顧客管理の方法として、エクセル（Excel）を使ったデータベース化が挙げられます。顧客カルテや顧客管理台帳の無料テンプレートも多く提供されており、少ない負担で作成できるのです。
しかし、「エクセルで顧客管理をするにあたって、正しい進め方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルでの顧客管理データベースの作り方やテンプレートを中心にご紹介します。
- 顧客管理データベースの具体的な作り方が知りたい
- 無料のエクセルテンプレートを使用して顧客管理の負担を減らしたい
- 顧客情報を社内で効率的に共有できるツールを模索している
という方はこの記事を参考にすると、顧客管理の負担を解消できるテンプレートが見つかるほか、顧客情報の効率的な管理・共有ができるようになります。
目次
エクセル｜顧客管理データベースの作り方
はじめに、エクセルで顧客管理をする手順をご紹介します。入力ミスを避けるためにも必ず押さえましょう。
（1）項目名を決める
はじめに、入力するデータの項目名を決めます。
入力する項目名は「BtoB企業」と「BtoC企業」で異なります。BtoB企業とは、企業向けのサービスを提供している企業のことで一方、BtoC企業は、個人（消費者）向けにサービスを提供している企業のことです。
| ＜BtoB企業＞ | ＜BtoC企業＞ | |
|---|---|---|
| 顧客管理データの必要な項目 |
【顧客情報】企業名・担当者・電話番号・E-mail・DM送付の可否
【企業情報】業種・所在地・与信情報・決算時期・法人コード・グループ会社
【接触情報】商談の履歴・購入履歴・次回のアクション予定・クレームや褒めポイント |
【顧客情報】会員番号・契約プラン・性別・生年月日・嗜好・電話番号・E-mail・DM送付の可否
【接触情報】商談の履歴・購入履歴・次回のアクション予定・クレームや褒めポイント |
ただし、セルの大きさに対して項目名が長いと、文字が隠れたり、隣のセルに突き抜けたりして見づらくなってしまいます。そのため、項目名は簡潔にするか「Alt + Enter」で改行をして、すべての文字が表示されるようにしましょう。
（2）データを入力する
次に、各項目に顧客に関するデータを入力します。
データを入力するときには、適切な項目を埋めていかなければなりません。仮に、「会員番号」の欄に「氏名」を入力すると、情報を並び替えるのに無駄な時間がかかってしまいます。
以上のように、手作業での入力は、データがずれたり計算を誤ったりなど、ケアレスミスにつながりやすいです。そのため、エクセル関数を使って、データ入力を簡略化するのもポイントです。
（3）データベース化をする
最後に、エクセルのシートをデータベース化します。詳しい手順は以下の通りです。
1.下図のように入力したデータからデータベース化する範囲を選択します。ただし、数式のままだとエラー表記になってしまうので、数式をコピーして[値の貼り付け]をクリックしましょう。
2.下図のように[ホーム]から[テーブルとして書式設定]をクリックします。
3.上図のようにスタイル一覧が表示されるので選択しましょう。
＜フィルター設定による情報の絞り込み＞
オプションとして、セルを時系列や会員番号で並び変えたい場合は「フィルター設定」がおすすめです。
具体的には、並び変えたい項目を選択して、[ホーム]から[並び替えとフィルター]をクリックします。次に、いくつか選択肢が表示されるので[フィルター]を選びましょう。
下図のように各項目に表示されたプルダウンボタンをクリックすれば、任意の順番で並び替えできます。
このように、エクセルのさまざまな機能を活用すると、必要な顧客情報をすぐに見つけられます。
顧客管理に役立つエクセルの機能4選
ここでは、顧客管理に役立つExcelの機能をご紹介します。以下4つのエクセル機能を使って、顧客管理データベースの作成を効率化しましょう。
（1）フォーム機能
フォーム機能とは、大量のデータを一つの画面に収め、見やすくする機能です。
設定するには、まず【ファイル】→【オプション】→【クイックアクセスツールバー】を選択し、「コマンドの選択」を【すべてのコマンド】に変更します。フォームの選択後に【OK】をクリックすれば、エクセルの画面左上にフォームのマークが表示されます。
フォーム機能を使うと、「データの一覧表示」に加えて、「データの入力や修正、削除」等の操作が可能です。つまり、フォーム機能によってデータが見やすくなるだけでなく、データの編集作業を効率化することもできるのです。
（2）スライサー機能
スライサー機能とは、ピボットテーブル（集計機能）のデータを絞り込む機能です。スライサー機能はフィルター機能と違い、絞り込みの条件が表示される点が特徴です。
