストックできる「ノート」があり、複数人でのメッセージのやりとりも可能な「Stock」は、シンプルなツールなのでITが苦手な社員でもすぐに使いこなせます。
 
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入して、社員が手間なく情報を発信・確認できる環境を整えましょう。
 
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