多言語に対応しているグループウェアであれば、海外にいる社員とも同じプラットフォームで円滑にコミュニケーションが取れます。また、海外製と日本製のグループウェアの違いを把握しておくと、未然にミスマッチを防げます。
 
一方で、多言語に対応しているグループウェアの導入を検討していも、なかなか見つけられず悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、海外にいる社員でもスムーズに使えるグループウェア5選を中心にご紹介します。
 
  • 海外にいる社員との情報共有にタイムラグが生じ、作業が円滑に進められていない
  • 外国人の社員ともスムーズに情報共有するために、英語対応のツールを探している
  • 国内製と海外製の違いを把握し、グループウェアを選ぶ参考にしたい
という方は本記事を参考にすると、海外にいる社員も含めて全員が使える多言語対応のグループウェアを見つけられ、スムーズに情報共有ができるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

海外社員との情報共有も効率化するグループウェア5選

以下では、海外社員との情報共有も効率化するグループウェア5選をご紹介します。
 
海外にいる社員ともスムーズに情報共有するには、英語対応しているグループウェアを選ぶべきです。ただし、海外製のグループウェアは稟議など日本の商環境に対応しておらず、初期搭載機能が少ないため機能の追加購入やアプリ開発が必要になります。
 
一方、日本製のグループウェアは日本のビジネス慣習に沿った機能が初期搭載されているので、日本の会社が導入する場合は多言語に対応している日本製のツールが適切です。加えて、すぐに実運用に乗せるには操作性に優れたツールが不可欠なのです。
 
たとえば、英語対応で日本製の「Stock」は、ITリテラシーの低い社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルなグループウェアで、海外にいる社員との情報共有に必要な機能が過不足なく備わっています
 
Stockの「ノート」に共有したい情報を書き込めば自動で保存・共有されるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」で海外にいる社員ともタイムラグなく連絡が取れます。

【Stock】英語対応で確実に情報を蓄積する国産グループウェア

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【desknet’s NEO】スケジュール管理をはじめとした多くの業務を効率化

desknet’s NEOのトップページ

<desknet’s NEOの特徴>

  • 27個の機能が搭載されている
  • 「回覧・レポート」や「プロジェクト管理」など、社内コミュニケーションに必要な機能が多く備わっています。
  • クラウド版とパッケージ版から選択可能
  • 導入・運用費用を抑えたい場合はクラウド版を、自社のサーバーで運用を検討している場合はパッケージ版を選択すれば、自社の導入目的を実現できるようになります。

<desknet’s NEOの注意点>

  • スマートフォンで見づらい
  • スマートフォンの小さい画面ではスケジュールが確認しづらく、見落としが発生する可能性があります。

<desknet’s NEOの料金体系>

  • クラウド版:1ユーザーあたり月額440円〜(オプションは追加料金)
  • スモールライセンス:5ユーザーあたり43,780円〜
  • エンタープライズライセンス:550,000円〜(本体ライセンス+年間サポートサービス)


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【Garoon】10名から数万名まで使えるグループウェア

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<Garoonの特徴>

  • 豊富な機能で社内の情報を一元管理
  • 「スケジュール」「メッセージ」「施設予約」「ToDoリスト」など予定管理やスケジュールの機能が搭載されており、Garoonでコミュニケーションが完結するようになっています。
  • 日本語・英語・中国語の3言語に対応
  • 多言語に対応しており外国人社員もスムーズに使いこなせるので、教育コストを抑えられます。また、スケジュール調整をする際は時差を考慮し、お互いが稼働しているなかで空いている時間を推薦してくれます。

<Garoonの注意点>

  • 多機能な反面、操作に慣れるまでに時間がかかる可能性がある
  • 機能が豊富ゆえに一つひとつの機能の使い方を覚えなければならず、スムーズに使えるまでに時間がかかる可能性があります。

<Garoonの料金体系>

  • クラウド版
    300ユーザーまで:1ユーザーあたり月額845円
    301~1,000ユーザーまで:1ユーザーあたり月額800円
    1,001ユーザー以上:要問合せ
  • パッケージ版
    600,000円〜(ユーザー数が増加するにつれて、1ユーザー当たりの価格は下がります。)


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【Zoho Connect】企業のソーシャルネットワーキングサービス

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<Zoho Connectの特徴>

  • 外国製の多機能なツール
  • 「スケジュール管理」「タスク管理」「ワークフローのカスタマイズと自動化」など各業務に対応する機能が存在し、社員が同じツール上でやりとり可能です。
  • 多くの言語に対応
  • 日本語や英語、中国語、アラビア語、ロシア語など多く言語に対応しているため、外国にいる社員とも同じプラットフォーム上で情報共有できます。

<Zoho Connectの注意点>

  • 外国製ツールゆえに機能の用語がわかりづらい
  • 「バーチャル上のニュースルーム」など、英語を直訳したような表現が多く、直感的に機能の内容を把握するのが難しい可能性があります。

<Zoho Connectの料金体系>

  • 無料プラン:25ユーザーまで使用可能で、3グループまで作れます。
  • 内部ネットワーク(社内用):1ユーザーあたり月額120円
  • 外部ネットワーク(社内外用):月額12,000円(ユーザー無制限)


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【Google Workspace】あらゆる働き方に使えるコラボレーションツール

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<Google Workspaceの特徴>

  • 豊富なアプリケーションを活用できる
  • 「Gmail」「Drive」「Sheets」などGoogleのアプリを使い放題なので、組織内の情報共有をGoogle Workspaceで完結可能です。
  • Googleがベンダーなので多くの言語に対応している
  • 日本語のほかに英語やオランダ語、イタリア語などに対応しているため、世界中の人と情報共有が円滑に行えます。また、24時間365日多言語でサポートを受けられるため、トラブルが発生した際にもすぐに対応してもらえます。