スライサーを作成したいピボットテーブルを作成し、【ピボットテーブル分析】→【スライサーの挿入】をクリックして、絞り込みたい項目を選択すれば、必要な情報を検索できます。
スライサー機能を活用すれば、ピボットテーブル内のデータを条件に合わせて抽出しやすくなるので、顧客データの分析に役立つのです。
（3）ウィンドウ枠の固定
ウィンドウ枠の固定とは、特定の行や列を固定して、スクロールしても表示させたままにする機能です。
設定にはまず【表示】→【ウィンドウ枠の固定】と進みます。表示される一覧から、固定したい行または列を選択することで、スクロールしても特定の行・列は固定され、表示されたままになります。
顧客情報が増えると、おのずとスクロールする機会も増加します。見出しとデータを照らし合わせながら確認したい場合は、ウィンドウ枠を固定して、スクロールしても表示されるように設定しましょう。
（4）重複のチェック
重複のチェックをすることによって、顧客情報のずれや重複を簡単に見つけることができます。
設定にはまず【ホーム】→【条件付き書式】と進みます。次に、【セルの強調表示ルール】の【重複する値】ボタンをクリックすることで設定できます。
管理するデータが増えるほど、データが重複するリスクも高くなります。データを入力したのちに、1つ1つデータの確認を行うのは手間なので、重複のチェック機能を活用しましょう。
【無料】顧客管理に役立つテンプレート
顧客管理に役立つ無料テンプレートを3点紹介します。「無料のエクセルテンプレートを使用して顧客管理の負担を減らしたい」と考えている方は、必見です。
Excel | Microsoftの顧客管理表テンプレート
こちらは、「Microsoft Office テンプレート」の顧客管理表テンプレートです。
シンプルなテンプレートであり、さまざまな情報を記載できます。また、項目名が記載されているのですぐに運用を始められる点もメリットです。
ただし、スマホでは見づらいため、情報を確認できる場所が限られる点に注意しなければなりません。そこで、移動中や営業先でも使いたい場合は、PCとスマホに最適化している顧客管理ツールの「ナレカン」を活用しましょう。
Excel | シンプルな顧客管理台帳テンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」の顧客管理台帳テンプレートです。
顧客管理の基本的な項目が記入されているうえ、必要に応じて項目を増やすことができるので、BtoB企業とBtoC企業のどちらでも利用できる点がメリットです。
ただし、項目を増やしすぎると管理する情報も増えるので、情報の重複のミスが生じやすくなります。
Excel・PDF | 色付きの顧客管理テンプレート
こちらは、「ビズ研 テンプレート」の顧客管理表テンプレートです。
項目名が記載されているうえ、色やプルダウン設定がついています。そのため、見やすく入力の手間を省ける点がメリットです。
ただし、項目が少なく必要な情報を網羅して管理することは難しいので、別の方法で「過去の商談履歴」や「購入履歴」を管理する必要があります。
エクセルで顧客管理をする2つのメリット
以下では、エクセルで顧客管理をするメリットを2つご紹介します。しっかりと確認した上で導入を検討しましょう。
（1）導入・運用が容易
エクセルで顧客管理をするメリットの1つ目は、導入や運用が簡単なところです。
エクセルは一般的に広く認知されているツールのため、導入のハードルは低いといえます。さらに、社内の業務で普段からエクセルを使用している場合は、従業員はエクセルの操作に慣れているためすぐに運用できます。
したがって、エクセルを使えば、新しいツールを導入する際の教育コストを削減できるのです。
（2）自社に合わせてカスタマイズできる
エクセルで顧客管理をするメリットの2つ目は、自社に合わせて項目や形式をカスタマイズすることができるところです。
エクセルは、セルの追加や表の編集により体裁の整ったデータベースを作成できます。たとえば、外部からエクセルテンプレートをダウンロードしたあとに不足している項目を追加可能なので、自社に合った顧客管理データベースを作れるのです。
とくに、管理する顧客データの項目の独自性が高い場合、体裁を編集しやすいエクセルの利用が適していると言えます。
エクセルで顧客管理をする4つの注意点とは
以下では、エクセルで顧客管理をするときの注意点を4つご紹介します。管理の不備によるトラブルを防ぐためにも確実に把握しましょう。
（1）動作が遅くなりやすい
1つ目に、データが増えると動作が遅くなることが挙げられます。
エクセルはデータ量が増えると検索に時間がかかったり、ファイルの動きが遅くなったりします。ファイルの使いづらさは業務が上手く進まずストレスに直結するため、早急に改善しなければなりません。