<Google Workspaceの注意点>

  • UI(見た目)が大幅に変わる可能性がある
  • 機能がアップデートされる際にUIも大きく変わってしまうと社員が違和感を感じ、その度に慣れるまで時間がかかる可能性が高いです。

<Google Workspaceの料金体系>

  • Business Starter:1ユーザーあたり月額680円
  • Business Standard:1ユーザーあたり月額1,360円
  • Business Plus:1ユーザーあたり月額2,040円
  • Enterprise:要お問い合わせ


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国内製と海外製グループウェアの違い

以下では、国内製と海外製グループウェアの違いをご紹介します。両者の違いを把握し、自社の導入目的に即したグループウェアを選択しましょう。

国内製グループウェアの特徴

国内製グループウェアの特徴としては、初期段階で機能が多く搭載されており、追加のアプリ開発が不要な点が挙げられます。
 
日本の商習慣に対応した機能が含まれており、ひとつのツールで業務が完結するようになっているのです。たとえば、国内製グループウェアの中には稟議専用のテンプレートが存在し、オンライン上で稟議を通せるものがあります。
 
国内製のグループウェアは標準搭載されている機能が多いため、アプリ開発が不要で非IT企業でも使えるものが多いです。とはいえ、使わない機能が搭載されていると余分な教育コストがかかるため、導入時には機能を精査する必要があります

海外製グループウェアの特徴

海外製グループウェアは、基本機能が少ない代わりに他ツールとの連携やアプリ開発によって必要な機能を補うのが特徴です。
 
たとえば、Google WorkspaceやMicrosoft 365は拡張機能が豊富で、多くのツールと連携できるため既存のツールを使いながら情報共有を効率化できます。また、グローバル企業向けにビデオ会議機能も標準装備されており、オンライン会議もスムーズです。
 
まとめると、海外製のグループウェアは連携や追加アプリの開発などカスタマイズが前提となっているので、IT企業やエンジニアを豊富に抱える大企業向けのツールといえます。一方、非IT企業や中小企業の場合は最初から機能が十分に搭載されている国内製のグループウェアがおすすめです。


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多言語対応しているグループウェアの選び方

以下では、多言語対応しているグループウェアの選び方をご紹介します。以下を参考にしながら、社内で言語対応以外に押さえておくべきポイントを共有しましょう。

必要な機能が十分に搭載されているか

グループウェアの選定時には、必要な機能が十分に搭載されているか確認しておく必要があります。
 
自社に適した機能を選択するには、グループウェアの導入目的を明らかにしておくのが重要です。自社内で抱えている課題を洗い出し、課題を解決するために必要な機能をピックアップしましょう。
 
たとえば、「海外にいる社員が適切にタスクを消化しているか把握できていない」という課題があれば、タスクのステータスがリアルタイムで把握できる機能が搭載されたものを選ぶのがおすすめです。
 
機能が多いからという理由だけでグループウェアを選んでしまうと、使わない機能に無駄なコストを払わなければならないうえ、使い勝手も悪く社内に浸透しません。そのため、自社の課題を解決できる機能が過不足なく搭載されているツールを選ぶのが重要です。

コストがかかりすぎないか

グループウェアを選ぶ際は、コストがかかりすぎないかもチェックしなければなりません。
 
クラウド型のグループウェアの場合、利用人数によって月額料金が変わります。そのため、導入前に利用する人数を把握してから料金を比較するのがおすすめです。
 
そして、ツールのなかには初期費用が掛かるものやオプションの追加が前提のプランもあるため、導入から運用に乗せるまでトータルで費用がどれくらいかかるのか確認しておきましょう。また、ベンダーによって料金プランは異なるので十分に比較検討が必要です。

誰もが使いやすい操作性か

グループウェアの導入時には、海外にいる社員も含めて誰もが使いやすいか確認しておくのが重要です。
 
グループウェアは営業部や総務部など部署にかかわらず誰もが使うので、リテラシーにかかわらず使えるものを選ばなければなりません。また、「導入後にどの程度研修が必要か」によって、実運用に載せられるまでの時間が変わってくるため、教育コストのかからない、シンプルなグループウェアを選択するのがおすすめです。
 
ベンダーのサービスページを閲覧しただけでは使い勝手を判断できないため、無料プランがある場合にはスモールスタートで導入し、社員が十分に操作できているか把握しておきましょう。


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海外社員も含めて使える多言語対応しているグループウェアまとめ

これまで、海外社員も含めて使えるグループウェアを中心にご紹介してきました。
 
国内製のグループウェアはビジネスに必要な機能が標準装備されている一方、海外製は標準機能が少なく拡張やアプリ開発などカスタマイズが前提になっているのが特徴です。また、自社の課題を解決する機能が搭載されている確認し、必要以上に費用がかからないように事前に使用規模を定めておきましょう。
 
一方で、必要以上に多機能なグループウェアを選んでしまうと、使わない機能に余分なコストを支払わなければならないうえ、操作を覚えるのに時間がかかりスムーズな運用の妨げになりかねません。そのため、海外社員を含めてすぐに情報共有を円滑化するには、リテラシーにかかわらず誰もが簡単に使いこなせることが必須です。
 
今回ご紹介したStockは、ITに苦手意識のある社員でも説明不要で操作できるほどシンプルなグループウェアであり、非IT企業を中心に100,000社以上が導入して情報共有のストレスを解消しています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ英語対応のグループウェアである「Stock」で海外社員を含めた情報共有を円滑化し、業務効率化を実現しましょう。
 
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