そこで、顧客情報の管理に特化した「顧客管理ツール」を使うのが効果的です。とくに、動作が重くならない顧客管理ツールを使えば、ストレスなく情報を管理できます。
（2）スムーズな共有が難しい
2つ目に、スムーズな共有が難しいと言えます。
エクセルを共有するには、逐一メールやチャットにファイルを添付しなければなりません。また、メールやチャットでの共有は、ほかのやりとりに埋もれてしまい見落とすリスクもあります。
以上のように、エクセルは共有に手間がかかるので円滑なやりとりには不向きなのです。一方、あらゆる顧客情報をリアルタイムで共有できる「ナレカン」であれば、わざわざ大切な情報を探し出す手間がなくなります。
（3）セキュリティ対策に手間がかる
3つ目に、セキュリティ対策に手間がかかるという注意点もあります。
顧客データファイルを守るには「パスワードの設定」などがありますが、ファイル一つひとつに設定しなければならず面倒です。さらに、メールやチャットで共有された場合は「読み取りパスワード」が必要になるので、ファイルを開くのも煩わしくなります。
しかし、「国際水準のセキュリティを保つ顧客管理ツール」であれば、ツール上の情報はすべて安全な環境で保護されるので、セキュリティ対策の負担を省けるのです。
（4）スマホで使いづらい
4つ目の注意点は、スマホで使いづらいことです。
エクセルはパソコン向けのツールであり、スマホでは編集しづらい点がデメリットです。また、そもそもスマホの小さな画面では、エクセルシート全体を閲覧するのは困難です。
以上のように、エクセルで顧客管理をすると、スマホから営業先で顧客データをチェック・更新するような使い方ができません。解決策としては、あらゆる情報を「ノート形式」で直接ストックできる、「ナレカン」のようなツールを使うのもひとつの手段です。
顧客管理にITツールを導入するメリット
顧客管理にITツールを導入するメリットを3つご紹介します。
- 複数人でリアルタイム共有できる
- スマホで簡単に確認できる
- フォルダで管理できる
ITツールを使えば、更新した情報をリアルタイムで共有できるので、メールや他のチャットツールは不要です。
スマホ対応しているITツールを選べば、営業先までの移動中に、顧客データを確認しておくことができます。
ITツールは、フォルダで顧客データを管理することができるので、必要な顧客データがどこにあるか分からないといった問題を解消します。
以上のように、ITツールには、「リアルタイム共有」「社外での顧客データの確認」「顧客データの整理」ができるメリットがあります。
【これで解決】エクセルよりも効率的に顧客管理をする方法
ここでは、エクセルよりも効率的に顧客管理をする方法を紹介します。
エクセルは、情報を共有するには不向きなうえ、スマホでは使いづらいので、出張先ではすぐに確認できないなどのデメリットがあります。
そのため、「Excelよりも効率よく顧客情報を管理できるツール」が必須になります。ただし、顧客情報を扱うにあたりセキュアなツールであることが大前提です。
結論、自社が導入すべきなのは、万全のセキュリティーのもと、あらゆる顧客情報をノート形式で残せる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事（ノート）」に残した顧客データは、顧客ごとに「フォルダ」で分けて見やすく管理できます。また、国際規格を取得しているうえに、フォルダごとにアクセス権限を設定できるので、安心して顧客情報の管理に使えるのです。
大企業でも全社員が使いこなせるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
エクセルで顧客管理をする手順や注意点まとめ
これまで、エクセルで顧客管理をする手順や注意点を中心に紹介しました。
エクセルは多くの企業で利用されており、テンプレートを使えばすぐに顧客管理表の運用を始められます。しかし、情報共有に手間がかかるので、リアルタイムでの顧客情報の共有が困難なうえ、PCの挙動が遅くなるといったデメリットがあるのです。
そこで、時間や場所を問わず瞬時に情報へアクセスできる「顧客管理ツール」を導入すれば、顧客データの蓄積・共有にストレスがかかりません。ただし、複雑なツールでは社員が正しく使えない恐れもあるので「ITに詳しくなくても操作できるツール」が必須です。
結論、顧客管理に必須の機能が過不足なく揃っており、大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」が最適なのです。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスフリーな顧客管理を実現しましょう。
